گردش کار workflow

تفاوت گردش کار با مفاهیم دیگر

فرایند (Process)، مدل فرایندی (Process Model)، نمونه فرایند (Instance) و جریان کار (Workflow) چه تفاوت‌هایی با هم دارند؟

دیدگاه‌های بسیاری در مورد فرایند کسب‌ و‌ کار (BP) وجود دارد اما تعاریف و اصطلاحات به کار برده شده مانند نمونه فرایند، مدل فرایندی و جریان کار، عموما در دیدگاه‌های متفاوت بوده که با یکدیگر سازگار نیست.

در این مقاله به دو دیدگاه پرداخته می‌شود:

دیدگاه مستندسازی فرایند، بدون نگاه اتوماسیون، که در این مقاله به اسم “دیدگاه مستندسازی فرایند (BPM)” به آن اشاره شده.

دیدگاهی مبتنی بر اتوماسیون فرایند به وسیله یک ابزار فرایندی (BPMS) یا یک ابزار جریان کار (WFMS). که در این مقاله به اسم دیدگاه اتوماسیون فرایند اشاره شده است.

دیدگاه مستندسازی فرایند چیست؟

تمرکز این دیدگاه بر اتوماسیون فرایندهای کسب‌ و کار نیست و اغلب اوقات خروجی یا بازده اصلی وابسته به ارائه یافته‌ها و نظریه‌ها می‌باشد. از این رو تمرکز بر روی مستندسازی فرایندها است. خروجی عمده‌ی این دیدگاه، «نقشه فرایندی»، «شرح فرایند» و «شناسنامه فرایند» است، که فرایندهای سازمان را توصیف می‌کند.

«نقشه فرایند» نمودار ترسیم شده بر اساس استاندارد مدلسازی فرایند و سایر استانداردها مانند EPC و غیره است که در نرم‌افزارهای مناسب مانند Visio، Visual Paradigm و غیره ترسیم شده است. (آموزش نصب نرم‌افزار ویژوال پارادایم)

«شرح فرایند» توصیفی از جریان فعالیت‌های یک فرایند در سطوح مختلفی از جزئیات است. در شرح فرایند به سناریوهای مختلفی که یک فرایند ممکن است با آن روبرو شود پرداخته شده و نتایجی که ممکن است به‌ازای اجرای هر سناریو حاصل شود را بیان می‌کند.

«شناسنامه فرایند» حاوی مجموعه‌ای از اطلاعات مهم یک فرایند مانند دامنه کاربرد، هدف، نوع، وظایف افراد و نقش‌ها در آن فرایند و غیره می‌باشد که عموما مکمل شرح و نقشه فرایند است.

در این دیدگاه، منظور از یک «فرایند»، اجرا شدن واقعی سناریویی است که در «شرح فرایند» توصیف شده است. به بیان دیگر اصطلاح «فرایند» به اجرا شدن واقعی فعالیت‌ها اشاره دارد، نه شرح آن‌ها.

دیدگاه اتوماسیون فرایند چیست؟

در این دیدگاه با یک خروجی مانند شرح فرایند مطرح نیست و خروجی آن «مدل فرایند» است که شمای یک فرایند در یک نرم‌افزار را نمایش می‌دهد. مشابه «شرح فرایند»، یک «مدل فرایند» بسیاری از ویژگی‌های یک فرایند را دارد و شامل سناریوهای مختلف یک فرایند می‌باشد. این سناریوها مسیرهای متفاوتی است که در یک مدل فرایند نشان داده می‌شوند.

زمانی که یک فرایند بر روی یکی از ابزارهای توسعه فرایند (مانند BPMS) ترسیم شود، مرز میان «مدل فرایند» و «فرایند» در واقعیت نیز کمرنگ می‌شود. در این صورت مدل فرایند یک فرایند مجازی است. لذا در بسیاری از موارد، هنگام ارجاع به فرایند مجازی، اصطلاح‌های «فرایند» و «مدل فرایند» به صورت مترادف استفاده می‌شود.

بنابراین اگر «فرایند» نیز در یک ابزار مدل‌ شود که به آن «مدل فرایند» گویند، پس اجرا شدن واقعی یک فرایند مجازی، آن را چه می‌نامند؟

واژه «نمونه فرایند» اشاره به اجرا شدن یک فرایند مجازی به عنوان یک «مدل فرایندی» در ماشین فرایندی دارد.

«نمونه فرایند» از این منظر، دارای مشخصات «فرایند» در دیدگاه مستندسازی فرایند می‌باشد. بنابراین یک «نمونه فرایند» فقط یکی از سناریوهای متعدد توصیف شده در فرایند مجازی (مدل فرایند) را اجرا می‌کند.

به عنوان مثال، یک کتاب فیزیکی و یک فایل pdf از همان کتاب را در نظر بگیرید. اگرچه فایل pdf دقیقاً همان ویژگی و مشخصات کتاب را ندارد، اما محتوای کتاب را داراست، و بعلاوه امروزه از آن معمولاً به عنوان یک کتاب یاد می‌شود.

فرایند در برابر گردش کار

اصطلاح رایج دیگری که در این دیدگاه استفاده می‌شود، اصطلاح گردش کار “workflow” است. تعریف «گردش کار» در مفهوم با «مدل فرایند» یکسان است اما فناوری‌های زیربنایی اجرای آن ممکن است بسیار متفاوت باشد.

اصطلاح «نمونه» نیز برای بیان کردن زمان اجرای «شرح گردش کار» استفاده می‌شود، بنابراین اصطلاح «نمونه گردش کار» را خواهیم داشت. «نمونه گردش کار» همان مفهوم «نمونه فرایند» را دارد.

تفاوت کلیدی دیگری بین استفاده از «فرایند» و «گردش کار» در دیدگاه اتوماسیون فرایند وجود دارد. اصطلاح «فرایند» هم برای توصیف فرایند سیستم IT، هم برای فعالیت‌های انسانی و حتی در مواقعی هم برای ترکیبی از هر دو، استفاده می‌شود. درحالی‌که تحت اصطلاح «گردش کار»، دو نوع گردش کار وجود دارد: گردش کار سیستم IT و گردش کار انسان. باز هم دلیل آن استفاده از فناوری‌های زیربنایی متفاوت است.

کسانی که با BPM اغلب کار می‌کنند خود را درگیر با مفهوم گردش کار‌ (workflow) و فرایند (process) می‌بینند. حتی بعضی از مردم در کشور ما این دو اصطلاح را به جای یکدیگر استفاده می‌نمایند که اتفاقا این موضوع بسیار رایج است. در این یادداشت علمی، شما درک بهتری از فرایند و گردش کار‌ پیدا خواهید نمود و به صورت شفاف تفاوت این دو را دریافت خواهید کرد.

درک تعاریف گردش کار و فرایند

مهم است که به یاد داشته باشیم که ما از کلمه ” process”  در بسیاری از حوزه‌ها مانند قانون استفاده می‌کنیم. هم‌اکنون ما در مورد کاربرد این موضوع (فرایند) در حوزه کسب‌ و کار بحث ‌می‌نماییم.

فرایند کسب‌ و کار چیست؟

فرایندهای کسب‌ و کار به دنباله‌ای از فعالیت‌ها‌ (که به وظیفه‌ها تقسیم‌ می‌شوند) که ترتیب منطقی و منظم داشته، رابطه علت و معلولی بین آن‌ها برقرار بوده و با هدف تولید محصول، خدمات، اطلاعات، تصمیم‌گیری و یا خروجی‌های دیگر برای مشتریان داخلی یا خارجی اجرایی می‌شوند، اطلاق خواهد شد.

زنجیره فرایندهای شرکت، یعنی توالی فرایند‌های مختلف یک کسب‌ و کار که در ارزش‌آفرینی در ارائه محصولات یا خدمات برای مشتریان کمک می‌نمایند. این فرایند‌های موجب ایجاد درک بهتری از ارزش خلق شده در تولید محصول نسبت به هزینه‌های آن برای بازار می‌شود.

هرچه میزان اختلاف ارزش خلق شده با هزینه‌های تولید بیشتر باشد، سود بالاتری به سوی شرکت روانه می‌شود. (یکی از مشخصه‌های شرکت‌های سودآور)

در این زمینه، تداوم پایش، مدل‌سازی و بهبود فرایند برای اثرگذاری بیشتر و موثرتر برای سود‌آوری بیشتر شرکت روش بسیار مهمی می‌باشد.

گردش کار‌ و فرایندها در حال حاضر مرتبط با هم هستند، زیرا گردش کار‌ یک ابزار برای بهبود سازمان است که در فرایند‌ها استفاده می‌شود.

تعریف ثانویه: مجموعه‌ای از فعالیت‌های تکرارپذیر است که باید برای رسیدن به اهداف سازمان انجام شوند.

تفاوت بین گردش کار و فرایند

ما تفاوت‌های این دو را به صورت اجمالی ارائه می‌نماییم که اتفاقات جالب بین آن دو را نشان می‌دهد به منظور درک بهتر تفاوت این دو مفهوم موارد زیر را مطالعه کنید:

• فرایند یک جریان از وظایف و گردش کار‌ برای ایجاد یک توالی مولد و کارآمد است.
• فرایند چیزی است که به صورت طبیعی وجود دارد و به طور مستقیم جریان می‌یابد. گردش کار‌ یک تجزیه‌ و‌ تحلیل، برنامه‌ریزی، مدل‌سازی شده آگاهانه برای اهداف مشخص است.
• فرایند روشی است برای برقراری ارتباط و هماهنگی بین یک گروه که برای رسیدن به هدف مشترک گرد هم آمده‌اند. گردش کار‌ یک تکنولوژی یا ابزار است که برای کمک به بدست‌آوردن نتیجه به بهترین نحو ممکن.
• هر فرایند لزومی به خودکارسازی شدن ندارد، هدف نرم‌افزارهای گردش کار (workflow management) در واقع خودکارسازی فرایندها است.
• گردش کار‌ یک نتیجه از وجود یک فرایند است، بنابراین ممکن است یک فرایند وجود داشته باشد که گردش کار ندارد. اما گردش کاری نمی‌یابید که فرایند نداشته باشد.

گردش‌کار را در میان فعالیت‌ها کنترل کنید:

نکته قابل توجهی که در دو دیدگاه متفاوت است، این است که در دیدگاه مستندسازی فرایند، گردش‌کار از یک فعالیت به فعالیت دیگر، یک جریان توالی را میان فعالیت‌ها نشان می‌دهد. به بیانی دیگر این گردش کار، سلسله ترتیب فعالیت‌ها را نشان می‌دهد. از طرف دیگر، در دیدگاه اتوماسیون فرایند، جریان از یک فعالیت به فعالیت دیگر، هم نشان‌دهنده جریان کنترل و هم جریان اطلاعات میان این فعالیت‌ها است. هنگامی که یک فعالیت کامل و فرایند به فعالیت بعدی منتقل شد، موتور زیربنایی فرایند، کنترل را از فعالیت قبلی به فعالیت بعدی منتقل می‌کند. این امر در مورد اطلاعات بین این دو فعالیت نیز صدق می‌کند.

بنابراین الگوی فرایندی و گردش کار کجا قرار می‌گیرد؟

طبق مطالعه روانشناختی، مغز انسان برای تشخیص الگوها تعلیم گرفته است. حتی گاهی اوقات با ساختن الگوی چیزهایی که برای آن ناشناخته است؛ فریب می‌دهد. با گفتن این حرف، اصطلاح «االگوی فرایندی» یا «الگوی گردش کار» به طور کلی برای توصیف مجموعه الگوهای جریان فعالیت‌ها استفاده می‌شود.

در دیدگاه مستندسازی فرایند، یک «الگوی فرایندی» می‌تواند برای یک یا چند «شرح فرایند» اعمال شود. اکنون می‌توان دریافت، دو «شرح فرایند» با الگوهای فرایندی یکسان، دلیلی بر یکی بودن «شرح فرایندها» نیست. تنها شباهت در آن‌ها، الگوی جریان میان فعالیت‌ها است.

در دیدگاه اتوماسیون فرایند، یک «الگوی فرایندی» می‌تواند برای یک یا چند «مدل فرایند» یا «فرایند» اعمال شود. اینجا هم، وقتی دو «مدل فرایند» یا «فرایندها»، الگوی فرایندی یکسانی دارند، به این معنا نیست که دو “فرایند”، مشابه هستند. این موضوع می‌تواند درگیر بحث دیگری شود، در جایی‌که راه و روش IT متمایل است تا در مورد الگوها به روش خاصی آمیخته با مفهموم «استفاده مجدد» عمل کند. اما این بحث برای یک مقاله دیگر است.

پیوند دو دیدگاه گردش کار و فرایندها

هدف این مقاله تعریف گردش کار و درک بهتر مفهوم آن بوده است همچنین، پیوند زدن دو دیدگاه به درون یک دیدگاه ترکیبی است. نمودار شکل زیر نحوه ارتباط اصطلاحات با یکدیگر را نشان می‌دهد.

همه این اصطلاحات در زبان مشترک روزمره ساده به نظر می‌رسند، اما هنگام انتقال به حوزه‌های مختلف دانشی، ممکن است سخت باشد. بدون متن و تعریف توافق شده، یک اصطلاح ساده می‌تواند بحث‌های داغی ایجاد کند. سعی کنید دیدگاه طرف مقابل را درک کنید. زمینه را برای جلوگیری از بحث‌های غیرضروری در جای خود ایجاد کنید. مطمئن شوید که به یک لیست توافق شده از تعاریف رسیده‌اید.