راهنمای خرید انواع نرم افزار سازمانی نرم افزار اداری نرم افزار شرکتی

eBPM | مرجع تخصصی آموزش های مدیریت فرایند کسب و کار | 100+ مقاله آموزشی رایگان

فهرست مطالب :

راهنمای خرید انواع نرم‌افزار سازمانی | نرم‌افزار اداری | نرم‌افزار شرکتی

این مقاله که پیرامون نحوه خرید بهترین نرم‌افزار‌های سازمانی نوشته شده به شما کمک می‌کند تا یک برنامه خرید کامل برای نرم افزارهای کاربردی شرکتی داشته باشید و بتوانید نرم‌افزار سازمانی را انتخاب نمایید که به بهترین وجه نیازهای کسب و کار شما را رفع کند.

همه کسب و کارها از هر اندازه و در هر صنعت، به نرم‌افزار سازمانی متکی هستند تا فرایندهای کاری خود را بهینه کنند. با این حال، اغلب اوقات، کارکنانی که به دنبال خرید محصولات و خدمات فناوری اطلاعات هستند، به این فکر نمی‌کنند که کدام نرم‌افزار مدیریت شرکتی و سازمانی و از کدام فروشنده برای سازمان آن‌ها مناسب خواهد بود.

این است که«راهنمای گام به گام خرید نرم‌‌افزار سازمانی» می‌تواند به فرایند خرید بهترین نرم‌افزار شرکتی کمک کند.

با انجام هر یک از این مراحل، شما قادر خواهید بود یک برنامه خرید قوی ایجاد کنید و یک تصمیم خرید آگاهانه بگیرید.

این چک لیست به شما کمک می‌کند تا نرم‌‌افزار اداری و مناسب را برای کسب و کار خود پیدا کنید. تحقیقات ویژه و بررسی‌های دقیقی که در طول دوره انتخاب نرم‌افزار صرف می‌نمایید، سازمان شما را حتی مدت‌ها پس از عقد قرارداد خرید نرم‌افزار سازمانی، از این مزایا بهره‌مند می‌سازد.

بنابراین برای اولین گام باید به دنبال یک فروشنده نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بگردیم.

نقشه راه پیدا کردن فروشنده نرم‌افزار مناسب سازمان یا فرایند خرید نرم‌افزار سازمانی برای مدیریت اطلاعات‌ها

  1. شناسایی مشکل سازمان
  2. مشخص کردن نقطه مطلوب
  3. شناسایی ذینفعان
  4. ایجاد یک پرونده برای تغییر
  5. تعیین سقف بودجه
  6. ایجاد یک پرونده کسب و کاری
  7. جست و جوی فروشندگان نرم‌افزار
  8. ارزیابی فروشندگان
  9. نهایی‌سازی فهرست فروشندگان
  • هماهنگی دموی نرم افزارها
  • تشکل میزگرد و تبادل نظر
  • تصمیم نهایی خرید
  • امضای قرارداد
  • بازتاب تصمیم در سازمان

گام اول در راهنمای خرید نرم‌افزار‌های مدیریتی: شناسایی نیازهای کسب و کار

قبل از اینکه بتوانید حتی فروشندگان را در نظر بگیرید، باید مشکلی یا مساله‌ای را که سعی در حل آن دارید و همچنین نیازهای خاص خود را تعریف کنید.

ممکن است نرم‌افزار منابع انسانی (HR) یا نرم‌افزار خدمات مشتریان (CRM) فعلی شما نیاز به ارتقا داشته باشد یا به دنبال نرم‌افزاری با قابلیت اتوماسیون فرایندها برای ساده‌سازی و دیجیتالی کردن گردش کارهای ناکارآمد باشید. یا شاید نیاز دارید تا نرم‌افزار جدید مرکز تماس را خریداری کنید تا خدمات مشتری و حفظ مشتری بهتری را ارائه دهید.

در بسیاری از موارد، مشکلی که با آن مواجه هستید ممکن است هم نتیجه فرایندهای غلط باشد و هم نرم‌افزار نامناسب. شناسایی این مسائل تمرینی برای عیب‌جویی از سیستم یا کارکنان نیست، بلکه فرصتی برای برخورد با مشکلات و مسائل به روشی جدید است. زمانی را به گروه‌های درگیر مشکل اختصاص دهید تا درک بهتری از مشکلات از دیدگاه آن‌ها و میزان اهمیت راهکار داشته باشید.

از آن‌ها بپرسید که چه چیزی از نرم‌افزار فعلی را دوست دارند و چه چیزی را دوست ندارند. از طریق روش مشاهده‌کار، بررسی کنید که چگونه از سیستم موجود استفاده می‌کنند و از آن‌ها بخواهید توضیح دهند که چه تغییری باعث می‌شود کار آن‌ها آسان‌تر شود.

این روند به شما اطمینان می‌دهد پروژه به بازدهی سرمایه‎‌گذاری‌(ROI) نزدیک خواهد شد؛ زیرا در حال بررسی سیستم‌هایی هستید که کاربران نهایی شما واقعا از آن‌ها استفاده خواهند کرد.

اولین و مهم‌ترین مرحله در کل فرایند خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا جابجایی نرم‌افزار مدیریت کارمندان، بررسی دقیق این نکته است که چرا به نرم‌افزار جدید نیاز است. با جمع‌آوری بازخورد و ایده‌ها، می‌توانید تعیین کنید که آیا دلیل قانع کننده‌ای برای ادامه پروژه و سرمایه‌گذاری منابع وجود دارد یا خیر.

اقدامات

§       بازخورد تیم‌های سازمان خود را جمع‌آوری کنید.

§       مشکلات خود را تعریف کنید.

§       بفهمید که چگونه فناوری جدید به شما کمک می‌کند تا این مشکلات را حل کنید.

سوالاتی که باید به آن پاسخ دهید

§       کارکنان سازمان شما با چه مشکلاتی دست و پنجه نرم می‌کنند؟

§       چه چیزی شما را از ارائه بهترین خدمات ممکن باز می‌دارد؟

§       چگونه می‌توانید فرایندهای کاری موجود خود را بهینه‌سازی کنید؟

گام دوم در راهنمای انتخاب نرم‌افزار ارتباط درون سازمان‌ها: جلب حمایت و مشارکت ذینفعان 

قبل از اینکه بتوانید شرکت‌ نرم‌افزاری مورد بررسی را انتخاب کنید، باید همه ذینفعان خود را شناسایی کنید. برای این کار حتما موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • کاربران نهایی: اعضای تیم که روزانه با محصول تعامل خواهند داشت. اطمینان حاصل کنید هر واحد سازمانی که تحت تاثیر قرار می‌گیرد، نماینده‌ای دارد تا اطمینان حاصل شود که نرم‌افزار مناسب انتخاب شده است.
  • کارشناسان موضوع (SME): افرادی که در دپارتمان یا شرکت شما درک کاملی از پروژه و تاثیر آن بر شرکت دارند.
  • تصمیم‌گیرندگان: افرادی که برای تصمیم‌گیری نیاز به امضا و تایید آن‌ها دارید.
  • فناوری اطلاعات(IT): اکثر محصولات معمولا به پشتیبانی فنی از گروه فناوری اطلاعات(IT) شما نیاز دارند، از جمله درک پلتفرم‌ها، نقاط یکپارچه‌سازی، جریان داده و موارد دیگر.
  • حقوقی و مالی: اینها افرادی هستند که بودجه را تایید می‌کنند و الزامات قانونی و حقوقی هر محصول نرم‌افزاری را مشخص می‌کنند.

کسب‌وکارهای کوچک معمولا ذینفعان کمتری دارند و ممکن است نام و مسئولیت‌های آن‌ها را به خوبی بدانید. در کسب‌وکارهای بزرگ‌تر، ممکن است لازم باشد از ماتریس RACI برای تعیین نقش‌های ذینفعان استفاده شود. RACI، مخفف «مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع» است.

ماتریس RACI انتخاب نرم‌افزار عبارت است از:

ذینفعان مسئول: کسی است که کار را انجام می‌دهد و وظیفه آن را بر عهده دارد. مسئولیت او این است که کار را طبق توافق انجام دهد و با کیفیت مطلوب به پایان برساند.

ذینفعان پاسخگو: کسی است که در نهایت مسئول موفقیت و نتیجه کار است. او کار را تایید می‌کند و اگر مشکلی پیش بیاید، مسئول است. هر فعالیت نمی‌تواند بیشتر از یک پاسخگو داشته باشد.

ذینفعان مشاور: کسی است که نظر او در مورد کار خواسته می‌شود اما او تصمیم‌گیرنده نیست، بلکه ممکن است نظر او در تصمیم‌گیری‌ها در نظر گرفته شود.

ذینفعان مطلع: کسی است که از پیشرفت کار و تصمیم‌ها مطلع می‌شود اما به صورت رسمی از وی نظرخواهی نمی‌شود.

ماتریس RACI می‌تواند در شناسایی اینکه چه کسی در پروژه انتخاب و خرید نرم‌افزار سازمانی مشارکت دارد بسیار کمک کننده است. در جدول ذیل نمونه‌ای از این ماتریس قرار گرفته است.

ماتریس ریسی برای خرید نرم افزار سازمانی
ماتریس ریسی برای خرید نرم افزار سازمانی

جایگذاری ماتریس تصمیم

پس از شناسایی همه ذینفعان، باید یک تیم خرید نرم‌افزار تشکیل دهید. این تیم مسئول ارزیابی فروشندگان نرم‌افزار و اطمینان از پشتیبانی سخت‌افزار کسب و کار از فناوری جدید است. اگر شرکت شما بزرگ است، این تیم ممکن است شامل پنج یا چند تصمیم گیرنده با سطوح مختلف نفوذ و نیازمندی‌های متفاوت باشد که باید به هر یک به صورت مستقل پرداخته شود.

هنگامی که شروع به پرسیدن سوالات از ذینفعان می‌کنید، متوجه خواهید شد که برخی از آن‌ها نیازهای فوری‌تری دارند که باید زودتر از بقیه برآورده شوند.

   اقدامات

§       برای شناسایی ذینفعان، از ماتریس RACI استفاده کنید.

§       یک کمیته خرید نرم‌افزار تشکیل دهید.

§       از همه بخش‌های درگیر بخواهید اولویت‌ ویژگی‌های نرم‌افزار مد نظر را رتبه‌بندی کنند.

سوالاتی که باید به آن پاسخ دهید:

§       چه کسی مسئول هر مرحله از فرایند خواهد بود؟

§       چه کسی باید هر مرحله را تایید کند؟

§       در هر مرحله با چه کسانی باید مشورت شود؟

§       در طول فرایند چه کسانی باید از آن مطلع شوند؟

§       هر یک از این گروه‌های ذینفع چگونه نیازمندی‌های تعریف‌شده شما را اولویت‌بندی می‌کنند؟

گام سوم در راهنمای خرید بهترین نرم‌افزارهای مدیریتی: تعیین بودجه قبل از خرید نرم‌افزارهای مدیریتی

قبل از ارسال درخواست یا سفارش خرید برای فرایند خرید نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی، بودجه خود را بررسی کنید و در نظر بگیرید که آیا منابع مالی کافی برای تامین نیازهای خود دارید. ممکن است مجبور شوید هزینه‌های خود را در سایر زمینه‌ها دوباره ارزیابی کنید، اما سقف قرار دادن برای خریدتان با توجه به بودجه ساده‌ترین گزینه است.

اگر منابع مالی کافی ندارید، باید بودجه خود را از جای دیگری تامین کنید. با مدیران بخش‌ها و مدیران ارشد اجرایی همکاری کنید تا بودجه سالانه پیش بینی شده را بررسی کنید تا ببینید شرکت شما از نظر مالی در چه وضعیتی قرار دارد.

سپس، هزینه کلی مالکیت(TCO) برای محصولی که قصد سرمایه‌گذاری در آن را دارید، در نظر بگیرید(یعنی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم در طول کل چرخه عمر محصول یا خدمت محاسبه شود). تعیین هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم اجرای نرم‌افزار به نوع کسب و کار شما بستگی دارد.

بطور مثال، اگر شما در یک شرکت مشاوره مدیریت کار می‌کنید و نرم‌افزار مورد نظر برای تولید گزارش‌های مشاوره استفاده می‌شود، هزینه خرید و پیاده سازی آن نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند به طور منطقی به عنوان هزینه مستقیم در نظر گرفته شود.(در مورد تفاوت پروژه و فرایند مطالعه کنید.)

هزینه‌های لایسنس نرم‌افزار را در نظر بگیرید. این هزینه‌ها بسته به اینکه نرم‌افزار را به صورت محلی(لوکال یعنی روی سرور‌های سازمان خودتان)، به عنوان سرویس(SaaS) (روی سرورهای فروشنده) یا در یک ابزار ابری مخصوص خود نصب می‌کنید، متفاوت خواهد بود. همچنین، هزینه‌های لایسنس بر اساس تعداد کاربرانی که به نرم‌افزار نیاز دارند، متفاوت است.

علاوه بر هزینه‌های اولیه نرم‌افزار مدیریت اطلاعات‌ها، باید هزینه‌های سالانه 15 تا 20 درصد نگهداری، پشتیبانی و انطباق‌پذیری را نیز در نظر بگیرید. هزینه‌های نگهداری شامل بسته‌های(patch) امنیتی و سایر به روزرسانی‌ها است. هزینه‌های انطباق‌پذیری شامل هزینه‌های اعمال تغییرات در سیستم‌ برای سازگاری و برقرار ارتباط با نرم‌افزارهای جدید است.

نرم‌افزارهای قابل نصب روی سرور داخلی سازمان، معمولا به عنوان هزینه سرمایه‌ای در نظر گرفته می‌شود، در حالی که نرم افزار SaaS به عنوان هزینه عملیاتی در نظر گرفته می‌شود. این تفاوت در نحوه طبقه‌بندی هزینه‌ها در صورت‌های مالی تاثیرگذار است.

سایر هزینه‌های مهم که باید هنگام محاسبه هزینه کلی مالکیت برای خرید نرم‌افزار شرکتی ارزان جدید در نظر بگیرید عبارتند از: هزینه‌های انتقال، آموزش و سخت‌افزار. هزینه‌های انتقال داده از سیستم‌های قدیمی یا داده‌های جمع‌آوری شده از سطح سازمان، هزینه آموزش کاربران نهایی و ادمین‌های سیستم در مورد نحوه استفاده از نرم‌افزار جدید و هزینه‌های خرید و نصب سخت‌افزارهای مورد نیاز برای پشتیبانی از نرم‌افزار جدید است.

اقدامات

§       بودجه فعلی خود را بررسی کنید و ببینید آیا می‌تواند هزینه‌های پروژه را پوشش دهد یا خیر.

§       اگر بودجه کافی ندارید، با مدیران بخش‌ها و مدیران ارشد اجرایی همکاری کنید تا منابع مالی مورد نیاز را تامین کنید.

§       هزینه‌های کلی مالکیت‌(TCO) ایده آل خود را تعیین کنید.

§       بودجه خود را تامین کنید.

§       بودجه خود را توجیه‌پذیر کنید.

سوالاتی که باید به آن پاسخ دهید:

§       آیا بودجه فعلی شما برای پشتیبانی از پروژه کافی است؟

§       از کدام بخش سازمان می‌توانید بودجه اضافی بیابید؟

§       از کدام فناوری برای سرمایه‌گذاری استفاده می‌نمایید؟ روی سرور داخلی سازمان؟ فناوری SaaS؟ یا گزینه ابر خصوصی؟

§       هزینه کلی مالکیت ایده‌آل شما چقدر خواهد بود؟

§       چرا فکر می‌کنید باید اینقدر منابع مالی برای نرم‌افزار جدید صرف کنید؟

گام چهارم در راهنمای خرید بهترین نرم‌افزار  مدیریتی: تحقیقات در مورد فروشندگان نرم‌افزار (شرکت نرم افزاری)

شما با استفاده از شگردهای متنوعی می‌توانید بهترین فروشنده و بهترین نرم‌افزار مدیریت بازرگانی و انواع شرکتی را متناسب با نیاز سازمان‌تان بیابید. یک راه این است که از سایر شرکت‌های مشابه خود بخواهید که فروشنده‌های خوب را به شما معرفی کنند. روش دیگر این است که در اینترنت جستجو کنید و نظرات خریداران و مصرف‌کنندگان و متخصصان نرم‌افزار و فروشندگان مختلف را مطالعه کنید.

بازخورد مشتریان می‌تواند به شما کمک کند تا فروشندگانی را که تجربه مثبتی برای مشتریان ایجاد کرده‌اند، شناسایی کنید و از فروشندگانی که تجربه منفی دارند اجتناب کنید.

منابع دیگری نیز وجود دارد که می‌توانید برای جمع‌آوری بازخورد مشتریان استفاده کنید، مانند بانک‌های اطلاعاتی ارائه شده توسط شرکت‌های تحلیل‌گر.

همچنین می‌توانید بازخورد مشتریان را از منابع مختلف مانند وبلاگ‌ها، گروه‌های تخصصی و گروه‌های تخصصی لینکدین یا تلگرام جمع‌آوری کنید. با انجام این تحقیقات، می‌توانید بهترین فروشنده نرم‌افزار را برای نیازهای خود پیدا کنید.

برای محدود کردن جستجوی خود، باید نوع نرم‌افزار مورد نیاز، ویژگی‌های مورد نظر و بودجه خود را در نظر بگیرید. آیا به دنبال یک محصول از پیش آماده هستید که نیازی به سفارشی‌سازی ندارد؟ یا می‌خواهید محصولی را انتخاب کنید که می‌توانید آن را مطابق نیازهای خود تنظیم کنید؟

همچنین باید بررسی کنید که کدام فروشندگان محصولاتی را در محدوده قیمت شما ارائه می‌دهند. با در نظر گرفتن این عوامل در ابتدای فرایند تحقیق، می‌توانید جستجوی خود را محدود کنید و گزینه‌های دقیق‌تری را پیدا کنید.

اگر زمان کافی ندارید یا نمی‌خواهید خودتان تحقیقات را انجام دهید، می‌توانید از شرکت‌های مشاوره یا تحقیقات بازار استفاده کنید. این شرکت‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا محصولات و فروشندگان مناسب را پیدا کنید.

برای مشاوره خرید نرم افزار و کاهش ریسک و هزینه‌های خرید آن با ما در تماس باشید.

اقدامات

§       با پرس و جو از دوستان، همکاران یا سایر افراد مرتبط با صنعت خود، می‌توانید فروشندگانی را پیدا کنید که تجربه مثبتی دارند.

§       در اینترنت جستجو کنید تا فروشندگان احتمالی را شناسایی کنید و نظرات دیگران در مورد آن‌ها را بخوانید.

§       از شرکت‌های مشاوره مستقل یا شرکت‌های تحقیقات بازار تخصصی کمک بگیرید.

§       اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، یک درخواست اطلاعات (RFI) ارسال کنید.

سوالاتی که باید به آن پاسخ دهید:

§       آیا کسی را می‌شناسید که بتواند فروشندگانی را به شما معرفی کند؟

§       چه نظراتی در مورد فروشندگان مختلف وجود دارد؟

§       اخیرا چه اخباری در مورد فروشندگان منتشر شده است؟

§       آیا فکر می‌کنید می‌توانید به تنهایی به اندازه کافی اطلاعات را جمع آوری کنید یا نیاز دارید از یک شخص ثالث باتجربه مانند مشاور یا شرکت تحقیقات بازار کمک بگیرید؟

§       آیا اطلاعات کافی دارید تا شروع به تصمیم‌گیری کنید؟

گام پنجم در راهنمای خرید نرم‌افزارهای مدیریتی: ارزیابی فهرست نهایی فروشندگان  انواع نرم‌افزار شرکتی ارزان

حالا شما آماده هستید تا لیست نهایی فروشندگان نرم‌افزار را ارزیابی کنید.

اگر لازم باشد، می‌توانید درخواست پیشنهاد(درخواست پروپوزال) (RFP) بفرستید. این به شما کمک می‌کند تا از فروشندگان نرم‌افزاری که نیازهای شما را برآورده می‌کنند، پیشنهاد بگیرید و بهترین گزینه را انتخاب کنید.

اگر در یک سازمان بزرگ یا دولتی کار می‌کنید، احتمالا باید RFP بفرستید. این فرایند مزایا و معایبی دارد و ممکن است تصمیم بگیرید از آن صرف نظر کنید.

در هنگام ارزیابی فروشندگان نرم‌افزار شرکتی ساده و پیشرفته، به یاد داشته باشید که چرا به دنبال یک ارائه‌دهنده جدید هستید. به یاد داشته باشید به مشکلی که در مرحله اول شناسایی شده و وضعیت مطلوبی که در مرحله دوم متصور هستید، فکر کنید. این موضوع را هنگام قضاوت در مورد هر فروشنده به خاطر بسپارید.

هنگام ارزیابی فروشندگان، ممکن است آسان‌ترین راه این باشد که آن‌ها را بر اساس چهار ویژگی زیر در نظر بگیرید:

  • هزینه خدمت/ قیمت محصول
  • توانایی
  • ارتباط
  • شخصیت

اقدامات

§       برای ارزیابی هر فروشنده نرم‌افزار، باید چهار عامل هزینه، توانایی، ارتباط(که همان پشتیبانی مشتری است) و شخصیت را در نظر بگیرید.

§       ارزیابی فرایند آموزش

§       در هنگام ترک فروشنده، به سرنوشت داده‌های خود و هزینه بازیابی آن فکر کنید.

§       ماتریس تصمیم‌گیری خود را به یک چک لیست مشخصات مورد نیاز برای هر فروشنده تبدیل کنید تا آن را تکمیل کند.

§       از فروشندگان نرم‌افزار بخواهید ویژگی‌های منحصر به فرد محصولات یا خدمات خود را توضیح دهند و چگونه این ویژگی‌ها به تحقق اهداف کسب و کاری شما کمک می‌کند.

سوالاتی که باید به آن پاسخ دهید:

§       میزان سازگاری محصول یا خدمات فروشنده با سیستم موجود شما چقدر است؟

§       چه خدمات پشتیبانی پس از فروش، پس از امضای قرارداد، توسط فروشنده ارائه می‌شود؟

§       روند ارتقا و به روز رسانی محصولات یا خدمات فروشنده چگونه است؟

§       آیا فروشنده دارای گواهینامه‌های معتبر برای محصول یا خدمات مورد نظر شما است؟

§       آیا فروشنده دارای تیمی از مهندسان باتجربه و متخصص در زمینه محصول یا خدمات مورد نظر شما است؟

§       قیمت‌گذاری محصول یا خدمات بر چه اساس انجام می‌شود و شامل چه مواردی است؟

§       روند نصب محصول یا خدمات چگونه است و چه عواملی بر مدت زمان آن تأثیر می‌گذارد؟

گام ششم در راهنمای خرید نرم‌افزارهای مدیریتی: درخواست دموی نرم‌افزار مدیریت پروژه 

هنگام خرید نرم‌افزار، دمو یا نمایش نرم‌افزار فرصتی برای ارزیابی ویژگی‌ها، تعیین میزان کاربر‌پسند بودن نرم‌افزار و درک بهترین نحوه کار هر فروشنده در سازمان شما است. قبل از ترتیب دادن یک دموی محصول، با فروشنده مذاکره کرده تا تایید کند که شرکت شما برای فناوری آن‌ها مناسب است.

برای اطمینان از بهره‌وری هر دموی نرم‌افزار، در نظر بگیرید که به فروشندگان رئوس مطالب خود را ارائه دهید که شامل فعالیت‌های فعلی شما، رشد پیش‌بینی شده آینده و موارد مختلف استفاده نرم‌افزار باشد. این کار ضمن اینکه پاسخ‌های دقیق و اطلاعاتی را به همراه خواهد داشت، به شما امکان مقایسه دموی محصولات هر فروشنده براساس نحوه پاسخگویی به سوالات خود را می‌دهد.

یکی از بهترین راه‌ها برای اطمینان از ارزشمند بودن دموی محصول و جلوگیری از حواس‌پرتی توسط تبلیغات فروشنده در حین دمو، این است که مشکل واقعی که با آن مواجه هستید را به فروشنده ارائه دهید و بپرسید که چگونه محصولات نرم‌افزاری آن‌ها، آن مشکل را حل خواهد کرد. همچنین، در نظر داشته باشید که از فروشنده نرم‌افزار بخواهید نحوه حل هر مشکل احتمالی آینده را نشان و راهکار ارائه دهد.

از دموی محصولات فروشندگان برای ارزیابی اینکه آیا ارزش‌ها، رویکرد، سبک کاری و فرهنگ آن‌ها با فرهنگ شرکت شما سازگار است یا خیر، استفاده کنید. اگر شرکت شما پرمشغله است و کارمندان شما بیش از حد متوسط ساعات کاری خود را صرف کار می‌کنند، فروشنده نرم‌افزاری شرکتی را انتخاب کنید که ساعات کاری منعطف‌تری داشته نه فروشنده‌ای که فقط در ساعت کاری 9 صبح تا 5 عصر در دسترس باشد.

اگر از دموی محصول راضی هستید و گزینه زیرساخت ابری (SaaS) را در نظر دارید، می‌توانید درخواست تست رایگان برای آزمایش قابلیت، ویژگی‌ها و مزایای آن را داشته باشید.

اقدامات

§       قبل از هر دموی محصول، اطمینان حاصل کنید که تمام ذینفعان به‌خوبی مطلع هستند.

§       هر دموی محصول را تا حد امکان متناسب با نیازهای شرکت خود انجام دهید.

§       به هر فروشنده نرم‌افزار، یک برنامه مختصر از انتظارات خود ارائه دهید.

§       سهولت استفاده از نرم‌افزار را (از منظر کاربران نهایی) ارزیابی کنید.

§       تعیین کنید که نرم‌افزاری که در حال خرید آن هستید چگونه می‌تواند برای حل سایر مشکلات کسب و کاری استفاده شود.

سوالاتی که باید به آن پاسخ دهید:

§       انتظار دارید فروشندگان در نمایش‌ محصولات خود به چه مشکلاتی بپردازند؟

§       چه کسانی باید و نباید در فرایند ارزیابی نرم‌افزار نقش داشته باشند؟

§       چگونه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار مورد نظر می‌تواند با رشد شرکت شما سازگار باشد؟

گام هفتم در راهنمای خرید نرم‌افزارهای مدیریتی: تصمیم نهایی برای خرید بهترین نرم‌افزار کاربردی سازمان

با اطلاعاتی که در شش مرحله اول فرایند خرید نرم‌افزار سازمانی جمع‌آوری کرده‌اید، می‌توانید سرانجام تصمیمی آگاهانه اتخاذ کنید.

در این مرحله مهم است که احساسات خود را به حداقل برسانید و هرگونه موضع‌گیری سیاسی احتمالی را فراموش کنید تا بتوانید تصمیمی بگیرید که بیشترین ارزش را داشته باشد و در بهترین حالت ممکن، منافع شرکت شما را حفظ کند.

شما باید به فروشندگان نرم‌افزاری که انتخاب نکرده‌اید اطلاع دهید که تصمیم خود را گرفته‌اید و با گزینه دیگری همراه خواهید شد. این تعاملات باید محترمانه و تمجیدآمیز باشد. شما نمی‌خواهید امکان همکاری با این فروشندگان در آینده را در صورتی که انتخاب فعلی شما کارآمد نباشد، از بین ببرید.

با بهره‌گیری از اطلاعات جمع‌آوری‌شده در شش مرحله اول فرایند خرید نرم‌افزار، می‌توانید تصمیمی بگیرید که بهترین گزینه برای شرکت شما باشد. در این مرحله، مهم است که از تاثیر احساسات و ملاحظات سیاسی بر تصمیم‌گیری خود جلوگیری کنید تا بهترین گزینه را برای شرکت خود انتخاب کنید.

پس از اتخاذ تصمیم، باید به فروشندگانی که انتخاب نشده‌اند اطلاع دهید و از همکاری آن‌ها طی فرایند و جریان تصمیم‌گیری خود و اعلام اینکه گزینه دیگری را برای همکاری انتخاب کرده اید، تشکر کنید. این تعاملات باید محترمانه، سازنده و مثبت باشد تا امکان همکاری با آن‌ها را در آینده حفظ شود.

 اقدامات

§       ارزشیابی اطلاعات جمع‌آوری‌شده در طول فرایند خرید نرم‌افزار، به‌ویژه نتایج دمو‌ها و بحث‌های داخلی.

§       تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام فروشنده بهترین گزینه خرید است.

§       اطلاع‌رسانی به فروشندگانی که انتخاب نشده‌اند مبنی بر اینکه شما گزینه دیگری را انتخاب کرده‌اید.

سوالاتی که باید به آن پاسخ دهید:

§       هر فروشنده تا چه اندازه نیازهای همه ذینفعان و کاربران را پوشش می‌دهد؟

§       آیا در جلسات دمو یا دوره تست، زنگ خطری به صدا در آمده است؟(هرگونه نقص فنی، مشکل کارکردی یا ویژگی غیرقابل اتکا)

§       آیا واحد فناوری اطلاعات از فناوری جدید حمایت می‌کنند؟

§       آیا می‌توانید قیمت و هزینه محصول یا خدمت را بر اساس ویژگی‌های درخواستی تنظیم نمایید؟

§       آیا فروشنده با فرهنگ و شرایط سازمان شما سازگار خواهد بود؟

امیدواریم این راهنمای گام به گام برای شما در فرایند خرید نرم‌افزار سازمانی و اتخاذ تصمیم نهایی مفید بوده باشد.

در فرایند پیچیده خرید نرم‌افزارهای سازمانی که انواع مختلفی داشته و هریک ممکن است بخشی از نیازهای کسب و کار شما را پوشش دهند، در اختیار داشتن اطلاعاتی چون، نیازمندی‌های کسب و کار و کاربران نهایی، فروشندگان محصول و همچنین تجربه‌های موفقیت و شرکت در استقرار نرم‌افزارهای سازمانی موجب می‌شود سازمان‌ها بتوانند نزدیک‌ترین و کم‌ریسک‌ترین گزینه را انتخاب نموده و در میان انبوه فروشندگان و توسعه‌دهندگان نرم‌افزار سردرگم نشوند.

از آن‌جایی‌که به طور طبیعی پروژه خرید چنین نرم‌افزارهایی به سبب تغییرات بزرگ و دامنه وسیع حوزه اثرگذاری آن، در یک سازمان پر تکرار نبوده و علاوه بر این، سازمان اشراف اطلاعاتی بر فروشندگان بازار، تجارب موفقیت و شکست‌های این ابزارها را در اختیار ندارد، در میان فروشندگان و ذینفعان درون و برون سازمانی دچار سردرگمی شده و در انتخاب گزینه نهایی دچار تردید بوده و با پذیرش ریسک بسیار زیاد به سمت عقد قرارداد حرکت می‌نماید.

شرکت پیشگامان تعالی توسعه کسب و کار با دانش تحلیل و مستندسازی نیازمندی‌های سازمان و همچنین شناخت بازار فروش نرم‌افزارهای سازمانی از یک سو و تجربه‌های گوناگون در استقرار و بهره‌برداری از سیستم‌های فوق از سوی دیگر قادر است شما را در رسیدن به بهترین انتخاب هدایت و راهبری نماید.

انتخاب بهترین راهکار براساس نیازمندی‌ها(که شاید آن راهکار یک نرم‌افزار سازمانی هم نباشد)، توجیه‌پذیر نمودن پروژه خرید نرم‌افزار سازمانی برای ذینفعان و مدیران ارشد، استخراج فهرست فروشندگان، شرایط و قیمت‌ها، هماهنگی جلسات دموی نرم‌افزار، محاسبه هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم استقرار نرم‌افزار و همراهی در تنظیم قرارداد خرید و پشتیبانی از آن، از جمله خدماتی است که شرکت پیشگامان تعالی کسب و کار با تجربه‌ای بیش از یک دهه فعالیت در این حوزه، ارائه می‌نماید.

برای مشاوره خرید نرم‌افزار و کاهش ریسک و هزینه‌های خرید آن با ما در تماس باشید.

نوشته های مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

  • تدوین مستندات فرایندی

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    تدوین مستندات فرایندی
  • ویژوال پارادایم در مدیریت

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    ویژوال پارادایم در مدیریت
  • تدوین مستندات فرایندی

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    تدوین مستندات فرایندی
  • مدیریت فرایند کسب و کار

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    مدیریت فرایند کسب و کار
  • اشتباهات رایج در مدلسازی فرایند

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    اشتباهات رایج در مدلسازی فرایند
  • استاندارد bpmn

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    استاندارد bpmn
    • ویژوال پارادایم در مدیریت

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      ویژوال پارادایم در مدیریت
    • تدوین مستندات فرایندی

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      تدوین مستندات فرایندی
    • مدیریت فرایند کسب و کار

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      مدیریت فرایند کسب و کار
    • مدلسازی فرایندی

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      مدلسازی فرایندی
    • استاندارد bpmn

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      استاندارد bpmn