مدل سازی فرآیند چیست؟

مدل سازی فرآیند به معنای نمایش تصویری و منطقی از روند یک فرآیند است که اجزای آن و روابط بین آنها به صورت گرافیکی یا متنی نمایش داده میشود. این ابزار برای درک، تجزیه و تحلیل، بهبود و بهینهسازی فرآیندها استفاده میشود.

چرا استاندارد مدل سازی فرآیند مهم است؟

رعایت استانداردهای مدل سازی فرآیند اهمیت بسیاری دارد. این استانداردها به سازمانها کمک میکنند تا فرآیندهای خود را به شکلی استاندارد و قابل فهم نمایش دهند که ارتباط و هماهنگی بین اعضای سازمان را تسهیل کند و باعث افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد شود.

چگونه میتوان استانداردهای مدل سازی فرآیند را پیاده کرد؟

برای پیادهسازی استانداردهای مدل سازی فرآیند، ابتدا باید استانداردهای مربوطه را شناخت و با آنها آشنا شد. سپس با همکاری اعضای مختلف سازمان، مدلهای فرآیند مورد نیاز را ایجاد و اجرا کرد تا استفاده مؤثری از آنها را تضمین کند.

چه فرصتهایی از استفاده از استانداردهای مدل سازی فرآیند به دست میآید؟

استفاده از استانداردهای مدل سازی فرآیند به سازمانها این امکان را میدهد تا بهبودهای مداوم در عملکردها، کاهش هزینهها، افزایش کیفیت، افزایش سرعت و واکنشگری به سریعترین تغییرات را تجربه کنند.

ماتریس RACI چیست + آموزش ماتریس نقش مسولیت+نمونه و مثال

صفحه اصلی
مشاهده همه مقالات
نمودار ماتریس RACI چیست|آموزش ماتریس نقش مسولیت+نمونه و مثال

eBPM | مرجع تخصصی آموزش های مدیریت فرایند کسب و کار | 100+ مقاله آموزشی رایگان

سید حسین موسوی
۰۵/آبان/۱۴۰۲

مقاله آموزش ماتریس RACI | ماتریس نقش مسولیت |

بی‌شک این مقاله در مورد ماتریس RACI کامل‌ترین و بی‌نقص‌ترین مقاله در بین آموزش‌های دیگر می‌باشد. چرا که این مقاله حاصل تلاش تیم متخصص eBPM در خصوص ترجمه و ویرایش این آموزش بوده است . امیدوارم با مطالعه این مطلب بتوانیم به شما کمک کرده باشیم.

با اینکه نمودار نقش مسئولیت (RACI) در دهه 1950 معرفی شد، اما با تغییرات زیاد تقاضا در محیط کسب‌ و کار امروز و لزوم ایجاد انطباق در پاسخ به این تغییرات، هنوز هم راهکار مناسبی برای رفع برخی مسائل است. نمودار RACI با عنوان علمی‌ترِ «ماتریس حقوق تصمیم‌گیری» و همچنین عنوان «نمودار مسئولیت» هم شناخته می‌شود. از عناوین دیگر برای این نمودار می‌توان به «ماتریس واگذاری مسئولیت» هم نام برد. از نمودار RACI در شرکت‌های معتبری نظیر پروکتر، گمبل، ای بِی، آمازون و وزارت دفاع ایالات متحده استفاده می‌شود. این نمودار به‌طور گسترده مورد پذیرش توسعه‌دهندگان سیستم‌های نرم‌افزاری و همچنین مدیران پروژه قرار گرفته است. علی رغم سادگیِ نمودار ریسی، این نمودار ابزار خیلی قدرتمندی به‌حساب می‌آید. به این علت که نمودار RACI ارائه‌دهنده یک زبان مشترک میان افراد مختلف برای صحبت دقیق‌تر درباره نقش‌های کاری می‌باشد. نمودار ریسی ارائه‌کننده یک راه بهتر برای توصیف پروژه‌های کاری است. زمانی که افراد درباره نقش خود در پروژه و کارها دچار سردرگمی می‌شوند، تاثیر آن‌ها در کار کاهش پیدا می‌کند. گاهی اوقات افراد درباره مسئولیت‌ها و نقش‌های خود دچار نزاع با یکدیگر می‌شوند. آموزش نمودار RACI به مدیران پروژه در رفع مسائل مذکور کمک می‌کند.

نمایش ویدیو درباره bpmn what is business process

تعریف نمودار نقش مسئولیت (RACI)

نمودار نقش مسئولیت، یک تکنیک برای شناسایی حوزه‌های وظیفه‌ایِ دارای ابهامات پردازشی، تشخیص تفاوت‌های میان آن‌ها و همچنین رفع ابهامات ازطریق نمایش ارتباط نقش‌ها و شرکت‌کنندگان با وظایف موجود است. به‌عبارتی نمودار RACI یک روش برای پیکره‌بندی کارکنان به‌منظور تعریف نقش‌ها، وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها در یک پروژه یا فرایند کسب‌ و کار است. نمودار ریسی، مدیران با سطوح سازمانی یکسان یا متفاوت را قادر می‌سازد که به‌صورت فعال در یک بحث متمرکز و قاعده‌مند درباره شرح فعالیت‌های مرتبط با پروژه یا فرایند که می‌بایست به‌منظور ارائه یک خدمت یا محصول نهاییِ موفقیت‌آمیز انجام شود، شرکت نمایند.

نمودار ریسی چهار بخش دارد که در ذیل مشاهده می‌نمایید.

accountable: مسئول یا پاسخگو، شخصی که در نهایت تصمیم‌گیری‌ها را انجام می‌دهد.
responsible: مجری، شخصی که اجرای وظیفه را بر عهده دارد.
consulted: مشاور، شخص مشاور که قبل از انجام کار باید نظر او پرسیده شود.
informed: مطلع، شخصی که پس از اتمام کار از نتایج کار باید آگاه شود.

نتایج ترسیم نمودار نقش_مسئولیت

تبیین شرح شغل واضح
مشخص شدن مسئولیت هر وظیفه و پاسخ‌گو بودن آن شخص در قبال تصمیمات ماخوذه
عدم قرارگیری کارکنان در معرض نارضایتی شغلی و کاهش بهره‌وری

به بیان دیگر، نمودار نقش مسئولیت یک روش قاعده‌مند به‌منظور شفاف‌سازی ارتباطات میان موارد زیر است:

چه زمانی از نمودار RACI استفاده کنیم؟

وجود چندین منبع در پروژه
اختلاف‌نظر در مالکیت کار یا تصمیم‌گیری‌ها
توقف پروژه در روند تصمیم‌گیری
تقسیم نادرست در واگذاری کارها

فعالیت‌های مورد نیاز برای ارائه یک محصول یا خدمت مورد قبول
نقش‌های وظیفه‌ای یا پست‌های اداری
انتظار مشارکت در تصمیم‌ها یا فعالیت‌ها؛ اختصاص‌داده‌شده به نقش‌ها

شکل 1 نمونه‌ای ساده از ماتریس RACI را نشان می‌دهد.
نقش/ پست اداری
نقش/ پست اداری
…
نقش/ پست اداری
فعالیت/ تصمیم

…

فعالیت/ تصمیم

شکل 1) ماتریس RACI

نمایش ویدیو درباره تصویر فیلم آموزشی نمودار ریسی

کاربرد نمودار RACI | نمونه ماتریس نقش مسولیت

زمانی که در یک کار تیمی مشکلی رخ می‌دهد، آموزش‌ها و مهارت‌های افراد چنین القا می‌کند که مسئله توسط یک فرد اتفاق افتاده است. به‌عنوان مثال شاید جملاتی نظیر “ای کاش آن‌ها صلاحیت بیشتری برای کار تیمی داشتند” یا “او نقش خود را به‌عنوان یکی از اعضاء تیم به خوبی ایفا نمی‌کند” توسط مدیر یا اعضا تیم بیان شود. اما تجربه نشان می‌دهد که بیشتر مسائل موجود در سازمان‌ها در نقاط اتصال میان افراد و گروه‌ها واقع شده است. به بیان دیگر، مسئله در ارتباط میان افراد با هم یا افراد با گروه‌ها و نه درون یک گروه خاص یا یک فرد خاص می‌باشد. شناسایی مکان بُروز مسئله به این علت دارای اهمیت است که اگر مسئله درون یک فرد جستجو شود، ممکن است در نهایت پیشنهاد ارزیابی، آموزش یا تعیین مربی برای او به‌منظور ارتقا رفتار و مهارت‌هایش داده شود؛ یا درصورتی که مسئله درون یک گروه فرض شود، ممکن است تمرین کار تیمی به‌عنوان راه‌حل پیشنهادی ارائه گردد. اما اگر مسئله میان دو فرد یا دو گروه واقع شده باشد، پیشنهادات مذکور دیگر راه‌حل مناسبی نخواهد بود. براین اساس، به‌جای ارتقا رفتار و مهارت‌های فردی احتمالا نیاز به یک واسطه برای کار با هر دو طرف معادله باشد. همچنین ‌به‌جای ارتقاء مهارت کار تیمی، احتمالا نیاز به آموزش کار افراد و گروه‌ها با هم از یک طریق دیگر و متفاوت ‌باشد. در این موقعیت، ابزار RACI کارایی خود را نشان می‌دهد. نمودار نقش-مسئولیت دارای یک زبان ساده و بی‌طرف است که افراد می‌توانند از آن برای بحث‌های خود از دیدگاه‌های متفاوت بهره ببرند. این ابزار معمولا افراد را به بحث و مذاکره درباره میزان مسئولیت، حجم کار و قدرت تصمیم‌گیری میان خود هدایت می‌کند.

از دلایل بهره‌گیری از نمودار RACI می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

بهبود فهم و درک از نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضا تیم در یک پروژه
بهبود فهم و درک از نقش‌ها و مسئولیت‌های مربوط به یک فرایند کاری
بهبود فهم و درک از نقش‌ها و مسئولیت‌ها در یک بخش اداری

همچنین نمودار RACI در موضوعات زیر دارای کاربردهای موثری است:

تحلیل حجم کار: شناسایی حجم کار افراد ازطریق نمودار RACI به‌ سهولت انجام می‌شود.
سازماندهی مجدد: نمودار RACI تضمین می‌کند که وظایف و فرایندهای اصلی نادیده گرفته نشده‌اند.
گردش کارکنان: نقش و مسئولیت‌های نیروهای تازه‌وارد ازطریق نمودار RACI به‌سرعت شناسایی می‌شود.
تخصیص کار: نمودار ریسی توزیع وظایف میان گروه‌ها و افراد را به‌صورت کارا و موثر انجام می‌دهد.
حل و رفع اختلافات: نمودار ماتریس نقش مسئولیت باعث ایجاد فضایی برای بحث و تبادل نظر درباره نقش‌ها و مسئولیت‌ها و رفع اختلاف‌ها می‌شود.
مستندسازی نقش‌ها و مسئولیت‌ها: یک راه ساده برای مستندسازی مسئولیت‌ها و نقش‌ها در سازمان‌ها، استفاده از نمودار RACI است.

مقاله پیشنهادی eBPM : مدیریت فرایند کسب و کار چیست

تئوری نمودار ماتریس مسئولیت‌ها

مدیران و سرپرستان، مسئولیت پاسخگویی به همه اقدامات و تصمیم‌گیری‌ها در سازمان خود را ندارند. براین اساس، نمودار نقش-مسئولیت تضمین می‌کند که مسئولیت پاسخگویی توسط شخصی انجام شود که به‌طور واقعی توانایی پاسخ درباره آن کار مشخص را داشته باشد. این نمودار اغلب منتج به انتقال پاسخگویی درباره اقدامات به پایین‌ترین سطح مناسب می‌شود.
هر فردی در شغل خود دارای چندین نقش کاری است. به‌علت درک متفاوت افراد، امکان دارد که دیدگاه افراد از نقش خود در کارها کاملا متفاوت با دیدگاه دیگران باشد. حتی اگر ماهیت شغل در گذرِ زمان تغییر نکند، درک افراد از نقش‌ها از امروز به فردا امکان تغییر دارد. سه فرض درباره هر نقشی وجود دارد:

ادراک درباره نقش: آنچه که فرد درباره شغل خود و نحوه انجام آن فکر می‌‎کند. البته تفکر او ممکن است تحت تاثیر بسیاری از مفروضات دروغین؛ نظیر عنوان شغلی گمراه‌کننده، آموزش دریافتی از همکار قبلی و غیره باشد.
انتظار از نقش: آنچه که کارکنانِ دیگر در سازمان درباره مسئولیت‌های فرد و چگونگی انجام آن‌ها فکر می‌کنند. دیدگاه‌های افراد ممکن است تحت‌تاثیر اطلاعات غلط؛ نظیر عملکرد شخص در پست قبلی، فرضیه‌ها، پیام‌های متناقض از رهبر سازمان و غیره قرار گیرد. انتظار دیگران از نقش معمولا براساس خروجیِ نتایج مورد انتظار از نقش شکل می‌گیرد.
رفتار نقش: آنچه که فرد در واقعیت برای پیش‌بُرد شغل خود انجام می‌دهد.

تئوری نمودار RACI چنین بیان می‌کند که تفاوت میان ادراک درباره نقش و انتظارات از نقش اغلب منجر به رفتار غیر بهره‌ورِ نقش می‌شود. زمانی که همه کارکنان سازمانی فهم مناسبی درباره نقش‌ها و مسئولیت‌های خود داشته باشند، رفتار آن‌ها در نقش مربوط قابل پیش‌بینی‌تر و بهره‌ورتر خواهد شد. با وجود نمودار RACI درپروژه یا فرایند دیگر چنین اتفاقی رخ نمی‌دهد که شخصی چیزی را فرض کند؛ اما در عمل کار دیگری انجام دهد. در حالت ایده‌آل، آنچه فرد از شغل خود درک می‌کند؛ با آنچه دیگران از آن شغل انتظار دارند؛ با آنچه در واقعیت درباره آن شغل انجام می‌شود، همه یکسان می‌شوند. حتی درصورتی که یکی از کارکنان نسبت به مسئولیت‌ها و نقش‌های خود دچار فراموشی شود، با رجوع به این نمودار می‌تواند آگاهی مجدد از آن‌ها به‌دست آورد. البته نمودار نقش-مسئولیت نیازمند بروزرسانی مداوم می‌باشد تا از اشتباهات جزئی هم جلوگیری شود.

پرسشنامه نیازسنجی به ماتریس RACI | معرفی کامل

نیاز مدیران و سرپرستان به شفاف‌سازی نقش‌ها و مسئولیت‌ها پس از تکمیل نمودار RACI خاتمه نمی‌یابد؛ بلکه به‌صورت یک فعالیت مداوم است. مدیران نیازمند بکارگیری حس ششم خود هستند تا بتوانند نشانه‌های سردرگمی میان نقش‌ها را تشخیص دهند. برخی از نشانه‌های سردرگمی میان نقش‌ها عبارتند از:

نگرانی درباره اینکه چه‌کسی تصمیم‌ها را اتخاذ می‌کند.
اتهام‌زنی به دیگران برای انجام‌نشدن یک کار
حجم کارِ نامتعادل میان افراد
فعالیت‌نکردن به‌علت وجود ارتباطات غیرموثر
سوال درباره اینکه چه‌کسی چه‌کاری انجام می‌دهد
وجود نگرش «ما_آن‌ها» میان افراد
وجود نگرش «مطمئن نیستید، پس اقدامی نکنید»
زمان بیکاری
ایجاد و توجه به کارهای غیرضروری برای پرکردن زمان
محیط کاری منفعل
روحیه ضعیف
توقف‌های زیاد برای پاسخگویی به یک سوال

خانم سالومون پرسشنامه‌ای درباره تعیین نیاز به طراحی نمودار RACI برای پروژه‌ها یا فرایندهای سازمان تدوین نموده است. (جدول 1) این پرسشنامه شامل دوازده سوال می‌باشد که ‌بایستی به هرکدام از آن‌ها مقدار صفر، یک یا دو اختصاص داده شود.(جدول 2)

جدول (1) پرسشنامه نیازسنجی سازمان به نمودار RACI

ردیف	سوال	امتیاز
1	درباره مشخص‌بودن افراد تصمیم‌گیرنده در مواقع تصمیم، نگرانی وجود دارد.
2	بعضی از اعضا تیم درصورت انجام‌نشدن کار، دیگران را مقصر نشان می‌دهند.
3	احساس می‌شود حجم کار افراد به‌صورت نامتعادل می‌باشد. بعضی از افراد تیم نسبت به دیگران کار بیشتری انجام می‌دهند.
4	زمانی که اعضا تیم درباره مسئول انجام یک کار اطمینان ندارند، آن‌ها هیچ اقدام سریعی انجام نمی‌دهند.
5	سوالاتی میان اعضا تیم درباره اینکه چه‌کسی چه‌کاری انجام دهد، وجود دارد.
6	یک نگرش «ما-آن‌ها» میان اعضا تیم وجود دارد.
7	زمان بیکاری با زمان‌های کار به‌طور متناوب جایگزین می‌شود.
8	اعضا تیم متوسل به خلق یا حضور در کارهای غیرضروری می‌شوند.
9	اعضا تیم بیشتر در یک محیط انفعالی به‌جای محیط فعال و پویا کار می‌کنند.
10	روحیه اعضا تیم ضعیف است.
11	توقف‌های متعددی برای یافتن پاسخ برای یک سوال وجود دارد.
12	دوباره‌کاری (موازی‌کاری) در فضاهای متفاوت وجود دارد.

جدول (2) تفسیر امتیازات

امتیاز	تفسیر امتیاز
صفر	این موضوع به‌ندرت به‌صورت یک مشکل بروز می‌کند.
یک	این موضوع به‌صورت تناوبی اتفاق می‌افتد.
دو	این موضوع به دفعات زیاد اتفاق می‌افتد.

پس از تکمیل پرسشنامه، مجموع امتیازها نشان دهنده میزان نیاز به استفاده از نمودار RACI است. براین اساس، امتیاز در یکی از محدوده‌های سبز، زرد یا قرمز قرار می‌گیرد. (جدول 3) نیاز سازمان به نمودار نقش-مسئولیت از دامنه سبز رنگ به قرمز بیشتر می‌شود.

جدول (3) تفسیر امتیاز مربوط به نیاز سازمان به نمودار RACI

محدوده	دامنه امتیاز
سبز	صفر تا 6
زرد	7 تا 14
قرمز	15 تا 22

یک رویکرد مدیریتی غلط که در این رویکرد مدیران ارشد در زمان مخاطب قراردادن کارکنان سازمان؛ به‌جای استفاده از ضمیر “ما”، از ضمیر “آن‌ها” استفاده می‌کنند. این رویکرد باعث ازبین‌رفتن یکپارچگی میان تیم کارکنان و مدیران ارشد شده و آن‌ها خود را از تیم مدیریتی جدا می‌دانند. این اتفاق فقط میان سطوح مدیریتی و عملیاتی نمی‌افتد؛ بلکه گاهی اوقات میان گروه‌های مختلف کاری در یک سازمان هم رخ می‌دهد.

مقاله پیشنهادی eBPM : اتوماسیون فرایند کسب و کار

مفاهیم مدل نمودار نقش-مسئولیت

در نمودارماتریس نقش مسئولیت (RACI)، مسئولیت‌های کلیدی زیر وجود دارد که به هر یک از نقش‌های موجود در نمودار قابل اختصاص هستند:

مجری (R): انجام و تکمیل وظیفه به‌عهده مجری است. انجام‌دهنده وظیفه، مسئول انجام و پیاده‌سازی آن وظیفه می‌باشد. مسئولیت R در زمان تلاش به‌منظور افزایش مسئولیت‌پذیری افراد در سیستم، از اهمیت بالایی برخوردار خواهد بود. مجری وظیفه، این اطمینان را ایجاد می‌کند که وظیفه مربوط انجام می‌شود. مسئولیت او به‌خوبی واضح است؛ به این معنی که درصورت انجام‌نشدن کار، مجری به‌عنوان مسئول عدم انجام آن کار به‌حساب می‌آید. میزان مسئولیت مجری وظیفه توسط فرد مسئول (A) تعیین می‌شود. امکان دارد که مجریان فعالیت‌ها برای انجام کار از دیگران کمک بگیرند. همچنین آن‌ها می‌توانند بخش یا همه کار را به فرد یا گروه دیگری محول کنند.

مسئولیت‌ها می‌توانند به اشتراک گذاشته شوند. همکاری افراد (بیش از یک نفر) برای انجام یک وظیفه پیچیده، اجتناب‌ناپذیر است. البته خطری که این موضوع را دنبال می‌کند مانند مسابقه تنیس دونفره می‌باشد که در زمان برخورد توپ به وسط زمین، هر دو بازیکن در حال فکر کردن هستند که چه کسی باید به آن توپ پاسخ دهد. یکی از راه‌های رفع این مسئله تعریف یکی از افراد به‌عنوان مجری ابتدایی (R₁) است؛ به این معنی که در زمان پاسخگویی، او نفر اول می‌باشد. با توجه به اینکه فقط نقش‌ها و افراد در نمودار RACI قابلیت عهده‌داری مسئولیت R را دارند، فعالیت‌هایی که در این نمودار دارای نقش R نیستند، احتمالا جز آن دسته از فعالیت‌هایی محسوب می‌شوند که از طریق سیستم‌های نرم‌افزاری یا سیستم‌های فرایند کسب‌ و کار به‌صورت خودکار اجرا می‌شوند.

مسئول/پاسخگو (A): وظیفه پاسخگویی نهایی درباره تصمیم‌ها و فعالیت‌های انجام‌شده، به‌عهده فرد دارای مسئولیت A می‌باشد. این مسئولیت شامل قدرت بله یا خیر و تایید یا رد موضوعات است. خبرگان و متخصصان تاکید می‌کنند که فقط‌ و فقط برای هر وظیفه، یک مسئول وجود خواهد داشت.
مشاور (C): این افراد یا گروه‌ها (معمولا کارشناسان خبره) قبل از انجام وظیفه یا تصمیم‌گیری نهایی، مورد مشورت قرارمی‌گیرند. یکی از بهترین مثال‌ها برای مسئولیت مشاور در زمانی است که پزشک معالج قصد دارد در یک بیماری خاص از نظر پزشک خبره دیگری استفاده کند. به‌طور طبیعی تنها وظیفه پزشک دوم، ارائه مشورت و پیشنهاد مناسب برای موضوع است. در نهایت، تصمیم‌گیری به‌عهده پزشک اول می‌باشد. براین اساس، تنها مسئولیت مشاوران، ارائه بهترین پیشنهاد ممکن است.
مطلع(I): این افراد بعد از انجام وظیفه یا تصمیم‌گیری نهایی، از آن اقدام اطلاع پیدا می‌کنند. ممکن است نیاز باشد که آن‌ها به‌عنوان یک نتیجه از خروجی، اقدامی را انجام دهند. این یک ارتباط یک‌ طرفه است. یکی از کاربردهای مسئولیت I، در زمان اطلاع‌رسانی درباره اقدامات و تصمیمات صورت‌گرفته به ذینفعان سازمان می‌باشد.

هر نقش می‌تواند در یک زمان دارای چندین مسئولیت باشد. درصورتی که فرد دارای مسئولیت انجام و همچنین تایید نهایی وظیفه یا تصمیم‌گیری درباره آن باشد، می‌تواند همزمان مسئولیت‌های A و R را متعلق به خود کند. همچنین مسئولیت‌های A و C هم قابل ترکیب هستند. در این حالت فرد به زیردستان خود می‌گوید که نظرات من را دریافت کرده (C) و سپس پیشنهادات خود را برای تایید نهایی توسط من ارائه کنید. ترکیب مسئولیت‌‌های C و I هم غیرممکن نیست؛ اما به‌ندرت اتفاق می‌افتد. در این حالت فرد به زیردستان خود می‌گوید که نظرات من را دریافت کنید (C) و پس از آن، وظیفه را انجام داده و تاییدات لازم را اتخاذ نمایید. در انتها من را از کار انجام‌شده مطلع نمایید.

گام‌های ایجاد نمودار نقش-مسئولیت | مراحل ماتریس ریسی

ایجاد نمودار RACI دارای پنج گام اجرایی است که در ادامه به تشریح آن‌ها پرداخته می‌شود.

گام اول: شناسایی فرایند کاری

با حوزه‌های کاری تاثیرگذار شروع کنید.
فرایندی که به‌زودی تغییر خواهد کرد را ترسیم نکنید.
فرایند کاری می‌بایست به‌خوبی تعریف شده باشد.
تعریف کمتر از ده فعالیت در فرایند نشان‌دهنده دامنه محدود برای تعریف فرایند است.
تعریف بیشتر از بیست و پنج فعالیت در فرایند نشان‌دهنده دامنه گسترده برای تعریف فرایند است.

گام دوم: تعیین فعالیت‌ها و تصمیم‌ها در نمودار

از فعالیت‌های آشکار، عمومی یا مبهم مانند حضور در جلسات یا آماده‌سازی گزارش اجتناب کنید.
عنوان هر فعالیت یا تصمیم‌گیری می‌بایست با یک فعل مناسب آغاز شود. مانند ارزیابی کردن، زمانبندی کردن، نوشتن، ثبت کردن، تعیین کردن، انجام دادن، پایش کردن، آماده کردن، بروزرسانی کردن، جمع‌آوری کردن، تایید کردن، هدایت کردن، توسعه دادن، بازرسی کردن، آموزش دادن، انتشار دادن، گزارش دادن، مرور کردن، مجوز دادن یا تصمیم گرفتن.

گام سوم: آماده‌سازی فهرستی از نقش‌ها یا افراد درگیر در وظایف

نقش‌ها می‌توانند به‌صورت افراد، گروه‌ها یا بخش‌های داخلی سازمان باشند.
نقش‌ها می‌توانند شامل افراد خارج از بخش اداری یا خارج از سازمان نظیر مشتریان، تامین‌کنندگان و غیره باشند.
به‌کارگیری نقش‌های سازمان بهتر از اسم اشخاص است.
نمودارRACI می‌بایست مستقل از ارتباط با افراد حقیقی باشد؛ تاجایی که درصورت تغییر تمامی افراد موجود در نقش‌ها، نمودار مربوط تغییر نکند.

گام چهارم: ایجاد نمودار RACI

قبل از تعیین مسئولیت‌ها برای هر نقش، می‌بایست مشخص شود که نمودار RACI برای کدام یک از وضعیت‌های موجود یا مطلوب سازمان طراحی خواهد شد.
به‌عنوان یک قاعده کلی، ابتدا R تعیین می‌شود. سپس مشخص می‌شود که کدام یک از نقش‌ها دارای مسئولیت A هستند. در ادامه C و I تکمیل می‌گردد.

گام پنجم: دریافت بازخورد و حمایت از نمودار

نمودار RACI میان همه نقش‌ها و افراد مرتبط با نمودار توزیع گردد.
اصلاحات موردپذیرش روی نمودار انجام شود. درصورت وجود تغییرات قابل توجه، نیاز به برگزاری جلسه مشترک میان نقش‌ها و افراد مربوط است.
نمودار RACI اصلاح‌شده مجددا انتشار یابد.
نمودار نقش-مسئولیت می‌بایست(درصورت نیاز) به‌طور مداوم بِروزرسانی شود.

باید دقت داشت که نیاز نیست تمامی خانه‌های موجود در نمودار RACI توسط یکی از مسئولیت‌ها پُر شود.

مقاله پیشنهادی eBPM : آموزش bpm

تعیین فهرست فعالیت‌ها در مثال ماتریس raci

یکی از مهمترین عناصر نمودار نقش-مسئولیت، تعیین فعالیت‌ها و توافق روی آن‌ها است. فهرست فعالیت‌ها می‌تواند از راه‌های مختلفی جمع‌آوری گردد. مصاحبه تک‌به‌تک به‌عنوان یکی از موثرترین روش‌های جمع‌آوری اطلاعات درباره وظایف، تصمیم‌ها یا فعالیت‌ها به‌حساب می‌آید. این مصاحبه به‌صورت یک فرایند پرسش تحلیلی است که سوالات آن دارای دامنه گسترده‌ای می‌باشد. سوال‌ها مربوط به ورودی‌ها و خروجی‌های فعالیت، مسئول اجرای هریک از آن‌ها، هدف از اجرای وظیفه و غیره می‌شود. تکنیک طوفان ذهنیِ گروهی با حضور شرکت‌کنندگان فرایند، به‌عنوان روش جایگزین برای مصاحبه محسوب می‌شود. نمودار نقش-مسئولیت نشان می‌دهد که چه‌کسی، چه‌کاری را در یک سطح بالا و نقش‌های موجود در نمودار انجام می‌دهد. درصورت نیاز به شفاف‌سازی بیشتر، می‌توان از نقشه فرایند یا فهرست گام‌ها/ تصمیم‌ها استفاده نمود. نمودار RACI قابل استخراج از نمودار فرایند و به‌طور متقابل نقشه فرایند قابل استخراج از نمودار RACI است.

آموزش تحلیل نمودار RACI

تحلیل نمودار نقش-مسئولیت در دو حالت تحلیل عمودی (جدول 4) و تحلیل افقی (جدول 5) صورت می‌پذیرد.

جدول (4) تحلیل عمودی نمودار RACI

یافته‌ها	تفسیر احتمالی
تعداد زیاد R	آیا این نقش/فرد می‌تواند تمامی کار‌ها را انجام دهد؟
نبود فضای خالی	آیا نیاز است که این نقش/فرد در تمامی کارها درگیر باشد؟
تعداد زیاد A	آیا می‌توان برخی از این مسئولیت‌های A را به سطح پایین‌تر سازمان انتقال داد؟
نبود R و A	آیا این ستون، یک نقش/فرد مربوط به فرایند است؟ آیا قابل حذف یا گسترش نیست؟
الگوی کلی	آیا مسئولیت‌ها برای نقش‌/فرد مناسب است؟ آیا این الگو در تضادِ با نوع شخصیت او نیست؟

جدول (5) تحلیل افقی نمودار RACI

یافته‌ها	تفسیر احتمالی
تعداد زیاد R	آیا این وظیفه انجام خواهد شد؟ آیا می‌توان فعالیت یا تصمیم‌گیری را به وظایف مشخصی خرد کرد؟
تعداد زیاد C	آیا نیاز است که از تمامی این افراد مشورت گرفته شود؟ آیا مزایای ورودی مشورت از نقش‌ها/افراد، زمان تلف‌شده را توجیه می‌کند؟
تعداد زیاد I	آیا نیاز است که به‌طور معمول به تمامی این افراد اطلاع‌رسانی شود؟ آیا اطلاع‌رسانی در شرایط خاص به آن‌ها کفایت نمی‌کند؟
نبود R	وظیفه احتمالا انجام نمی‌شود. افراد در انتظار تایید وظیفه، مورد مشورت قرارگرفتن درباره آن وظیفه یا مورد اطلاع‌رسانی قرارگرفتن درباره آن هستند. هیچ فردی برای انجام آن وظیفه مشخص نشده است. البته احتمال دارد که این وظیفه به‌صورت خودکار و از طریق سیستم‌های نرم‌افزاری یا سیستم‌های فرایندی اجرا شود.
نبود A	مسئولیت و پاسخگویی عملکرد وجود ندارد. براین اساس، در زمان انجام‌نگرفتن کار، هیچ پیامدی رخ نخواهد داد. قانون: در نمودار RACI می‌بایست حتما یک A (فقط‌ و فقط یک A) برای هر فعالیت یا تصمیم‌گیری وجود داشته باشد.
نبود C/ I	آیا این اتفاق به این دلیل نیست که افراد/بخش‌ها صحبت نمی‌کنند؟ آیا کمبود ارتباطات میان افراد/ بخش‌ها منجر به فعالیت‌های موازی یا بدون‌اطلاع نمی‌شود؟

درصورتی که درباره تعداد مسئولیت‌های A، R، C و I در نمودار نقش-مسئولیت ابهاماتی وجود داشت، استفاده از مثلث RACI پیشنهاد می‌گردد. (شکل 3). همانطور که در شکل نشان داده شده، فقط یک مسئول برای هر وظیفه یا تصمیم قابل تعریف است و آن هم در بالای مثلث جای گرفته است. سپس می‌تواند از یک تا چندین نفر، مسئولیت اجرای آن وظیفه؛ به نسبت‌های کاری متفاوت را به‌عهده داشته باشند. یک گروه بزرگتری از مشاورین قادر به ارائه مشاوره قبل از اجرای وظیفه یا تصمیم‌گیری هستند. در پایین مثلث، گروه بزرگتری از مطلعین قرار دارند که نقش فعالی در اجرای وظیفه یا تصمیم‌گیری نداشته و فقط از نتایج آن اقدام مطلع می‌شوند.

اصول طراحی نمودار RACI

محل مسئولیت A و مسئولیت R را در پایین‌ترین سطح اجرایی قرار دهید.
فقط یک مسئولیت A می‌تواند برای هر فعالیت باشد.
مسئول و پاسخگوی فعالیت (A)، باید جوابگوی پیامدها و نتایج باشد.
تعداد مشاور (C) و مطلعین (I) را به حداقل برسانید.
تمامی نقش‌ها و مسئولیت‌ها می‌بایست مستندسازی شده و با هم ارتباط برقرار کرده باشند.
نمودار RACI نیازمند بروزرسانی است؛ به‌ویژه در زمانی که نشانه‌های سردرگمی میان نقش‌ها بروز پیدا می‌کند.

ارتباط نمودار RACI با مدل فرایند BPMN

همانطور که از اهداف و کاربردهای نمودار RACI برمی‌آید، از این نمودار بیشتر در مدیریت پروژه (PM) استفاده می‌شود. با این حال می‌توان برای هر نقشه فرایند، نمودار نقش-مسئولیت مربوط به آن را ایجاد نمود. البته با توجه به قرارگیری هر وظیفه در خط‌کاری مربوط به خود، به نظر می‌رسد که مسئولیت R برای نقشه‌های فرایندی کمک چندانی نکرده و این مسئولیت در نقشه فرایند به‌وضوح نمایان است. حتی درصورت طراحی نقشه فرایند با سطح جزئیات کامل، مسئولیت‌های C و I هم در آن نقشه قابل رویت خواهند بود. مسئولیت A هم با توجه به خطوط کاری تودرتو به‌طور ضمنی قابل تشخیص است.

برخی از نرم‌افزارهای طراحی فرایند؛ نظیر Visual Paradigm (آموزش نصب ویژوال پارادایم) قابلیت استخراج خودکار نمودار RACI از نقشه فرایند را دارا می‌باشند. البته نمودار خروجی، کامل نبوده و می‌بایست توسط طراح فرایند مورد بازبینی دقیق قرار گیرد.‌ در ذیل به برخی از نکات مربوط به استخراج نمودار RACI از فرایند طراحی‌شده با استاندارد BPMN پرداخته می‌شود:

مسئولیت R: این مسئولیت به خط کاری دربرگیرنده وظیفه در نقشه فرایند تعلق دارد. نقشه فرایند طراحی‌شده با خطوط شناوری، تضمین می‌کند که تمامی وظایف موجود در نمودار RACI دارای حداقل یک R خواهند بود. در شکل 4، مدیر «الف» از لحاظ ساختار سازمانی زیرمجموعه معاون«الف»، روسای واحد«الف» و «ب» زیرمجموعه مدیر«الف»، کارشناس«الف» زیرمجموعه رئیس واحد«الف» و کارشناس«ب» زیرمجموعه رئیس واحد«ب» می‌باشد. واضح است که مسئولیت R برای وظیفه«1» به کارشناس«الف»، در وظیفه«2» به رئیس واحد «ب» و برای وظیفه «3» به معاون «الف» اختصاص داده می‌شود.

درصورت نبود خطوط شناوری در فرایند، اختصاص مسئولیت R به فعالیت‌ها به‌صورت دستی و با نظر مالک فرایند انجام خواهد شد. همچنین با توجه به امکان وجود خطوط کاری تودرتو در یک استخرکاری، این مسئولیت به پایین‌ترین سطح از خط کاری که وظیفه مربوط در آن قرار گرفته است، اختصاص داده می‌شود. دقت شود که در نقشه‌های فرایندی با خطوط کاری تودرتو، به‌غیر از آخرین سطح از خطوط کاری که اختصاص به پست‌های سازمانی دارد، بقیه سطوح بالاییِ خطوط کاری، مربوط به حوزه‌های کاری می‌شوند. به‌عنوان مثال در شکل 5 علیرغم وجود خط کاری مربوط به معاونت «الف»، اما با توجه به نقش‌آفرینی معاون «الف» در فرایند، زیرخط کاری معاون «الف» در ذیلِ خط کاری معاونت «الف» وجود دارد. در این نمودار مسئولیت R برای وظایف «1» تا «3» به‌ترتیب به کارشناس «ب»، رئیس واحد «الف» و معاون «الف» اختصاص داده می‌شود.

شکل (4) نقشه فرایند با یک سطح از خطوط کاری

شکل (5) نقشه فرایند با خطوط کاری تودرتو

با توجه به اینکه یک فعالیت در نقشه فرایند فقط باید در یک خط کاری قرار گرفته و نمی‌تواند میان خطوط کاری به‌طور مشترک حضور داشته باشد، لذا درصورت وجود چند مجری برای انجام آن فعالیت، می‌بایست بقیه آن‌ها به‌صورت دستی و با نظر مالک فرایند در نمودار RACI مشخص شوند. البته یک راهکار برای نمایش فعالیت‌های مشترک در نقشه فرایند، ایجاد یک خط کاری مشتمل‌بر تماس اعضا مربوط به فعالیت و اختصاص آن به خط کاری مشترک می‌باشد. براین اساس، در نمودار RACI یک ستون برای تمامی نقش‌های مربوط به آن فعالیت مشترک ایجاد شده و مسئولیت R در خانه مربوط به آن قرار می‌گیرد.

مسئولیت A: مسئولیت پاسخگویی و تایید یا رد کل فرایند به‌عهده مالک فرایند می‌باشد. اما در نمودار RACI نیاز به تعیین مسئول برای هر یک از فعالیت‌های موجود در فرایند است. براین اساس، در فرایندهای بدون خطوط شناوری و همچنین در فرایندهای دارای خطوط شناوری و البته بدون خطوط کاری تودرتو (مانند شکل 4)، تعیین مسئولیت A برای نقش‌ها و وظایف موجود در نمودار RACI می‌بایست به‌صورت دستی و با نظر مالک فرایند انجام شود. واضح است که از لحاظ ساختار سازمانی، مسئولیت پاسخگویی درباره فعالیت، به‌عهده همان نقش مجری یا سطح مسئولیت بالای مجری می‌باشد. در شکل 4، مسئولیت A برای وظیفه «1» قابل تخصیص به کارشناس «الف»، رئیس واحد «الف»، مدیر «الف» یا حتی معاون «الف» می‌باشد. پیشنهاد مناسب، اختصاص مسئولیت A به کارشناس یا رئیس واحد «الف» است. این مسئولیت برای وظیفه «2» می‌تواند به رئیس واحد «ب»، مدیر «الف» یا معاون «الف» اختصاص داده شود که در اینجا هم پیشنهاد به نزدیکی فاصله سازمانی میان مسئولیت‌های R و A می‌شود. هرچه فاصله سطوح سازمانی میان R و A کمتر شود، ساختار سازمانی به سمت ساختار تخت نیل خواهد نمود. معاون «الف» دارای مسئولیت‌های A و R برای وظیفه «3» است.

با توجه به اینکه در نقشه فرایند، قبل از دروازه‌های انحصاری و فراگیر می‌بایست وظیفه مربوط به تصمیم‌گیری توسط خط کاری مربوط انجام شود، لذا نقش مرتبط با وظیفه تصمیم‌گیری در نمودار RACI دارای مسئولیت‌های A و R خواهد بود. همچنین با توجه به امکان وجود خطوط کاری تودرتو در یک استخرکاری، این مسئولیت به نزدیک‌ترین خط کاریِ بالای نقشِ دارای مسئولیت R اختصاص داده می‌شود. به‌عنوان مثال در شکل 5، مسئولیت A برای وظیفه «1» به رئیس واحد «ب»، برای وظیفه «2» به رئیس واحد «الف» و برای وظیفه «3» به معاون «الف» اختصاص داده می‌شود. مشاهده می‌شود که با توجه به نبود خطوط کاری تودرتو برای خط کاری معاون «الف»، مسئولیت‌های R و A توأمان به او تخصیص داده می‌شود. البته، موضوع پاسخگویی برای یک کار را می‌توان به‌وسیله یک زیرفرایند هم در نمودار فرایند مدل‌سازی نمود.

مسئولیت C: در طراحی نمودار RACI باید دقت داشت که آیا سطح جزئیات فرایند به مدل‌سازی مشاوره‌های قبل از انجام کار هم رسیده است یا خیر. در این صورت، وظیفه و نقش مربوط به ارائه مشاوره قبل از انجام کار، هر دو مسئولیت C و R را به خود اختصاص می‌دهد. همچنین، موضوع دریافت مشاوره برای انجام یک کار را می‌توان به‌وسیله زیرفرایند دریافت مشاوره در نمودار فرایند مدل‌سازی نمود. همچنین می‌توان از طریق ارسال پیام درخواست مشاوره به یک شرکت‌کننده بیرونی (به‌عنوان مشاور) و دریافت پیام مشاوره از ایشان، این فعالیت را مدل‌سازی نمود. در این حالت، فرایند حداقل به دو استخرکاری نیاز خواهد داشت. اما از آن‌جایی که به‌منظور ایجاد پایداری در نمودار RACI توصیه اکید بر پیاده‌سازی فقط یک فرایند در یک نمودار RACI می‌باشد، لذا پیشنهاد فوق پایداری نمودار را کاهش می‌دهد.

یک پیشنهاد مناسب برای نمایش الگوی دریافت مشاوره در نقشه فرایند، بهره‌گیری از نماد “گروه” است. گروه یکی از مصنوعات موجود در نمادهای BPMN می‌باشد. شکل 6 مثالی برای استفاده از این نماد به‌منظور نمایش الگوی دریافت مشاوره در فرایند می‌باشد.

شکل (6) الگوی مشاوره با استفاده از نماد “گروه”

مسئولیت I: در نقشه‌های فرایندِ BPMN معمولا اطلاع از پیام‌ها و اقدامات صورت‌گرفته میان شرکت‌کنندگان، توسط رویدادهای پیام یا وظایف دریافت و ارسال مدل‌سازی می‌شود. یعنی رویداد دریافت‌کننده پیام یا وظیفه دریافت در برخی مواقع (زمانی که رویدادپرتاب‌کننده پیام یا وظیفه ارسال پس از انجام وظیفه و به‌منظور اطلاع‌رسانیِ انجامِ کار به شرکت‌کننده دیگر در نمودار همکاری، راه‌اندازی شود) نشان‌دهنده مسئولیت I برای نقشِ دریافت‌کننده پیام هستند. البته این موضوع هم دارای مسئله کاهش پایداری نمودار RACI؛ به‌علت پیاده‌سازی حداقل دو فرایند در یک نمودار RACI می‌باشد.

یک راه ساده برای مدل‌سازی نقش I در نقشه فرایند، ایجاد خط کاری مربوط به نقش دارای این مسئولیت و همچنین وظیفه مربوط به دریافت اطلاعات در آن خط کاری است. وظیفه مذکور می‌تواند با افعالِ “خواندن”، “مشاهده‌کردن”، “آگاهی‌یافتن” و شبیه به اینها برچسب‌گذاری شود.

نمودار RACI برای رفع ابهامات و سردرگمی‌ها درباره نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضا پروژه، کارکنان سازمان یا نقش‌آفرینان یک فرایند است. براین اساس، فقط وظایفی از انواع وظایف BPMN در نمودار RACI قابلیت دریافت مسئولیت R هستند که در ارتباط با انسان باشد. این وظایف عبارتند از:

وظیفه دستی
وظیفه کاربر

وظیفه بدون‌نشانگر هم قابلیت دریافت مسئولیت مذکور را دارد. اما وظایفی نظیر قواعد کسب‌ و کار، اسکریپت و خدمت در نمودار RACI نمی‌توانند مسئولیت R را به خود اختصاص دهند. البته وظایف ارسال و دریافت؛ در حالتی که به‌صورت خودکار انجام نشوند، چنین توانایی را پیدا خواهند نمود. رویدادها و دروازه‌ها هم در نمودار RACI جایگاهی ندارند.

درصورتی که استخرکاری دارای هیچگونه خط کاری نباشد، تمامی مسئولیت‌ها به نقش مربوط به استخرکاری اختصاص داده می‌شود.

درصورتی‌که عناوین خطوط کاری متعلق به پست‌های سازمانی و افراد باشند. یعنی اگر عنوان خط‌ کاری متعلق به یک سیستم مدیریت فرایند یا سیستم نرم‌افزاری دیگری باشد، آن فعالیت دارای مسئولیت R در نمودار RACI مربوط نخواهد بود.

ترسیم نمودار ریسی در نرم‌افزار ویژوال پارادایم

حال بهتر است یک نمونه مثال از طراحی نمودار ریسی را بررسی کنیم. در ادامه آموزش ترسیم نمودار ریسی فرایند مرخصی را در نرم‌افزار ویژوال پارادایم به صورت تصویری و گام به گام آورده‌ایم تا پس از مطالعه این قسمت بتوانید نمودار RACI را ترسیم کنید برای درک بهتر این قسمت پیشنهاد می‌شود تا ابتدا مقاله ویژوال پارادایم چیست را مطالعه کنید و یا از آموزش ویژوال پارادایم eBPM استفاده کنید.

فرایند مرخصی که در نرم‌افزار ویژوال پارادایم رسم کرده‌ایم را باز کرده و طبق تصویر روی پس زمینه BPD راست کلیک می‌کنیم و از منوی ایجاد شده طبق تصویر گزینه Utilities را انتخاب می‌کنیم.