اهمیت و جایگاه ابزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
در این مقاله BPMS (سیستم مدیریت فرایند کسب و کار) از وبسایت آموزشی حوزه کسب و کار eBPM به بررسی موضوعات زیادی پیرامون bpms می‌پردازیم که شما پس از خواندن این مقاله درک صحیحی از سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار پیدا خواهید کرد و می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا مزایای BPMS برای شرکت و سازمان شما مفید است یا خیر.
در عصر رقابتی حاضر، مديريت فرايندهاي كسبوكار توانسته است با ايجاد مزيت رقابتي در بين سازمانها، جايگاه ويژه‌ای در بين راهكارهای سازمانی پيدا كند. با توجه به اينكه محصولات و خدمات هر سازمان با جريان فرايندهای آن سازمان، ايجاد شده و به مشتريان ارائه می‌گردد؛ اهمیت مکانیزه‌نمودن فرایندهای سازمانی به منظور حفظ یا بهبود جایگاه رقابتی آنها دو چندان شده است.
خودكارسازی فرايندها و استفاده از متدولوژی استاندارد برای طراحی آنها در سازمان‌های بزرگ به دستيابی اهداف راهبردی كسبوكار منجر می‌گردد. به اعتقاد صاحب‌نظران حوزه فرایند، کيفيت فرايندهای کسب‌وکار، مترادف با کيفيت محصولات و خدمات سازمان است. از اين‌رو سازمانها جهت کسب رضايت مشتریان ناگزير می‌بايست به کيفيت فرايندهای خود اهميت دهند. بنابراين اغلب سازمانها به استفاده از ابزارهای فناوری‌اطلاعات روی آورده تا از این طریق علاوه بر سرعت بخشیدن به فرایندها تا حد ممکن آنها را بهبود بخشند. وجود این نوع نگرش در سازمانها، منجر به گسترش ابزارهای متعددی شده است كه به کمک مديريت فرايندهای كسبوكار آمده و با استفاده از بسترهای مناسب مبتنی بر فناوری اطلاعات فرايند بهبود را در راستای تقويت جريان ارزش (Value Chain) در سازمانها تسهيل می‌نمايد. (پیشنهاد میشود در مورد مقاله زنجیره ارزش مطالعه کنید.)
استفاده از این ابزارها، علاوه بر مدیریت گردش کار فرایندهای سازمان (WFMS)، امکان یکپارچه‌نمودن، مدیریت و پایش فرایندها را نیز فراهم ساخته و این امکان را برای سازمانها فراهم می‌سازند که تمام چرخه حیات فرایندها را از زمان تعریف و مدلسازی تا زمان اجرا و بهینهسازی، تحت ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مدیریت کنند.
مدتی است بحث سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) یکی از موضوعات جذاب و پرهزینه سازمان‌های ایرانی شده است. اما موضوعی که مغفول مانده میزان آمادگی برای پیادهسازی این متدولوژی است. طی یادداشت‌های مستمر و کوتاه در مقالات و پژوهش‌های به‌روز موضوع فوق ارائه خواهد شد تا شاید به اندازه وسع خود، به بنگاه‌های ایرانی کمک شده باشد تا از هزینه‌هایی که متحمل می‌شوند، حداکثر اثربخشی را طلب نمایند.
معرفی سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار
(BPMSBusiness Process Management Suit or Systems)
ببسیاری از شرکت هایی که اقدام به خرید سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) میکنند دقیقاً نمی‌توانند کاربرد BPMS را درک کنند. برخی از خریداران نیز انتظارات افسانه‌ای از BPMS دارند.
بسیاری از صاحب‌نظران معتقدند سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار، یک ابزار برای مکانیزه کردن گردش فرمها براساس فرایندها و قوانین سازمانی است.
به عنوان مثال اگر ما قبلاً درخواست ملزومات اداری را بر روی یک فرم کاغذی می‌نوشتیم و آن را برای تایید نزد یکی از مدیران می‌بردیم و وی نیز براساس سلیقه یا نظر خود آن را تایید می‌کرد و بعد درخواست وارد پروسه تحویل کالا یا خرید کالا می‌شد اکنون با ورود BPMS این فرایند مکانیزه میشود. هر فرد طی ضوابط خاصی درخواست خود را ثبت می‌کند. مدیران طی ضوابط خاصی(البته در یک سازمان بالغ) درخواست‌ها را بررسی میکنند و انبار نیز براساس ضوابط خاص کالا را تهیه و تحویل می‌نماید.
البته نباید فراموش کرد با حضور سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS)، همه اقدامات فوق از طریق فرم‌های الکترونیک انجام شده و تاریخچه گردش نیز مشخص می‌گردد.
در واقع BPMS برای کارکرد صحیح نیاز به ضابطه دارد که براساس آیین‌نامه یا نظام‌نامه سازمان تعیین می‌گردد. البته برخی از سازمانها آیین‌نامه یا نظام‌نامه ندارند که در این صورت به تدریج با مانیتور کردن درخواست‌ها یا بهره برداری از قوانین سایر سازمانها میتوان تا حدودی فقدان ضابطه‌ها را بر طرف کرد.
البته تعریف فوق یک تعریف ابتدایی و ساده برای BPMS است اما تا حدودی میتوان از تعریف فوق برای تشخیص ماموریت BPMS استفاده کرد.
برای استفاده از نرم‌افزار BPMS باید فرایندهای سازمان را شناخته، پس از شناسایی فرایندها باید آنها مدلسازی نموده، فرمها، ضوابط و قوانین آنها را تعریف نمود. قبل از ورود فرآیندهای سازمان به نرم افزار BPMS می‌بایست فرآیندهای سازمان را بهبود داده و سپس فرآیندهای مطلوب و بهبود داده شده را از طریق فرمها و دستورالعمل‌های تعریف شده اصلاحی، وارد نرم افزار BPMS (نرم افزار سیستم مدیریت کسب و کار) نموده تا از طریق زیرساخت فناوری اطلاعات موجود در سازمان در تمامی بخش‌ها جاری گردند.
به منظور تجزیه و آنالیز کسب و کار و بهبود فرآیندها در سازمان سه دسته مستندات مورد نیاز هستند.(پیشنهاد میشود تا در مورد مقاله تدوین مستندات سازمانی eBPM مطالعه کنید.)
اولین دسته از مستندات مورد نیاز، نقشه‌های فرآیندی یا مسیر گردش فرمها در سازمان است که یکی از زبان تعریف شده برای نرم‌افزارهای رایج در بازار، زبان مدلسازی BPMN2.0 می‌باشد.
دومین دسته، فرم‌های در حال گردش در سازمان هستند که اغلب در سازمانها به صورت کاغذی وجود موجود هستند و کافی است با کمی اصلاحات در نرم افزار وارد شوند.
سومین دسته از مستندات مورد نیاز، ضوابط و قوانین هر فرآیند است، مانند مسیری که باید طی شود، شخصی که باید یک فعالیت خاصی را انجام دهد، زمان‌بندی فعالیت‌ها و … که میتوان گفت سخت‌ترین بخش تحلیل فرآیند است. علت سخت بودن این مورد نیز نبودن ضوابط و قوانین شفاف در سازمان‌هاست که گاهی تحلیگر را مجبور به وضع قوانین دلخواه می‌کند.
پس از تولید مستندات فوق اپراتور BPMS اطلاعات حاصل از تحلیل و بهبود فرآیندها را در نرم افزار BPMS وارد خواهد نمود.
یک BPMS مناسب حداقل باید شامل امکانات ذیل باشد:
- مدل‌ساز فرایند یا بخش طراحی process model
- بخش طراحی مدل داده یا data model
- فرم‌ساز
- بخش تعریف قوانین
- بخش تعریف ایفا کنندگان
البته موارد فوق بسیار ابتدایی هستند و موارد ذیل نیز باید بررسی شوند:
- تاریخ تولید نرم‌افزار و تاریخ آخرین بروز‌رسانی
- گواهینامه‌ها و تاییدیه‌های امنیتی
- مدلسازی فرایندها براساس BPMN 2
- امکان ایجاد نگارش جدید از فرایندها (versioning)
- دو دیتابیس مجزا برای داده‌های تستی و داده‌های واقعی
- ابزار فرم‌ساز با پشتیبانی از جداول و فرم‌های reusable
- امکان برنامه‌نویسی در محیط BPMS
- استفاده از وب سرویس‌ها در محیط BPMS
- ایجاد همکاری بین فرایندها به صورت گرافیکی و با استفاده از امکانات خود نرم افزار
- کارتابل با امکانات مناسب از قبیل گروه‌بندی کارها و جست و جو
- ابزار گزارش‌ساز درون‌ساز
- پشتیبانی از روش‌های مختلف ساخت و استفاده از زیر فرایندها
- امکان Roll Back یا Undo برای هر فعالیت
- پشتیبانی از واحدهای رایج پول (ترجیحاً چند واحد)
- پشتیبانی از انواع داده(خصوصاً انواع( SQL Server))
- امکان استفاده از Dllهای تولید شده در DotNet 4 و بالاتر
- امکان استفاده از کنترل‌های وب برای فرمها
- امکان استفاده از JQuery برای افزودن به قابلیت‌های فرم
- خروجی چاپی برای هر فرم با امکان ویرایش فرم قبل از چاپ (البته با دسترسی)
- امکان تولید فایل PDF براساس فیلدهای فرمها
- BAM یا Business Activity Monitor
- هوش کسب و کار BI یا Business Intelligence
- امکان دسترسی به سورس برنامه و اصلاح کد
- محیط وب برای طراحی فرایندها
- راهنمای استفاده به زبان فارسی
- فیلم‌های آموزشی به زبان فارسی
- پشتیبانی همزمان از تاریخ فارسی و میلادی
- تعریف قوانین سازمانی و تجاری به صورت گرافیکی
- تعریف ایفاکنندگان فعالیت‌ها به صورت گرافیکی
- همگام‌سازی کاربران با اکتیو
- apiهایی که بتوان از برنامه‌های دیگر فرایندها را اجرا کرد یا داده تبادل کرد.
البته امکاناتی از قبیل نسخه موبایل، ارسال ایمیل و sms، امکان تغییر محیط کاربری و … نیز مواردی هستند که می‌توانند باعث غنی‌تر شدن نرم‌افزار گردند اما جزء امکانات اصلی نیستند.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS
شرح مختصری از مزایای BPMS (مزایای نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند ) در ادامه ارائه شده است:
- یكپارچگی و چابكی كسبوكار: توانایی تعیین تغییرات كنترل شده در فرایندهای كسبوكار و پیادهسازی بسیاری از تغییرات در كوتاه‌مدت در جهت اهداف كسبوكار می‌تواند مزیت رقابتی فراوانی را برای آن به همراه داشته باشد و مهم‌ترین فواید سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است.
- ردیابی هوشمند كسبوكار: توانایی اندازه‌گیری موثر تغییرات و تعیین اثر‌گذاری روی اهداف كوتاه‌مدت(از طریق تحلیل و اندازه‌گیری شاخص‌ها) در كنار قابلیت تغییر فرایندهای كاری، از مزیت bpms می‌باشد که ابزاری را جهت كنترل كسبوكار به وجود می‌آورد كه بر پایه اطلاعات معنی‌دار و به‌روز استوار است.
- بالانس سرویس‌های عملیاتی: از دیگر امکانات و مزایای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار قابلیت پیادهسازی خدماتی در حوزه IT و منابع انسانی بر روی نرم‌افزارهای BPMS كه به صورت پیوسته در حال ایجاد تعادل با اهداف كسبوكار هستند، می‌تواند باعث كاهش هزینه‌های عملیاتی و بهینهسازی عملكرد سازمان شود.
- پاسخ منعطف به تغییرات: جداکردن اهداف از چگونگی انجام کارها و یا به عبارتی جداکردن اطلاعات فرایند از روش اجرای آنها باعث کاهش اثرات ناشی از تغییرات خارجی غیرقابل‌کنترل شده و افزایش پایداری کسب‌وکار را به همراه دارد.
- مدیریت اطلاعات کسب‌وکار: نحوه‌ی استفاده از نرم افزارهای BPMS برای تعریف و تغییر فرایندهای كاری به صورتی است كه امكان ذخیره‌سازی اطلاعات با ارزش و بازیافتنی كسبوكار را به سازمان میدهد. مدیریت سازمان با داشتن این منبع اطلاعاتی غنی، می‌تواند باعث كاهش هزینه آموزش و ریسك انقطاع كسبوكار شود.
- مدیریت كیفیت: دلایل كاهش كیفیت و غالباً راه حل جلوگیری از آن می‌تواند به صورت سریع از طریق شناسایی دوباره‌كاری‌ها، بازگشت‌ها، ضایعات و غیره در فرایندهای سازمان كشف شوند.
- بهینهسازی زمان: با استفاده از نرم‌افزارهای BPMS وقفه‌های بی‌مورد در فرایند كسبوكار قابل شناسایی و حذف هستند، كه در نهایت باعث كاهش زمان سفارش تا تحویل میشود. این فایده خود به تنهایی می‌تواند تمامی سرمایه‌گذاری‌های صورت‌گرفته روی BPMS را جبران نماید.
پیش‌نیاز‌های خرید BPMS
پیش از خرید و استفاده از BPMS چه مواردی را باید در نظر بگیریم؟
تمام شرکت‌ها و سازمان‌هایی که تمایل به استفاده از یک BMPS به منظور پیادهسازی فرایندهای خود دارند می‌بایست پیش از خرید به نکاتی مهمی توجه نمایند. فرقی نمی‌کند هدف خرید BPMS، اضافه نمودن این سیستم به مجموعه سیستم‌های در دسترس خود و یا حتی انتقال از یک سیستم به BPMS باشد. سازمانها علاوه بر توجه به نکاتی از قبیل بهبود نسبت به وضعیت فعلی، ساده بودن پیادهسازی، کاهش هزینه‌های سازمان، وجود UX مناسب و دریافت ورژن‌های بالاتر نرم‌افزار باید به نکات مهم دیگری نیز توجه داشته باشند. از جمله نکات مربوط میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
محدوده استفاده از BPMS در سازمان
در ابتدای امر باید مشخص شود که این سیستم در خصوص پیادهسازی و استفاده در کدام بخش از سازمان مورد نظر است. قرار است کدام یک از فرایندها در آن پیادهسازی شود. این چرایی یک دید وسیع در گام‌های بعد به ما خواهد داد تا تصمیم بهتری اتخاذ نماییم.
شناسایی فرایندها، افراد درگیر فرایند و محدود یکپارچگی با فرایندهای دیگر
پس از شناسایی محدوده استفاده، می‌بایست فرایندهای مورد نظر شناسایی شود. از همه مهم‌تر ذینفعان و مالکین فرایند مشخص شود تا به سطح پیچیدگی و یکپارچگی‌هایی که در آینده به آنها بر خواهیم خورد پی‌ببریم.
تکنولوژی‌های مورد نیاز و به روز در BPMS
حال پس از گذراندن مراحل قبل به یک دید مناسبی از فرایندها و نیازمندی‌های پیادهسازی آن دست پیدا کرده‌ایم. حال قادر به شناسایی تکنولوژی‌های لازم به منظور اجرای آنها هستیم. بطور مثال در سیستم مورد نظر ما باید از تمام نمادهای زبان مدلسازی BPMN 2 با توجه به فرایندهای در نظر گرفته شده، پروتکل LDAP که به منظور ایجاد یکپارچگی بین BPMS و Active Directory است، زبان XPDL که برای تعریف فرایندها بصورت XML و… پشتیبانی نماید.
امنیت و سطح دسترسی نرم‌افزار
طبیعی است که امنیت ورود و داده‌های موجود در سیستم برای هر سازمانی از اهمیت بالایی برخودار است. علاوه بر آن طبیعی است که دسترسی افراد براساس جایگاه آنها دارای محدودیت‌هایی می‌باشد. که سیستم مورد نظر از این جهات نیز می‌بایست نیاز‌های سازمان را مرتفع سازد. از جمله مواردی که باید به آنها توجه کرد میتوان به:
پشتیبانی از Single sign-on
پشتیبانی از امضای دیجیتال
پشتیبانی از توکن‌های امنیتی
پشتیبانی از SSL و تطبیق یافته برای محیط‌های ارتباط امن
پشتیبانی از رمزنگاری اطلاعات (Data Encryption)
پشتیبانی از مکانیزم‌های پیشرفته در کنترل دسترسی و اعتبارسنجی
و سایر تکنولوژی‌ها مانند BPSIM ، XPATH ، SignalR ، JQUERY اشاره کرد.
خروجی‌های مورد نظر فرایندها
وجود یک محیط کاربری مناسب و حرفه‌ای می‌تواند معیاری برای سنجش کیفیت یک نرم افزار BPMS باشد. یکی از مزیت‌های نرم‌افزار BPMS در ارائه گزارش‌ها می‌باشد. یک گزارش ساز قدرتمند که بتواند پاسخگوی تمام نیازها باشد. از ویژگی‌های یک گزارش حرفه‌ای نرم افزار BPMS باید به امکان مشاهده گزارش در بستر وب و موبایل، ساخت گزارشات نموداری و نمایش ترکیبی اطلاعات، رهگیری روند اجرای فرآیندها به صورت کاملا گرافیکی و … اشاره کرد. از همین رو سازمانها باید با تکنیک‌های مختلف به نیاز خود آگاه شوند. پس از آن دست به انتخاب سیستم مورد نظرشان بزنند.
گاهی سازمانها با وجود این که یک یا چند سیستم در حال اجرای فرایندهایشان می‌باشد با هدف یکپارچه‌سازی دست به خرید یک BPMS می‌زنند. برای این کار که علاوه بر نکات بالا باید به این نکات عملیاتی‌تری توجه داشته باشند. پیادهسازی تمامی فرایندها در یک سیستم زمان بر است. از طرفی امکان متوقف کردن فرایندهای در حال اجرای سازمان وجود ندارد. به همین منظور برخی سازمانها تا زمان پیادهسازی تمام فرایندها در BPMS، آن را در Backend قرارداده و سیستم خود را بصورت Frontend در نظر می‌گیرند. لازم به ذکر است این روش در صورت ارضا نمودن نکات امنیتی قابل اجرا می‌باشد. با انجام این عمل امکان دارد برخی از ویژگی‌های BPMS خریداری شده را محدود نماید.
بطور مثال با استفاده از این رویکرد در نرم‌افزار Bzagi قابلیت‌هایی را از دست خواهیم داد. قابلیت‌هایی مانند امکان رصد مراحل اجرای کار روی نقشه فرآیند و تاریخ ورود و خروج روی هر وظیفه، امکان استفاده از امکانات فرم‌ساز از قبیل کنترل‌های سرچ، انتخاب سلسه مراتبی، مدیریت رویدادهای مرتبط با کنترل‌ها و … ، ارجاع کار مستقیم از کارتابل به فرد دیگر، امکان تعریف لیست کار روی هر تسک و ارجاع آن به افراد زیر مجموعه و جمع‌بندی کارها، امکان بحث روی هر نمونه فرآیند در قالب فرم و… از دست خواهیم داد.
مطالب مطرح شده در این پست از تجربه واقعی مجموعه ما با سازمان‌های مختلف است. این سازمانها به دلیل عدم توجه به موارد مطرح شده دچار چالش‌هایی شده‌اند و هزینه فرصت بسیاری را از دست داده‌اند. اگر درابتدا سوال‌هایی همچون: آیا مطمئن هستید ارتباط بین داده‌هایی که در جریان می‌باشند هم یکپارچه می‌باشد؟ اگر سیستم‌ها درخواست کلمه عبور کردند، آیا مطمئن هستید که رمز شده انتقال می‌یابد؟ سیستم‌های ما در ارتباط با چه سیستم‌هایی هستند؟ چگونه اعتبار تعیین میشود؟ آیا این سیستم‌ها در مورد احراز هویت، چالش دارند؟ آیا به جای IP از نام دامین استفاده می‌کنید؟
شاخص‌های انتخاب BPMS چه می‌تواند باشد؟
تصور نمایید، یک سازمان متعالی قصد دارد یک هسته نرم‌افزاری توسعه‌پذیر برای پیادهسازی و بهره‌برداری از سامانه‌های مختلف فرآیند محور در قالب BMPS و استاندارد BPMN 2.0 خریداری و نسبت به توسعه سامانه‌های مختلف از طریق این بستر اقدام نماید. به راستی چه نکاتی را باید برای این مهم درنظر گرفت؟ یا به عبارتی دقیق‌تر شاخص‌های انتخاب BPMS چه می‌تواند باشد؟
گستره پروژه با انتخاب بهترین نرم‌افزارهای bpms ارتباط مستقیم دارد
زیرساخت توسعه فراهم شده براساس BPMS، یک معماری سرویس‌گرا را در اختیار خواهد گذاشت تا بتوان علاوه بر استفاده از زیرساخت‌های نرم افزاری موجود در خود سامانه، بتواند با انعطاف از سرویس‌های مختلف دیگر سازمانی نیز استفاده نماید. ویژگی‌های اصلی مورد نیاز از سامانه و شاخص‌های انتخاب BPMS، در قالب جدولی آورده شده است که تامین‌کنندگان محترم باید در قالب این جدول، امکانات سامانه خود را به صورت دقیق مشخص و بیان نماید و هزینه اعلام شده نیز بر اساس برآورده شدن ویژگی های ذکر شده در جدول ذیل خواهد بود.
شاخص‌های انتخاب BPMS
جدول ذیل در حقیقت بخش اصلی ویژگی‌های درخواستی از هسته BPMS یا به عبارتی شاخص‌های انتخاب BPMS پیشنهادی شرکت را مشخص کرده است. انتظار می‌رود شرکت پیشنهاددهنده براساس راهکار خود، در جدول مذکور وجود/عدم وجود یا در حال توسعه بودن ویژگی یا شاخص‌های انتخاب BPMS مدنظر را مشخص نماید و همچنین در صورت وجود راهکار خاص برای شاخص انتخاب BPMS مدنظر توسط شرکت، راهکار مذکور را توصیف نماید.
چک لیست توانایی‌های محصول BPMS | |
اهم نیازها | نظارت و مانیتورینگ فرایند |
مدلسازی با استفاده از نمادهای BPMN (چه تعدادی از نوتیشن های BPMN را براساس سند مرجع اعلام شده توسط OMG پشتیبانی می‌کنید؟) | شبیه‌سازی و تجزیه و تحلیل فرایند |
امكان Import و Export كردن مدل‌ها از ساير ابزارها مانند VISIO، ویژوال پارادایم و … | پایش‌گر فرایند کسب و کار (BAM) Business Activity Monitoring |
امکان بروزرساني فرآيند، نسخه گذاری آن (پشتیبانی از Versioning) و اجراي همزمان چند نسخه از يك فرآيند | عملکرد نسخه‌های متفاوت فرآیند و مقایسه آنها با یکدیگر |
امكان برنامه‌نويسي منطق فرآيند به يك زبان عمومي | مشاهده عملکرد کاربران در هر فرآیند |
به‌كارگيري موتور قواعد و قوانین كاري در زمان مدلسازی فرآیند | تعریف شاخص KPI بر روی فرآیندها بر اساس تعداد فعالیت‌ها، میانگین زمان اجرا فعالیت، میانگین زمان اجرای فرآیند |
امکان گروه‌بندی فرآیندها | فرم ساز Form Generator |
پشتیبانی از رخدادهای Human Base و System Base | ساخته شدن اتوماتيک جداول و ارتباطات در پايگاه داده رابطه اي براساس تعریف روابط یا قوانین پر استفاده در طراحی جداول بانک اطلاعاتی |
امکان تعریف شروع فرآیند با استفاده از زمان بند، رخداد، قواعد و قوانین كاري و … | قابليت ايجاد فرم‌های وابسته به يکديگر |
قابلیت تنظیم دسترسی و اعمال تغییرات در یک فرآیند | امكان برنامه‌نويسي با زبان های رایج |
امکان تعیین مدت زمان انجام فعالیت | به‌كارگيري موتور قواعد و قوانین كاري در طراحی فرمها |
امکان جمع آوری و بررسی سرجمع عملیات موازی براساس قوانین تعریف شده در سیستم | قابليت تعريف فيلدهاي فرمولي و استفاده از توابع جمعي و جبري و مجهز به ويرايشگر عبارات محاسباتي |
جابجایی مراحل فرایند توسط ادمین(بازگشت یا ادامه فرایند با در نظر گرفتن شروطی که گذاشته شده است) | امکان تعريف انوع مختلف فيلد (پول، پست الکترونيکي، شماره تلفن، فايل و…) |
اجرای فرایند تست پیش از استقرار | امکان ذخیره و بازیابی متن، تصویر، صدا و فیلم و هر نوع فایل مستندات |
امکان ترکیب فرایند دستی با فرایند مدلسازی شده | امکان جابجايي فيلد‌ها بصورت Drag & Drop |
امکانات ویژه فرایند ساز آن شرکت | بررسي صحت هر فيلد با توجه به نوع آن |
گزارش ساز Report Generator ، تولید داشبورد و جستجو | امکان تعریف حق دسترسی به فرم، محتوای فرم، فیلدها و … |
ارتباط با گزارش سازهای معروف مانند FastReport، StimulSoft | امکانات ویژه فرم ساز آن شرکت |
امکان اعمال فیلتر در گزارش‌های ایجاد شده در سیستم به صورت زیرساختی (and, or) | امکانات کارتابل و شخصی سازی |
قابليت ارائه انواع گزارشات جدولي، نموداري، کيفي و تجميعي | امکان تعیین نحوه نمایش و فیلدها در کارتابل توسط کاربران (امکان تنظیم قالب و فونت و … توسط کاربران) |
قابليت خصوصي‌سازي و ايجاد تغيير در ظاهر نمودارهاي گرافيكي توسط کاربر | امکان بکارگیری موتور اعلان و اطلاع رسانی توسط کاربران |
قابليت تعريف قالب (Template) براي گزارش هدر و فوتر | قابلیت فیلتر کردن یا مرتب سازی و یا گروه بندی لیست کارها |
قابليت مشاهده پيش نمايش چاپ و چاپ انواع گزارش | امکان مشاهده و جستجو بر روی کلیه فرآیندهای در حال اجرا و پایان یافته با امکان فیلتر بر روی تمام فیلدها |
قابليت دريافت خروجي Excel, pdf, word, image | قابلیت شخصی سازی لیست کاری برای کاربران مانند پنهان کردن و یا اضافه کردن برخی ستون ها |
قابليت انتخاب ستون‌هاي دلخواه براي نمايش در گزارش | تغییر خودکار فعالیت های ارجاع شده به فرد پس از تغییر پست سازمانی یا نقش فرد در حین اجرای فرآیند (قابلیت ارجاع کار به دیگر کاربران یا سمت‌ها) |
استفاده از توابع زبان SQL در توليد فيلدهاي گزارشي جديد | نمایش مسیر و وضعیت اجرای فرایند به صورت گرافیکی |
امکان ساخت گزارشات به صورت ماتریسی و PivotTable ، سلسه مراتبی , Drilldown report، گانت چارت، S_Curve | موتور قوانین کسب و کار Rule Engine، مدیریت قوانین (مبتی بر سرویس) |
قابلیت فراخوانی وب سرویس برای گزارشگیری | قابلیت سرویس‌های نرم‌افزاری مبتنی بر معماری سرویس گرا |
قابلیت ایجاد داشبوردهای مدیریتی با لحاظ کرذن KPI های مورد نظر | قابلیت پشتیبانی از Full Webservice |
قابليت جستجوي پيشرفته | در اختیار قرار دادن کلیه قوانین کسب و کار در قالب سرویس به سایر ذی نفعان |
موتور اعلان و اطلاع رسانی Alarming | امکان ایجاد مخزن سرویس سازمان( SOAP , REST , XML ) |
امکان ارسال هشدار از طریق پیامک، ایمیل، نوتیفیکشن و … به صورت زمان بندی شده و دستی | امکان فراخوانی سرویس های بیرونی در زمان اجرای قوانین و یا فرآیندها(وب سرویس به طور خاص) |
امکان تعریف قالبی خاص برای اطلاع رسانی | امکان مدیریت قوانین بر روی فرآیندها، فرم ها و گزارشات |
امنیت، مجوز دهی، دسترسی و مدیریت کاربران | امکان اجرای تست در محیط ویرایشگر، پیش از نهایی کردن قانون نوشته شده |
ثبت و مشاهده وقایع روند اجرا(Log System) | پشتیبانی از زبان‌های Java ، JavaScript ، T-SQL به منظور نوشتن قوانین |
پشتیبانی از SingleSignOn و ارتباط با SSO سازمانی | ابزار های تعاملی |
گواهی نامه‌ها و تست های امنیتی انجام شده | سیستم تبدیل گفتار به متن |
دادن مجوزهايی مانند ثبت اطلاعات، جستجو، ويرايش، مشاهده گردش کار و سابقه رکورد به کاربران در خصوص هر فرم و فیلد | زبان فارسی و تقویم شمسی |
پشتیبانی از SSL | تجارت الکترونیک E_Commerce |
استفاده از ابزار گرافیکی برای تعریف افراد، نقش ها و گروه های کاربری | تولید و مدیریت صفحات وب |
تخصيص كاربران به يك با چند گروه کاربری | تعيين لايه‌ی نمایش اختصاصي براي هر صفحه بصورت جداگانه |
استفاده از کد تصويري ضد اسپم | امکان طراحی ریسپانسیو |
قابليت توليد رمز جديد و ارسال به ايميل کاربر در صورت فراموش کردن رمز عبوري | قابلیت بهره گیری از فریم ورک‌ها، کتابخانه و زبان‌های C# و HTML5 و CSS و Bootstrap و JavaScript و Jquery یا موارد دیگر |
قابلیت lock کردن کاربر پس از چندبار تلاش ناموفق برای login | ویژگی‌های شرکت و لایسنس |
امکان پشتیبانی از امضای دیجیتال PKE | تعداد مشتریان کسب و کار کوچک، متوسط، بزرگ (دارای قرارداد و اتمام یافته) |
امکان رمزنگاری در ثبت داده‌های سامانه | پشتیبانی آنلاین و در محل، نحوه و میزان آموزش |
معماری فنی | راهنمای آنلاین امکانات |
محیط اجرا WebBase، WinBase | وجود سامانه‌های پیاده سازی شده به عنوان محصول قابل خریداری و استقرار بر روی هسته BPMS (مانند اتوماسیون اداری، سامانه های انبارداری و …) |
محیط طراحی WebBase، WinBase | تعداد نفرات شرکت و میزان سرمایه گذاری بر روی BPMS |
Open-Source (متن باز)، Free& Open-Source، محصول خارجی، محصول ایرانی | هزینه خرید |
چه بانک‌های اطلاعاتی را پشتیبانی می کند؟ | تعداد کاربران |
نحوه انجام تغییرات و استقرار بر روی سرور اصلی برای فرمها و کاربران فعال در سیستم چگونه است؟ | تعداد کاربران، ادمین و فرآیند نامحدود |
قابلیت AutoSave | هزینه پشتیبانی |
امکان استفاده از ابزارهای مایکروسافت مانند آفیس | نحوه محاسبه هزینه ایجاد قابلیت مطابق با خواسته مشتری |
امکان کدنویسی با یکی از زبان‌های مرسوم (نظیر C#) و افزودن توابع کتابخانه ای جدید |
|
تولید نسخه تلفن همراه |
|
پشتیبان گیری از فرمها، گزاراشات، فرآیندها، قوانین، دسترسی ها بصورت جمعي و مجزا |
|
امکان تفکیک بانک اطلاعاتی ذی نفعان سامانه جهت توسعه سیستم های مورد نیاز |
|
زیرساخت سخت افزاری مورد نیاز برای استقرار و نوع توسعه پذیری |
|
امکان اتصال به رسانه های اجتماعی |
|
نوع لایسنس واگذار شده |
|
پشتیبانی از مرورگرهای مختلف |
|
رابط کاربری ساده ( چه دانش و تخصص هایی برای کار با سامانه نیاز است؟با داشتن حداقل دانش انفورماتیک جهت طراحی فرایندها) |
|
