برنامه‌ریزی منابع سازمانی Erp چیست؟

تاریخچه ERP ای آر پی 

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) در دهه ۱۹۹۰ ظهور یافته و اوایل هزاره جدید به عنوان سیستم‌های جامع و یکپارچه سازمانی توسط بسیاری از سازمان‌های بزرگ مورد پذیرش قرار گرفتند.
یکی از علل اصلی گرایش سازمان‌های بزرگ به خرید و نصب سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) در دهه ۱۹۹۰ رویارویی با خطای هزاره (Y2K) بود. این سازمان‌ها پیش‌بینی می‌کردند در صورتی که بدون چاره‌اندیشی با خطای هزاره روبه‌رو شوند، ضرر قابل توجهی ناشی از اختلال در سیستم‌های رایانه‌ای متوجه آن‌ها خواهد شد. از این رو در پی یافتن چاره‌ای برای رفع این مشکل، استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) را به عنوان یک راهکار مناسب شناسایی کردند تا از این رهگذر، ضمن رفع مشکل خطای هزاره، سیستم‌های سنتی و غیریکپارچه خود را با سیستم‌های یکپارچه جدید جایگزین نموده و فرایندهای غیراستاندارد را به فرایندهایی استاندارد مبدل نمایند. با این اوصاف بسیاری از سازمان‌های بزرگ تا انتهای سال ۱۹۹۹ میلادی به سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) مجهز شده‌ بودند.

بازار فروش این سیستم‌ها نیز تا این سال با رشد قابل توجهی روبه‌رو شد. به نحوی که در ابتدای سال ۲۰۰۰ میلادی بازار فروش این سیستم‌ها به حداکثر مقدار خود رسید. پس از ورود به هزاره سوم و فروکش کردن تب خطای هزاره، بازار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) افت کرد. تا این سال، اغلب سیستم‌های ارایه شده توسط فروشندگان بزرگ به صورت عمومی تولید شده و برای صنایع خاص سفارشی نشده بود. سیستم‌های تولید شده نیز اغلب برای سازمان‌های بزرگ تولید شده بودند و شرکت‌های کوچک و متوسط توان پرداخت هزینه‌های خرید و پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی را نداشتند.

با توجه به موارد ذکر شده و رکود نسبی بازار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)، فروشندگان این سیستم‌ها به فکر افتادند که محصولاتی منطبق بر نیازهای صنایع خاص عرضه کنند. به همین دلیل نیز برای هر یک از حوزه‌های اصلی کسب و کار از جمله صنعت خودرو، صنعت حمل و نقل، صنعت بانکداری، صنعت خرده‌فروشی، صنایع نفت، گاز و پتروشیمی و سایر صنایع محصولاتی عرضه شد. علاوه بر این، برخی از فروشندگان نیز بر ارایه سیستم‌هایی برای صنایع کوچک و متوسط تمرکز کردند. با ارایه سیستم‌های متنوع برای صنایع خاص و همچنین محصولاتی منطبق بر نیازهای صنایع کوچک و متوسط، بازار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) وارد مرحله جدیدی شد. تا این زمان بیش‌تر سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) بر عملیات‌ و فرایندهای داخلی سازمان مانند تولید، انبارداری، مدیریت نیروی انسانی، مدیریت مالی و تدارکات تمرکز کرده بودند. به عبارت دیگر، هدف اصلی این سیستم‌ها یکپارچه کردن فرایندها و فعالیت‌های داخلی سازمان‌ها بود.

با توسعه اینترنت و کاربردهای مبتنی بر وب، از جمله تجارت الکترونیکی، تدارکات الکترونیکی و بازاریابی الکترونیکی، تولیدکنندگان سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) نیز به فکر افتادند تا این قابلیت‌ها را در سیستم‌های خود لحاظ کرده و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) را با کسب و کار الکترونیکی یکپارچه نمایند. یکی از عواملی که تولیدکنندگان این سیستم‌ها را به سمت یکپارچه‌ کردن سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) با کسب و کار الکترونیکی سوق داد، ضرورت یکپارچه شدن زنجیره تامین در اثر افزایش فضای رقابتی بود. دهه ۱۹۹۰ میلادی نقطه ظهور مفهوم مدیریت زنجیره تامین(Supply Chain Management) بود. مدیریت زنجیره تامین بر یکپارچه شدن شرکت‌ها و اعضای حاضر در یک زنجیره تامین برای حداکثر کردن ارزش زنجیره تمرکز می‌کند. افزایش فضای رقابتی و ضرورت کاهش هزینه، شرکت‌ها را به سمت مفهوم مدیریت زنجیره تامین سوق داده و بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها برای کاهش هزینه‌ها به برقراری ارتباطات بلند مدت و پایدار با یکدیگر پرداختند. این تفکر، سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) را نیز تحت تاثیر قرار داد و باعث شد تا تولیدکنندگان این سیستم‌ها قابلیت‌های مدیریت زنجیره تامین را نیز در سیستم‌های خود لحاظ کنند.

همان‌طور که مطرح شد سیستم‌های سنتی برنامه‌ریزی منابع سازمان بیش‌تر بر یکپارچه کردن فرایندهای داخلی سازمان‌ها تمرکز کرده بودند. اما نسل جدید سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) بر یکپارچه کردن همزمان فرایندهای درون‌سازمانی و برون‌سازمانی تاکید داشت. فرایندهای برون‌سازمانی فرایندهایی بود که اعضای مختلف یک زنجیره تامین را به یکدیگر متصل می‌کرد. در این زمان بود که سیستم‌های کسب و کار الکترونیکی مانند داد و ستد الکترونیکی، تدارکات الکترونیکی، مدیریت الکترونیکی زنجیره تامین و مدیریت الکترونیکی روابط مشتریان با سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان ترکیب شده و نسل جدید سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) شکل گرفت. در برخی از موارد این سیستم‌ها را در قالب ERP II می‌شناسند. به عنوان مثال شرکت SAP در ابتدا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) R/2 خود را در دهه ۱۹۷۰ براساس معماری Mainframe عرضه کرد. در دهه ۱۹۹۰ این شرکت سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) R/3 را براساس معماری خادم/مخدوم ارایه کرد. این سیستم تا اوایل هزاره سوم مورد توجه و اقبال بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها در نقاط مختلف جهان قرار گرفته و به عنوان برترین محصول برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) در جهان به شمار می‌رفت. با ظهور نسل جدید سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)، شرکت SAP سیستم mySAP.com را عرضه کرد.(پیشنهاد می‌شود مقاله bpm چیست . و برنامه ریزی منایع انسانی HRP را مطالعه کنید.)

مزایای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان erp

ایده اجرای یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان‌(ERP) گران و بسیار پرمخاطره است. بنابراین، یک شرکت قبل از شروع به کار، باید ابتدا با مزایای چنین سرمایه‌گذاری آشنا شود. در زیر برخی از مزایای ERP ذکر شده است:

• کاربردهای برنامه‌ریزی منابع سازمان erp با اجرای سیستم ERP، کارایی در یک شرکت بهبود می‌یابد. سیستم ERP تمامی فعالیت‌های غیرمکانیزه در یک شرکت را ریشه‌کن می‌کند. این امر باعث می‌شود که ذخیره‌سازی و دستیابی به داده‌ها بسیار موثر باشد. یک سیستم توسعه‌یافته، پایگاه داده‌های قبلی را که به صورت جداگانه کار می‌کردند را  متصل می‌نماید و درنتیجه داده‌ها به صورت یکسان در اختیار مصرف‌کنندگان قرار می‌گیرد.
• گزارش‌های بهبود یافته یک سیستم ERP گزارش‌های با کیفیت بهتری تولید می‌نماید و می‌تواند گزارش‌های تجمیعی را از چند زیرسیستم تولید نماید که برای شرکت‌های بزرگ که به مقادیر بیشتری از داده دسترسی دارند، حیاتی است.
• ارتباطات بهبود یافته در مورد شرکت‌ها یا موسسات بزرگ، سیستم‌های ERP ارتباطات را در بخش‌های مختلف بهبود می‌بخشند. کار گروهی به راحتی توسط کارکنان در بخش‌های مختلف به واسطه تجمیع فعالیت‌ها در یک ERP صورت می‌پذیرد.(در مورد بهبود فرایند کسب و کار بیشتر بخوانید.)
• ایمنی و قابلیت اطمینان داده‌ها استفاده از داده‌های دقیق و قابل اعتماد برای بهره‌برداری در سیستم ERP ضروری است. با استفاده از ERP، قابلیت بالقوه اطمینان به داده‌ها بین بخش‌های مختلف یک سازمان بالفعل می‌شود. این مهم تحت تاثیر وضع قوانین بالادستی برای ثبت داده‌ها در سیستم است.
• افزایش رضایت مشتری از آنجا که با پیاده‌سازی ERP سرعت انجام فعالیت افزایش می‌یابد، خدمات در موعد مقرر ارائه می‌شوند. علاوه بر این، داده‌های مورد استفاده در اینجا کیفیت بهتری دارند و در نتیجه منجر به خروجی مناسب‌تری می‌شوند. از طریق ادغام فعالیت‌های جداگانه که در شرکت در حال انجام است، مشتریان می‌توانند کارهای خود را در تمام سازمان رصد نمایند.

حوزه‌های تحت پوشش یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

استفاده موثر از ERP منجر به اجرای بهتر فرایندهای کسب‌ و‌ کار در تمام بخش‌ها می‌شود. رهبران صنعت نرم‌افزار، ERP را برای حل مشکلات متفاوتی ایجاد کرده‌اند.

ERP می‌تواند به عنوان پایگاه اصلی داده‌های کسب‌ و کار فعالیت کند. نرم‌افزار ERP می‌تواند به گونه‌ای پیکربندی شود که چندین فرآیند را ساده کرده و در لحظه کار کند. ساختار زیرسیستم‌های نرم‌افزارهای ERP معمولاً شامل موارد زیر است:

انواع سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان 

با رشد کسب‌ و کار، بسته‌های نرم‌افزاری مناسب برای پیگیری موجودی کالا، محموله‌ها و حسابداری بیش از پیش با کسب‌ و کار ارتباط برقرار کردند. سیستم‌ برنامه‌ریزی منابع سازمانی(ERP) به طور سنتی توسط بازیگران بزرگی كه هزاران كارمند در سراسر جهان دارند، گسترش یافته و استفاده می‌شوند.

• ERP‌های مختص صنایع سیستم‌های ERP برای سازمان‌های بزرگ اغلب، از ابتدا، طراحی و ساخته می‌شوند تا متناسب با نیازهای خاص و منحصر به فرد سازمان متقاضی باشد. بیشتر آن‌ها در سه گروه تولید، خدمات و مالی دسته‌بندی می‌شوند.

• ERP مبتنی بر وب ERP‌ها برنامه‌های پیچیده‌ای هستند. برای اجرای آن‌ها نیاز به رایانه‌های قدرتمند است. بسیاری از تامین‌کنندگان به جای خرید نرم‌افزار قابل‌اجرا در رایانه شخصی، نرم‌افزارهای مبتنی‌بر وب را به عنوان سرویس‌(SaaS) انتخاب می‌نمایند. در این حالت، برای دسترسی به نرم‌افزار و داده‌ها نیاز به بستر اینترنت مناسب است. از آن‌جا که این سیستم بر روی یک سرور از راه دور در حال اجرا است، شما از هرجایی که به اینترنت متصل هستید می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید.

• ERP کسب‌ و کار کوچک اگرچه سیستم‌های ERP می‌توانند از مدیریت زنجیره تأمین تا راه‌حل‌های حسابداری و همچنین مدیریت ارتباط با مشتری را پوشش دهند، اما ممکن است نیاز کسب‌ و کار شما به تمام زیر سیستم‌ها نباشد. بنابراین، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار مدل‌های کوچک‌تری را با قیمت ارزان‌تر و مقرون به صرفه‌تر ارائه کرده‌اند.(در مورد نرم‌افزار سفارشات خارحی مطالعه کنید.)

عناصر اصلی موفقیت سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان(ERP)

با توجه به اینکه این پروژه پرهزینه و پرمخاطره است، شناختن عناصر اصلی تضمین‌کننده موفقیت بسیار مهم است. بر این اساس، سازمان می‌تواند آگاهانه تصمیم بگیرد که آیا تغییرات لازم را انجام دهد یا اینکه در شرایط فعلی امکان اجرای آن وجود ندارد.

سازمان‌های مختلف عناصر مختلف تعیین‌کننده‌ای برای موفقیت یا شکست یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) دارند. این عناصر ناشی از تفاوت در عملکرد و خصوصیات آن سازمان است. در زیر به تجزیه و تحلیل عناصر اصلی موفقیت که می‌تواند توسط هر دو سازمان در حال توسعه و توسعه‌یافته مورد استفاده قرار گیرد، پرداخته شده است.

• تعهد مجری پروژه هر پروژه دارای نقش‌هایی است از جمله پیمانکار و شرط لازم برای اجرای درست پروژه، متعهد بودن پیمانکار پروژه است. مدیران اجرایی باید جهت و اهداف لازم را به منظور دستیابی به نتایج مطلوب ارائه دهند. بنابراین مقامات اجرایی باید هزینه‌های انجام پروژه را پیش‌بینی و قبل از اجرای پروژه نحوه تامین آن‌ها را بررسی کرده باشند. مهمترین عامل، پشتیبانی همه مدیران ارشد سازمان از اجرای ERP است. این موارد، عناصری هستند که پروژه را به یک سرمایه‌گذاری موفق تبدیل می‌کنند.
• تیم پروژه توانمند مشارکت‌کنندگان در روند استقرار ERP باید دارای حداقل شایستگی برای این مهم باشند. دلیل این امر این است که آن‌ها دائماً قضاوت‌های بسیار مهمی انجام می‌دهند که بر کل پروژه تأثیر می‌گذارد. کارکنان باید برای کل پروژه استراتژی ارائه دهند. بنابراین باید دستورالعمل‌هایی تدوین شود که عموم کارکنان بر روی آن‌ها توافق دارند تا درصد موفقیت پروژه افزایش یابد. کارکنانی که وظیفه تدوین استراتژی را دارند باید پلی بین اعضای اجرایی و کارکنان ارشد سازمان باشند و برای تصمیم‌گیری نظرات هر دو طرف را برای دیگری ترجمه نمایند. همچنین این گروه قرار است وظایف مختلفی را به کارکنان سازمان اختصاص دهند. علاوه بر این، این گروه باید اطمینان حاصل کنند که منابع به مقدار مناسب و در زمان مناسب به پروژه تزریق شود.
• آموزش کافی کارکنانی که برای پیاده‌سازی ERP انتخاب شده‌اند، باید دارای حداقل صلاحیت باشند. دلیل این امر این است که آن‌ها دائماً قضاوت‌های بسیار مهمی انجام می‌دهند که بر کل سازمان تأثیر می‌گذارد. کارکنان باید برای کل پروژه استراتژی ارائه دهند. بنابراین نیاز به دستورالعمل‌هایی است که موجب موفقیت یا عدم موفقیت پروژه می‌باشد. این کارکنان هماهنگی نظرات اعضای اجرایی و نظرات کارمندان ارشد شرکت را فراهم می‌کنند. بنابراین تصمیمی که می‌گیرند باید برای هر دو طرف ترجمه شود. همچنین این کارکنان قرار است وظایف مختلفی را به کارکنان شرکت اختصاص دهند. کارکنان مذکور باید اطمینان حاصل کنند که مقادیر مناسب منابع و مقدار صحیح در زمان مناسب استفاده می‌شود.
• دقت داده همانطور که گفته شد، فعالیت‌های جداگانه‌ای درسیستم ERP گنجانده شده است. پس برای درست کارکردن ERP  نیاز به  ورود دقیق داده‌ها به آن‌ها است. ارائه داده‌های نادرست به سیستم باعث سردرگمی و عدم نتیجه‌بخشی فعالیت‌های سازمان می‌شود. کارکنان باید به لزوم حفظ پایگاه داده دقیق و مرتب اهتمام ورزند و هنگام ورود اطلاعات، ابتدا اطلاعات را اصطلاحا پاکسازی نمایند.
• ایجاد استاندارد برای اندازه‌گیری شناختن حوزه تاثیری که سیستم جدید در یک شرکت ایجاد می‌کند ضروری است. بنابراین شرکت باید شاخص‌هایی را تنظیم کند که عملکرد سیستم جدید را تعیین کند و آن را با اهداف توافق شده بسنجد. علاوه بر این، این ارزیابی‌ها باید قبل از تکریم کارکنان دخیل در اجرای پروژه تنظیم شده باشد. باید این روند نه تنها در طول دوره اجرا، بلکه در تمام مدت تحت نظارت دقیق باشد.
• اهداف خردمندانه اهداف یک شرکت باید متناسب با روند پیاده‌سازی سیستم ERP باشد و باید دید واضحی از آنچه در مدت زمان مشخصی به شرکت ارائه می‌دهد، نمایش دهد. با این کار، سازمان قادر است کارایی سیستم ERP را تخمین‌زده و تغییرات لازم را به موقع انجام دهد. این امر همچنین به سیستم ERP این امکان را می‌دهد تا به صورت جداگانه در سازمان با خواسته‌های متفاوت برخورد کند و کارمندان می‌توانند علت اجرای سیستم را بهتر بشناسند.

اطمینان از یک پروژه موفق پیاده‌سازی نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان(ERP)

درست مثل هر پروژه، عوامل مختلفی نیز وجود دارد که می‌تواند موفقیت یا عدم موفقیت در پیاده‌سازی یا بروزرسانی ERP شما را تعیین کند. با این حال، سه مولفه اصلی وجود دارد که باید در نظر گرفته شود:

• افراد: برخی از رهبران کسب‌وکار هنگام تعیین این‌که چه کسی در تیم پیاده‌سازی یا بروزرسانی ERP باشد. کارکنان نا‌مناسبی را انتخاب می‌کنند(کارمندانی را که به راحتی از پروژه‌ها انصراف داده و مایوس می‌گردند.) و این یک اشتباه بزرگ است. یک پروژه ERP فقط یک پروژه IT نیست و برای موفقیت، تیم شما باید از کارمندان برتر شما از جمله یک مدیر اجرایی که پروژه را پشتیبانی می‌کند، تشکیل شود که زمان قابل توجهی را صرف پروژه خواهد کرد.
• روندها: پروژه ERP را مانند یک سفر جاده‌ای خود باید در نظر گرفت. باید یک نقشه برای دانستن اینکه به کجا باید رفت و یک نقشه برای چگونگی رسیدن به آنجا داشت. باید از روش ساختار یافته‌ای استفاده نمود و ارتباطات منظم برای اطمینان از اجرای صحیح جزئیات پروژه ضروری ایجاد کرد. این نکته شامل آموزش هم می‌باشد.
• فناوری: وقتی پروژه‌های فناوری شکست می‌خورند، مقصر دانستن نرم‌افزار آسان است. با این حال، یک نگاه دقیق به طور معمول نشان می‌دهد که افراد دخیل در گام‌های برداشته شده در طول اجرای پروژه مقصر هستند. داده‌های بد، ناقص یا غیرسازمان‌یافته به طور جادویی در یک سیستم جدید برطرف نمی‌شوند. انجام پاکسازی و بررسی قبل از تبدیل ضروری است و باید قبل از شروع پروژه انجام شود. علاوه بر این، درک ادغام و گزارش نیازهایی که کسب‌ و کار شما قبل از شروع پروژه دارد، باعث صرفه‌جویی در وقت، هزینه و موفقیت شما خواهد شد.

مشکلات erp

بدون توجه به مراحلی که سازمان و شریک نرم‌افزاری برای جلوگیری از بروز مشکلات اقدام می‌دارند، هیچ پروژه فنی کامل نیست. برنامه‌ریزی و اجرای دقیق می‌تواند این چالش‌ها را به حداقل برساند، اما باید برای جلوگیری از مشکلات بی وقفه تلاش کرد.

• نیازهای سفارشی‌سازی:سازمان‌های کوچک‌تر به سفارشی‌سازی یا تغییرات کمتری در سیستم خود احتیاج دارند. با این حال، ممکن است کسب‌ و کار شامل سازمان‌های تابعه یا دفاتر اضافی در مکان‌های دیگر باشد. در این موارد، یک روش جایگزین نیاز است. در حالی که توصیه نمی‌شود برای نرم‌افزار ERP سفارشی‌سازی انجام شود، اما گاهی کسب‌ و کار این ضرورت را ایجاب می‌کند که نرم‌افزاری را انتخاب کنید انعطاف‌پذیر باشد و توانایی این تغییرات را داشته باشد.
• خطرات امنیتی: در حالی که بیشتر نرم‌افزارهای ERP برای حفاظت از داده‌های تجاری با تدابیر امنیتی مناسب طراحی شده‌اند، اما طبیعتاً فناوری می‌تواند آسیب‌پذیر باشد. به منظور محافظت از داده‌های خود و مشتریان خود، ساختار امنیتی مناسب برای کسب‌ و کار تعیین کنید. ذخیره‌سازی داده‌ها به سه طریق امکان پذیر است. Cloud ، On-Premise یا Hybrid .اینکه کدام برای کسب‌ و کار شما بهترین نتیجه را دارد، توسط مدیریت تعیین می‌شود.
• آموزش و آزمایش کافی نیست: آزمایش ERP جدید بسیار مهم است. ذینفعان ERP برای اطمینان از پیکربندی نرم‌افزار برای عملکرد صحیح در کسب‌ و کار شما است، آزمایش مکرر را در تمامی مراحل پیاده‌سازی انجام دهید.

مراحل برنامه‌ریزی منابع سازمان

• برنامه‌ریزی این اولین مرحله از روند اجرا است. در سازمان‌های کوچک و در حال رشد، این مرحله به عنوان بخشی از مرحله برنامه‌ریزی در نظر گرفته می‌شود. هنگام پرداختن به نحوه پیاده‌سازی برای سازمان‌های بزرگتر، توصیه می‌شود که یک مطالعه امکان‌سنجی توسط مدیریت انجام شود تا نیازهای سازمان تعیین شود. در اولین گام، سازمان نیاز دارد تا برنامه‌های رایانه‌ای فعلی، پایگاه داده و تمام امکانات IT را ارزیابی کند.
• پس از آن در مورد اینکه کدام حوزه نیازمندی بیشتری به تقویت دارد را پیدا نماید و برای بهبود آن تصمیم بگیرد. با این کار، سازمان هم اکنون می‌تواند اهدافی را که طرح ERP باید برآورده کند، تعریف نماید. مشارکت کارکنان سازمان در تدوین نیازمندی‌ها امری ضروری است. چرا که اجازه می‌دهد تا نیازها و نظرات مختلف از همه بخش‌های سازمان را شناسایی نموده تا بتوان سیستمی را ارائه کرد که تمامی موارد ضروری را پشتیبانی نماید. فعالیت‌های بازمهندسی در این مرحله اتفاق می‌افتد که شامل اصلاح تعدادی از وظایف و رفع اتلاف‌هایی است که باعث کاهش بهره‌وری می‌شوند.
• آموزش مشارکت‌کنندگان در این گام باید به اندازه کافی آموزش ببینند تا وظایف محوله را با موفقیت انجام دهند. اما تنها با آموزش نمی‌توان پیشرفت کرد و این امر خواستار جذب کارمندان جدید با توانایی و دانش لازم است. برای انجام آموزش ممکن است با سازمان‌های مشاور قرارداد بسته شود. کارکنان معمولاً در مورد استفاده از برنامه‌های نرم‌افزاری مرتبط با طرح‌های ERP آموزش می‌بینند.
• معمولا تغییرات در اکثر سازمان‌ها با مقاومت روبرو می‌شود. بنابراین، انجام این فعالیت‌های آموزشی و فرهنگ‌سازی به مدیریت فرصتی می‌دهد تا نیاز به ساختارهای جدید و بهبود یافته در یک سازمان را به صورت کامل توضیح دهد. جایگاه‌یابی کارکنان پروژه در بخش‌های مختلف سازمان در افزایش ارتباطات برنامه‌ها مفید خواهد بود. کارکنان پروژه می‌توانند از نمایندگان پروژه در مورد بخش‌های احتمالی که می‌توانند نگرانی ایجاد کنند، سوال نمایند و نگرانی‌های خود را با آن‌ها مطرح نمایند. ایده آموزش کل کارکنان و نمایندگان پروژه بسیار حیاتی است زیرا این نوع پروژه‌ها، اعتماد تمام سازمان را می‌طلبد.
•  تجزیه و تحلیل ابتدا در این گام  به شناسایی طرح ERP پیشنهادی پرداخته می‌شود. ارزیابی دستاوردها و نیازهای ERP برای حفظ آن بسیار مهم است. اقدامات شامل انتصاب مشاوران خارجی و متخصصان سیستم برای ارزیابی مزایای اجرای این طرح و همچنین تصمیم‌گیری در مورد بهترین پیمانکار این حوزه است. باید رزومه تمامی پیمانکاران این حوزه بررسی شود. مزایا و معایب هر کدام از آن‌ها شناسایی شود و در مورد هزینه‌ها و شرایط معامله باید بحث و بررسی شود. در طی این مرحله، مطالعات دقیق در مورد تغییراتی که احتمالاً در سازمان رخ می‌دهد باید بررسی شود. این تغییرات می‌تواند بر منافع حاصل از طرح ERP تأثیر بگذارد. همچنین تمام سودهایی که از اجرای این پروژه عاید سازمان می‌شود و عواملی که باعث کاهش آن‌ می‌شود باید شناسایی شود. علاوه بر این،  مدت زمان اجرای آن باید به صورت کامل شرح داده شود.(در مورد روش‌های تحلیل کسب و کار بیشتر بخوانید.)
• نصب و آزمایش در طی این مرحله، سازمان قرار است تأیید کند که نرم‌افزار اصلی نصب شده عملیاتی و همچنین با سایر سیستم‌های موچود سازگار است. پرسنل درگیر در پیاده‌سازی باید با توجه به فعالیت‌هایی که سازمان معمولاً انجام می‌دهد، در مورد عملکرد سیستم نظر دهند. این امر مستلزم پیکربندی سیستم ERP است که بتوان به صورت عادی با سایر بخش‌های سازمان عمل نماید. در طول این مرحله، داده‌هایی که پروژه ERP به عنوان ورودی نیاز دارد باید استانداردسازی شوند. همچنین باید داده‌های جدیدی جمع‌آوری شود و منابع آن‌ها به عنوان مثال شناسایی شود. استفاده از صفحات گسترده (spreadsheets) ممکن است در جمع آوری و مرتب‌سازی داده‌ها استفاده شوند. درصورتی که به توقف بهره‌برداری از سایر سامانه‌های سازمان برای راه‌اندازی ERP نیاز باشد، باید زمان شروع و پایان این اقدام از قبل به اطلاع کارکنان رسیده باشد. البته پیشنهاد می‌شود که این مهم به صورت گام به گام انجام شود تا در صورت ایجاد مشکل بتوان در سریع‌ترین زمان ممکن آن را بر طرف کرد.
• ارزیابی نهایی پس از اجرای موفقیت‌آمیز طرح ERP، برای تصمیم‌گیری در مورد شیوه‌های نگهداری آن در آینده، باید یک گزارش از وضعیت فعلی ERP تدوین شود. این گزارش شامل ارزیابی مجدد پیامدها و تأثیرات آینده سیستم می‌باشد. همچنین سازمان باید در مورد ویژگی‌های سیستم که باید به آن اضافه شود تصمیم بگیرد. این بخش یا با اتکا به نیروی داخلی سازمان اجرا می‌شوند یا به وسیله استفاده از پیمانکاران خارجی. شروع برنامه آموزش یکی از رویکردهایی است که می‌تواند توسط سازمان برای تجهیز کارکنان به مهارت‌های لازم برای کار با سیستم تازه نصب شده اتخاذ شود.

برای خرید سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) چه چیزی نیاز است؟

شاید شما تصمیم گرفته باشید که ERP برای کسب‌ و کار شما مناسب است. اکنون که شما این تصمیم را گرفته‌اید، وقت آن است که مشخص کنید کدام نرم‌افزار مناسب‌ترین حالت است. ERP به طور کلی برای ساده‌سازی کارها و افزایش ارتباطات و همکاری به شما کمک می‌کند تا کسب‌ و کار خود را مدیریت کنید. اما هر سیستمی متفاوت است.

هنگام بررسی گزینه‌های ERP، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• هزینه و بودجه erp : هزینه از چند جهت وارد عمل می‌شود. اول، بودجه شما ممکن است شما را به سمت سطح خاصی از عملکرد سوق دهد. دوم، نحوه اجرای آن نیز ممکن است توسط بودجه تعیین شود.(سیستم‌های مبتنی بر ابر معمولاً به دلیل هزینه اشتراک ماهانه، هزینه‌های اولیه کمتری دارند.) تعداد کاربرانی که سازمان شما خواهد داشت نیز فاکتور مهمی است و تعداد مجوزهای‌(licenses) نرم‌افزاری مورد نیاز شما را تعیین می‌کند.
• جایگزینی یا به روزرسانی: اگر قبلاً ERP پیاده‌سازی شده است، ارتقا سیستم قدیمی شما به یک راه‌حل مدرن‌تر یا به روز نمودن نسخه نرم‌افزار فعلی شما می‌تواند یک راه‌حل باشد. اگر با مشکلاتی مانند ادغام ضعیف یا از دست دادن پشتیبانی فروشنده روبرو هستید، ممکن است زمان تعویض باشد. این سوال که آیا به ERP دیگری مهاجرت نمایید یا آن را ارتقا دهید، به سازمان شما و عوامل موثر در تصمیم‌گیری بستگی دارد.
• آیا نسخه جدیدی برای ابزار شما موجود است؟ نرم‌افزار فعلی شما چند ساله است؟
•  در حال حاضر چه تعداد بخش‌های سفارشی‌سازی‌شده در آن ایجاد شده است؟
• زمان برای شما چقدر اهمیت دارد؟
•  پاسخ دادن به این سوالات و موارد دیگر به شما ایده بهتری می‌دهد که ارتقا یا جایگزینی برای کسب‌ و کار شما مناسب است.

گزارش پانوراما از ERPها در سال ۲۰۱۸

پانوراما، شرکتی فعال در ارایه مشاوره‌های حرفه‌ای در خصوص ERPها است. پانوراما بیشتر به شرکت‌ها و سازمان‌های متوسط در شمال آمریکا و اروپا خدمات ارائه می‌دهد. پانوراما که در سال ۲۰۰۵ تاسیس شده است هر ساله با طراحی پرسشنامه‌هایی و توزیع آن‌ها میان بهره‌برداران جدید گزارش جامعی از وضعیت ERPها ارائه می‌دهد. گزارش سال ۲۰۱۸ پانوراما با در نظر گرفتن ۲۳۷ مورد از پاسخ‌های صحت‌سنجی شده، تهیه شده است. از میان مشارکت‌کنندگان در تحقیق ۹۱درصد در آمریکای شمالی، ۷درصد در اروپا و ۲ درصد در آسیا قرار دارند.

گزیده‌ای از گزارش:
به شکل تاریخی درصد قابل توجهی از شرکت‌کنندگان در تحقیقات را، واحدهای تولیدی و شرکت‌های توزیع تشکیل می‌دهند. این موضوع جای شگفتی ندارد چون اصولا ERPها اولین‌بار برای فرایند‌های واحد‌های تولیدی و زنجیره تامین طراحی شدند. با این حال امسال شاهد رشد سازمان‌های ارائه دهنده خدمات حرفه‌ای در استقرار ERP بودیم. با حرکت تولیدکنندگان ERP به سمت فناوری  (SaaS (Software as a Service  کم کم استفاده از  ERPها در میان صنایع دیگر هم در حال رواج یافتن است.

اندازه سازمان‌های شرکت داده شده در گزارش پانوراما در طیف گسترده‌ای قرار دارد. متوسط درآمد سالانه اکثر سازمان‌ها بین ۵۰ تا ۳۰۰ میلیون دلار است که این بازه نشان دهنده سازمان‌های متوسط است.