فرایند به‌کارگیری منابع انسانی یکی از ضروری‌ترین بخش‌های کاری هر سازمان است، و دلیلش هم ساده است: این افراد، همان کسانی هستند که وظایف مختلف را انجام می‌دهند و نیاز است که افراد مناسبی انتخاب کنید تا کارها به موثرترین شیوه انجام شود.

نه تنها هنگام انتخاب و استخدام، بلکه سراسر فرایندهای به‌کارگیری منابع انسانی، باید جذب و حفظ یک استعداد، حدود مزایا، کارها و حقوق، سیاست‌های کاری و آموزش، را تضمین کند.

در این‌جا بر آن‌چه طی فرایند جذب منابع انسانی رخ می‌دهد تمرکز می‌کنیم. در چنین زمان‌هایی، مدیر منابع انسانی و تیمش یک سری گام‌ها و مراحلی را طی می‌کنند تا بهترین فرد را برای انجام کاری معین انتخاب کنند.

در این‌جا برای شما نمونه‌ای از مراحل و چرخه فرایند جذب منابع انسانی را آماده کرده‌ایم:

چرخه کار در فرآیند جذب و استخدام نیرو

سه گروه کلیدی در فرایند جذب نیرو و مراحل استخدام وجود دارد:

درخواست‌کننده: مدیر ارشدی که به کارمند جدید نیاز دارد و مسئول مصاحبه‌ی فنی و انتخاب مناسب‌ترین فرد است.

منابع انسانی: تیم منابع انسانی که مسئول اجرای کل فرایند است.

مدیر حوزه: او مسئول استخدام کارمندان و هزینه‌هاست.

مراحل استخدام چیست؟ فرایند جذب نیرو چند مرحله دارد؟

در حالت معمول، فرایند جذب منابع انسانی از این مراحل زیر پیروی می‌کند:

۱. درخواست‌کننده یک فرم درخواست را برای یک پُست نیازمند به کارمند جدید را پر می‌کند و آن را به مدیر حوزه ارسال می‌کند.

۲. مدیر حوزه این درخواست را می‌پذیرد یا رد می‌کند.

۳. منابع انسانی در میان رزومه‌های انتخاب‌شده‌ی پیشین در فرایندهای قبلی استخدام، بررسی‌هایی انجام می‌دهد.

۴. منابع انسانی برای این شغل تبلیغات داخلی و خارجی انجام می‌دهد تا رزومه‌های بیش‌تری دریافت کند.

۵. بعد از دریافت رزومه‌ها، منابع انسانی رزومه‌های بیش‌تری را به درخواست‌دهنده ارسال می‌کند.

۶. سپس، درخواست‌دهنده این رزومه‌ها را بررسی می‌کند و تصمیم می‌گیرد که آیا رزومه‌های دریافتی مناسب هستند که بقیه‌ی فرایند در مورد آن‌ها اجرا شود یا باید از چرخه خارج شوند. در صورتی که هیچ کاندیدای مناسبی وجود نداشت، درخواست می‌کنند که کاندیدای جدید دیگری غربالگری شود.

۷. اگر غربالگری جدید نیاز نباشد، منابع انسانی به کاندیداهایی که از پیش انتخاب شده‌اند اطلاع می‌دهد تا برای مصاحبه بیایند.

۸. منابع انسانی با کارجو مصاحبه می‌کند و از او آزمونی گرفته می‌شود تا عده‌ای را برای مصاحبه با درخواست‌دهنده معرفی کند.

۹. درخواست‌دهنده مصاحبه‌ها را انجام می‌دهد و فردی را انتخاب می‌کند که معتقد است مناسب‌ترین فرد برای آن شغل است و به منابع انسانی اطلاع‌رسانی می‌نماید.

۱۰. اکنون، منابع انسانی از انتخاب درخواست‌دهنده مطلع می‌شود و کاندید(ها) را به طور رسمی انتخاب می‌کند.

۱۱. منابع انسانی با کاندید(ها) انتخاب شده تماس می‌گیرد، و به آن‌(ها) اطلاع می‌دهد که پذیرفته شده‌اند و باید برای مرحله‌ی بعد آماده شوند. سپس، افراد یک ایمیل رسمی دریافت می‌کنند. منابع انسانی به افرادی که پذیرفته نشده‌اند اطلاع رسمی نمی‌دهد، بلکه صرفاً به آن‌ها به صورت غیر رسمی اطلاع می‌دهد که انتخاب نشده‌اند و رزومه‌ی آن‌ها در فرصت‌های بعدی بررسی خواهد شد.

۱۲. منابع انسانی به فرد پذیرفته‌شده یک ایمیل خوش‌آمد ارسال می‌نماید و لیست کامل مدارکی را که برای استخدام نیاز است نیز ذکر می‌کند.

۱۳. در نهایت، منابع انسانی فرایندهای بعدی را شروع می‌کند: ثبت اطلاعات کارمند جدید و معرفی او.

۱۴. همچنان که می‌بینید، همه‌ی این فرایند طولانی و پیچیده است، از این‌رو، اهمیت انجام صحیح آن‌ها در یک نمودار با اسناد و مشخصات کامل توصیف شده است.

۱۵. بنابراین، مسئولیت‌ها کاملاً واضح است و همه‌ی مجوزها و ارزیابی‌ها در زمان مناسب و صحیح، بدون تأخیر اتفاق می‌افتند.

مراحل جذب نیرو در سازمان‌های دولتی ، خصوصی و . . . 

هر سازمانی ویژگی‌های خاص خودش را دارد و در نتیجه، مراحل فرایند جذب منابع انسانی آن‌ها هم ممکن است خیلی متفاوت باشد. اگر لازم باشد، ممکن است سلسله مراتب دیگری برای آغاز روند استخدام پدید آید. یا ممکن است از اداره‌ی حقوقی خواسته شود پیش از آن که درخواست فرایند ثبت اطلاعات کارمند جدید شروع شود، بررسی و تحقیق انجام داده و نظر خود را اعلام کند.

علاوه بر این، در برخی شرکت‌ها لازم است برای هرکسی که درخواست‌دهنده معرفی می‌کند، یک مصاحبه‌ی دیگر هم انجام شود که یک مرحله‌ی دیگر در این روند ایجاد می‌کند. به طور مشابه، می‌توان از یک فرایند مصاحبه‌ی پویای گروهی استفاده کرد، که در آن دو نفر از کاندیدها به عنوان ناظر عمل می‌کند. همه چیز به قوانین منابع انسانی شرکت‌ها بستگی دارد.