بهبود فرایند عملی PPI چیست؟
بهبود فرایند عملی یا (PPI (Practical Process Improvement یک متدولوژی است که روشی شهودی و عملی را برای بهبود فرایندها در یک شرکت از طریق مشارکت همه کارمندان تشکیلات با روشی جذاب ارائه میکند.
این فرایند به قدری ساده است که بسیاری میگویند میتوان آن را بدون نیاز به مشاوران خارجی (خارج از سازمان) یا مداخله متخصصان خارج از کسب و کار، در شرکت اجرا کرد. اگر هنوز در مورد بهبود فرایندهای سازمانی BPI اطلاعاتی ندارید پیشنهاد میشود مقاله مربوط به آن را در وبسایت آموزشی eBPM مطالعه کنید.
مراحل اولیه بهبود فرایند عملی PPI:
کارمندان را به چند تیم تقسیم کنید به طوری که هر تیم هدفی خاص داشته باشد که به مسائل مشخصی در شرکت یا سازمان بپردازد. بهتر است هر تیم پنج تا هفت نفر عضو و یک نفر تسهیلگر داشته باشد. مدیران شرکت یا سازمان باید تعیین کنند که اولویت با کدام پروژهها میباشد و آنها را به تیمهای تشکیل شده اختصاص دهند.
همچنین کارمندان باید به روش PPI آموزش داده شوند. آموزش PPI پنج روز تمام وقت طول میکشد، همچنین میتواند در چند هفته تقسیم شود. هدف اصلی متدلوژی بهبود فرایند عملی PPI این است که سازمانها مسائلشان را به روشی عملی و عینی حل کنند و برای این کار از منابعی استفاده کنند که قبلاً در دسترس شرکت یا سازمان بوده است.
۸ مرحله بهبود فرایند عملی PPI
مرحله ۱ PPI: بیانیه ماموریت
- مساله را شناسایی کنید.
- محدودیتها را تنظیم کنید.
سنجهها را توسعه دهید
- ذینفعان را شناسایی کنید.
- اهداف را مشخص کنید.
مرحله ۲ PPI: فرایند فعلی
- تاریخچه
- فلوچارت
- مراحل کلیدی فرایند را تعیین کنید.
- دادهها را جمعآوری کنید.
مرحله ۳ PPI: فرایند را ساده کنید
- به دنبال مسائل آشکار باشید.
- همه مسائل در معرض دید را حذف کنید.
مرحله ۴ PPI: دادهها را آنالیز کنید
- علتهای ممکن را شناسایی کنید.
- از ابزارهای بهبوددهنده استفاده کنید.
- دادهها را بررسی کنید.
مرحله ۵ PPI: پیدا کردن راهحلها
- با استفاده از دادهها راهحلها را ارزیابی کنید.
- ذینفعان را شناسایی کنید.
- موانع را شناسایی کنید.
- یک برنامه طراحی کنید.
مرحله ۶ PPI: راهحلها را آزمایش کنید
- تست چرخه دمینگ را انجام دهید: برنامهریزی، اجرا، بررسی، اقدام.
- نتایج را بررسی کنید.
- اقدامات لازم را انجام دهید.
مرحله ۷ PPI: استانداردسازی
- فرایند جدید را توصیف کنید.
- برنامهای ایجاد کنید.
- اطمینان حاصل کنید که همه اقدامات کامل شدهاند.
مرحله ۸ PPI: طرحها
- فهرستی از موارد حل نشده تهیه کنید.
- فعالیتهای بعدی و مشارکت گروهی را تعیین کنید.
بعد از اتمام مرحله ۸، روش بهبود فرایند عملی (PPI) به شما پیشنهاد میکند که دوباره به مرحله اول بازگردید، و چرخه بهبود دائمی ایجاد کنید که همیشه منجر به فرایندها و نتایج بهتر میشود.
تفاوتهای بین بهبود فرایند عملی PPI و دیگر برنامهها
براساس گفتههای خالق آن، Ed Zunick، بهبود فرایند عملی PPI مزیتهای بسیاری در برنامههای بهبود ارائه میکند:
هدف PPI افزایش درآمد و کاهش هزینه ازطریق بهبود مستمر است.
نتیجه توسعه، بهبودهای است که رشد سودآوری را به همراه داشته و بر سودآوری بیشتر شرکت یا سازمان تمرکز دارد.
نوآوری، خلاقیت و جستجو برای راهحلهای جدید نقش کلیدی در متدلوژی بهبود کاربردی فرایند (PPI) ایفا میکنند.
سطوح کیفیت یا تیمسازی فنی از اهداف PPI نیستند. هدف بهبود کاربردی فرایند، تحقق مییابد تا وفاداری مشتری با درگیری تمام اعضای و بدون اندازه گیری تلاشها به دست آید.
درگیری اعضای شرکت یا سازمان، یک هدف کلی برای رسیدن به دستاوردها در تمام مراحل زنجیره ارزش است به طوری که هر یک به افزایش درآمدها و کاهش هزینهها به بهینهسازی یک شرکت یکپارچه کمک کند.
یکی از اسرار PPI سادگی آن است که از روشها و ابزارها به صورت قدرتمند و شهودی استفاده میکند، که موجب رسیدن به نتایج عالی میشود.
هیچ یک از مشاوران خارج از سازمان، متخصصان، واحد کیفیت یا اشخاص برجسته سلسه مراتب شرکت (یا سازمان)، مسئول بهبود و بهرهوری دستاوردها نیستند: شرکت به طور کامل درگیر خلق ایدههای عالی و راه حلهای بهتر است.
چگونه بهبود فرایند عملی PPI، به نتیجه میرسد؟
سه جنبه اساسی وجود دارد:
مدیریت یکپارچه در همه سطوح:
مدیران ارشد، میانی و سطح پایین میبایست با هم کار کنند و تجربیات را با نیروی جدید با هم ترکیب کنند. همه آنها (مدیران) نقشها و وظایف مهمی را در هماهنگی با هر تیمی دارند که اهداف آنها همیشه روشن است: افزایش سودآوری.
تمرکز بر وفاداری مشتری:
ارزش دادن به وفاداری در محیطی که قابل اعتماد است. بهبود بهرهوری فرایند هدف نیست، بلکه وسیلهای برای ایجاد وفاداری مشتری است!
فعالیتهای شرکت را بهینه کنید:
نه تنها در تولید، بلکه تمام فرایندهای درگیر در سراسر زنجیره ارزش میبایست بهینه شوند و البته این میتواند شامل تامینکنندگان، ارائه دهندگان خدمات، آژانسهای دولتی و حتی مشتریان شود.
به طور خلاصه،, بهبود فرایند عملی PPI، تقریبا یک فلسفه است که براساس مشارکت هر فرد در شرکت یا سازمان، به منظور جستجوی سودآوری کسب و کار و وفاداری مشتری از طریق یک متدولوژی چرخهای هشت مرحلهای بوجود میآید.
