تفاوت اتوماسیون اداری و اتوماسیون فرایند

1.ایمیل و نامه نگاری زمینه‌ساز خطاهای انسانی

اتوماسیون اداری (نامه نگاری) یا ایمیل علیرغم ماهیت دیجیتالی، فعالیتی دستی هستند که شامل نوشتن، پیوست کردن اسناد، تعیین گیرندگان و ارسال آنها می‌شود. این امر نامه و ایمیل را در معرض انواع خطاهای انسانی مانند توضیحات نا واضح، پیوست‌های نسخه اشتباه، گیرندگان فراموش شده، آدرس‌های ایمیل نادرست و غیره قرار می‌دهد. حجم بالای ایمیل و فقدان ارتباطات و نشانه‌های غیرکلامی نیز به این مشکلات دامن می‌زنند.

در ابتدای پروژه استقرار سیستم‌های اتوماسیون اداری (نامه نگاری) یا ایمیل، بخش اعظم ارتباطات نامه‌نگاری و ایمیل درون سازمانی و بین اعضای تیم به اموری مانند تنظیم وظایف، تخصیص افراد، جمع‌آوری اسناد زمینه‌ای، تنظیم موارد خطی فاکتور و غیره اختصاص دارد. این فعالیت‌ها را می‌توان با راهکارهای اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS به جای تکیه بر انجام دستی توسط اعضای تیم، به صورت خودکار انجام داد.

2.پیوست‌های نامه و ایمیل، کابوسی برای مدیریت نسخه‌ها

قبل از باز کردن یا ویرایش اسناد ارسال شده از طریق اتوماسیون اداری (نامه نگاری) یا ایمیل، باید آنها را روی سیستم خود دانلود کنید. این بدان معناست که هر گیرنده، نسخه‌ای شخصی از سند را برای کار خود دارد و تغییرات خود را روی آن ذخیره می‌کند. هنگامی که یک تیم یا واحد سازمانی شامل بیش از دو یا سه نفر باشد، این روند می‌تواند منجر به مشکلاتی در مدیریت نسخه‌ها شود؛ زیرا هر شخص ممکن است با نسخه متفاوتی از سند کار کرده باشد.

تهیه یک نسخه واحد و معتبر از یک سند، کار بسیار دشواری است که مستلزم مهارت و تجربه زیادی است. کسی که این کار را انجام می‌دهد، باید بتواند تمام نسخه‌های موجود را به خوبی بررسی کند و در مورد هر تغییر، نظر یا درخواست، تصمیم درستی بگیرد.

برای اطمینان از مدیریت صحیح اسناد در اتوماسیون اداری (نامه نگاری) یا ایمیل و جلوگیری از سردرگمی و ناکارآمدی، باید یک نسخه واحد و معتبر از هر سند در سیستم مدیریت محتوای سازمانی یا فضاهای اشتراکی مثل ماشین مجازی مشترک، گوگل درایو، شیرپوینت، دراپ‌باکس و غیره در سازمان وجود داشته باشد. تمام تغییرات باید در این نسخه واحد اعمال شوند و تاریخچه نسخه‌ها برای همه قابل مشاهده و پیگیری باشد تا بتوان همیشه از معتبرترین نسخه سند استفاده کرد. به علاوه این موضوع که چه تغییراتی توسط چه کسی در سند نهایی اعمال شده است از مسائل حل نشده و پیچیده در این نوع یکپارچه‌سازی‌ها محسوب می‌شود.

3.عدم تکمیل اطلاعات مورد نیاز در گردش کار توسط ایمیل و نامه

در نهایت، مشکل اتوماسیون اداری (نامه نگاری) یا ایمیل این است که تمام اطلاعات در آن به صورت متن منتقل می‌شود. این متن باید توسط یک انسان دیگر خوانده، درک و بر اساس آن عمل شود. حتی برای ساده‌ترین وظایف، جایی برای اینکه کامپیوتر کار را بر عهده بگیرد وجود ندارد. یعنی نمی‌توان از مزیت‌های جلوگیری از انجام کارهای تکراری و محاسبات پیچیده، اندازه‌گیری و رهگیری‌ کارها و غیره استفاده نمود.

وظایف تکراری و روزمره می‌توانند باعث خستگی و کاهش بهره‌وری کارکنان شوند. این مسئله می‌تواند منجر به اشتباهات و از دست دادن فرصت‌ها شود.

مثل درخواست‌هایی که هر بار قسمتی از اطلاعات آن ناقص تحویل می‌شود یا پیوست‌های اسکن شده‌ای که خوانایی لازم را ندارند و موجب رفت و برگشت‌های بدون ارزش افزوده می‌شوند و چرخه فرایند را بیش از پیش طولانی می‌کنند.

در هر شرکتی، وظایفی وجود دارند که انسان‌ها باید انجام دهند. این وظایف مهم هستند و به خلاقیت، تصمیم گیری و بینش نیاز دارند. اما این وظایف می‌توانند زمان زیادی بگیرند و باعث شوند که انسان‌ها نتوانند بر کارهای مهم‌تر تمرکز کنند. وظایف کوچک اداری، مانند ارسال نامه و ایمیل در اتوماسیون اداری (نامه نگاری) یا ایمیل، پر کردن فرم‌ها و پیگیری سفارشات، از جمله کارهایی هستند که می‌توانند به طور خودکار انجام شوند. اتوماسیون این وظایف در اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS می‌تواند به کاربران کمک کند تا وقت خود را صرف کارهای مهم‌تر کنند و بهره‌وری را افزایش دهند.

4.عدم امکان گزارش گیری

وقتی به این فکر می‌کنیم که پیام‌های اتوماسیون اداری (نامه نگاری) یا ایمیل و بسیاری از پیوست‌ها، داده‌هایی غیر ساختار یافته هستند، وضعیت حتی بدتر می‌شود. داده‌های غیرساختار یافته به اشکال مختلفی وجود دارند و می‌توانند تهدیدات جدی برای امنیت و سازگاری سازمان باشند. بهترین شیوه‌های مدیریت مدرن اسناد شامل اقداماتی مانند متمرکز کردن ذخیره سازی، کنترل مناسب دسترسی و استانداردسازی قواعد نامگذاری است که می‌تواند به کاهش این خطرات کمک کند.

پراکندگی اطلاعات در متن نامه یا ایمیل، یا پیوست‌ها در اتوماسیون اداری (نامه نگاری) یا ایمیل موجب می‌شود امکان گزارش گیری از وضعیت هر پرونده نیز مقدور نباشد و در نهایت به هنگام گزارش گیری برای مدیران و تصمیم‌گیران سازمان، زمان بسیار زیادی صرف استخراج اطلاعات پراکنده در ایمیل‌ها و نسخ مختلف پیوست‌ها می‌شود که صحت این اطلاعات به سختی قابل اثبات است و هرگونه سوال از داده‌های سازنده گزارش، امکان رهگیری و صحت سنجی آن را بسیار دشوار و زمان‌بر می‌کند.

در اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS داده‌ها در مسیر فرایند جمع‌آوری شده و گزارش‌های مد نظر به صورت خودکار تولید شده و در لحظه در اختیار ذینفعان مختلف قرار می‌گیرد. در واقع «فرایندِ دستیِ ساختن گزارش» جای خود را به «گزارش گیری خودکار» به صورت در لحظه می‌‌دهد.

5.ایمیل و نامه، مجهول بودن مسئولیت‌ها

هنگامی که گیرندگان زیادی در یک ایمیل یا نامه کپی می‌شوند، ممکن است مشخص نباشد که گام بعدی در فرایند کسب و کار چیست یا چه کسی مسئول آن است و باید چه کار کند. این باعث می‌شود که کارها انجام نشوند و فرصت‌ها از دست بروند. همه این مشکلات به خاطر این است که یک ایمیل یا نامه، مسئولیت کارها را به درستی مشخص نکرده است.

ایمیل‌ها می‌توانند به سادگی به هرزنامه بروند. اینکه شرکت‌ها ایمیل‌های مزاحم یا تهدیدات امنیتی سایبری را فیلتر می‌کنند نکته مثبتی محسوب می‌شود، اما فیلتر هرزنامه بیش از حد انتظار می‌تواند ایمیل‌های مهم را نیز از رسیدن به مقصد خود باز دارد. این مسئله به ویژه در مورد ایمیل‌هایی که از فروشندگان شخص ثالث ارسال می‌شوند، شایع است.

6.رونوشت‌های بی‌پایان، کارتابل‌های غرق شده

پس از گذشت مدتی از استقرار اتوماسیون اداری (نامه نگاری) یا ایمیل و نیاز به اطلاعات در هر مرحله از فرایند‌های عملیاتی، کاربران زیادی درخواست قرارگیری در فهرست رونوشت گیرندگان می‌نمایند. همچنین به سبب ملاحظات دیگری، برای هر نامه‌ یا ایمیلی افراد مهم سازمان که چه بسا به موضوع ارتباط مستقیمی نداشته باشند به فهرست گیرندگان اضافه می‌شوند. پس از چندی به سبب حجم بالای کارهای ایجاد شده در صندوق ورودی، کارها گم شده، غیرقابل ردیابی شده و حساسیت کاربران نسبت به کارهای کارتابلشان کاهش می‌یابد و دیگر حس مثبتی نسبت به اولویت‌بندی و رسیدگی به کارهای مهم و خالی کردن کارتابل وجود ندارد چون این کارتابل‌ها هیچ وقت از حالت سر ریز خارج نخواهند شد.

7.ایمیل و نامه، یک خطر امنیتی جدی

با شیوع همه‌گیری ویروس کرونا، جرائم سایبری به شدت افزایش یافت و به بیش از 600 درصد رسید. مجرمان سایبری از ایمیل و نامه نگاری برای انجام فعالیت‌های مخرب و مجرمانه خود، مانند کلاهبرداری‌های فیشینگ گرفته تا بدافزارهای جاسازی شده در پیوست‌های به ظاهر بی‌ضرر، سرقت اطلاعات و انتشار بدافزار استفاده کرده‌اند.

به عنوان مثال، تخمین زده می‌شود که 30 درصد از پیام‌های فیشینگ توسط کاربران هدف باز می‌شوند و از این تعداد، تقریباً 12 درصد از کاربران روی پیوست یا لینک مخرب کلیک می‌کنند. جای تعجب نیست که 92 درصد از بدافزارها از طریق ایمیل‌ها جابجا می‌شوند!

تصور اینکه یکی از این لینک‌ها یا پیوست‌ها آلوده به بدافزارهایی باشد که منجر به رمزنگاری شدن یا پاک شدن و آلوده شدن اطلاعات روی سرور گردد، از کابوس‌های هر مدیر شبکه‌ای به شمار می‌رود.

جمع‌بندی

بله، نامه و ایمیل ممکن است به طور جدی بهره‌وری سازمان شما را کاهش دهد. اما اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS می‌تواند این وظایف را خودکار کند و به شرکت‌ها کمک کند تا بهره‌وری را افزایش دهند.

شاید بپرسید که چه نوع اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS مناسب است؟ اتوماسیون گردش کار می‌تواند برای طیف گسترده‌ای از وظایف استفاده شود. نوع مناسب سیستم اتوماسیون گردش کار برای شما به نیازهای خاص تیم، شرکت و صنعت شما بستگی دارد.

برای اتوماسیون فرایند کسب و کار، باید چهار کار انجام دهیم. اول، باید افراد مناسب را به وظایف اختصاص دهیم. دوم، باید به آنها اطلاع دهیم که چه کاری باید انجام دهند. سوم، باید منابع مورد نیاز آنها را در اختیارشان قرار دهیم و چهارم، باید ساختار نظارتی مناسبی برای آنها ایجاد کنیم. یک اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS خوب نیز باید بتواند این چهار کار را انجام دهد.

اگر علاقه مند هستید، می‌توانید پس از درخواست ارائه دمو از اتوماسیون فرایند کسب و کار BPMS، به شما نشان دهیم چگونه اتوماسیون گردش کار و مدیریت مدرن اسناد می‌تواند به شما کمک کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهید.