اخبار پروژه بهبود فرایندهای پشتیبانی در بانک شهر
تیم پیشگامان، با بکارگیری متخصصان خبره در حوزه مشاوره و بهبود فرایندهای سازمانی، توانست پروژه مدیریت فرایندهای کسبوکار در حوزه ستادی بانک را به عنوان یک پروژه مهم و ارزشمند شامل فازهای شناسایی، مستندسازی و بهبود فرایندهای ستادی تحت سه معاونت پشتیبانی، معاونت املاک و ساختمان و معاونت حقوقی و پیگیری مطالبات در مدت تقریبا 7 ماه به نتیجه برساند.
هدف پروژه
کشف، شناسایی، و بهبود فرآیندهای پشتیبانی سازمان و طراحی روشهای اجرایی و فرمهای فرایندی به منظور ارتقاء سطح بهرهوری و کاهش هزینهها در حوزه ستادی بانک شهر
محدوده اجرای پروژه
فرایندهای حوزه ستادی بانک شهر (سه معاونت پشتیبانی و ساختمان، امور حقوقی و پیگیری مطالبات، و املاک)
محدوده زمانی پروژه
از شهریورماه 1403 تا اسفند 1403 به مدت تقریبا 7 ماه
سطوح مشارکت در اجرای پروژه مدیریت فرآیند
- واحد تشکیلات و روشها: واحد سازمانی متولی مدیریت فرآیندها در بانک شهر واحد تشکیلات و روشها میباشد که هماهنگی برگزاری جلسات را بر عهده داشته و در جلسات کارشناسی مربوط به شناسایی و مستندسازی فرآیندها مشارکت فعال نموده است.
- واحدهای سازمانی تخصصی (مالکین فرآیندها): واحدهای سازمانی مالک فرآیند با توجه به محدوده اجرای پروژه (مدیریت پشتیبانی، معاونت حقوقی و معاونت املاک) شامل تمامی کارشناسان و مدیران مربوط با صلاحدید مدیران ارشد بانک شهر در جلسات کارشناسی شناسایی و مستندسازی فرآیندها حضور داشته و مبتنی بر دانش ضمنی ارائه شده توسط ایشان محتوای مورد نیاز تحلیل فرآیندها تولید شده است.
- تیم مشاور حوزه مدیریت فرآیند (مجری پروژه): حلقه واسط فیمابین تحلیلگران درون سازمانی و مدیران ارشد بانک شهر، تیم پروژه مدیریت فرآیند میباشد که با ارائه خدمات مشاوره و مدیریت جلسات کارشناسی، پیشبرد اجرای پروژه مدیریت فرآیند را مدیریت مینماید.
- مدیران ارشد: بالاترین سطح مشارکت در اجرای پروژه مدیریت فرآیند کسبوکار با تشخیص ضرورت اجرای پروژه مدیریت فرآیند کسبوکارتوسط مدیران ارشد بانک شهرصورت پذیرفته است.
شرح پروژه
پروژه مدیریت فرایندهای کسبوکار در حوزه ستادی بانک شهر به عنوان یک پروژه بهبود فرایندهای سازمانی نیازمند برنامهریزی دقیق و برگزاری جلسات منظم به منظور دریافت نظاممند اطلاعات و انجام مراحل تحلیل و در نهایت، رسیدن به وضعیت مطلوب یا بهبودیافته فرایند با همکاری و مشارکت بازیگران مختلف از جمله اعضای تیم پروژه، خبرگان کسبوکار و دستاندرکاران و مالکین فرایندها بود. به منظور تحقق چنین اهدافی، گامهای زیر طی شد:
- برگزاری جلسات کارشناسی شناخت وضع موجود فرآیندها
- ترسیم نقشه فرآیندهای وضع موجود
- اخذ تایید از مالکین فرآیندها پیرامون نقشههای وضع موجود
- برگزاری جلسات عارضهیابی و استخراج عارضههای فرآیندی
- ترسیم نقشههای فرآیندی وضع مطلوب
- اخذ تایید از مالکین فرآیندها پیرامون نقشههای فرآیندی وضع مطلوب
- تدوین روش اجرایی شامل شناسنامه و شرح فرآیند
- تدوین گزارش تحلیلی پیرامون تغییر فرآیند از وضع موجود به وضع مطلوب
- طراحی فرم فرآیند به منظور پیادهسازی در بستر فناوری اطلاعات
ابزارها و رویکردهای بهبود بکارگرفته شده
از روشهای مصاحبه و مشاهده میدانی، و همچنین مشاهده و رویت مستندات و فرمها و دستورالعملهای سازمانی در فازهای ابتدایی پروژه یعنی کشف و شناسایی وضع موجود فرایندها استفاده شد.
رویکردهای بهبود از جمله رویکردهای ناب، تحلیلهای مختلف کیفی و کمی از جمله تحلیل اتلاف، شناسایی گلوگاهها، تحلیل ارزش افزوده، مصاحبه با ذینفعان و ترسیم ماتریسهای نقشها و مسئولیتها به منظور تحلیل وضعیت و دستیابی به راهکارهای بهبود استفاده شد.
در نهایت دستاوردهای پروژه در قالب گزارش نهایی شامل روشهای اجرایی، نقشهها، و فرمها جمعآوری و گزارشدهی شد.
دستاوردها و نتایج کلیدی
با بررسی و موشکافی دقیق فرایندهای کاری در هر بخش سازمان، مشخص شد که برخی فرایندها با ناکارآمدیهایی مواجه بودند که موجب افزایش زمان، هزینه و دوبارهکاریها و اتلاف در آن اداره شده و تاثیرات بر کارآمدی کل سازمان داشت. از این رو، اقدامات بهبودی شامل موارد زیر در خصوص فرایندهای سازمانی در جهت کاهش هزینهها، کاهش دوبارهکاریها و اتلافها، کاهش مدت زمان انجام کار و در نهایت افزایش بهرهوری انجام شد.
مهمترین دستاوردهای حاصل از اجرای پروژه به شرح زیر است:
- ادغام فرآیندهای دارای همپوشانی: استانداردسازی مدیریت درخواستهای مختلف از طریق یک فرایند نظیر فرآیند ارائه خدمات برای تمامی خدمات سازمان اعم از تعمیر تجهیزات، تعمیر خودرو، خدمات پشتیبانی و غیره
- پیشنهاد در تغییر حوزه اختیارات و عملکرد واحدها: به عنوان نمونه پیشنهاد جابجایی وظیفه اخذ بیمه از واحد نقلیه و تخصیص آن به واحد تخصصی بیمه
- پیادهسازی ملزومات اسناد بالادستی در فرآیندهای وضع مطلوب: به عنوان نمونه پایبندی به اجرای جزئیات آیین نامه کمیسیون معاملات در فرآیند وضع مطلوب شامل فروش اموال و داراییها و غیره
- تعریف فرآیندهای خلا: به عنوان نمونه فرایندهای بروزرسانی فهرست خریداران و فروشندگان و یا فرایند رسیدگی به اختلافات مزایدات و مناقصات به مجموعه فرایندهای دایره کمیسیون معاملات افزوده شدند.
- تبیین شاخصهای ارزیابی فرآیندها در صورت ضرورت: ایجاد یک مقیاس سنجش برای نتایج حاصل از فرایند به عنوان نمونه برای فرایندهای ارزیابی عملکرد کارکنان و نگهداری خودرو
- تبیین شبکه ارتباطات فرآیندی: شبکه ارتباطات فرآیندها که نشاندهنده ورودیها و خروجیهای هر یک از فرآیندها به یکدیگر میباشد.
تیم پیشگامان، با ارائه خدمات مشاوره سازمانی همواره متعهد به ارتقاء سازمانها و فرآیندهای آنها است. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد پروژهها و خدمات مشاورهای، با ما تماس بگیرید.”