روایت یک تغییر خوشایند | بخش اول 🎙
دکتر علی روستایی، معاون عملیات شرکت سپردهگذاری اوراق بهادار و تسویه وجوه (سمات)، از تحلیل و اولویتبندی فرایندها تا استقرار سیستم مدیریت فرایند و همراهی مؤثر شرکت پیشگامان تعالی کسبوکار در این مسیر را روایت میکند. ▶️ کلیپ را ببینید و با روایت این تغییر همراه شوید…
مصاحبه با مدیران سپرده گذاری
دکتر علی روستایی قسمت اول
دکتر علی روستایی قسمت دوم
گزارش جامع اجرای پروژه بازطراحی و پیادهسازی فرآیندهای توقیف و فروش داراییها در شرکت سپردهگذاری مرکزی اوراق بهادار (سمات)
شرکت پیشگامان تعالی کسبوکار بهعنوان یکی از مجموعههای پیشرو در حوزه تحلیل، طراحی و پیادهسازی فرآیندهای سازمانی، در همکاری نزدیک با شرکت سپردهگذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه (سمات)، موفق به اجرای یکی از پروژههای مهم و راهبردی در حوزه تحول دیجیتال و تسهیل خدمات قضایی-مالی گردید. این پروژه با هدف بازنگری، نظاممند کردن و استقرار مکانیزه مجموعهای از فرآیندهای کلیدی شامل توقیف، فروش، اجرای فروش و رفع توقیف داراییهای مالی طراحی و اجرا شد.
مقدمه
پیش از آغاز این پروژه، فرآیندهای مربوط به توقیف، فروش و رفع توقیف داراییها در شرکت سپردهگذاری مرکزی، عمدتاً بهصورت نیمهدستی یا با استفاده از سامانههای غیرمتمرکز (جزیرهای) انجام میشد. این شیوهی اجرا، ضمن ایجاد بار مضاعف برای کارشناسان و واحدهای عملیاتی، با چالشهایی نظیر تأخیر در پاسخگویی، تکرار مکاتبات و استعلامات، نبود شفافیت در پیگیری مراحل، احتمال بروز خطاهای انسانی و ضعف در نظارت لحظهای همراه بود.
از سوی دیگر، ماهیت حقوقی و چندلایه این فرآیندها، که بر اساس احکام مراجع قضایی، درخواست نهادهای نظارتی و تعامل با نهادهای اجرایی مانند قوه قضائیه، دفاتر خدمات قضایی و شرکتهای کارگزاری شکل میگیرد، بهگونهای بود که تداوم فعالیتها در بسترهای سنتی، ریسکهای عملیاتی و مدیریتی قابلتوجهی به همراه داشت.
این شرایط، لزوم بازطراحی جامع، ساختارمند و مبتنی بر یک بستر فرآیندمحور منسجم را به ضرورتی اجتنابناپذیر تبدیل کرده بود؛ بستری که نهتنها بتواند مسیرهای اجرایی را یکپارچه و استاندارد نماید، بلکه امکان رهگیری، کنترل، نظارت و گزارشگیری آنی را نیز برای مدیران و ذینفعان فراهم سازد.
مسیر اجرا و فازبندی پروژه
نقطهی آغاز این پروژه به بهمنماه سال ۱۴۰۱ بازمیگردد؛ زمانی که تیم تحلیل فرآیند شرکت پیشگامان تعالی کسبوکار، با همکاری نزدیک کارشناسان داخلی شرکت سپردهگذاری مرکزی (سمات)، اقدام به تحلیل و مدلسازی فرآیند «انتقال قهری» نمود. در این مرحله، پس از انجام جلسات مستندسازی و بررسی میدانی فعالیتها، وضعیت موجود فرآیند بهصورت دقیق شناسایی شد و با تمرکز بر شناسایی نقاط گلوگاهی، ناهماهنگیها و تکرارهای غیرضرور، مسیر بهینه برای طراحی مدل مطلوب ترسیم گردید.
مدل وضعیت مطلوب (To-Be) با استفاده از زبان مدلسازی BPMN و مطابق با چارچوبهای پذیرفتهشده در مدیریت فرآیندهای کسبوکار، طراحی و تدوین شد. در کنار آن، مستندات اجرایی و دستورالعملهای عملیاتی برای اجرا نیز تهیه گردید تا شرایط لازم برای ورود به فاز پیادهسازی فراهم شود.
در پی موفقیتآمیز بودن فاز نخست و افزایش اعتماد مدیریت پروژه به رویکرد فرآیندمحور، در اسفندماه ۱۴۰۲ تحلیل فرآیند «توقیف داراییها» بهعنوان یکی از حساسترین و پرتراکنشترین فرآیندهای شرکت، در دستور کار قرار گرفت. تیم پروژه با انجام مصاحبههای تخصصی با کارشناسان واحدهای حقوقی، مالی، اجرایی، فناوری اطلاعات و تعامل با نمایندگان ذیربط نهادهای قضایی، اقدام به جمعآوری دادههای موردنیاز و بررسی دقیق رویههای جاری کرد. این اطلاعات پایهای شد برای طراحی مدلی جامع، منعطف و قابل پیادهسازی که بتواند از پیچیدگیهای حقوقی و اجرایی این فرآیند عبور کند و مسیر اجرا را تسهیل نماید.
از خردادماه ۱۴۰۳، فرآیند توقیف، بهعنوان نخستین فرآیند عملیاتی در بستر سامانه فرآیندمحور جدید، وارد مرحلهی پیادهسازی گردید. طراحی این فرآیند بر مبنای اهدافی چون شفافسازی مراحل، حذف فعالیتهای موازی و زائد، افزایش دقت در اجرا، و فراهم ساختن امکان پایش و کنترل لحظهای مراحل پیشرفت، انجام شد. با وجود حجم بالای تعاملات میانسازمانی، فرآیند توقیف در مدتزمانی کوتاه به بهرهبرداری کامل رسید و نخستین کیسهای عملیاتی در سامانه جدید به ثبت رسیدند.
در ادامهی این مسیر، سایر فرآیندهای کلیدی مرتبط نیز با همان رویکرد تحلیلی و ساختارمند طراحی و در بستر سامانه پیادهسازی شدند. این فرآیندها عبارتاند از:
- فروش و اجرای فروش داراییهای توقیفشده: استقرار در آذرماه ۱۴۰۳
- رفع توقیف اوراق بهادار: استقرار در بهمنماه ۱۴۰۳
هر یک از این فرآیندها، پس از طی مراحل تحلیل، طراحی و تست، بهگونهای پیادهسازی شدند که ضمن پاسخگویی به نیازهای جاری سازمان، قابلیت توسعهپذیری و تطبیق با تغییرات قوانین و مقررات را نیز دارا باشند.
اقدامات تخصصی انجامشده در طول پروژه
برای حصول اطمینان از موفقیت پروژه و ایجاد زیرساختی پایدار و قابل توسعه، مجموعهای از اقدامات تخصصی در حوزه تحلیل، طراحی، اجرا و پشتیبانی به انجام رسید که از جمله مهمترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
* تحلیل وضعیت موجود با رویکرد مستندسازی دقیق و استخراج گلوگاههای اجرایی و سیستمی
* بازطراحی فرآیندها بر پایه اصول چابک، استانداردهای جهانی مدلسازی و رعایت الزامات قانونی
* طراحی فرمهای هدفمند و کاربرمحور با درنظر گرفتن تجربه کاربری ساده و بدون پیچیدگی
* تعریف مسیرهای اجرایی دقیق با قابلیت مدیریت استثناها، تاخیرها و تعامل با سایر سیستمها
* مدیریت نقشها و سطوح دسترسی برای حفظ امنیت و یکپارچگی اطلاعات
* تدوین قوانین و منطق کسبوکار با رعایت تطابق با ضوابط مراجع قضایی و سیاستهای سازمانی
* پیشبینی حالتهای مختلف پرونده (Case Handling) از ثبت حکم تا خاتمه عملیات اجرایی
* آموزش کاربران نهایی از طریق کارگاههای عملی، راهنماهای کاربردی و جلسات همافزایی
* استقرار تدریجی (Phased Deployment) و پایش عملکرد در فاز راهبری اولیه
* پشتیبانی فنی و بهروزرسانی تدریجی براساس بازخوردهای دریافتشده
ویژگیهای زیرساختی و نحوه پیادهسازی
در طراحی و پیادهسازی این پروژه، از یک بستر پیشرفته فرآیندمحور بهرهگرفته شد که امکان مدلسازی، اجرا و پایش فرآیندها را با دقت بالا فراهم میسازد. ساختار سیستم بهگونهای طراحی شد که تمامی بازیگران هر فرآیند، صرفنظر از سطح فنی، بتوانند بدون پیچیدگی درگیر اجرای وظایف خود شوند. همچنین جریان کار بهگونهای تنظیم شد که در شرایط عادی و حتی سناریوهای خاص، روند پرونده بهصورت پیوسته و کنترلشده ادامه یابد.
روند طراحی بهصورت ماژولار انجام شد و مکانیزمهایی نظیر یادآوری، هشدار، تطبیق مدارک، و کنترلهای داخلی بهصورت سیستمی در فرآیندها گنجانده شد. این امر موجب شد زمان پاسخگویی به درخواستها کاهش یافته و اطمینان از صحت اجرای مراحل افزایش یابد. همچنین، با امکان رهگیری لحظهای وضعیت هر پرونده و اطلاعرسانی شفاف، تجربه کاربران بهمراتب ارتقاء پیدا کرد.
در حوزه گزارشگیری نیز ساختاری پیاده شد که مدیران و کارشناسان بتوانند بهصورت آنی از وضعیت عملکرد، پیشرفت پروندهها و شاخصهای کلیدی بهرهوری مطلع شوند، بدون نیاز به درخواستهای متعدد یا تجزیهوتحلیل دستی اطلاعات.
آمار عملکرد پروژه تا ۱۵ اردیبهشت ۱۴۰۴
یکی از شاخصهای کلیدی در سنجش موفقیت پروژههای تحول فرآیندی، میزان بهرهبرداری واقعی و اثربخشی اجرای فرآیندها در محیط عملیاتی سازمان است. در پروژه پیادهسازی فرآیندهای مرتبط با توقیف، فروش و رفع توقیف در شرکت سپردهگذاری مرکزی، دادههای ثبتشده تا تاریخ ۱۵ اردیبهشت ۱۴۰۴، گواهی روشن بر استقبال گسترده و عملکرد موفق این فرآیندها در بستر جدید هستند. بر اساس اطلاعات مستخرج از سامانه، مجموع موارد ثبتشده برای هر فرآیند از آغاز بهرهبرداری تا تاریخ مذکور به شرح زیر است:
تعداد کل کیسهای ثبتشده:
* توقیف: ۱۰٬۹۲۳ مورد
* اجرای توقیف: ۱۲٬۶۴۵ مورد
* فروش: ۹۵۳ مورد
* اجرای فروش: ۱٬۳۱۶ مورد
* رفع توقیف: ۱٬۶۸۳ مورد
نرخ اثربخشی (تکمیلشده به کل کیسها):
* توقیف: ۹۲٪
* اجرای توقیف: ۹۹٪
* فروش: ۷۵٪
* اجرای فروش: ۹۱٪
* رفع توقیف: ۸۷٪
این آمارها نشان میدهد که فرآیندهای پیادهسازیشده نهتنها با استقبال گسترده از سوی واحدهای مختلف سازمان مواجه شدهاند، بلکه از نظر نرخ تکمیل، دقت اجرا و بهرهوری نیز در سطح بالایی قرار دارند. این امر بیانگر آن است که فرآیندهای طراحیشده توانستهاند بهخوبی با نیازهای عملیاتی سازمان تطبیق یابند و زیرساختی قابل اتکا برای مدیریت هوشمند فعالیتها فراهم کنند.
نتایج کلیدی و دستاوردهای پروژه
این پروژه توانست از ابعاد گوناگون، ارزش افزوده قابلتوجهی برای شرکت سپردهگذاری مرکزی به همراه داشته باشد. مهمترین نتایج آن به شرح زیر است:
* کاهش زمان انجام فرآیندها نسبت به وضعیت پیشین و تسهیل اجرای احکام
* افزایش دقت و کاهش خطاهای ناشی از مداخلات دستی
* امکان رصد لحظهای و تحلیلی عملکرد پروندهها
* افزایش هماهنگی بین واحدهای مختلف از طریق اتوماسیون وظایف
* ایجاد فضای شفاف برای نظارت مدیران و تحلیلگران بر فرآیندها
* افزایش رضایت کاربران نهایی، کارگزاران و ذینفعان قضایی
نتیجهگیری
پروژهی بازطراحی و پیادهسازی فرآیندهای توقیف، فروش و رفع توقیف داراییها در شرکت سپردهگذاری مرکزی، نمونهای برجسته و موفق از تلفیق دانش مدیریت فرآیند، بهرهگیری از فناوریهای روز و تعامل مؤثر بینبخشی برای حل مسائل پیچیده و ساختاری در سطح کلان بازار سرمایه بهشمار میآید. این پروژه، نهتنها نظم و انسجام لازم را در اجرای فرآیندهایی حساس و چندلایه ایجاد کرد، بلکه با طراحی دقیق، مستندسازی کامل، و اجرای مرحلهبهمرحله، بستری قابل اتکا برای افزایش شفافیت، کاهش خطاهای انسانی، تسریع در پاسخگویی و بهبود تجربه ذینفعان فراهم آورد.
تجربه موفق این پروژه، اکنون بهعنوان الگویی قابلاستفاده برای سایر نهادها، ارکان بازار سرمایه و سازمانهای مرتبط با حوزه خدمات مالی مطرح است؛ الگویی که نشان میدهد تحول دیجیتال، تنها با ابزارهای فناورانه محقق نمیشود، بلکه نیازمند رویکردی سیستمی، مدیریت مؤثر تغییر، و سرمایهگذاری بر فرآیندها و نیروی انسانی است.
در این میان، شرکت پیشگامان تعالی کسبوکار با تکیه بر دانش عمیق در حوزه مدیریت فرآیند، شناخت دقیق نیازهای سازمانی، رویکرد راهبردی در مواجهه با چالشها و بهرهگیری از تیمی متخصص و متعهد، نقش کلیدی در تحقق اهداف این پروژه ایفا کرد. این تجربه، بار دیگر توانمندی شرکت در ایفای نقش بهعنوان شریک راهبردی سازمانهای پیشرو کشور در مسیر توسعه زیرساختهای دیجیتال و ارتقای کارایی عملیاتی را اثبات میکند.