به تجربه مشاهده شده است که بسیاری مدیران از ابتدای آغاز به کار در یک مجموعه، در اولین اقدام دست به تغییر نمودار سازمانی می‌زنند. این اتفاق به ‌دلایل مختلف معمولا با شکست و مقاومت نیروی انسانی مواجه می‌شود. یکی از مهمترین دلایل آن به تغییر موازنه قدرت یا حتی عدم‌توازن قدرت فعلی در سازمان‌ها برمی‌گردد. با عارضه‌یابی ساده در اکثر سازمان‌ها می‌توان درک نمود، که علی‌رغم تصور نادرست مدیران نسبت به همبستگی زیاد تغییرات و اصلاح نمودار سازمانی با افزایش کارایی و اثربخشی سازمان‌ها، مسائل و مشکلات دیگری وجود داشته که رفع آن‌ها باعث افزایش بهره‌وری سازمان‌ها خواهد بود.

از جنبه‌ دیگر، یکی از بزرگترین مسائلی که اغلب سازمان‌های ایرانی با آن روبرو هستند، نبود ماموریت و شرح وظایف مصوب سازمانی برای حوزه‌های‌ کاری است. مدیران در دوره زمانی مدیریت خود، معمولا مبتنی‌بر دانش و تجربیات خود اقدام به انجام یک سری فعالیت‌ها می‌کنند. کمتر مدیری یافت می‌شود که در ابتدای وررود به یک حوزه مدیریتی جدید، در اولین اقدام قبل از هرگونه تغییر، درخواست دریافت ماموریت و شرح وظایف مصوب حوزه کاری‌ را نماید و یا در صورت نبود این موضوع، اقدام به تدوین آن نماید.

براین اساس، گروه مشاوره مدیریت eBPM مبتنی‌بر درخواست شرکت نوسازی عباس‌آباد، اقدام به تدوین شرح وظایف و ماموریت برای واحدهای سازمانی شرکت نمود. این پروژه از ابتدای بهمن ماه 1398 آغاز و در اردیبهشت 1399 به پایان رسید. اقداماتی نظیر مصاحبه با خبرگان داخلی در هر حوزه کاری، مطالعه اسناد و قوانین و مقررات بالادستی و شرکت، الگوبرداری از سازمان‌های مشابه، بهره‌گیری از مشاوران بیرونی در حوزه سازماندهی، جستجوهای اینترنتی و غیره ازجمله فعالیت‌هایی بود که در تدوین وظایف هر واحد صورت پذیرفت. درنهایت این پروژه با ابراز رضایت مدیرعامل محترم(مستند به تصویر) شرکت نوسازی عباس‌آباد خاتمه یافته و در قالب یک سند 100 صفحه‌ای به شرکت ارائه گردید.

شاید به اشتراک‌گذاری این تجربه دانشی، خالی از لطف نباشد، در ابتدای روزگار فعالیت باتوجه به حوزه تخصصی گروه مشاوره مدیریت eBPM، اعتقاد برآن بود که ساختار سازمانی حتی در ابتدای تاسیس هر سازمان، می‌بایست مبتنی بر فرایندهای سازمانی باشد، لیکن پس از حضور در یکی از استارت‌آپ‌های بزرگ در کشور برای مجموعه مبین گردید که با نبود سازمان‌دهی اولیه حتی ساختار سازمانی وظیفه‌گرا، بدیهی‌ترین امور مدیریت فرایندهای سازمانی مانند ترسیم نقشه فرایندهای وضع موجود دچار مشکل خواهد نمود، لذا کماکان اعتقاد مجموعه بر آن است که ساختار سازمانی می‌بایست مبتنی بر فرایندهای سازمانی طراحی گردد لیکن در ابتدای امر می‌بایست حداقلیات سازمان‌دهی در یک سازمان، مانند ساختار سازمانی سلسله مراتبی برای پروژه‌های مدیریت فرایند مهیا گردد.

اگر دراین زمینه فعالیت دارید پیشنهاد می‌شود در مورد پروژه تحلیل کسب و کار نیز مطالعه کنید.