شاخص کلیدی عملکردKPI (key performance indicator)

در این مقاله، به طور جامع در مورد KPI (شاخص کلیدی عملکرد) صحبت خواهیم کرد. قبل از شروع مقاله باید بگوییم که: همواره تلاش کارکنان یک سازمان در راستای تحقق اهداف سازمان است. اما آیا می‌توان بررسی کرد که چقدر سازمان به این اهداف نزدیک شده است؟ شاخص کلیدی عملکرد را می‌توان معیاری برای بررسی میزان نزدیکی به اهداف تعریف کرد. حال این پرسش پیش‌ می‌آید که شاخص‌ها از چه طریقی می‌توانند به شما یاری برسانند؟

فرض کنید شما مربی یک تیم فوتبال هستید و می‌بایست در بازی پیش‌رو با اختلاف ۲ گل پیروز بازی باشید، آیا می‌توان در طول بازی نتیجه را بررسی نکرد و به بررسی نتیجه در دقایق پایانی اکتفا کرد؟

قطعا خیر! شما می‌بایست در طول ۹۰ دقیقه بازی مدام نتیجه بازی و نحوه عملکرد تیم‌تان را مورد بررسی قرار دهید و با توجه به شرایط، استراتژی بازی را تغییر دهید. پس شاخص‌ها می‌بایست در دوره‌های مقرر اندازه‌گیری شوند که به آن دوره‌های اندازه‌گیری گفته می‌شود.

دوره‌های اندازه‌گیری با توجه نوع شاخص، میزان تاثیر شاخص‌ در دستیابی به اهداف و میزان تلاطم فضای اتمسفر تعیین می‌گردد. ممکن است دوره‌های اندازه‌گیری شاخص‌های عملکردی در یک بازی فوتبال بر حسب‌ دقیقه اما در فضا و اتمسفر دیگری روزانه باشد. بنابراین شاخص‌های عملکردی kpi می‌بایست با توجه به شرایط به ما در تعیین استراتژی‌ها یاری برسانند.

تعریف kpi (شاخص عملکرد کلیدی) چیست؟

• KGI (key goal indicator)

هدفی که در نظر داشتیم به آن برسیم. به طور مثال در بازی فوتبال: پیروزی با اختلاف ۲ گل.

• KRI (key result indicator)

نتایج واقعی‌ای که در پایان محقق می‌شود. به طور مثال در بازی فوتبال: باخت با اختلاف یک گل و عدم تحقق هدف.

• KPI (key performance indicator)

شاخص‌هایی که در مسیر رسیدن به هدف تعیین و اندازه‌گیری می‌شود و با توجه به آن ممکن است استراتژی دستخوش تغییر شود. به طور مثال در بازی فوتبال: در صورتی که در نیمه اول تیم شما بازنده بازی باشد ممکن است با توجه به هدف برای نیمه‌ دوم بازی استراتژی تهاجمی در نظر بگیرید.

ویژگی‌های شاخص کلیدی عملکرد

• شاخص‌های عملکردیKPI ویژگی و خصوصیاتی دارند که در این قسمت به آن‌ها می‌پردازیم:
  • به طور دقیق مشخص باشد چه چیزی را اندازه‌گیری می‌کنند.
  • قابل اندازه‌گیری باشند.
  • قابل دسترسی باشند(تعیین شاخص‌های غیرقابل دسترسی باعث اتلاف منابع سازمان خواهد شد.).
  • با اهداف ما مرتبط باشند(به طور مثال بازی فوتبال را در نظر بگیرید. شاخص«میزان مالکیت توپ» با پیروزی در بازی ارتباطی مستقیم ندارد. به بیان دیگر درصد بالای مالکیت توپ تضمین نمی‌کند که شما پیروز بازی باشید. بنابراین ممکن است بررسی این شاخص شما را به اشتباه بیندازد.
  • قابل اختصاص دوره‌های زمانی باشند.
  • متولی سنجش داشته باشند(مسئولی خاص را بتوان برای آن‌ها در نظر گرفت).

OKR چیست؟

اهداف و نتایج کلیدی یا همانOKR (Objectives and Key Results)، سیستمی است که اهداف را تعیین می‌کند و ابزاری را برای اندازه‌گیری نتایج فراهم می‌آورد.

تفاوت KPI  و OKR

به طور کلی، می‌توان تفاوت این دو مفهوم را این طور تعریف کرد که KPI یک شاخص ولی OKR یک سیستم و چارچوب است که معمولا در دو حالت استفاده می‌شود:

• وقتی KPIای دچار مشکل شده و باید این شاخص را در مدت زمان مشخصی، در اولویت قرار گیرد.
• زمانی که لازم است کار جدیدی انجام شود که قبلا در KPI نبوده و در حال حاضر دارای اولویت محسوب می‌شود.

جایگاه KPI در مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار (BPM)

هدف از پروژه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار شناسایی فرایند‌ها می‌باشد. سپس برای فرایندهای شناسایی شده شاخص‌هایی به منظور کنترل آن‌ها تعیین می‌گردد.(مطالعه مقاله bpm چیست)

جایگاه KPI در سیستم‌های پیاده‌سازی مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار(BPMS)

در سیستم‌های پیاده‌سازی فرایند‌های کسب‌ و کار شاخص‌های عملکرد در سیستمBAM(Business Activity Monitoring) تعریف شده و با استفاده از این سیستم می‌توان شاخص‌های عملکردی را نیز پایش کرد.

جایگاه KPI در مستندات مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار

شاخص‌های عملکردی در سند اجرایی فرایندهای کسب‌وکار لحاظ شده و معیارهایی را برای سنجش میزان عملکرد فرایند تعریف می‌کند.(مطالعه مقاله مستندسازی فرآیند)