تقسیم کار در سازمان ها و وظیفه گرایی چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

از لحاظ تاریخی، افزایش روزافزون تقسیم کار با رشد کل تولید و تجارت، ظهور سرمایه داری و افزایش پیچیدگی فرآیندهای صنعتی همراه بوده است. نخستین بار، مفهوم و اجرای تقسیم کار در فرهنگ سومری باستان (بین النهرین) مشاهده شده است، جایی که تعیین مشاغل در برخی شهرها همزمان با افزایش وابستگی متقابل تجاری و اقتصادی صورت می‌گرفته است. به طور کلی تقسیم کار بهره وری تولیدکننده و کارگر را افزایش داد.

پس از انقلاب نوسنگی، دامداری و کشاورزی منجر به عرضه مواد غذایی قابل اعتماد و فراوان‌ شد که این امر باعث افزایش جمعیت و منجر به تخصصی شدن نیروی کار، از جمله طبقات جدید صنعتگران، سربازان و توسعه نخبگان گردید. این تخصص با فرآیند صنعتی شدن و کارخانه‌های دوران انقلاب صنعتی بیشتر همراه بود. بر این اساس، بسیاری از اقتصاددانان کلاسیک و همچنین برخی از مهندسان مکانیک مانند چارلز بابیج از طرفداران تقسیم کار بودند. همچنین، واداشتن کارگران به انجام وظایف منفرد یا محدود، دوره آموزشی طولانی مورد نیاز برای آموزش صنعتگران را حذف و استفاده از کارگران غیرماهر با دستمزد کمتر و با بازدهی بیشتر را جایگزین نمود.

تقسیم کار بدان معناست که هر فرد بر بخش خاصی از فرآیند تولید تمرکز می‌نماید. یکی از پیشگامان تقسیم کار در دوران انقلاب صنعتی آدام اسمیت بوده است که توانست این موضوع را به نحوی مناسب در یک کارخانه سنجاق‌سازی پیاده‌سازی نماید. اسمیت در کتاب خود (ثروت ملل) به این موضوع اشاره کرد که چگونه می‌توان مراحل پیچیده و زیاد تولید یک محصول را به فرایندهای ساده تبدیل کرد.

اسمیت در مجموعه نسبتا پیچیده‌ای از وظایف، مزایای تقسیم کار را آشکار ساخت. این ایده از این واقعیت سرچشمه می‌گیرد که هر فرد باید زمان مشخصی را صرف کند تا در نقش خود مهارت بالایی داشته باشد. در بخش مثال‌های تقسیم کار توضیحات مفصل‌تری در اینباره ارائه می‌دهیم.

برای یادگیری نسخه جدید ویندوز، یک زبان جدید یا زمانی که جوانتر بودیم؛ خواندن، نوشتن و بستن بند کفش، اموری زمان‌ بر محسوب می شدند. بنابراین برای تسلط بر هر بخش از فرآیند سنجاق سازی، آن زمان خاصی نیاز بود. اگر هر کارگر روی یک کار متمرکز می‌شد و بر آن تسلط می یافت، فرآیند تولید با سرعت بیشتر و کارآمدتر اجرا می شد.

به عنوان مثال، یک سازنده سنجاق ۱۸ وظیفه مجزا را باید اجرا کند که همین امر باعث می‌شود که فرایند تخصصی مورد نظر بسیار وقت گیرتر پیاده‌سازی شود. یک کارگر باید به طور همزمان چند کار را با تسلط بالا یاد می‌گرفت. اما اگر یک کارگر تنها بر روی یک کار تمرکز داشته باشد، کارها خیلی سریعتر اجرا می‌شوند. به نوبه خود، با تقسیم کار، پر کردن شکاف‌های اشتغال آسان‌تر می‌شود. بنابراین، اگر شرکت با کمبود یک کارمند مواجه باشد، آموزش دادن آن‌ها به اندازه کافی آسان است زیرا نیازی به آموزش چند کار مختلف ندارند.

در این مطلب همراه ما باشید تا جزئیات بیشتری از تقسیم کار را با یکدیگر بررسی کنیم و با مزایای و معایب آن بیشتر آشنا شویم. سعی کردیم در طول این مطلب مثال‌هایی از برندهای معروف بزنیم تا درک مفهوم تقسیم کار آدام اسمیت بیشتر ملموس باشد.

تقسیم کار چیست؟

تقسیم کار یک مفهوم اقتصادی است و بیان می‌کند که تقسیم فرآیند تولید به مراحل مختلف، کارگران را قادر می‌سازد تا بر وظایف خاص تمرکز کنند. اگر کارگران بتوانند روی یک جنبه کوچک از تولید تمرکز کنند، این کار راندمان کلی را افزایش می‌دهد تا زمانی که حجم و مقدار کافی از محصول مورد نظر تولید شود.

این مفهوم توسط آدام اسمیت در سال ۱۷۷۶ ترویج پیدا نمود. او برای بررسی ایده خود از یک کارخانه سنجاق‌سازی استفاده کرد. آدام اسمیت به این نکته اشاره کرد که چگونه توسط تقسیم کار می‌توان کارایی تولید را افزایش داد زیرا کارگران از هم جدا شدند و نقش‌های متفاوتی در ساخت سنجاق به آن‌ها سپرده شد.

مزایای تقسیم کار

تقسیم کار در سراسر جهان گسترش یافته است. امروزه می‌توانیم این ایده را در اکثر محصولات مصرفی مشاهده کنیم. به عنوان مثال، آیفون به قطعاتی مانند قاب، باتری، صفحه نمایش و برد مناسب نیاز دارد. همه این موارد توسط شرکت اپل ساخته نمی‌شوند، چه برسد به اینکه برای تولید آن ها به یک شخص متخصص در همه موارد نیاز داشته باشد. این کمپانی به شرکت‌های جداگانه با تخصص‌های بیشتر نیاز دارد. از جمله این شرکت ها می‌توان به شرکت‌هایی در ژاپن برای تولید دوربین، شرکت‌های آلمانی برای تولید شتاب سنج، ایالات متحده برای تراشه صوتی آن و چین برای باتری و مونتاژ آن اشاره نمود.

تقسیم کار مزایای زیادی به همراه دارد، به همین دلیل است که به یک امر در کسب و کارها رایج تبدیل شده است. بنابراین اجازه دهید این مزیت ها را در ادامه بررسی کنیم:

۱.تقسیم کار فرایند را کارآمدتر پیاده سازی می کند

بدون تقسیم کار، تسلط بر یک مهارت نیازمند زمان زیادی خواهد بود. به عنوان مثال، اگر شما قصد داشته باشید به طور همزمان پیانو، مهندسی، CSS و اقتصاد را فرا بگیرید، تسلط بر هر کدام از این مهارت‌ها دشوار خواهد بود. بنابراین، تقسیم کار به کارگر این امکان را می‌دهد که بر بخش خاصی از فرآیند تمرکز و تسلط داشته باشد که همین امر موجب می‌شود تا سریعتر آن مهارت را یاد بگیرد.

هنگامی که یک شرکت کارگر جدیدی را استخدام می‌کند، اگر آن‌ها بتوانند بر روی یک کار خاص تمرکز کنند، آموزش آن‌ها بسیار سریعتر صورت خواهد پذیرفت. به عنوان مثال، یک کارمند در یک کارخانه تولید خودرو اگر تمرکز خود را روی نصب چرخ‌ها به جای درها، فرمان و غیره قرار دهد، کارآمدتر خواهد بود.

۲.آموزش کارگران سریعتر انجام می‌ شود

برخی از صنایع نسبت به سایرین نرخ گردش مالی بالاتری دارند. تقسیم کار به کارمندان جدید اجازه می‌دهد وارد سیستم شوند و به راحتی جایگزین کارگران قدیمی شوند. به جای اینکه ۱۲ ماه طول بکشد تا یک کارگر در یک نقش کارآمد ظاهر شود، روند آموزش ممکن است ۳ ماه طول بکشد.

این امر تأثیر از دست دادن کارگر را کاهش می‌دهد. به عنوان مثال، برای جایگزینی کارگری که نحوه ساختن سنجاق را از ابتدا تا انتها آموخته است، ماه‌ها و شاید سال‌ها آموزش و تجربه نیاز است. در مقابل، اگر کارگری که سر سنجاق را می‌سازد، آنجا را ترک کند، کارمندی که وارد می‌شود، چیزهای کمتری برای یادگیری و تسلط نیاز دارد. به بیان دیگر؛ جایگزین کردن یک قطعه از پازل کارآمدتر از کل پازل است.

۳.افزایش بهره وری

وقتی کارگران صرفا روی یک کار خاص تمرکز کنند، می‌توانند سریعتر و کارآمدتر بر آن کار خاص تسلط پیدا کنند و کارگران مولدتری خواهند شد.

با اجازه دادن به کارگران برای تمرکز خالص روی یک کار، توجه آن‌ها منحرف نمی‌شود. اگر به مثال کارخانه سنجاق‌سازی اسمیت برگردیم. تقسیم کار بهره وری سنجاق ساز را بیش از ۲۴۰ برابر در یک روز افزایش داد.

دلیل افزایش بهره وری تا حدی به دلیل سطح بیشتر مهارت و تسلط است. با این حال، تقسیم کار چندین مزیت دیگر نیز به همراه دارد. به عنوان مثال، به کارگران اجازه می‌دهد تا به فعالیت‌هایی بپردازند که متناسب با توانمندی‌های آن‌هاست. برخی از کارمندان ممکن است مناسب آنالیز داده‌ها باشند، در حالی که برخی دیگر در مدیریت افراد و پروژه‌ها بهتر عمل می‌کنند.

۴.تخصیص کارآمد کارگران

وقتی می‌گوییم تخصیص کارگران، به نقش آن‌ها در فرآیند تولید اشاره می‌کنیم. به عنوان مثال، آنچه ممکن است فقط یک فرآیند یک مرحله‌ای باشد، می‌تواند به یک فرآیند پنج مرحله‌ای تبدیل شود. این کار پنج نقش مجزا و منحصر به فرد را ایجاد می‌کند که هر کدام وظیفه متفاوتی دارند.

اگر به شرکت‌های بزرگ نگاه کنیم، آن‌ها سازمان را در قالب بخش‌هایی برای امور مالی، فناوری اطلاعات، منابع انسانی و بازاریابی و سایر موضوعات تقسیم‌بندی کرده اند. تقسیم کار به کارکنان اجازه می‌دهد تا تخصص خود را بر روی وظایف‌شان متمرکز کنند. این روش کارآمد است زیرا کسانی که برای نقش فناوری اطلاعات مناسب هستند، برای نقش منابع انسانی چندان کارآمد نخواهند بود.

۵. کاهش هزینه تولید محصولات و ارائه خدمات

از آنجایی که تقسیم کار بهره وری را افزایش می‌دهد. به عبارت دیگر، هزینه تولید محصولات کاهش پیدا می‌کند و درنهایت قیمت تمام شده برای مصرف کنندگان ارزان‌تر خواهد بود.

اگر کار بین پنج نفر تقسیم شود که در کار خود متخصص هستند، فرآیند سریعتر و کارآمدتر می‌شود و به عبارت دیگر تعداد کالاهای تولید شده افزایش می‌یابد. به عنوان مثال، برای یک نیروی خدماتی در رستوران‌های مک‌دونالد، سرو غذا برای مشتریان، پختن همبرگرها و سرخ کردن سیب زمینی به طور همزمان بسیار دشوارتر از صرفا سرو غذا برای مشتری است. بنابراین کسی که بر روی سرو غذا برای مشتری تمرکز می‌کند، منجر به خدمات بهتر به مشتری و فرآیند کارآمدتر می‌شود.

۶.دستمزد بالاتر برای کارگران

باید اظهار داشت که همه دستاوردهای بهره وری لزوما به مصرف کننده منتقل نمی‌شود. نسبتی ممکن است به سود کارکنان مربوط شود و دستمزد بیشتری را برای کارگران یا کارمندان به همراه داشته باشد.

کارمندان اغلب ممکن است این موضوع را به عنوان گزینه‌ای برای کاهش اثرات منفی در نظر بگیرند. به عنوان مثال، برخی از کارگران ممکن است از برخی جنبه‌های تکراری کار بی‌انگیزه و بی‌حوصله شوند لذا حقوق‌های بالاتر می‌تواند به کاهش اثر مشکلات کمک کند، اگرچه ممکن است آن را به طور کامل از بین نبرد.

این همان کاری است که هنری فورد هنگام ایجاد خط مونتاژ فورد در اوایل قرن بیستم انجام داد. اگرچه کارگران کارهای خاص و تکراری داشتند، اما دستمزد آن‌ها بالاتر از میانگین صنعت بود. اتفاقی که افتاد این بود که با وجود انجام کارها تکراری، کارگران به دلیل دریافت حقوق و ستمزذ مناسب شادتر بودند.

۷.نوآوری

وقتی برای کارگران وظایف مشخصی تعیین می‌شود، توجه خالص آن‌ها بر روی کارهای مشخص متمرکز است. بنابراین دیدن مشکلات در فرآیند موجود آسان‌تر می‌شود. انجام یک کار مشابه هر روز تجزیه و تحلیل زمینه‌های بهبود را آسان‌تر می‌کند. بیشتر قدرت پردازش مغز را به خود اختصاص می‌دهد، بنابراین آن فعالیت مشخص با تمام جزئیاتش در خط مقدم ذهن یک کارگر قرار دارد.

معایب تقسیم کار

تقسیم کار تا حد زیادی مزایای قابل توجهی را به همراه داشته و خواهد داشت. با این حال، چندین عیب نیز متوجه این اقدام خواهد بود که باید در نظر گرفته شود. اگرچه مزایا بسیار زیاد است اما  مهم است که معایب را شناسایی کنیم و یاد بگیریم که چگونه آن‌ها را کاهش دهیم.

۱.خستگی ناشی از تکرار

تخصص در یک کار خاص می‌تواند بهره وری را افزایش دهد اما می‌تواند سطحی از یکنواختی و کسالت را ایجاد کند. انجام مکرر همان کار بدون هیچ چالشی برای وضعیت انسان مناسب نیست. ما به طور طبیعی خواهان پیشرفت هستیم.

برخی از مشاغل یکنواخت‌تر از مشاغل دیگر هستند. به این فکر کنید که وسط یک کارخانه بایستید و کالاها را به طور مکرر در یک جعبه قرار دهید. برخی ممکن است از چنین وظایفی لذت ببرند، در حالی که برخی دیگر از این نوع کارها خسته و دلزده شوند. با این حال در چنین شرایطی بهره وری ممکن است کاهش یابد. لازم به ذکر است در مقایسه با قبل از تقسیم کار، نرخ بهره وری هنوز در سطوح بالاتری خواهد بود.

یکی از راه‌هایی که کارفرمایان با بی‌حوصلگی مقابله می‌کنند، پاداش‌های مبتنی بر عملکرد، دستمزد بالاتر یا بررسی عملکرد است. موفقیت آن‌ها بستگی به نحوه و مکان اجرای آن‌ها دارد.

۲.وابستگی متقابل

هنگامی که وظایف بین بخش‌ها و کارمندان مختلف تقسیم می‌شود، سطحی از وابستگی متقابل ایجاد می‌شود. به عنوان مثال، ایجاد یک مداد ساده به چند قسمت تقسیم می‌شود. یکی باید گرانیت را استخراج کند، دیگری برای برش چوب، دیگری برای تولید لاستیک و دیگری برای جمع کردن همه آن فعالیت می‌کند.

هیچ کس در این فرآیند به درستی درک نمی‌کند که چگونه مدار ساخته شده است اما همه در ایجاد آن نقش دارند. در عین حال، تولید نهایی متکی به تحویل به موقع مواد است. اگر بخشی از این فرآیند یا به دلیل اعتصاب یا شرایط فورس ماژور دیگر به تعویق بیفتد، کل زنجیره می‌تواند از هم بپاشد.

۳.فقدان مسئولیت

وقتی هر فرد تنها بخش کوچکی از یک زنجیره بزرگتر باشد، تعیین مسئولیت ممکن است دشوار شود. اگر یک کار با شکست مواجه شود، پیدا کردن اینکه کجا اشتباه شده است می‌تواند زمان بر باشد. در عین حال، از زیر کار در رفتن برای افراد خاص نیز آسان‌تر می‌شود.

وقتی یک نفر خروجی X تولید می‌کند، به راحتی قابل اندازه گیری است. با این حال، هنگامی که آن‌ها بخشی از یک فرآیند بزرگتر هستند، اندازه گیری خروجی نهایی دشوار است. در نتیجه، برخی از کارمندان ممکن است مسئولیت زیادی در قبال شکست نهایی فرایند تولید بر عهده نگیرند.

نمونه های تقسیم کار

1. همانطور که اشاره کردیم کارخانه سنجاق‌سازی آدام اسمیت یکی از معروف‌ترین مثال‌ها در زمینه تقسیم کار است. اصول اعمال شده توسط آدام اسمیت ناشی از مشاهدات او در این زمینه بود که چنانچه شماری از کارگران ماهر، هر کدام مرلحه‌ای خاصی از پروسه تولید یک سنجاق را برعهده بگیرند، بازده کار آن‌ها در روز بسیار بیشتر از زمانی است که هر کارگر همه مراحل کار را خود انجام دهد.
   اسمیت اینطور توضیح داد که یک نفر بایستی حلقه سیم را بیاورد، دیگری آن را صاف و مستقیم کند، سومی آن را به قطعات مناسب ببرد، چهارمی نوک آن را تیز کند، پنجمی انتهای دیگر سنجاق را برای نصب سر سمباده زده و آماده نماید، ساختن سر سنجاق نیز خود دو یا سه عمل جداگانه است، سپس نوبت به نصب سر می‌رسد و پس از آن آب دادن و سفید کرد سنجاق، حتی پیچیدن سنجاق‌ها در کاغذ و بسته‌بندی نیز خود کاری دیگر است.
   گزارش اسمیت نشان می‌دهد که با وجود ده کارگر ماهر که هر کدام یک یا دو وظیفه از ۱۸ مرلحه تولید سنجاق برعهده داشته باشند، نتیجه اینطور است که روزانه بیش از ۴۸۰۰۰ سنجاق تولید می‌شود، در حالی که روش قبلی بازدهی معادل ۲۰۰ سنجاق ارائه می‌داد. بدین ترتیب، بازدهی سنجاق ساز صدها برابر شد.
2. شاید یکی از معروف‌ترین نمونه‌های تقسیم کار، ایجاد خط مونتاژ توسط هنری فورد در سال ۱۹۱۳ باشد. فورد مدل T قبلا طبق روال بقیه کارها ساخته می‌شد و کارمندی آن را کنار هم می‌گذاشت. مانند ساختن یک فلت کوله از Ikea! کاری که فورد انجام داد این بود که فرآیند را به ۸۴ مرحله مجزا تقسیم کرد و هر کارگر را برای یک کار خاص آموزش داد.
   بنابراین یکی از کارمندان پیچ‌ها را روی چرخ می‌گذاشت، دیگری فرمان، دیگری دنده و غیره. در نتیجه، زمان تولید یک فورد مدل T از ۱۲ ساعت به تنها ۹۰ دقیقه کاهش یافت. به نوبه خود، چنین بازدهی به فورد اجازه داد تا قیمت‌ها را از ۸۵۰ دلار به کمتر از ۳۰۰ دلار کاهش دهد. اگر بخواهیم این مدل کاهش هزینه را در سال ۲۰۱۹ شبیه‌سازی کنیم، این کاهش از ۲۱۰۰۰ دلار به ۹۰۰۰ دلار صورت خواهد پذیرفت.
3. یک مثال بسیار اساسی از تقسیم کار را می‌توان در جمع آوری غذا مشاهده کرد. در جوامع اولیه، مردان شکارچی بودند، زنان و کودکان غذا را آماده می‌کردند. در واقع، تقسیم کار بسیار ساده‌ای بود تا بتوان بهترین استفاده را از مجموعه مهارت‌های مختلف کرد.
   امروزه، تقسیم کار بیشتری در تولید مواد غذایی وجود دارد. کشاورزان بذر، کود و تراکتور را از شرکت‌های مختلف خریداری خواهند کرد. آن‌ها فقط روی یک جنبه از تولید غذا تمرکز خواهند کرد. ابزار و فرآوری مواد غذایی توسط کارگران مختلف و مرحله متفاوتی در چرخه تولید انجام می‌شود.
4. محصولات اپل در کالیفرنیا طراحی شده و در چین تولید می‌شوند. یک آیفون جدید نمونه‌های بی‌شماری از تقسیم کار دارد. این فرآیند به بخش‌های مختلف تقسیم می‌شود. طراحی، سخت افزار، نرم افزار، ساخت، بازاریابی، تولید و مونتاژ تمام مراحل ساخت یک گوشی آیفون است.

با جهانی شدن تقسیم کار، نگاه کشورهای مختلف به این موضوع جریان جدیدی را آغاز کرد. به عنوان مثال، کشورهای در حال توسعه بر تولید محصولات اولیه متمرکز هستند. این موضوع شامل نیروی کار با دستمزد کم برای انجام کار فشرده است. سپس کار به کشورهای توسعه یافته منتقل می‌شود، جایی که کارگران دیگری محصول را پردازش، ساخت، بسته‌بندی و به بازار عرضه می‌کنند.

سخن پایانی

کسب و کارهای بزرگ تمایل دارند چندین بخش مختلف داشته باشند که در یک زمینه خاص تخصص دارند. به عنوان مثال، بخش‌های مالی، بخش بازاریابی، بخش منابع انسانی و غیره وجود دارد. بدون تقسیم کار، کسب و کارها نمی‌توانند به مقیاس‌پذیری امروزی دست یابند.

به طور خلاصه میزان کارآمد بودن تقسیم کار آدام اسمیت را می‌توان در موارد زیر بیان کرد:

1. کارگران به آموزش کمتری نیاز دارند زیرا آن‌ها فقط باید بر تعداد کمی از وظایف مسلط شوند
2. استفاده از یک ابزار خاص و انجام یک کار سریعتر است.
3. کارگران می توانند وفاداری و حس موفقیت را از فعالیت‌هایی که مشغول انجام آن‌ها هستند به دست آورند.
4. نیازی به جابجایی در کارخانه نیست. قطعات نیمه تمام به سراغ کارگران می‌آیند.
5. کارگران می‌توانند بر روی مشاغلی تمرکز کنند که به بهترین وجه با مهارت‌ها و خلق و خوی آن‌ها سازگار است.