دستورالعمل چیست
دستورالعمل چیست ؟ در این مقاله از وبسایت eBPM در مورد تعریف دستورالعمل ، نمونه دستورالعمل و تفاوت های آن صحبت خواهیم کرد.
دستورالعمل‌ها نقش مهمی در سازماندهی ( سازماندهی چیست ؟ ) ، مدیریت و اجرای فرآیندها در سازمان‌ها، شرکت‌ها و حتی زندگی روزمره دارند. این مستندات به‌عنوان راهنمایی برای انجام کارها، رعایت استانداردها و تضمین کیفیت شناخته می‌شوند. اما دستورالعمل دقیقاً چیست؟ چه تفاوتی با خط مشی دارد؟ انواع دستورالعمل‌ها کدام‌اند و چگونه تهیه می‌شوند؟ در این مقاله به تمامی این سؤالات پاسخ خواهیم داد.
تعریف دستورالعمل چیست
دستورالعمل، مجموعه‌ای از قوانین، ضوابط و رویه‌هایی است که برای اجرای صحیح یک فرآیند، وظیفه یا فعالیت خاص تدوین میشود. این سند معمولاً شامل مراحل، روش‌ها، استانداردها و معیارهای اجرایی است که باید دنبال شوند تا نتیجه مطلوب حاصل شود. پیشنهاد میشود پس از مطالعه این متن در مورد مدیریت فرایند کسب و کار BPM نیز بیشتر بدانید.
ویژگی‌های اصلی یک دستورالعمل شامل موارد زیر است:
- روش‌مند بودن: باید گام‌به‌گام و شفاف باشد.
- قابل اجرا بودن: باید قابلیت پیاده‌سازی در عمل را داشته باشد.
- هدف‌مند بودن: به منظور دستیابی به یک هدف خاص تدوین میشود.
- قابل اندازه‌گیری بودن: معیارهایی برای سنجش کیفیت و عملکرد در آن گنجانده میشود.
دستورالعمل‌ها در حوزه‌های مختلفی از جمله صنعتی، پزشکی، آموزشی، فناوری اطلاعات، سازمانی و اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند.
انواع دستورالعمل
انواع دستورالعمل ها کدامند ؟ دستورالعمل‌ها را می‌توان بر اساس حوزه کاربرد و نوع محتوا به چند دسته کلی تقسیم کرد:
۱. دستورالعمل اجرایی
این نوع دستورالعمل، روش انجام یک فرآیند خاص را توضیح می‌دهد. معمولاً شامل جزئیات دقیق گام‌های عملی برای اجرای یک کار است.
مثال: دستورالعمل نصب یک نرم‌افزار در سازمان.
۲. دستورالعمل ایمنی و بهداشت
این دستورالعمل‌ها برای حفظ سلامت و ایمنی کارکنان، کاربران یا مصرف‌کنندگان تدوین می‌شوند.
مثال: دستورالعمل ایمنی کار با مواد شیمیایی در آزمایشگاه.
۳. دستورالعمل فنی و صنعتی
این دسته شامل استانداردهای فنی و رویه‌های مهندسی برای تولید و نگهداری تجهیزات و ماشین‌آلات است.
مثال: دستورالعمل نگهداری از ماشین‌آلات تولیدی در کارخانه.
۴. دستورالعمل اداری
دستورالعمل‌های اداری در سازمان‌ها برای تعیین نحوه اجرای فرآیندهای مدیریتی و اداری تدوین می‌شوند.
مثال: دستورالعمل نحوه ثبت مرخصی کارکنان.
۵. دستورالعمل‌های آموزشی
این نوع دستورالعمل‌ها برای ارائه راهنماهای یادگیری و آموزش استفاده می‌شوند.
مثال: دستورالعمل شرکت در یک آزمون آنلاین.
دستورالعمل اداری چیست؟
دستورالعمل اداری، سندی رسمی است که روند اجرای فرآیندهای اداری در یک سازمان را مشخص می‌کند. این دستورالعمل‌ها به کارکنان کمک می‌کنند تا وظایف خود را با رعایت قوانین و مقررات سازمانی انجام دهند.
ویژگی‌های دستورالعمل اداری:
- مبتنی بر قوانین سازمانی
- شامل فرآیندهای مدیریتی و اجرایی
- دارای دستورالعمل‌های رسمی و مکتوب
نمونه‌هایی از دستورالعمل‌های اداری:
- دستورالعمل حضور و غیاب کارکنان
- دستورالعمل نحوه ارسال و دریافت مکاتبات اداری
- دستورالعمل پرداخت هزینه‌های مأموریت
تفاوت خط مشی و دستورالعمل
بسیاری از افراد تصور می‌کنند که خط مشی و دستورالعمل مفاهیمی مشابه دارند، اما در واقع تفاوت‌هایی میان این دو وجود دارد.
| ویژگی | خط مشی | دستورالعمل |
|---|---|---|
| تعریف | بیانیه‌ای کلی از اصول و راهبردهای سازمان | مجموعه‌ای از مراحل اجرایی برای انجام یک کار خاص |
| سطح کاربرد | سطح استراتژیک و کلی | سطح عملیاتی و جزئی |
| هدف | تعیین مسیر کلی سازمان | راهنمای اجرای فرآیندهای خاص |
| مثال | خط مشی کیفیت سازمان | دستورالعمل نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان |
به‌طور کلی، خط مشی چارچوب کلی سازمان را مشخص می‌کند، در حالی که دستورالعمل نحوه اجرای جزئیات را تعیین می‌کند.
تعریف بخشنامه و دستورالعمل
بخشنامه چیست؟
بخشنامه سندی رسمی است که از سوی مدیران ارشد یا نهادهای نظارتی صادر شده و حاوی اطلاعات، تغییرات یا دستوراتی است که کارکنان باید از آن تبعیت کنند.
ویژگی‌های بخشنامه:
- شامل قوانین و مقررات جدید یا تغییرات در سیاست‌های سازمانی
- مخاطب آن معمولاً تمام یا بخش خاصی از کارکنان یک سازمان است
- معمولاً حالت ابلاغی دارد و الزامی است
تفاوت بخشنامه و دستورالعمل
در حالی که بخشنامه بیشتر جنبه ابلاغی دارد و کلیات را بیان می‌کند، دستورالعمل شامل جزئیات اجرای آن بخشنامه است.
مثال:
- بخشنامه: “ساعات کاری در فصل تابستان تغییر کرده و از ساعت ۸ تا ۱۴ خواهد بود.”
- دستورالعمل: “کارکنان موظف‌اند ساعت ورود و خروج خود را در سامانه ثبت کنند و در صورت تأخیر بیش از ۱۵ دقیقه، مرخصی ساعتی اعمال خواهد شد.”
نمونه دستورالعمل
برای درک بهتر، یک نمونه دستورالعمل اجرایی را بررسی می‌کنیم:
دستورالعمل استفاده از سامانه ثبت مرخصی
هدف:
این دستورالعمل به‌منظور ساماندهی و مدیریت درخواست‌های مرخصی کارکنان تدوین شده است.
مراحل اجرایی:
- ورود به سامانه: کارکنان باید با نام کاربری و رمز عبور وارد سامانه شوند.
- ثبت درخواست: در بخش “درخواست مرخصی”، نوع مرخصی و تاریخ موردنظر را مشخص کنند.
- بررسی درخواست: درخواست توسط مدیر مربوطه بررسی و تأیید یا رد میشود.
- اعلام نتیجه: نتیجه از طریق سامانه به کارمند اطلاع داده میشود.
الزامات:
- درخواست مرخصی باید حداقل ۴۸ ساعت قبل از تاریخ موردنظر ثبت شود.
- مرخصی بیش از ۵ روز متوالی نیاز به تأیید مدیر ارشد دارد.
