بسم الله الرحمن الرحیم
تحویل و استقرار موفق سامانه بیزاجی/پیشگامان برای ستاد مرکزی راهیان نور کشور
شرکت پیشگامان تعالی کسب و کار پروژه طراحی و پیادهسازی سامانه بیزاجی/پیشگامان را با موفقیت برای ستاد مرکزی راهیان نور کشور اجرا و تحویل داد.
هدف/معرفی پروژه
این پروژه با هدف ارتقا و بهینهسازی سامانه ملی راهیان نور، ایجاد و توسعه الگوها و استانداردهای کمی و کیفی و ضوابط اجرایی مربوطه اجرا شده است. از اهداف اصلی پروژه میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
- تخصیص بهینهی فعالیتها در میان کارکنان (کارسپاری)
- شناسایی و استخراج عناوین فرایندها و نهایی سازی آنها
- تحلیل و مدلسازی فرایندها
- عارضهیابی و ارائه راهکارهای بهبود
- تدوین مستندات تحلیلی وضع مطلوب (نقشه فرایند، روش اجرایی شامل شناسنامه و شرح فرایند)
- تدوین سند تحلیل سند شکاف فرایند (شامل شرح کلی وضع موجود، عارضهها و پیشنهادهای بهبود فرایند)
- تدوین مستندات اجرایی فرایندهای محدوده پروژه، تدوین فرمهای اطلاعاتی مورد نیاز هر فرایند، طراحی قوائد کسب و کار در سطح نقشه و فرم، طراحی دیتامدل و نمودار ارتباط موجودیتها (ERD)
- پیادهسازی در بستر نرمافزار مدیریت فرایند کسب و کار بیزاجی
معرفی ستاد مرکزی راهیان نور
ستاد مرکزی راهیان نور کشور با هدف ترویج فرهنگ دفاع مقدس و ارزشهای جهاد، ایثار، مقاومت و شهادت با حضور و بازدید از مناطق عملیاتی و یادمانهای دفاع مقدس، وظیفه تعیین خط مشی و سیاستها درحوزه راهیان نور و برگزاری، راهبری و پشتیبانی اعزام دانشآموزان، دانشجویان و اقشار را برعهده دارد.
قابلیتهای پروژه
- استانداردسازی و بهبود فرایندها
- مکانیزهسازی فرایندها
- یکپارچه سازی اطلاعات
- ارائه گزارشها و داشبوردهای مدیریتی
- مدیریت و تخصیص بهینه کارها
مراحل اجرا
- تحلیل نیازمندیها
- طراحی و توسعه
- استقرار سامانه
- آموزش کاربران
- پشتیبانی اولیه
به منظور افزایش کارایی و بهرهوری سازمان، پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار از شهریورماه 1404 در دستور کار قرار گرفت. این پروژه با مشاوره، آموزش و اجرای شرکت پیشگامان تعالی کسب و کار آغاز گردید. پروژه مذکور پس از «برگزاری یک دوره آشنایی با حوزه مدیریت فرایند برای کارکنان» در سه فاز «شناسایی فرایندها»، «مدلسازی فرایندهای سازمانی» و «مکانیزاسیون فرایندهای منتخب» طرح گردید.
شناسایی فرایندها
واژگان
- نمودار Context Diagram: نموداری که روابط واحدهای سازمانی یا سازمان را با دیگر ذینفعان به تصویر میکشد.
- نمودار سلسله مراتبی فرایندها (PHD) :نموداری که فرایندها را در سطوح مختلف فرایندی (طبقه فرایندی، گروه فرایندی، فرایند) دستهبندی نموده و یک تصویر کلی معماری شده از فرایندهای شناسایی شده را ارائه میدهد.
مدلسازی فرایندها
فرایندهای زیر علاوه بر شناسایی، با استاندارد BPMN 2.0 مدلسازی و مورد تحلیل توسط کارشناسان قرار گرفتهاند:
- معراج شهدا
این فرایند با هدف ترسیم یک رویه استاندارد و چابک جهت رسیدگی به امور مربوط به شهدا در ابتدای شهریور ترسیم شد.
- تشکیل هیأت امنای یادمانها
این فرایند با هدف تشکیل و تکمیل هیأت امنای یادمانها، تهیه طرح و برنامههای سالانه، اجرای برنامههای مصوب و پایش و ارزیابی برنامهها و اقدامات در مهرماه ترسیم و طراحی گردید.
- جذب و استخدام نیرو
این فرایند به منظور گزینش و جذب، پیگیری امور رفاهی و حقوق و دستمزد نیروها در تعامل با ذینفعانی همچون بنیاد حفظ آثار و نشر ارزشهای دفاع مقدس براساس رابطه شناخته شده در Context Diagram، در آبانماه ترسیم شد.
- هدایت پروژه عمرانی
این فرایند نیز براساس روابط شناخته شده با ذینفعان خارجی که در نمودار Context Diagram مشخص شده بود، با هدف مشخص نمودن جایگاه و نقش بهرهبرداران مناطق عملیاتی و یادمانها، خیرین، موسسات و دستگاهها با محوریت، نظارت و حمایت ستاد مرکزی راهیان نور ترسیم شده است.
- تملک اموال غیرمنقول
این فرایند نیز براساس روابط شناخته شده با ذینفعان خارجی که در نمودار Context Diagram مشخص شده بود، با هدف تعیین تکلیف وضعیت مالکیت و تلاش برای رفع معارضین یک ملک در حوزه راهیان نور ترسیم شده است.
- تدوین، صدور و ابلاغ مقررات
به منظور مرجع سازی ستاد مرکزی راهیان نور جهت تهیه، بررسی تخصصی و تصویب قوانین، سیاستها و اسناد بالادستی درحوزه راهیان نور این فرایند ترسیم شد.
- برگزاری نشست خبری
با هدف برگزاری یک نشست خبری باکیفیت، پربازدید و موثر با محوریت اعزام کاروانهای راهیان نور و اعلام برنامهها و ظرفیتهای موجود، این فرایند ترسیم گردید.
- مدیریت جریان رسانهای
در ایام اعزام متمرکز کاروانها که به آن ایام اوج گویند، این فرایند به منظور پوشش خبری و نظارت بر محتوای منتشر شده در خبرگزاری و رسانهها، کاربرد دارد.
مکانیزاسیون فرایندها
فرایندهای زیر علاوه بر شناسایی، تحلیل و مدلسازی، در سامانه پیشگامان مکانیزاسیون شدهاند و بهبودهایی در آنها حاصل شده است.
- کارسپاری
- تخصیص و پرداخت اعتبار
- تدوین صورتجلسه
- برگزاری روز ملی
- راهبری ایام اوج
- راهبری شبکه خادمین
- کارسپاری
این فرایند با هدف ایجاد امکان تعریف کار توسط یک شخص برای شخص دیگر مکانیازسیون گردید. از ویژگیهای این فرایند میتوان به امکان رهگیری و رویت گردشکار و ارجاع کار به اشخاص مدنظر اشاره نمود.
- تخصیص و پرداخت اعتبار
به منظور تخصیص صحیح بودجه، پرداخت به موقع و پیگیری منظم اسناد مالی، مکانیزاسیون فرایندی با نام پرداخت اعتبار، در دستور کار قرار گرفت و پس از برگزاری جلسات تخصصی، تحلیل و بهبود کارشناسان موجب تفکیک این فرایند، به دو فرایند «درخواست تخصیص» و «درخواست پرداخت» تفکیک گردید.
- تدوین صورتجلسه
این فرایند با هدف ثبت صورتجلسات در سامانه و امکان رهگیری و پیگیری مصوبات جلسات، مکانیزاسیون شده و به فرایند کارسپاری اتصال یافته است.
- برگزاری روز ملی
این فرایند که در سه فرایند مجزا تحلیل و مکانیزاسیون شده است، خط مشی سال آتی راهیان نور را در قالبهای شعار، تمبر و شهدای منتخب سال مشخص میکند و با برگزاری یک مراسم به اتمام میرسد. این مراسم حکم اختتامیه سال کاری راهیان نور را دارد.
- راهبری ایام اوج
هر ساله طی سه بازه مشخص، کاروانهای دانش آموزی، دانشجویی و اقشار بصورت متمرکز از طرق مختلف اعزام شده و وظیفه راهبری، حمایت، برنامه ریزی و سیاستگذاری و هماهنگی بین نهادهای مختلف برعهده ستاد مرکزی راهیان نور است که از طریق فرایند مکانیزاسیون شدهی راهبری ایام اوج صورت میگیرد.
- راهبری شبکه خادمین
ستاد مرکزی و شبکه خادمین در طول سال وظایف متعددی دارند از جمله برنامهریزی و اعزام خادمین در ایام اوج و ثبتنام و ساماندهی خادمین. به همین منظور دو فرایند «ابلاغ برنامه خادمین» و «ثبتنام خادمین» در سامانه مکانیزاسیون گردید.
