بلوغ فرایند چیست؟
در این مقاله از وبسایت eBPM به طور کامل و جامع در مورد تعریف بلوغ فرآیند و مدلهای BPMM صحبت کرده‌ایم . پس از خواندن این مقاله می‌توانید با درک کامل از بلوغ فرایند و مزایای Bpmm ، بهترین مدل را برای خود انتخاب کنید.
bpmm به مرحله‌ای از رشد و توسعه شرکت یا سازمان اشاره دارد که نشان‌دهنده رسیدن به سطح بالایی از توانمندی‌ها، تجربه و کارایی است. این مرحله معمولاً پس از گذشت زمان، انجام تلاش‌های مداوم و بهبود فرایندها و استراتژی‌ها به دست میآید. بلوغ فرآیند در کسب و کار نشان‌دهنده بهبود عملکرد، کاهش هزینهها، افزایش سودآوری و تسلط بر بازار است.
بلوغ فرآیندهای کسب و کار همچنین به معنای بهبود استراتژی‌ها و برنامه‌ریزی است. با توسعه استراتژی‌های مناسب و برنامه‌ریزی دقیق، شرکت‌ها می‌توانند بهبود در تصمیم‌گیری‌ها، انتخاب‌های استراتژیک و مدیریت ریسک داشته باشند. این امر باعث افزایش رقابت‌پذیری شرکت و توانایی مقابله با چالش‌های بازار میشود.
همچنین میتوان گفت، بلوغ فرآیند در کسب و کار به معنای تسلط بر فناوری و نوآوری است. با دستیابی به سطح بلوغ در فناوری و نوآوری، شرکت‌ها می‌توانند محصولات و خدمات نوآورانه‌تری ارائه دهند، بهبود فرایندهای تولید و ارتباطات خود را ایجاد کنند و بازارهای جدید را فتح کنند.
مراحل اول ایجاد مدلهای بلوغ در دهه ۱۹۸۰، مدل بلوغ کرازبی توسط IBM برای معرفی شیوه‌های افزایش کیفیت در پروژه‌های توسعه نرم‌افزار ایجاد و به کار گرفته شد. در همان محدوده زمانی در سال ۱۹۸۶، هامفری(نماینده IBM) به موسسه مهندسی نرم‌افزار (SEI) در جهت توسعه یک سری از مدلهای بلوغ برای وزارت دفاع ایالات‌متحده امریکا ملحق و در ایجاد و گسترش این دست از مدل‌ها کمک نمود.
اولین اقدام آنها بلوغ فرآیند منجر به ایجاد چارچوب بلوغ فرآیند گردید که از پرسشنامه بلوغ با سؤالات مربوط به سطوح بلوغ خاص استفاده می‌کردد. این مدل موجب و پیش‌نیاز طراحی مدل بلوغ قابلیت برای نرم‌افزار که در سال ۱۹۹۱ و ۱۹۹۳ بود. همان‌گونه که در فصول قبل هم اشاره شد این تلاش‌ها در نهایت منجر به ایجاد و شکل‌گیری مدل بلوغ اولیه CMMI در سال ۲۰0۰ گردید.
پس از مطرح نمودن مفهوم بلوغ توسط SEI هرکدام از سازمانهای مطرح در حوزه‌های مدیریتی به ایجاد و توسعه مدل خود نمودند، از جمله این سازمانها میتوان به ایزو و اداره هوانوردی فدرال (FAA) اشاره نمود که هرکدام از این مدل‌ها از اهمیت ویژه برخوردار گردیده‌اند.
در نهایت در سال ۲۰۰۸ گروه مدیریت اشیا (OMG) چارچوب بلوغ مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMM) که از ساختار CMMI الهام گرفته بود را منتشر نمود.
چرا بلوغ فرآیند کسب و کار اهمیت دارد
- افزایش بهرهوری: با بهبود فرایندهای کسب و کار، بهرهوری افزایش می‌یابد. این بهرهوری نه تنها به کاهش هزینهها و افزایش سودآوری منجر میشود، بلکه به افزایش تولید و بهبود کیفیت محصولات و خدمات نیز کمک می‌کند.
- افزایش رضایت مشتریان: فرایندهای بهینه شده و کارایی بالا در کسب و کار منجر به ارائه خدمات بهتر و به موقع به مشتریان میشود. این امر باعث افزایش رضایت مشتریان، حفظ مشتریان فعلی و جذب مشتریان جدید میشود.
- افزایش رقابت‌پذیری: شرکت‌هایی که فرایندهای کاری خود را بهبود می‌بخشند و به سطح بلوغ می‌رسانند، قادرند با رقبا رقابت کنند و در بازارها حضور قوی داشته باشند. این امر باعث افزایش رقابت‌پذیری و استحکام شرکت در بازار میشود.
- مدیریت بهتر ریسک: فرایندهای بهینه شده و بلوغ فرایند در کسب و کار به مدیریت بهتر ریسک‌ها کمک می‌کند. با دستیابی به سطح بالایی از کارایی و کنترل بر فرایندها، شرکت‌ها می‌توانند ریسک‌های مختلف را بهبود بخشیده و به شکل بهتری مدیریت کنند.
- تسلط بر بازار: شرکت‌هایی که به سطح بلوغ فرایند دست یافته‌اند، توانایی تسلط بر بازار و پاسخگویی به نیازهای مشتریان و تغییرات بازار را دارند. این امر باعث افزایش اعتبار و شناخت شرکت در بازار میشود.
مدل بلوغ فرایند کسب و کار چیست؟
مدل بلوغ فرایند کسب و کار یک مدل است که برای ارزیابی و بهبود فرایندهای کسب و کار در یک سازمان استفاده میشود. این مدل به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای خود را بهبود بخشیده و به سمت بهرهوری و کیفیت بالاتر حرکت کنند.
مدل بلوغ فرایند کسب و کار معمولاً شامل چندین مرحله اصلی است که برای سنجش و بهبود فرایندها استفاده میشود. این مراحل می‌توانند شامل تعریف و توصیف فرایندها، ارزیابی و بهینهسازی فرایندها، طراحی فرایندهای بهینه، پیادهسازی فرایندهای بهینه، ارزیابی و بهبود مستمر، و پایداری و نگهداری باشند.
برخی مدلهای بلوغ فرایند
- مدل مدیریت کیفیت جامع (TQM): این مدل بر اهمیت بهبود مداوم فرایندها، توجه به نیازهای مشتریان، مشارکت کارکنان و استفاده از ابزارهای مدیریت کیفیت متمرکز است.
- مدل مدیریت فرایند کسب و کار (BPM): این مدل بر توجه به بهبود فرایندها، انطباق با استراتژی کسب و کار و افزایش بهرهوری تمرکز دارد.
- مدل Six Sigma: این مدل بر بهبود کیفیت و کارایی فرایندها، کاهش تنوع و اشکالات، و افزایش سودآوری تمرکز دارد.
- مدل Lean Management: این مدل بر کاهش هدر رفت‌ها، بهبود بهرهوری، و ارائه ارزش به مشتریان تمرکز دارد.
- مدل Capability Maturity Model Integration (CMMI): این مدل بر ارزیابی و بهبود فرایندها، افزایش کیفیت و کارایی، و ایجاد توانایی‌های سازمانی تمرکز دارد.
- CMMI سه مدل برای سازمان ها ارائه می‌نماید:
- CMMI-DEV (CMMI for Development)
برای سازمانهای توسعه دهنده محصول
- CMMI-SVC (CMMI for Services)
برای سازمانهای ارائه کننده خدمات
- CMMI-ACQ (CMMI for Acquisition
برای سازمانهای اکتساب کننده(سازمان‌هایی که با پیمانکاران و تامین کنندگان کار میکنند.)
مدل CMMI
بلوغ سازمانها را در ۵ سطح تعریف می‌کند. سازمان‌هایی که این مدل را می‌پذیرند هدف‌شان افزایش سطوح بلوغ سازمان است. قابل ذکر است با رسیدن به سطح ۵ یعنی Optimizing، نباید این مدل را کنار گذاشت. در این مرحله سازمانها باید روی بهبود منظم متمرکز باشند
ممیزی فرآیندهای کسب و کار
ممیزی فرآیندهای کسب و کار روشی است که می‌‌تواند وضعیت فرآیندهای سازمان را از منظر مدیریت آن ها گزارش کند تا بتوان بر مبنای نتایج آن تصمیم‌‌گیری نمود. در این مقاله به بررسی ممیزی فرآیندها، دلایل آن، مزیت‌های حاصل شده از آن و نیز یکی از مدلهای معروف و پرکاربرد این حوزه پرداخته خواهد شد.
از مدت‌ها قبل سازمانها اقدام به پیادهسازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار نمودند. اما با اتمام این کار و این مرحله از چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار این سؤال برای تمامی آنها مطرح شد.سازمانهای کوچک که تازه فعالیت در حوزه‌ی پیادهسازی مدیریت فرآیندها را آغاز کرده بودند صرفا به پیادهسازی مراحل BPM می‌پرداختند و به بعد از آن توجهی نداشتند، اما سازمانهای بالغ می‌دانستند که تنها پیادهسازی این رویکرد مدیریتی برای یک بار آن هم با نیازهای دوره خاص مورد بررسی نتایج، قابل توجهی را حاصل نخواهد کرد. آنها می‌دانستند که باید با اجرای فرآیندهای بهبود یافته و باقی فرآیندها به بررسی نتایج حاصل از آنها بپردازند.
این شرایط بود که سبب شد سازمانها به سراغ سنجش اثربخشی فرآیندها و خروجی براساس فرآیند طراحی شده برود. یکی از راه‌‌های اصلی جهت تعیین میزان اثر بخشی و آگاهی از کیفیت فرآیندهای اجرایی در سازمان، سنجش بلوغ فرآیندها و نیز ممیزی آنها است. سطوح مختلفی جهت ارزیابی بلوغ فرآیندها و ممیزی فرآیندی سازمانها وجود دارد که انتخاب هر یک با سیاست‌های مد نظر سازمانها در ارتباط می‌باشد. گاهی برخی از سازمانها به بررسی یکایک فرآیندها پرداخته و سطوح بلوغ هر یک را به طور جداگانه ارزیابی و تعیین میکنند. در دیدگاهی دیگر سازمان‌هایی وجود دارند که میزان و سطح بلوغ سازمان از منظر فرآیندی مورد توجه‌شان است لذا فارغ از سنجش فرآیندها، مرتبه بلوغ سازمان خود از منظر فرآیندها را تعیین میکنند.
برخلاف روش سنتی ممیزی که بر ارزیابی انطباق با استانداردهای ملی یا قوانین و رویه‌‌های داخلی متمرکز هستند، ممیزی فرآیند بر ارزیابی کارآیی و اثربخشی فرایندهای کسب و کار که برای تحقق اهداف استراتژیک بسیار مهم هستند ، تمرکز دارد. ممیزی فرآیندها شامل یک تحقیق ساختاری از فرآیندهای مهم در جهت صحت اجرای فرآیندهای کلیدی در وهله اول و سپس دیگر فرآیندهای مرتبط با آن‌هاست.
مدلهای مختلفی در ادبیات مدیریت فرآیندها، جهت تعیین سطح بلوغ فرآیندها وجود دارد. همچون مدل PEMM مایکل همر، مدل BPMM از OMG، مدلCMMI از SEI و مدل منتشر شده توسط APQC و … .
سطح بلوغ فرآیند
این مدل شامل پنج سطح بلوغ است که از شرایط ابتدایی فرآیندها که صرفا بدون هیچ سند اجرایی، در سازمان پیاده می‌شوند تا حالت ایده‌آل که بهبود فرآیند و بهبود مستمر فرآیندی در سازمان می‌باشد را شامل میشود.
پنج سطح فوق در ادامه یک به یک تشریح خواهد شد. این پنج سطح به نحوی طراحی شده است که مسائل مختلف که مرتبط با فرآیندها هستند هم چون قابل پیش‌بینی بودن فرآیند، میزان اثر بخشی فرآیند و میزان کنتزل بر فرآیند را پوشش دهند.
۱- سطح بلوغ ۱ ابتدایی:
حالتی که فرآیند صرفا در سازمان اجرا میشود.
۲- سطح بلوغ ۲ مدیریت شده:
حالتی که فرآیندها دارای مستندات پشتیبان باشند.
۳- سطح بلوغ ۳ تعریف شده:
فرایندهای اجرایی با مستندات موجود مطابقت داشته و بر اساس استانداردهای مرجع تعریف شده باشند.
۴- سطح بلوغ ۴ مدیریت کمی فرآیندها:
فرآیندها دارای شاخص‌های ارزیابی عملکرد بوده و به صورت مستمر شاخص‌های مذکور اندازه‌گیری و ارزیابی می‌شوند.
۵- سطح بلوغ ۵ بهبود یافته:
فرآیندهایی که براساس نتایج اندازه‌گیری شاخص‌های ارزیابی عملکرد و عارضه‌‌یابی صورت گرفته، بهبود می‌یابند.
معیارهای انتخاب بهترین مدل بلوغ فرایند کسب و کار
انتخاب بهترین مدل بلوغ فرایند کسب و کار باید براساس نیازها و ویژگی‌های شرکت خاص شما صورت گیرد. اما بعضی از معیارهای کلی که می‌توانید در نظر بگیرید برای انتخاب بهترین مدل بلوغ فرایند کسب و کار عبارتند از:
- اهداف شرکت: بررسی کنید که اهداف و استراتژی‌های شرکت شما چیست و کدام مدل بلوغ فرایند بیشتر با این اهداف همخوانی دارد.
- نیازهای مشتریان: مدلی را انتخاب کنید که به بهترین شکل ممکن نیازهای مشتریان شما را برآورده می‌کند.
- منابع موجود: بررسی کنید که آیا شرکت شما دارای منابع کافی برای پیادهسازی و ادامه‌یابی مدل انتخابی است یا خیر.
- مشارکت کارکنان: مدلی را انتخاب کنید که به کارکنان امکان مشارکت و مشارکت فعال در بهبود فرایندها را فراهم می‌کند.
- میزان پذیرش و تطبیق: بررسی کنید که مدل انتخابی چقدر توسط کارکنان و مدیران پذیرفته شده است و آیا به راحتی قابل تطبیق با فرایندهای موجود شرکت شما است یا خیر.
- معیارهای کیفیت: بررسی کنید که مدل انتخابی چقدر بهبود کیفیت فرایندها و محصولات شما را ارتقا میدهد.
- میزان هزینه و بازده: ارزیابی کنید که انتخاب مدل بلوغ فرایند کسب و کار چه تأثیری بر هزینهها و بازده شرکت شما خواهد داشت.
مزایای استفاده از مدل بلوغ فرایند کسب و کار
استفاده از مدل بلوغ فرایند کسب و کار برای یک شرکت دارای مزایای بسیاری است که شامل موارد زیر میشود:
- بهبود کیفیت: با اجرای مدل بلوغ فرایند، شرکت قادر خواهد بود کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشیده و به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهد.
- افزایش بهرهوری: اجرای مدل بلوغ فرایند منجر به بهبود فرایندهای کاری، کاهش زمان‌های هدر رفته و افزایش بهرهوری کارکنان خواهد شد.
- کاهش هزینهها: با بهبود فرایندها، هزینه‌های اضافی و هدررفت‌ها کاهش پیدا کرده و بهبود سیستم‌های مالی شرکت خواهد شد.
- افزایش رضایت مشتریان: با بهبود فرایندها و کیفیت محصولات، رضایت مشتریان افزایش پیدا خواهد کرد و بازاریابی مثبت برای شرکت ایجاد خواهد شد.
- افزایش انعطاف‌پذیری: مدل بلوغ فرایند به شرکت انعطاف‌پذیری بیشتری در مواجهه با تغییرات بازار و شرایط رقابتی میدهد.
- توسعه فرهنگ بهبود مستمر: با اجرای مدل بلوغ فرایند، فرهنگ بهبود مستمر در سازمان ترویج می‌یابد و کارکنان به بهبود فرایندها و کارکردهای خود مشارکت بیشتری خواهند داشت.
- افزایش رقابت‌پذیری: با بهبود فرایندها و کیفیت محصولات، شرکت قادر خواهد بود در بازار رقابتی بهتر عمل کرده و جایگاه قوی‌تری را در صنعت خود ایجاد کند.
پیاده سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار
- تعریف و توصیف فرایندها: ابتدا باید تمامی فرایندهای موجود در شرکت شما شناسایی شده و به دقت توصیف شوند. این شامل شناسایی وظایف، مسئولیت‌ها، ورودی‌ها، خروجی‌ها و نحوه انجام هر فرایند میشود.
- ارزیابی و بهینهسازی فرایندها: پس از شناسایی فرایندها، باید هر فرایند ارزیابی شود تا هرگونه نقاط ضعف و هدررفت‌ها شناسایی شده و بهینهسازی شوند.
- طراحی فرایندهای بهینه: براساس نتایج ارزیابی، فرایندها به طور کامل طراحی می‌شوند تا بهینهسازی شوند و به مدل بلوغ فرایند تبدیل شوند.
- پیادهسازی فرایندهای بهینه: پس از طراحی، فرایندهای بهینه باید در سازمان پیادهسازی شوند. این شامل آموزش کارکنان، تغییر فرهنگ سازمانی و استفاده از ابزارهای مناسب برای پیگیری و کنترل فرایندها میشود.
- ارزیابی و بهبود مستمر: پس از پیادهسازی، فرایندها باید به طور مستمر ارزیابی شوند تا هرگونه نقاط ضعف شناسایی شده و بهبود داده شود. این ارزیابی‌ها می‌توانند به صورت دوره‌ای یا بر اساس نیاز انجام شوند.
- پایداری و نگهداری: برای حفظ مدل بلوغ فرایند، باید فرایندها به صورت پایدار و مداوم نگهداری شوند و هرگونه تغییرات در محیط خارجی یا داخلی بررسی و اعمال شوند.
