تحول سازمانی و مدیریت استرس تبدیل تهدید به فرصت

هر کارمندی ممکن است کم و بیش با استرس دست و پنجه نرم کند و به طبع، کارفرمایان می‌توانند اقداماتی را انجام دهند تا تحولات سازمانی استرس کمتری برای کارکنان ایجاد کند. شاید سوالی که ذهن کارفرمایان را درگیر کرده باشد، پیرامون تحول سازمانی و مدیریت استرس چگونه باید عمل کرد تا بهترین نتیجه را مشاهده کرد.

تقریبا سه سال ویروس کرونا در سراسر جهان شیوع پیدا کرده است و به دنبال این بیماری شغل و زندگی بسیار از افراد تحت تاثیر قرار گرفته است. به عبارتی دیگر، شیوع کرونا سبب تحول سازمانی و افزایش استرس شده است. برخی سازمان‌ها شیوه قبلی خود را دنبال کردند و برخی ترجیح دادند که روش دورکاری را تجربه کنند.

حتی قبل از بیماری کووید، سطح استرس در بسیاری از کشورها به دلایل مختلف در حال افزایش بود. برای اکثر کارمندان (از جمله مدیران)، تغییرات سازمانی ناشی از کرونا، استرس بیشتری را ایجاد کرده است. بسیاری از افراد بیکار شده‌اند یا حقوقشان کاهش یافته است. به ویژه در بیمارستان‌ها و سوپرمارکت‌ها، در زمان‌های مختلف تحت فشارهای غیرقابل مدیریت در شرایط سخت زمانی که محدودیت‌ها تشدید شده‌اند، قرار گرفته‌اند. کسانی که در صنایعی مانند گردشگری و خرده‌فروشی فعالیت می‌کنند، با تغییرات مداوم در مورد کاری که انجام می‌دهند، زمان انجام آن و نحوه انجام آن مواجه شده‌اند. اگرچه با تزریق دوزهای مختلف واکسن کرونا اوضاع کمی عادی‌تر شده است اما همچنان اثرات تحول سازمانی و مدیریت استرس در سازمان‌ها دیده می‌شود.

منظور از تغییر سازمانی استرس زا چیست؟

سالیان اخیر عدم اطمینان، اضطراب(ترس) و ناتوانی به زندگی ما و محل کار ما هجوم آورده است. تغییر مطمئنا همیشه استرس‌زا نیست و این باور رایج که مردم دوست ندارند از منطقه امن خود بیرون شوند، توسط شواهد معتبری تأیید نشده است. با این حال، از سال ۲۰۲۰ به بعد، عباراتی مانند کرونا، قرنطینه، موج جدید در کنار سایر مشکلات رایج هر جامعه‌ای وارد فرهنگ لغت جهانی شد.

اینکه تغییر استرس‌زا باشد یا خوشایند تا حدی به فرآیندها و تا حدی به نتایج بستگی دارد. بسیاری از فرآیندهای تصمیم‌گیری اخیرا تغییر کرده‌اند. بسیاری از تغییرات سازمانی در گذشته به خوبی برنامه‌ریزی شده و (شاید در حالت ایده‌آل) از طریق مشاوره مدیریت فرایند کسب و کار گسترده انجام شده است، شرایط جدید مستلزم تعدیل‌های سریع، تنظیم مجدد مداوم، استراتژی‌های جدید، تاکتیک‌ها و عملیات است، اغلب بدون زمان کافی برای تفکر دقیق و مشارکت دیگران اعمال می‌شود. کارکنان نتایجی مانند بیکاری، بار کاری سنگین‌تر، مکان‌های کاری متفاوت و معرفی فن‌آوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی جدید، بسیار از اتفاقات دیگر را تجربه می‌کنند. همین امر مستلزم تحول سازمانی و مدیریت استرس است.

به عنوان یک فرصت به تحول سازمانی نگاه کنید

بسیاری از مشاوران ادعا می‌کنند که حدود دو سوم از همه تغییرات شکست می‌خورند، با این حال شواهد کمی وجود دارد که این موضوع صحت داشته باشد. اگر بخواهیم شرایط دوران کرونا را بررسی کنیم، باید به استراتژی‌های جدید برخی سازمان‌ها مانند ماسک، ضدعفونی کننده‌ها، تجهیزات لازم اشاره کنیم. حتی برخی از شرکت‌های بزرگ در دنیا مانند نتفلیکس، آمازون، آلفابت و فیس‌بوک، نقاط قوت دیجیتال خود را در گسترش سریع بازار به کار گرفتند.

رویکردهای نوآورانه برای توسعه محصول، ارائه خدمات، ارتباطات، فضای اداری و ساختار سازمانی صرفا تغییرات ناشی از شرایط کرونا نیست، بلکه روش‌های بالقوه کار مداوم در آینده است. به گفته منابع معتبر، شرکت‌های معروفی مانند توییتر، دراپ‌باکس، مایکروسافت و گوگل، کار در خانه را برای اکثر کارکنان برای سال‌های آینده به واقعیت تبدیل می‌کنند و حتی بدون در نظر گرفتن هر گونه بیماری، گزینه‌ای دائمی هستند.

چگونه سازمان‌ها می‌توانند تغییرات سازمانی را برای کاهش استرس بهتر مدیریت کنند

با توجه به میزان تحولات سازمانی و ساختارهای سازمانی مختلف، مدیران باید توجه داشته باشند که هنگام برنامه‌ریزی جهت تحول سازمانی و مدیریت استرس اقدامات زیر را در نظر بگیرند:

• پیش بینی کنید که تغییر ممکن است برای برخی از کارکنان استرس‌زا باشد. در طول مدت تحولات سازمانی، برخی کارمندان ممکن است بیکار شوند، بخش‌هایی از سازمان به گروه دیگری واگذار شود یا حتی فناوری‌های جدیدی وارد سازمان شود که بسیار گیج کننده است. با علم به این‌که کارکنان ممکن است تحت فشار فرآیندها یا نتایج تغییر (یا هر دو) قرار گیرند، مدیران باید برنامه‌هایی را برای رفع استرس در نظر بگیرند.
• در طول فرآیند به طور مداوم ارتباط برقرار کنید و اذعان کنید که این تغییر ممکن است برای برخی از کارکنان چالش برانگیز باشد. نتایج انبوهی از ارتباطات در آغاز اغلب بعدا ظاهر می‌شود. کارمندان به حال خود رها می‌شوند، شایعات منتشر می‌شود، بدبینی و جابجایی افزایش می‌یابد، وفاداری و بهره‌وری کاهش می‌یابد. همچنین ارتباط صمیمانه پیامی برای کارکنان است که سازمان به رفاه آن‌ها اهمیت می‌دهد.
• یک ممیزی استرس با نظرات کارشناسان خارجی انجام دهید. این موضوع نباید به تغییرات سازمانی مرتبط باشد اما به زودی پس از اعلام یک تغییر عمده، یک نظرسنجی اطلاعات ارزشمندی در مورد رفاه کارکنان ارائه می‌دهد.
• برنامه‌های مدیریت استرس را توسعه دهید یا عمومی کنید. این موضوع شامل برنامه‌های کمک به کارمندان (EAP)، مرخصی با حقوق اضافی و دوره‌های آموزشی در زمینه مدیریت استرس و مقابله با تغییر است.

اکنون که اهمیت تحول سازمانی و مدیریت استرس را بهتر درک کردیم و با توجه به اثرات مدیریت فرآیند در کسب و کار به سراغ یک برنامه ۵ مرحله برای کاهش استرس می‌رویم تا در طول مسیر پیشرفت با مشکلات مواجه نشویم.

برنامه ۵ مرحله‌‌ای برای کاهش استرس در طول تغییرات سازمانی

شما دلایل پشت این حرکت را می‌دانید. شما در خط مقدم هستید و با مقایسه هزینه‌ها، صحبت با مشاوران، مذاکره با مشتریان و غیره سر و کار دارید. از سوی دیگر، بیشتر کارمندان این کار را نمی‌کنند. بسته به جایی که شما در فرآیند تحولات سازمانی هستید، ممکن است حتی ندانند که شرکت قصد حرکت به کدام سمت را دارد. بنابراین کاهش استرس، شایعات و سایر مسائلی بسیار مهم است که به دلیل تغییرات سازمانی به وجود می‌آیند. در ادامه نکاتی برای آسودگی خاطر کارکنان و کاهش استرس در طول تغییرات سازمانی بیان شده است.

مرحله اول: روند تغییرات خود را اعلام کنید

در مورد شرکت‌های بزرگ، اعلام روند تغییرات سازمانی به روش‌های مختلف روش خوبی است. چرا؟ این موضوع به کارمندان چندین فرصت برای پردازش اطلاعات می‌دهد. هنگامی که آن‌ها وقت داشتند همه چیز را در ذهن خود مرور کنند، می‌توانند اطلاعات بیشتری را درخواست کنند. به عنوان مثال، بخش ارتباطات سازمان ممکن است ابتدا یک اطلاعیه در سایت منتشر کند. این خبر بدیهی است که سوالاتی را از جانب کارمندان ایجاد می‌کند.

سپس، هر بخش ممکن است جلسات جداگانه‌ای برگزار کند. در اینجا، مدیران در مورد تحول سازمانی با جزئیات بیشتری صحبت خواهند کرد و کارکنان می‌توانند نگرانی‌های خود را مطرح کنند. اکنون به سراغ مرحله بعدی می‌رویم.

مرحله دوم: وانمود کنید که کارمند هستید

برای چند دقیقه خود را جای کارمندان بگذارید و با خود فکر کنید، «اگر من یک کارمند بودم، چه سوالاتی در مورد تحول سازمانی و مدیریت استرس داشتم؟» به عنوان مثال، برخی از کارکنان ممکن است ترس داشته باشند که شغل خود را از دست بدهند. یا ممکن است مشکوک باشند که این حرکت بر افزایش یا حتی کاهش حقوق در سال تأثیر خواهد گذاشت.

هنگامی که برای اولین بار اخبار مربوط به تغییرات سازمانی را اعلام می‌کنید، سعی کنید برای این نوع سوالات آماده باشید و بلافاصله به آن‌ها بپردازید. در غیر این صورت، شایعات ممکن است شروع به جوانه زدن کنند. این موضوع می‌تواند به روحیه آسیب برساند و بهره‌وری را کاهش دهد.

مرحله سوم: کارکنان را در جریان روند تغییرات بگذارید

حتی اگر سعی کنید تمام نگرانی‌های کارکنان را پیش‌بینی کنید، ممکن است برخی از کارمندان هنوز در مورد این حرکت سؤالاتی داشته باشند. به همین دلیل است که آن‌ها را مطلع نگه دارید. توضیح دهید که چه چیزی حرکت مثبت تلقی می‌شود و درباره چیزهایی صحبت کنید که دشوار خواهد بود. چگونه سازمان بهتر خواهد شد؟ چه چیزی ثابت خواهد ماند؟ چه چیزی متفاوت خواهد بود؟ چالش‌ها چه خواهند بود و شرکت چگونه با این چالش‌ها مقابله خواهد کرد؟

اطلاعات مربوط به تغییرات جدید سازمانی را برای آن‌ها ایمیل کنید تا بتوانند در مورد ساختار جدید اطلاعات کسب کنند. با نهایی شدن تحولات سازمانی، به‌روزرسانی‌های پیشرفت را ارسال کنید. هرچه افراد، اطلاعات بیشتری در مورد یک حرکت داشته باشند، احساس بهتری نسبت به تغییر خواهند داشت.

مرحله چهارم: از کارکنان خود بازخورد بگیرید

یکی دیگر از راه‌های عالی برای کاهش استرس ناشی از تغییرات سازمانی، درخواست بازخورد از کارکنان است. آن‌ها می‌خواهند در روند جدید چه چیزی ببینند؟ چه چیزی باید در نسخه فعلی جایگزین شود؟ آن‌ها خود را در چه جایگاهی برتر می‌بینند؟

این موضوع نه تنها می‌تواند به کارکنان کمک کند تا کنترل بیشتری بر فرآیند داشته باشند بلکه می‌تواند مسئولیت‌های شما را نیز کمی آسان‌تر کند. با راهنمایی کارمندان، انتخاب مبلمان، خرید تجهیزات اداری و برنامه‌ریزی چیدمان آنقدرها سخت نخواهد بود.

مرحله پنجم: کارکنان را برای آنچه در پیش است آماده کنید

پس از رفع مشکلات اولیه، کارکنان خود را برای حرکت بعدی آماده کنید. یک طرح کلی از مسئولیت‌هایشان به آن‌ها ارائه دهید، آنچه از آن‌ها انتظار می‌رود که خودشان را آماده کنند، در مقابل آنچه که جابجایی‌ها انجام خواهند داد، چه زمانی از آن‌ها انتظار می‌رود که آن‌ها روند قبلی خود را ترک کنند.

سخن پایانی

مدیریت یک تغییر سازمانی، کار بزرگی است و اعلام خبر تنها بخش کوچکی از آن است. این‌که اطلاعیه چقدر خوب پیش می‌رود بستگی به این دارد که پیام خود را چقدر خوب منتقل می‌کنید. با این حال، هنگامی که از آن نقطه عبور کردید و با حرکت واقعی روبرو شدید، تحول سازمان و مدیریت استرس می‌تواند به شما کمک کند تا سازمان خود را بهتر به سمت مسیر پیشرفت هدایت کنید.