ثبت سفارش واردات کالا

ثبت سفارش واردات کالا به چه صورت انجام میشود؟ در این مقاله از وبسایت eBPM در مورد فرایند ثبت سفارش کالای وارداتی به طور کامل صحبت خواهیم کرد.

کشورهای مختلف براساس نیاز و به علل مختلفی همچون عدم توانایی در تولید یا کیفیت پایین تولیدات و نیز عدم وجود صرفه اقتصادی در تامین یک یا چند کالا، مجبور به داد و ستدهای تجاری با یکدیگر می‌شوند و معمولا این تجارت‌ها از طریق اشخاص حقیقی یا حقوقی صورت می‌­گیرد.

از این منظر، فرآیند واردات یکی از جنبه‌های کلیدی تجارت بین‌المللی است که به کشورها اجازه می‌دهد کالاها و خدماتی را که به آن‌ها نیاز دارند، از کشورهای دیگر تهیه کنند. ثبت سفارش واردات به عنوان اولین و مهم‌ترین مرحله در این فرآیند، نقشی حیاتی در تسهیل تجارت و بهبود شرایط اقتصادی کشورها ایفا می‌کند. در این مقاله، به بررسی آشنایی با فرآیند ثبت سفارش واردات، الزامات قانونی و مدارک مورد نیاز، اهمیت ثبت سفارش واردات و چالش‌ها و موانع پیش رو و مطالب مرتبط خواهیم پرداخت. اگر در این زمینه نیاز به اطلاعات بیشتری دارید پیشنهاد میشود تا در مورد فرایند ترخیص کالا در گمرک در سایت بیشتر بدانید.

فرآیند ثبت سفارش واردات

هر شخص حقیقی یا حقوقی برای اینکه بتواند کالای مورد نظر خود را به صورت قانونی وارد کند موظف است در سامانه جامع تجارت ایران، مشخصات و مقدار کالای وارداتی مورد نظر خود را مطابق پیش فاکتور(پروفرما) اخذ شده از فروشنده ثبت نماید که این موارد به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

به طور کلی به تمامی مراحل از ثبت مشخصات کالا در سامانه تا اخذ مجوز واردات کالا، فرآیند ثبت سفارش واردات گفته می­‌شود. به عبارت ساده‌تر ثبت سفارش واردات کالا ^، فرآیندی است که طی انجام آن بازرگان سندی را از سیستم وزارت بازرگانی کشور (سامانه جامع تجارت ایران) دریافت می کند که نشان می دهد، واردات کالا قانونی بوده و تحت نظارت سازمان های ذیربط به انجام رسیده است. هزینه ثبت سفارش نیز، نیم درصد ارزش هر کالا است.

اطلاعات این سند شامل یک کد هشت رقمی یکتا می باشد که همراه با تاریخ پروفرما و نام شرکت متقاضی مجوز ثبت سفارش کالا در یک برگه درج می گردد تا صاحب کالا از آن به منظور نشان دادن مالکیت خود در زمان ترخیص کالا از گمرک استفاده نماید.

در بعضی موارد علاوه بر تاییدیه وزارت صنعت، معدن و تجارت به منظور اخذ مجوز ورود کالا و دریافت کد هشت رقمی مذکور و بنا به نوع کالا و تعرفه مربوط به آن نیازمند تاییدیه‌هایی از سازمان های دیگر مثل وزارت بهداشت، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، سازمان انرژی اتمی، سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیوئی، وزارت جهاد کشاورزی، وزارت دفاع و غیره می باشد.

بدیهی است در صورتی که تاجری قصد واردات کالا از کشور دیگری به ایران را داشته باشد، باید قبل از ثبت سفارش واردات با تمامی فرآیندهای واردات کالا آشنایی کافی داشته باشد و به جهت اینکه عمل وارد کننده در خصوص واردات کالای مورد نظر، قانونی تلقی گردد و اجازه ترخیص کالای وارداتی را از گمرک دریافت نماید، باید نسبت به ثبت سفارش کالای وارداتی در سامانه جامع تجارت ایران اقدام کند. ثبت سفارش واردات از مهم‌ترین مراحل در فرآیند تجارت و واردات به شمار رفته که هر فرد مشغول به واردات کالا، باید نسبت به انجام آن اقدام کرده و از طریق سامانه مخصوص این امر، کالاهای وارداتی مورد نظر خود را ثبت کند و هزینه انجام این امر را بپردازد. بازرگانان برای ثبت سفارش واردات باید کد تعرفه گمرکی کالای وارداتی ( HS code اچ اس کد) را داشته باشند

ثبت سیستمی سفارشات واردات کالا

هدف از سیستماتیک کردن فرآیند ثبت سفارش واردات کالا ثبت آماری و کنترل آنها می باشد.در ادامه در مورد فرآیندهای مقدماتی قبل از ثبت سفارش واردات صحبت خواهیم کرد:

گام اول) فرآیند شناسایی نیازها: قبل از هر چیز، بازرگانان باید نیازهای بازار خود را شناسایی کنند. این فرآیند شامل بررسی تقاضا، نوع کالا، کیفیت و قیمت است.

گام دوم) فرآیند انتخاب تأمین‌کننده: انتخاب تأمین‌کننده مناسب یکی از فرآیندهای کلیدی واردات است. تأمین‌کننده باید قابلیت تأمین کالا با کیفیت مطلوب و قیمت مناسب را داشته باشد.

گام سوم) فرآیند مذاکره و انعقاد قرارداد: پس از فرآیند انتخاب تأمین‌کننده که خروجی آن یک تامین کننده مناسب است، مذاکراتی جهت تعیین شرایط قرارداد، شامل قیمت، زمان تحویل و شرایط پرداخت انجام می‌شود.

گام نهایی) فرآیند ثبت سفارش واردات: در این فرآیند، پس از توافق با تأمین‌کننده و فعالیت مهم اخذ مجوزهای مربوطه از سازمان های دولتی که در واقع بصورت سیستمی از طریق سامانه جامع تجارت انجام می‌گیرد سفارش کالای وارداتی ثبت می‌شود. این ثبت باید شامل تمامی جزئیات کالا، تعداد، قیمت و مشخصات دیگر باشد.

پس از فرآیند ثبت سفارش واردات و هنگام رسیدن محموله به ورودی های گمرکی، فرآیند ترخیص گمرکی را خواهیم داشت. این فرآیند، شامل ارزیابی و پرداخت عوارض و مالیات‌های مربوطه است.

چه کسانی می توانند اقدام به ثبت سفارش کالای وارداتی نمایند؟

هر شخص حقیقی و یا حقوقی که دارای کارت بازرگانی است و بر اساس قوانین مرتبط با صادرات و واردات دارای صلاحیت لازم برای واردات کالا است، می‌تواند اقدام به ثبت سفارش کالا نماند. وارد کننده می تواند با مراجعه به سامانه جامع تجارت ایران (https://www.ntsw.ir) و دریافت نام کاربری و رمز عبور، نسبت به وارد کردن اطلاعات هویتی کالا و ثبت سفارش بازرگانی اقدام نماید.

تمامی درخواست های ثبت شده سامانه مذکور، توسط کارمندان وزارت صنعت، معدن و تجارت بررسی می گردد و چنانچه نواقصی در آن ها وجود نداشته باشد تائید می شوند و پرونده ثبت سفارش مشتری به بانک عامل، گمرک‌ها، اداره مالیات و دارایی و دیگر نهادهای قانونی مرتبط ارجاع داده می شود. قابل ذکر است که مجوز ثبت سفارش کالا برای بازه زمانی 3 تا 6 ماهه بوده و در صورت عدم انجام واردات، متقاضی باید نسبت به تمدید مجوز واردات اخذ شده اقدام نماید.

زمانی که درخواست مجوز ثبت سفارش داده شود، سازمان توسعه تجارت ایران به بازرگان مربوطه، فایلی را ارائه می نماید که بر روی آن شماره هشت رقمی مجوز ‌و تاریخ مجوز ثبت سفارش و همچنین تاریخ پروفرما و نام شرکت متقاضی درج شده است. با ثبت سفارش کالا در گمرک، افراد این اجازه را دارند که کالاهای خود را از دیگر کشورها وارد مرزهای ایران کنند و پس از آن مراحل ترخیص کالا از گمرک را طی نمایند. در حقیقت همه این کارها با استفاده از کد هشت رقمی ثبت سفارش واردات صورت می پذیرد.

مدارک و الزامات قانونی مورد نیاز جهت ثبت سفارش واردات کالا

• کارت بازرگانی(کارت بازرگانی، مجوزی است که نشان دهنده داشتن اجازه قانونی، برای واردات و صادارت، توسط فرد وارد یا صادر کننده کالا می باشد و دریافت آن، از طریق مراجعه به اتاق بازرگانی و ارائه مدارک لازم یا مراجعه اینترنتی به آدرس https://sso.iccima.ir/Login/?returnUrl=https://cscs.chambertrust.ir/ssoLogin.html&type=1 می باشد. )
• برای ثبت پرونده یا ثبت سفارش واردات در سامانه جامع تجارت باید امضای الکترونیکی داشته باشید. لازم است با مراجعه به سایت https://ca.gica.ir/applicant در قسمت گواهی الکترونیکی ثبت نام کنید. پس از درج اطلاعات و پرداخت هزینه در سامانه، یک رسید حاوی کد رهگیری، برای متقاضی صادر شده که لازم است با در دست داشتن این رسید و مدارک هویتی، با مراجعه به یکی از دفاتر اسناد رسمی، گواهی امضای الکترونیکی خود را دریافت نمایید.

کد کاربری و رمز عبور در سامانه جامع تجارت ایران ( توجه به این نکته ضروری است که قبل از بارگذاری مدارک در سامانه

پروفرما (Performa Invoice) و ثبت سفارش واردات

هر شخص یا شرکت وارد کننده کالا پس توافق برای واردات کالای مربوطه و عقد قرارداد با شرکت مورد نظر، یک پیش فاکتور با نام Performa Invoice دریافت می‌کند. این پیش فاکتور که توسط شرکت فروشنده مهر و امضا شده است برای ثبت سفارش واردات یک کالا در سامانه جامع تجارت و جهت دریافت شناسه فروشنده خارجی یا همان کد فیدا لازم و ضروری است. کد فیدا که یک عدد 10 رقمی است، برای استعلام فروشنده کالا و بررسی سوابق آن کاربرد دارد.

درج چه اطلاعاتی در پروفرما لازم است؟ (پیش فاکتوری که توسط فروشنده خارجی ارسال می‌شود)

برای این که پروفرمای شما کامل و در حین ثبت سفارش واردات کالا مورد تأیید باشد، باید در تکمیل اطلاعات آن دقت کنید. اولین نکته در تکمیل اطلاعات آن، درج آدرس و نام کامل فروشنده و خریدار می باشد. در ادامه نیز باید اطلاعات صحیح کالای خود را به شکل جامع و کامل در پروفرما وارد نمایید. این اطلاعات می تواند شامل وزن، مقدار، قیمت واحد، تعداد و یا حتی نوع بسته بندی آن کالا، هزینه حمل و نقل و نام شرکت حمل و نقل بین المللی و کد تعرفه گمرکی کالا باشد. از اطلاعات مهم دیگری که در حین تکمیل پروفرما باید در آن درج شود می توان به اطلاعات ذیل اشاره کرد:

• ثبت اطلاعات ارز موجود در معامله و نحوه پرداخت آن
• اسم کشور تولید کننده و فروشنده کالای موردنظر
• میزان کرایه برای حمل کالا و قیمت دقیق فوب و واحد آن
• درج اسم گمرک مقصد به همراه مرزی که کالا از آن عبور می کند
• تاریخی که پروفرما صادر می شود به همراه شماره و مدت اعتبار آن
• امضای پروفرما در کنار درج تاریخ انقضای آن
• اسم کشور مبدا برای جابجایی کالای موردنظر و حتی محل دقیق بارگیری آن

• نام وسیله موردنظر برای حمل کالا و مدت زمان انجام این کار

علاوه بر موارد فوق، اطلاعات دیگری نیز در این زمینه وجود دارد که در اینجا مهمترین موارد بیان شده است.

فوب چیست و چه ارتباطی با ثبت سفارش واردات کالا دارد ؟

FOB  مخفف کلمۀ Free On Board بوده و به معنی تحویل کالا در محل اصلی حمل بار است. به عبارتی ساده تر، به تمامی هزینه‌های حمل کالا از مبدأ تا محل اصلی حمل بار، فوب گفته می‌شود. محل اصلی حمل بار می‌تواند عرشه کشتی، فرودگاه، راه‌آهن و غیره باشد که بستگی دارد از کدام روش حمل ‌و نقل (حمل دریایی، زمینی یا حمل هوایی) استفاده شود.

بعد از اینکه بار به محل اصلی رسید، همۀ هزینه‌های بعد از آن به عهدۀ خریدار بوده و خودش باید پرداخت کند. برای مثال زمانی که قرار است کالا از طریق کشتی بارگیری و منتقل شود، فروشنده وظیفه دارد تا زمانی که کالا در بندر بارگیری شود و روی عرشه کشتی قرار بگیرد تمامی هزینه‌ها را تقبل نماید. اما پس از آن، همۀ مسئولیت بار چه از لحاظ هزینه و چه خطرات احتمالی و سلامت بار به عهده خریدار بوده و باید پرداخت کند.

اهمیت ثبت سفارش واردات

ثبت سفارش واردات اهمیت بسیار زیادی در زمینه‌های مختلف اقتصادی و اجتماعی دارد:

• تسهیل تجارت: ثبت سفارش واردات موجب تسهیل فرآیند واردات می‌شود و به بازرگانان کمک می‌کند تا کالاهای مورد نیاز خود را سریع‌تر و با کارآمدی بیشتری وارد کنند.
• کنترل کیفیت: با ثبت سفارش واردات و الزام به رعایت استانداردها، امکان کنترل کیفیت کالاهای وارداتی افزایش می‌یابد و از ورود کالاهای نامرغوب جلوگیری می‌شود.
• پاسخگویی به نیازهای بازار: کمک به تأمین نیازهای بازار داخلی و جلوگیری از کمبود کالا در بازار از دیگر مزایای ثبت سفارش واردات است.
• افزایش رقابت: واردات کالاهای متنوع و با کیفیت بالا، موجب افزایش رقابت در بازار داخلی می‌شود و در نهایت به نفع مصرف‌کنندگان است
• تحریک رشد اقتصادی: با تسهیل فرآیند واردات، سرمایه‌گذاری و رشد اقتصادی افزایش می‌یابد و درآمدزایی برای کشورها بهبود می‌یابد.

چالش‌ها و موانع ثبت سفارش واردات

با وجود اهمیت ثبت سفارش واردات، این فرآیند با چالش‌ها و موانع مختلفی نیز روبرو است:

• بخشنامه‌ها و قوانین متغیر: قوانین و بخشنامه‌های متعدد و تغییرات مداوم در سیستم‌های گمرکی، می‌تواند فرآیند ثبت سفارش را پیچیده کند.
• امکانات و زیرساخت‌ها: برخی کشورها به زیرساخت‌های کافی برای تسهیل فرآیند ثبت سفارش و ترخیص کالا دسترسی ندارند که این موضوع می‌تواند مشکلاتی ایجاد نماید.
• افت قیمت ارز: تغییرات ناگهانی در قیمت ارز می‌تواند تأثیر زیادی بر هزینه‌ها و شرایط قراردادها گذاشته و خطرات و ریسک هایی را به وجود آورد.

کلام آخر eBPM در مورد ثبت سفارش واردات کالا

ثبت سفارش واردات، فرآیند اساسی و حیاتی در تجارت بین‌المللی است که نه تنها به بازرگانان کمک می‌کند که در بازارهای بین‌المللی بهتر عمل کنند، بلکه نقش موثری در توسعه اقتصادی کشورها و کنترل کیفیت کالاهای وارداتی دارد. با توجه به چالش‌های موجود، نیاز به بهبود و تسهیل این فرآیند بیش از پیش احساس می‌شود. دولت‌ها و نهادهای مرتبط باید اقدامات لازم را برای ارتقاء زیرساخت‌ها و بهبود قوانین در این حوزه انجام دهند تا بتوانند از مزایای تجارت بین‌المللی بهره‌مند شوند.

در نهایت، با توجه به روند رو به رشد تجارت جهانی، اهمیت ثبت سفارش واردات بیش از پیش آشکار است و برای کشورهای در حال توسعه، فرصتی برای بهبود شرایط اقتصادی و افزایش مبادلات تجاری مناسب را فراهم می‌نماید.

نرم افزار مدیریت بازرگانی خارجی eBPM چه کمکی در راستای تسهیل امور بازرگانی به شرکت‌های بازرگانی می کند؟

در اپلیکیشن بازرگانی خارجی که به صورت فرایندی توسعه یافته است، تمام روابط و وابستگی فعالیت‌های بین سامانه جامع تجارت و امور بازرگانیِ پیش و پس از آن، استخراج و اتوماسیون شده است. بنابراین با توجه به قابلیت‌های این سیستم، همه فعالیت‌ها به ترتیب در کارتابل کارشناسان بازرگانی ایجاد شده و پس از جمع‌آوری اطلاعات در طی فرایند، در ساده‌ترین حالت ممکن گزارش‌های مد نظر ایجاد می‌شوند.