اگر قصد آن باشد که مفهوم پرسش«مستندسازی فرایند کسب و کار چیست» درک شود، باید دانست، که پاسخ به این پرسش مرتبط با وضع موجود فرایند کسب و کار در سازمان است.
مستندسازی فرایند، گام نهایی است که تیم تحلیلگر فرایند میبایست در تمام مراحل تحلیل فرایند انجام داده تا درکی مشابه و یکسان برای مخاطبان فرایند نسبت به وضعیت فعلی فرایندهای سازمان حاصل شود.
به عبارت دیگر میتوان گفت مستندسازی کسب و کار نوعی توافق صریح بین افراد تیم تحلیل فرایند میباشد که نتایج بهدست آمده در مرحله تحلیل را مبتنی بر آن ثبت و ضبط مینمایند.
مستندسازی فرایند به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی مدیریت فرایندها و سازمان، نقش بسیار مهمی در ارتقای بهرهوری و کیفیت کارها دارد. این فرآیند شامل جمعآوری، ثبت، توصیف، تحلیل و انتقال اطلاعات مربوط به فعالیتها، فرآیندها و رویههای مختلف در سازمان است. از مستندسازی فرایند برای ایجاد شفافیت، بهبود کارایی و هماهنگی در سازمانها استفاده میشود.
لازم به ذکر است که گام مستندسازی فرایند، اساساً یک خط مبنا برای گامهای بعدی در توسعه و بهبود فرایند محسوب میشود.
بنابراین در طی انجام مستندسازی فرایند، به منظور فرار از واقعیت فعلی فرایند موجود سازمان یا نادیده گرفتن و سرپوش گذاشن بر آن، نباید هیچ فعالیتی نظیر پیشبینی یا تخمین وضع فعلی را انجام داد و صرفا باید حقایق مرتبط به هر فرایند تبیین و مستند شود.
برخی از ویژگیهای اصلی و کلیدی که مستندسازی فرایند در ادامه مورد بررسی قرار گرفته است.
غالب افراد، اهمیت مستندسازی فرایند را درک نکرده و این فعالیت را به عنوان انباشتی از مدارک در نظر میگیرند و به آن جنبه کاغذبازی و غیرمولد میدهند. در واقع، مستندسازی فرایند یکی از چندین مرحله عملیات بهبود فرایند سازمان است که مبنایی قابل اطمینان و مورد توافق همه، برای تحلیل فرایند، مقایسه نتایج بهدست آمده و ایجاد زمینه بهبود فرایند را فراهم میآورد.
هدف از مستندسازی فرآیندها چیست؟
یکی از اهداف اصلی مستندسازی فرایند، ارائه یک رویه واضح و قابل فهم برای اجرای و مدیریت فعالیتها و فرایندهای مختلف است. با ایجاد مستندات مناسب، اعضای تیم قادر خواهند بود تا به طور دقیق تر و مؤثرتر به فعالیتها و وظایف خود بپردازند و همچنین از هماهنگی و همسانی در انجام کارها اطمینان حاصل کنند.
علاوه بر این، مستندسازی فرایند به عنوان یک ابزار بسیار مؤثر برای ثبت دانش و تجربیات سازمانی نیز شناخته میشود. با ثبت جزئیات و جریانهای کاری، سازمان میتواند از تجربیات گذشته خود استفاده کرده و از آنها بهره ببرد تا بهبودهای لازم را در فرآیندها اعمال کند و خطاهای گذشته را جلوگیری کند.
به طور کلی، مستندسازی فرایند به عنوان یک ابزار اساسی برای بهبود فرایندها، کاهش هزینهها، افزایش کیفیت، و افزایش توانمندیهای سازمانی شناخته میشود و از اهمیت بالایی برخوردار است.
اهمیت مستندسازی فرایند
مستندسازی فرایند نقش بسیار مهمی در مدیریت سازمانها و بهبود عملکرد آنها دارد. این اهمیت به دلیل موارد زیر مشهود است:
-
شفافیت و درک بهتر: مستندسازی فرایند با ارائه اطلاعات دقیق و جامع، به افراد کمک میکند تا فرایندها و فعالیتهای سازمان را بهتر درک کنند و بتوانند برای بهبود آنها اقدامات لازم را انجام دهند.
-
هماهنگی و همسانی: مستندسازی فرایند با ایجاد روشها و رویههای استاندارد، به هماهنگی و همسانی بین اعضای سازمان کمک میکند و از ایجاد ابهامات و تداخلها جلوگیری میکند.
-
ارتقاء بهرهوری: با دسترسی به مستندات مناسب، اعضای تیم قادر خواهند بود به طور موثرتر و بهرهورتر به کارهای خود بپردازند که این موجب افزایش بهرهوری کلی سازمان میشود.
-
ثبت دانش سازمانی: مستندسازی فرایند با ثبت جزئیات و تجربیات سازمانی، به ارتقاء سطح دانش سازمانی کمک میکند و میتواند به طور موثر از تجربیات گذشته استفاده شود.
-
مدیریت ریسک بهتر: با داشتن مستندات دقیق و کامل از فرآیندها، سازمان قادر خواهد بود بهترین تصمیمات را در مواجهه با ریسکها و چالشها اتخاذ کند و از وقوع مشکلات جلوگیری کند.
مستندسازی فرایند کسب و کار چیست؟
بهترین شیوههای مورد استفاده در عملیات مستندسازی فرایند، مدلسازی فرایند مبتنی بر استاندارد BPMN است. این استاندارد مدلسازی فرایند میبایست در کنار سایر ابزارهای مورد استفاده در حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار و دیگر منابع فناوری مشابه مورد استفاده قرار گیرند تا بیشترین کمک را به مستندسازی فرایند نمایند.
از فعالیتهای اساسی که در دوره مستندسازی میبایست صورت پذیرد میتوان به تعیین چارچوب فرایند کنونی، تبیین تفاوتهای فعالیتهایی که فرایند را تشکیل میدهند و افراد مشارکتکننده و مسئولیتهای هرکدام اشاره نمود.
معمولاً، مصنوعات تولید شده در طول دوره مستندسازی، عبارتند از مدرک توصیفکننده فرایند، فعالیتها و دیاگرام فرایند(نقشه فرایند) وضع موجود.
نمونههایی از مستندات تولید شده
مدل فرایند وضع موجود یکی از اصلیترین مستندات فرایندی تولید شده است اما برای دسترسی به آن، مستندات دیگری نیز بسیار مفید واقع خواهند شد که در ادامه مورد بررسی قرار خواهند گرفت.
۱- مشروحی از هدف فرایند
۲- تحلیل کلی محیط کسب و کار
۳- صفحات گسترده
۴- دلایل فکر کردن به بهبود فرایند
۵- شرحی از فعالیتهای اصلی فرایند
۶- فهرست شرکتکنندگان در فرایند
۷- مشروحی از مسئولیتهای اعضای مشارکتکننده در فرایند
مراحل مستندسازی فرایند
مستندسازی فرآیند شامل چند مرحله اصلی است که به ترتیب عبارتند از:
شناسایی فرآیندها: در این مرحله، ابتدا فرآیندهای مختلف سازمان شناسایی میشوند و لیستی از آنها تهیه میشود.
توصیف فرآیندها: پس از شناسایی، فرآیندهای انتخاب شده به دقت توصیف میشوند، شامل مراحل مختلف، ورودیها، خروجیها، نقشها و مسئولیتها، و همچنین گامهای انجام شده در هر مرحله.
تحلیل فرآیندها: در این مرحله، فرآیندهای توصیف شده مورد تحلیل قرار میگیرند تا ابهامات، تداخلها و مشکلات موجود شناسایی شده و راهکارهای مناسب برای آنها ارائه شود.
ساخت مستندات: پس از تحلیل، مستندات کامل و جامعی از فرآیندها و راهکارهای پیشنهادی تهیه میشود که شامل دستورالعملها، فرمها، نمونهها و هرگونه اطلاعات مرتبط دیگر میباشد.
اجرا و بررسی: در این مرحله، مستندات تهیه شده اجرا میشوند و عملکرد واقعی فرآیندها با مستندات مقایسه میشود تا اطمینان حاصل شود که هماهنگی و تطابق مناسبی بین آنها وجود دارد.
بهروزرسانی و نگهداری: مستندات فرآیندها به طور مداوم باید بهروز شده و نگهداری شوند، زیرا فرآیندها و شرایط محیطی همیشه در حال تغییر هستند و نیاز به بهروزرسانی دائمی دارند.
مستندسازی فرایند جدید(وضع مطلوب)
نوع مهم دیگری از مستندسازی فرایند کسب و کار، مستندسازی بعد از طراحی فرایند جدید است.
مدل فرایندی جدید کمک خواهد کرد تا مستندسازی فرایند مبتنی بر جنبههای ذیل صورت پذیرد:
۱- جزئیات فعالیتهای فرایند
۲- قوانین کسب و کار بهکار گرفته شده در فرایند
۳- محصولات خروجی فرایند
۴- نقطههای تماس با مشتریان و تعامل با آنها
بهطور خلاصه، تمام این ملاحظات درخصوص مستندسازی فرایند عاملی کلیدی است که در مراحل مختلف بهبود فرایند وجود داشته و با مقایسه آنها میتوان به بهترین نتیجه دست یافت. بهعلاوه، این موضوع به حفظ دانش در این حوزه کمک خواهد کرد.
ابزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار چابک و شهودی که از استاندارد مدلسازی فرایند BPMN استفاده میکنند و قابلیت اجرای طراحیهای بیشتر و ایجاد گزارش را نیز در اختیار کاربرانشان قرار میدهند، میتوانند به فرایند مستندسازی کمک قابل توجهی نمایند.