ویژگی‌های ابزار BPMS(ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار) چیست‌؟​​

ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار می‌تواند نقش مهمی در پیشرفت و بهبود کارایی یک سازمان داشته باشد. اما این که کدام ابزار BPMS برای کسب و کار ما بهتر است، سوالی است که بیشتر بیزینسی‌ها و کسب و کارها با آن مواجه هستند. در ادامه به بررسی مهم ترین ویژگی‌های bpms می‌پردازیم. قبل از مطالعه این مقاله پیشنهاد می‌شود مقاله مربوط به ابزار bpms را مطالعه کنید.

ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار ویژگی‌های متعددی دارند لیکن برخی از این ویژگی‌ها کلیدی است که در صورت عدم وجود آن‌ها، کارایی این نرم‌افزارها دچار مشکل خواهد شد.

1- رابط طراحی فرایند کاربرپسند

از ویژگی‌های ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار در صورتی که رابط کاربری طراحی فرایند ساده و کاربرپسند نباشد کاربران سازمان نخواهند توانست جریان‌های فرآیندی خود را ترسیم و مدیریت نمایند و گرفتار برنامه‌نویس‌های پشتیبانی‌کننده اینگونه نرم‌افزارها خواهند شد. BPMS‌هایی که این امکان را برای کاربران خود به سهولت فراهم می‌کنند، BPMS با کدنویسی سطح پایین می‌گویند.

2- ساده‌ کردن ایجاد دیاگرام‌های فرایند

یک نرم‌افزار مدیریت فرآیند مناسب برای ترسیم نقشه‌های فرآیندی نمادهای BPMN زیادی را پشتیبانی می‌نماید و همچنین یک سیستم drag-and-drop و یک چیدمان سازمان‌یافته و خوشایند را برای کاربر خود فراهم خواهد آورد.

3- ذخیره‌سازی ابری

یک ابزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار ابری هزینه کمتری برای سازمان در بر خواهد داشت، نیاز به نگهداری کمتری داشته و چابک‌تر است.

4- گزارش‌ها و داشبوردهای جامع​

BPMS‌های مناسب امکان سفارشی‌سازی گزارش‌ها و داشبوردهای اطلاعاتی را فراهم آورده تا ردیابی هر موضوع، کاربر یا وظیفه برای مدیران ارشد سازمان ممکن باشد.

5- هشدارهای بی درنگ

هشدارهای خودکار و قابل سفارشی‌سازی موجب درک متقابل و توافق مشارکت‌کنندگان در فرآیند خواهد شد و کاربران را از وظایف جدید آگاه می‌سازد.

6- انعطاف‌پذیری در ساخت فرایندها

جریان بعضی از فرایندها می‌تواند پیچیده باشد و نیاز به فرمول، گام‌های مشروط، جزئیات هم‌سو و گزارشات جزئی داشته باشد. سامانه مدیریت فرایند کسب‌ و کار، این امکان را برای سازمان فراهم خواهد آورد تا چنین فرآیندهای پیچیده‌ای را خودکارسازی نموده و مدیریت نماید.

7- توانایی یکپارچه‌سازی

یک ابزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار می‌بایست قابلیت اتصال ساده به پلتفرم‌ها و رابط‌های برنامه‌نویسی رایج را داشته باشد تا بتوان آن را، به‌ویژه برای وب سرویس‌های REST، سفارشی‌سازی نمود.

8- سرمایه‌گذاری‌هایی که هزینه‌ آن‌ها در مقابل منفعت حاصله ناچیز است

سازمان می‌بایست در انتخاب یک ابزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به دنبال گزینه‌ای باشد که بتواند هزینه آن را به‌صورت ماهانه پرداخت نماید و هزینه پرداختی در قبال منافع حاصل از بکارگیری آن نرم‌افزار برای سازمان ناجیز باشد.