SIPOC چیست؟

SIPOC مخفف عبارت‌های تامین کنندگان (Suppliers)، ورودی (Inputs)، فرآیند (Process)، خروجی (Outputs) و مشتریان (Customers) است. این به یک رویکرد کامل برای کل فرآیند کسب و کار ( BPM چیست ) اشاره دارد. این نمودار برای مدیریت سطح بالا مفید است زیرا به شما کمک می‌کند هر فرایند کسب و کار جدیدی را به صورت کاملا جزئی و دقیق ثبت کنید.

نمودار SIPOC چیست

نمودار SIPOC یک نمودار گردش کار است که هر مرحله از SIPOC شما را نشان می‌دهد. این مفهوم SIPOC را در کسب و کار شما از یک مخفف انتزاعی به تجسم گردش کار تبدیل می‌کند. بر اساس برخی از آمار، تجسمی مانند این می‌تواند عملکرد را تا ۸۹٪ افزایش دهد .به عبارت دیگر، نمودارهای SIPOC به شما کمک می‌کنند تا یک فرایند کسب و کار جدید را قبل از اجرای آن بررسی کنید. نمودار SIPOC یکی از بهترین روش‌های شناسایی فرایندهای اصلی کسب‌وکار و تدوین چارچوبی برای این فرآیندهاست. در اصل این دیاگرام یکی از روش‌های تدوین شناسنامه فرایند در استانداردهای مدیریتی است. از این نمودار در روش DMAIC شش سیگما استفاده می‌شود.

رسم نمودار SIPOC

یک فرآیند SIPOC می‌تواند به همان اندازه که دوست دارید جامع یا ساده باشد. اما حداقل، باید بخشی از هر یک از گام های زیر را شامل شود:

گام ۱: تامین‌کنندگان

تامین کنندگان ذینفعان کلیدی هر فرایند هستند؛ زیرا آن‌ها کسانی هستند که ورودی فرایند را فراهم می‌کنند. تامین‌کننده یک فرایند می‌تواند برای کسب‌وکار شما داخلی یا خارجی باشد. ​

مثالی از یک پروژه توسعه نرم‌افزار را در نظر بگیریم؛ که در آن یک شرکت می‌خواهد از خدمات توسعه اپلیکیشن‌های تلفن همراه یک شرکت توسعه نرم‌افزار استفاده کند. واضح است در این سناریو شرکت توسعه نرم‌افزار تامین‌کننده است و شرکت درخواست‌کنندهٔ اپلیکیشن مشتری است.

با توجه به نمودار SIPOC، تامین‌کنندگان شامل هر کسی است که ورودی را در طول فرایند (‏یعنی فرایند توسعه نرم‌افزار) ‏فراهم می‌کند و نه تنها ارائه دهندگان خدمات. بنابراین، نمودار SIPOC برای این فرایند شامل تامین کنندگان زیر خواهد بود:

• مشتریان: زیرا آن‌ها درخواست توسعه نرم‌افزار را داده‌اند و همچنین در قالب الزامات اپلیکیشن مورد انتطار ورودی‌ها را ارائه داده‌اند.
• مدیر(ان) پروژه: زیرا آن‌ها مهارت‌های مدیریتی مورد نیاز در این فرایند را تامین می‌کنند. ​
• مهندسان نرم‌افزار: زیرا آن‌ها مهارت‌ها و دانش خود را برای این فرایند تامین می‌کنند. این شامل تمام نیروهای فنی مانند تحلیل‌گران، برنامه‌نویسان، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار، تضمین‌کنندگان کیفیت (SQA) و غیره خواهد بود. ​

گام ۲: ورودی‌ها

ورودی‌ها شامل الزامات و نیازمندی‌های کلیدی هستند. ورودی‌ها می‌توانند به شکل خدمات، محصولات، مهارت‌ها یا اطلاعاتی باشند که برای کار کردن فرایند مورد نیاز هستند. ورودی‌ها نشان‌دهنده آن چیزی هستند که تامین کنندگان فراهم می‌کنند. بنابراین برای مثال فرایند توسعه نرم‌افزار سفارشی ما، ورودی‌ها شامل موارد زیر خواهند بود:

•  الزامات مشتری: این الزامات می‌توانند به شکل ویژگی‌های مورد نیاز کاربران* ‏URS-User) requirements document‏( و سند مشخصات فنی‏FSD- functional) (specification document ‏  باشند تا نیازها و ویژگی‌های مورد نیاز نرم‌افزار را مشخص سازند.
•  مهارت‌ها و دانش: که شامل ورودی از تمام نیروهای فنی درگیر در هر مرحله از فرایند می‌شود. ​
• دیتابیس، سرویس‌های میزبانی، و فریم‌‌ورک‌ها: که شامل تمام الزامات فنی فرایندی مورد نیاز برای توسعه نرم‌افزار مورد نظر است. ​
• ابزارهای مدیریت پروژه: ابزارهایی که برای برنامه‌ریزی و نظارت بر پروژه مورد نیاز خواهند بود. ​

گام ۳: فرایند

فرایند گام‌های ساختارمندی است که برای تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها طی می‌شوند. فرایند را می‌توان به ۵ تا ۷ مرحله تقسیم کرد. برای فرایندهای ساده‌تر، نام فرایند باید یک از یک قالب «فعل + اسم» پیروی کند. برای مثال، «دریافت سفارش‌ها»، «مونتاژ قطعات»، «تایید پرداخت» و غیره. در مثال ما که توسعهٔ یک نرم‌افزار اختصاصی است، این فرایند را می‌توان به فازهای چرخه حیات توسعه نرم‌افزار** (‏(System Development Life Cycle – SDLC) تقسیم کرد. سپس این فرایند می‌تواند به سادگی به مراحلی شامل موارد زیر تقسیم شود:

• تجزیه و تحلیل نیاز‌ها
• طراحی
• توسعه / کدنویسی
• تست
• انتشار
• نگهداشت

گام ۴: خروجی‌ها

خروجی‌ها نتایجی هستند که پس از طی شدن گام‌های فرایند پدیدار می‌شوند. هر خروجی باید یک مشتری داشته باشد و باید منطبق با نیازهای آن مشتری باشد. خروجی آشکار یک فرایند، خدمات یا محصولی است که در حال ساخته شدن است. ​

با این حال، هر محصول یا خدمتی که در یک مرحله از فرایند به دست می‌آید تا در مراحل بعدی مورد استفاده قرار گیرد نیز به عنوان خروجی در نظر گرفته می‌شود. به عنوان مثال، سند الزامات فنی که در مرحله تحلیل نیاز‌ها تهیه می‌شود، خروجی‌ای است که در بقیه گام‌های فرایندِ توسعه نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد. ​

برای مثال توسعه نرم‌افزار سفارشی ما، خروجی‌ها عبارتند از:

• نرم‌افزار سفارشی تولید‌شده
• مستند‌سازی‌ها
• نمودارهای طراحی
• یک پروژه تکمیل‌شده
• یک مشتری راضی

گام ۵: مشتری

مشتریان ذینفعان مهم هر فرایندی هستند که می‌توانند به دو صورت مشتریان داخلی یا خارجی وجود داشته باشند. مشتری‌ها را به دو شکل می‌توان دسته‌بندی کرد: مشتریانی مانند سازمانی که شما برای آن در حال توسعه نرم‌افزار هستید و یا افرادی که قرار است کاربران نهایی آن نرم‌افزار باشند. از آنجا که در اصل هر دوی آن‌ها از خروجی‌های فرایند استفاده می‌کنند، هر دوی آن‌ها را می توان مشتری نامید. ​

در مثال مورد نظرمان مشتریان عبارتند از:

• کسب‌و‌کار شما
• کاربران
• مشتری‌ها
• شخص ثالث
• پرسنل فنی

مثال ساده و واقعی از SIPOC

از نمودار SIPOC می‌توان برای ترسیم نقشه‌ فرایندهای پیچیده مانند یک پروژه توسعه نرم‌افزار سفارشی کامل که شامل مراحل و ذینفعان متعدد است استفاده کرد. اما همچنین می‌توان از آن برای فرایندهای به آسانی نوشیدن یک فنجان قهوه در یک کافه استفاده کرد. ​

در ادامه سعی می‌کنیم نقشه فرایند این مثال ساده را با استفاده از نمودار SIPOC درک کنیم. برای ترسیم آن باید بدانید که این فرایند شامل چه مراحل، تامین‌کنندگان، مشتریان، ورودی‌ها و خروجی‌هایی است. ​

برای شروع، باید به فرایند رفتن به یک کافه از ابتدا تا انتها نگاه کنیم. این کار به شناسایی تعداد مراحل درگیر در فرایند کمک خواهد کرد. برای این مثال، این مراحل عبارتند از: رسیدن به کافه، داشتن یک میز اختصاصی، سفارش قهوه، خوردن قهوه، پرداخت صورتحساب و ترک کافه.​

فرایند سفارش قهوه در کافه

هنگامی که مراحل به وضوح تعریف شدند، می‌توانیم ورودی، خروجی، تامین‌کننده و مشتری را برای هر مرحله شناسایی کنیم:

۱. به کافه می‌رسید و درخواست یک میز می‌کنید: در این مرحله، شما (‏مشتری)‏ درخواست میز (‏ورودی)‏ به یک پیشخدمت (‏تامین‌کننده)‏ خواهید داشت. سپس به شما میزی اختصاص داده می‌شود که پشت آن بنشینید و نوشیدنی­تان را میل کنید (‏خروجی)‏. ​

۲. قهوه سفارش می‌دهید: زمانی که پشت میز نشسته‌اید، گام منطقی بعدی شما سفارش نوشیدنی است. در این مرحله، شما (‏تامین‌کننده) ‏به صورت شفاهی سفارش (‏ورودی) خود ‏را به یک پیشخدمت یا سرآشپز (‏مشتری) ‏می‌گویید و اون سفارش شما را یادداشت خواهد کرد (‏خروجی)‏. دستور به آشپزخانه فرستاده خواهد شد تا سفارش شما آماده شود.

۳. قهوه برای شما سرو می‌شود: در این گام، شما قهوه ای (‏ورودی)‏ را می‌خورید (فرایند) که توسط یک پیشخدمت (‏تامین‌کننده) ‏سرو می‌شود. زمانی که قهوه را تمام کردید، ظروف کثیف روی میز (‏خروجی) ‏به آشپزخانه فرستاده خواهد شد تا شسته شوند.

۴. پرداخت صورتحساب: شما (‏تامین‌کننده)‏ پولی (‏ورودی)‏ را برای قهوه و خدمات ارائه‌شده به شما به پیشخدمت (‏مشتری)‏ پرداخت خواهید کرد. خروجی این مرحله یک پرداخت نقدی کامل خواهد بود.

۵. کافه را ترک می‌کنید: پس از خوردن و پرداخت پول قهوه، فرایند زمانی پایان می‌یابد که شما (‏ورودی)‏ کافه را ترک کنید (‏فرایند)‏. در این گام آخر، خروجی میز خالی شدهٔ شما خواهد بود.

مثالی دیگر

فرض کنید فرآیند اصلی خرید یک اسباب بازی از یک فروشگاه مشخص است. این مثال 5 مرحله دارد:

1. به فروشگاه می‌روید و اسباب بازی­های مختلف را می‌بینید.
2. موارد درخواستی در ارتباط با اسباب بازی مورد نظرتان را به پرسنل فروشگاه می‌گویید.
3. اسباب بازی را که با درخواستتان مطابقت دارد به شما نشان می‌دهند.
4. هزینه اسباب بازی انتخابی را پرداخت می‌کنید.
5. اسباب بازی را تحویل گرفته و فروشگاه را ترک می‌کنید.

جدول SIPOC این مثال این‌گونه رسم می‌شود.

نمودار SIPOC چه اهمیتی دارد؟

هدف اصلی نمودار SIPOC مشخص کردن تمام اجزا و بخش‌های یک فرآیند است. به کمک این نمودار عملکرد لازم برای بهبود فرآیند مشخص می‌شوند. با استفاده از آن موارد زیر را درمی‌یابید:

• مشتری‌های هدفتان چه افرادی هستند؟
• مشتری‌ها به چه ویژگی‌هایی در محصول نیاز دارند؟
• تأمین‌کنندگان فرآیند چه افرادی هستند؟
• ورودی‌های فرآیند باید چه ملزوماتی داشته باشند؟

نمودار SIPOC نوعی نقشه برداری از فرآیند است. نقشه برداری فرآیند واژه ای برای توصیف امر تعیین اهداف پروژه و در بعضی موارد گام های دقیق برای دست یافتن به این اهداف می باشد. این نمودار در عین سادگی روشی موثر برای اطمینان از اینکه یکایک اعضای تیم پروژه و رهبر اجرایی آن در هماهنگی و توافق کامل با یکدیگر قرار دارند می باشد. همچنین این نمودار نمایی کلی از فرآیند را در یک نگاه به ما نشان می دهد.

نمودار SIPOC نمودار نهایی از نقشه فرآیند در سطح بالا (یعنی بدون توجه به جزئیات)، یعنی همان نقشه ای که رهبر پروژه برای تشریح سریع پروژه به اعضای تیم ازآن استفاده می کند و نکاتی که اعضای تیم باید حین پروژه به آن رجوع کنند را در این نمودار نشان می دهد. از سوی دیگر نمودار SIPOCدر تشخیص مشکلات و مسائل و نیز جدا ساختن بخش های غیر ضروری از پروژه و یا افزودن قسمت های مورد نیاز به آن کمک شایانی می کند.

قوانین کلی رسم نمودار SIPOC

• تا جایی که می‌توانید نمودار را به صورت ساده و کلی و سطح بالا ایجاد کنید: در حالت ایده آل می‌بایست شامل ۴ تا ۷ مرحله باشد.
• از رسم نمودار SIPOC به تنهایی و با اتکا به فقط شخص خودتان بپرهیزید: می‌توانید پیش از شروع رسم نمودار، یک جلسه طوفان مغزی با حضور شرکت کنندگانی که در مورد پروژه و فرآیند تحت بررسی از دانش و اطلاعات کافی برخوردارند، ترتیب بدهید. تمامی اعضاء می بایست در مورد چگونگی مراحل فرآیند با هم توافق نظر داشته باشند. در این جلسه تمامی نظرات و ایده‌ها در مورد عناصر نمودار را جمع آوری کنید.
• مشتری‌ها همه‌ی کسانی هستند که خروجی‌های فرآیند را دریافت یا مورد استفاده قرار می‌دهند: مشتریان شما لزوما فقط خریداران محصول یا خدمات شما نیستند. بلکه تمامی دریافت کنندگان و کسانی که از خروجی‌های تولید شده در هر مرحله طی فرآیند استفاده می‌کنند، مشتری تلقی می‌شوند.
• ورودی‌ها الزامات کلیدی هستند: برای آن که فرآیند کار کند و آنچه که تامین کننده‌ها تهیه کرده‌اند را ارایه نمایند به ورودی‌ها نیاز دارید.
• تامین کننده‌ها کسانی هستند که ورودی‌ها را تهیه و تامین می‌کنند: آن‌ها همچنین سهامداران هستند.
• خروجی‌ها نتایج هر مرحله از فرایند می‌باشند: می‌توان از خروجی‌ها به عنوان موضوع مورد بحث و گفتگو با مشتریان استفاده کرد تا از این طریق الزامات ایشان را تعیین کنیم. هر خروجی باید یک مشتری داشته باشد. از فرم تکیمل شده در یک مرحله تا تصمیمات اخذ شده یا محصول و خدمات نهایی می‌تواند خروجی به حساب آید.
• نام فرآیند باید به صورت ” از– تا ” باشد: در نمودار SIPOC، در ذیل ستون P، هرخانه مربوط به یک مرحله از فرآیند می باشد. هر کدام از این خانه‌ها می‌بایست به صورت افقی به دو قسمت تقسیم شوند. در قسمت بالایی نام کسی که این کار را انجام می‌دهد یا نقش او را می‌نویسیم. در قسمت پایینی هم نام کاری که انجام می‌شود را می‌نویسیم. نام کار باید به صورت ” فعل– اسم ” باشد. به عنوان مثال، نام اجرای سفارش را باید به صورت ” از سفارش دادن – تا – تحویل سفارش ” نوشت. نام شخص یا واحدی که این کار را انجام می دهد را باید به صورت کارمند واحد سفارش بنویسیم.
• کارمندان و دیگر منابع انسانی سازمان ورودی محسوب نمی‌شوند. ورودی چیزی است که کاری روی آن انجام و تبدیل به خروجی می شود. روی کارمندان و منابع انسانی کاری انجام نمی پذیرد. همچنین قوانین تجاری نیز نباید به عنوان ورودی محسوب شوند. این قوانین فرآیند را هدایت می کنند اما از طریق فرآیند کاری روی آن‌ها انجام نمی‌شود.
• ترتیب پیشنهادی تکمیل SIPOC؛ شناسایی و درج فعالیت‌ها>> تعیین خروجی­ها>> تعیین مشتریان>> تعیین ورودی­ها>> تعیین تامین کننده­گان: ترتیب مذکور در نمودار SIPOC، بر اساس تجربه و رویکرد استفاده بهینه از ابزار است.
• تعریف صحیح فرایند را فراموش نکنیم…! فرایند؛ مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط با هم که یک یا چند ورودی را به یک یا چند خروجی با ارزش افزوده و قابل پیش‌بینی، تبدیل می‌کند.

هدف نمودار SIPOC چیست؟

هدف نمودار SIPOC تشخیص و تعیین تمامی عناصر مربوط به یک فرآیند می باشد. این نمودار به شما کمک خواهد کرد تا محدوده ی پروژه بهبود فرآیند را تعیین و مرز های آن را مشخص کنید.

مزایا و معایب نمودار سایپوک

• مزایای نمودار SIPOC

نمودار SIPOC نه تنها به ورود افراد جدید و ناآشنا به پروژه کمک می‌کند، بلکه رسیدن به درک مشترکی از اهداف پروژه را نیز برای این افراد راحت‌تر می‌کند. همانطور که گفتیم، وجود این نمودار به یک اندازه برای کارکنان و ذینفعان اهمیت دارد. در ادامه به چند مورد از مزایای کلیدی SIPOC اشاره می‌کنیم:

• نمودار SIPOC شفافیت و همسویی لازم در سراسر یک سازمان در مورد یک فرآیند خاص را به ارمغان می‌آورد.
• از ابتکارات مربوط به حل مشکل در فرآیندهای مختلف پشتیبانی می‌کند.
• می‌تواند به عنوان مطالب آموزشی برای ورودی‌های جدید عمل کند.
• می‌توان از آن برای مستندسازی فرآیند و پروژه‌ها استفاده کرد.
• نمایی کلی از پروژه را برای مدیریت استراتژیک فراهم می‌کند.
• به شناسایی صحیح تأمین کنندگان و مشتریان کمک می‌کند.
• به شفاف سازی الزامات ورودی و خروجی‌ها کمک می‌کند.

دوایت دی. آیزنهاور یک بار گفت که برنامه‌ها بی‌ارزش هستند، اما برنامه‌ریزی ضروری است. چرا؟ ممکن است نیاز داشته باشید برنامه‌های خود را زمانی که لاستیک به جاده برخورد می‌کند، تطبیق دهید، اما عمل آماده‌سازی برنامه‌ها چیزی است که شما را برای مقابله با هر مانعی آماده می‌کند.

نمودار SIPOC کسب و کار شما را مجبور می‌سازد تا کار اساسی برنامه‌ریزی را انجام دهد. با ایجاد یک نمودار SIPOC، کل گردش کار را از ابتدا تا انتها مشاهده می‌کنید. در طول مسیر، می‌توانید نقاط کور را شناسایی کرده، برای دستیابی به ایده‌های جدید طوفان فکری برگزار نمایید و بهینه‌سازی عملیات را انجام دهید.

• معایب نمودار SIPOC

اشکالات نمودار SIPOC ناشی از شکل ساده این مدل است. با این که با استفاده از ابزار SIPOC می‌توان شفاف‌سازی را در سراسر سازمان افزایش داد، اغلب به کار بردن آن برای حل مسائل مربوط به فرآیندها به تنهایی کافی نیست. معایب این نمودار را می‌توان به شکل زیر خلاصه کرد:

• نمودار SIPOC می‌تواند برای حل مشکلات مربوط به فرآیندها به تنهایی ناکافی باشد.
• نمودار SIPOC فقط یک رویکرد ساده برای طرح ریزی فرآیند است.
• برای عملکرد بهتر باید از آن در کنار ابزارهای دیگر استفاده کرد.

جمع بندی eBPM در مورد نمودار SIPOC

تضمین کیفیت نرم‌افزار عبارتست از نظارت بر روند مهندسی نرم‌افزار و روش‌هایی که برای اطمینان یافتن از کیفیت آن مورد استفاده قرار می‌گیرند. روش‌هایی که بدین منظور ایجاد شده‌اند بسیار زیاد و متنوع هستند که هریک انطباق با چند مورد از استانداردها (مثل ایزو ۹۰۰۰ و یک مدل مثل CMMI) را بررسی و تضمین می‌کنند.

این عبارت می‌تواند معادل اصطلاح (SDLC (System Development Life Cycle دانسته شود که در مهندسی نرم‌افزار و رشته‌های مرتبط با موضوع سیستم‌های اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد و موضوع آن تشریح فرآیندهای مرتبط با برنامه‌ریزی و هدف گذاری، تحلیل، تولید، آزمایش، استقرار و نگهداری سیستم‌های نرم‌افزاری است.

در نهایت برای اینکه توی بیزنس‌تون موفق بشید، لازمه برای فعالیت‌هاتون برنامه‌ریزی کنین. همه‌ی مدیران بیزنس می‌دونن که بدون داشتن برنامه تو کارشون موفق نمی‌شن. نمودار SIPOC این کار رو براتون خیلی ساده می‌کنه. البته می‌تونید نمودار لاکپشتی رو هم استفاده کنید اما این بستگی به انتخاب شما داره.

نمودار SIPOC یکی از قدیمی‌ترین و قابل اعتمادترین روش‌ها برای ترسیم یک فرآیند کسب و کار به کلی‌ترین روش است. این نمودار به شما یک نمای کلی از فرآیند ارائه می‌دهد که می‌تواند کمک کند تا یک عضو جدید تیم را وارد کنید یا پایه و اساس برنامه بهبود فرآیند کسب و کار در آینده باشد.

برای موفقیت در هر کسب‌وکاری الزاماتی وجود دارد. مشخص کردن اهداف اهمیت زیادی دارد. اما بدون نقشه و قالب نمی‌توان به آن هدف‌ها دست پیدا کرد. نمودار SIPOC ترسیم کلی فرآیندها و مراحل آن است. در این صورت یک دید کلی از فرآیندتان دارید و نقاط قوت و ضعف آن را بهتر درک می‌کنید. همچنین به کمک این نمودار مسئولیت و وظایف افراد را به شکل دقیق مشخص می‌کنید. آیا از این نمودار در کسب‌وکار خود استفاده کرده‌اید؟ تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید تا دیگر خوانندگان از آن استفاده کنند.