هنگامی که کسی از رویکرد ناب(lean approach) برای بهبود فرایند(BPI) صحبت می‌کند، بسیاری از افراد بلافاصله به بوم مدل کسب‌ و کار(کانواس) فکر می‌کنند، که به آن مدل بوم هم می‌گویند و این روش را منتسب به الکساندر آستروالدر می‌دانند.

بله، نظام‌مند کردن مدل بوم به بسیاری از شرکت‌ها کمک می‌کند تا طرح‌های کسب‌ و کار خود را به شیوه‌ای چابک و سریع ایجاد کنند. اما باید به یاد داشته باشید که رویکرد ناب به بهبود فرایند(BPI) تنها شامل این مورد نیست و همانطور که در این مقاله نشان داده شده است، در واقع منشأ آن خیلی قدیمی‌تر است.

مدل کسب‌ و کار کانواس ایجاد شده توسط آستروالدر را در ذیل می‌توانید مشاهده نمایید

کلیپ آموزشی کانواس را در ذیل مشاهده نمایید. 

منشأ رویکرد ناب به بهبود فرایند

شروع به استفاده از عبارت تولید ناب در دهه 1980 در کشور ژاپن توسط تولیدکنندگان بود. هدف از این کار، افزایش کارمدی تولید وسایل نقلیه در آن کشور بود.

اما تنها 10 سال بعد انتشار کتاب«ماشینی که دنیا را تغییر داد» نوشته «جیمز ومک» این واژه محبوب شد و رویکرد ناب به بهبود فرایند، برای صنعت خودروسازی ژاپن، به خصوص برای تویوتا، اهمیت اساسی پیدا کرد.

به‌تازگی، در سال 2011، کتاب پرفروش دیگری به نام «نوپای ناب» نوشته «اریک ریس»، رویکرد ناب برای بهبود فرایند را دوباره بررسی کرده و آن را نه تنها با نیازهای افرادی  که به خلق استارتاپ‌های چابک علاقه‌مند بودند، تغییر داد بلکه کاری کرد که در سازمان‌های بزرگ و در صنایع بسیار متفاوت قابل استفاده باشد.

بنابراین همانطور که دیدید، منشأ رویکرد ناب به بهبود فرایند بسیار بزرگتر از آن چیزی است که تصور می‌کنید. می‌توانیم ماهیت آن را به عنوان استفاده منطقی از منابع، بدون هدر دادن آن‌ها، خلاصه کنیم، به طوری که تنها منابعی به کار گرفته شوند که واقعاً برای اجرایی کردن یک پروژه یا فرایند نیاز هستند.

پنج مرحله برای استفاده از رویکرد ناب برای بهبود فرایند(BPI) در مدیریت فرایند(BPM)

یکی از مفاهیم رویکرد ناب به بهبود فرایند، استفاده از روش‌های چابک است. این روش‌ها از دو فرضیه مهم استفاده می‌کنند:

اولین فرضیه، مفهوم تکرار(iteration) است، که ارتباط نزدیکی با عبارت «پیروزی سریع» دارد؛ یعنی، بهبودهای کوچک در فرایندها که می‌توانند به سرعت محقق شوند و نتایج قابل مشاهده‌ای را در کوتاه‌مدت به ارمغان آورند. این امر تیم را تشویق می‌کند تا با هر «پیروزی کوچک» رو به جلو حرکت کند.

دومین فرض، مشارکت مؤثر مشتریان و کاربران نهایی در طول مدل‌سازی و بهبود فرایند است، که ورودی و بازخورد مهمی را به ارمغان می‌آورد تا نتایج نهایی با منافع کسانی که از فرایند (یا توسعه محصول) سود می‌برند، مطابقت داشته باشد.

برای این کار پنج مرحله را پیشنهاد می‌کنیم:

۱- به پروژه بهبود فرایند اهمیت کافی دهید.

قبل از شروع پروژه باید همان قدم‌هایی را بردارید که باعث می‌شوند هر نوع فرایندی جواب بدهد. اهداف، حوزه پروژه، اعضای تیم و مسئولیت‌های آن‌ها، منابع، مهلت‌های زمانی و برنامه‌ریزی زمانی را تعریف کنید.

به عبارت دیگر، از قبل برنامه‌ریزی کنید.

۲- شرکت‌کنندگان را در جستجو برای تغییرات مؤثر مشارکت دهید.

همه افراد با تغییرهای سازمانی راحت نیستند. حتی هنگامی که با فرایندهای ناکارآمد کار می‌کنند، بسیاری از آن‌ها می‌ترسند که منطقه راحتی خود را ترک کنند و با چیزی جدید روبرو شوند.

بسیار مهم است که همه افراد را در مورد نیاز به تغییر و در منافعی که فرایند جدید در اجرای وظایف و کسب نتایج به ارمغان می‌آورد، مشارکت دهیم.

3- از حمایت رهبران شرکت یا سازمان اطمینان حاصل کنید.

هر نوع منبعی اعم از مالی، تجهیزات، فضا، پرسنل گرفته تا زمانی که تیم پروژه صرف انجام کاری می‌کند، اهمیت اساسی دارند.

بدون حمایت رهبران شرکت یا سازمان، در سطح استراتژیک، دستیابی به نتایج مطلوب غیر ممکن خواهد بود.

4- با فرایندهای ساده شروع کنید.

یکی از مراحل رویکرد ناب به بهبود فرایند، پیشرفت‌های کوچک است. تکرارهای پیوسته و تجمیعی که به نتیجه نهایی بزرگتری تبدیل خواهند شد.

سعی کنید با وسواس(دقت) ناکارآمدترین و اورژانسی‌ترین فرایندها را برای شروع انتخاب کنید. مسئله‌ای ساده را انتخاب و آن را حل کنید. با این نتایج به تیم انگیزه دهید و از این تجربه برای تمرکز بر چالش‌های بزرگ بهبود فرایند استفاده کنید.

5- فضای فیزیکی خاصی برای جلسه‌های پروژه تعیین کنید.

داشتن یک قسمت انحصاری برای جلسات بهبود فرایند ضروری است. داشتن یک تخته بزرگ روی دیوار که بتوانید نمودارهای فرایند را رسم کنید، کمک زیادی می‌نماید.

علاوه بر این، اگر یک مکان خاص برای تمرکز روی فرایندها وجود داشته باشد، افراد متوجه می‌شوند که این مساله جدی و مهم است.