جستجو کردن
بستن این جعبه جستجو.
مستندسازی فرایند چیست؟بررسی 12 مرحله از بهترین روش های اصولی
مستند سازی فرایند

مستندسازی فرایند چیست؟بررسی 12 مرحله از بهترین روش های اصولی

فهرست مطالب :

اگر قصد آن باشد که مفهوم پرسش «مستندسازی فرایند کسب‌وکار چیست»  درک شود، باید دانست، که پاسخ به این پرسش مرتبط با وضع موجود فرایند کسب‌وکار در سازمان است.

مستندسازی فرایند، گام نهایی است که تیم تحلیل‌گر فرایند می‌بایست در تمام مراحل تحلیل فرایند انجام داده تا درکی مشابه و یکسان برای مخاطبان فرایند نسبت به وضعیت فعلی فرایندهای سازمان حاصل شود. به عبارت دیگر می‌توان گفت مستندسازی کسب‌وکار نوعی توافق صریح بین افراد تیم تحلیل فرایند می‌باشد که نتایج به‌دست آمده در مرحله تحلیل را مبتنی بر آن ثبت و ضبط می‌نمایند.(پیشنهاد می‌شود مقاله مربوط به تحلیل کسب و کار را مطالعه کنید.)

لازم به ذکر است که گام مستندسازی فرایند، اساساً یک خط مبنا برای گام‌های بعدی در توسعه و بهبود فرایند محسوب می‌شود.

بنابراین در طی انجام مستندسازی فرایندها، به منظور فرار از واقعیت فعلی فرایند موجود سازمان یا نادیده گرفتن و سرپوش گذاشن بر آن، نباید هیچ فعالیتی نظیر پیش‌بینی یا تخمین وضع فعلی را انجام داد و صرفا باید حقایق مرتبط به هر فرایند تبیین و مستند شود.

برخی از ویژگی‌های اصلی و کلیدی فرایند مستندسازی در ادامه مورد بررسی قرار گرفته‌ است.

غالب افراد، اهمیت مستندسازی فرایند را درک نکرده و این فعالیت را به عنوان انباشتی از مدارک در نظر می‌گیرند و به آن جنبه کاغذبازی و غیرمولد می‌دهند. در واقع، مستندسازی فرایند یکی از چندین مرحله عملیات بهبود فرایند است که مبنایی قابل اطمینان و مورد توافق همه، برای تحلیل فرایند، مقایسه نتایج به‌دست آمده و ایجاد زمینه بهبود فرایند را فراهم می‌آورد.

مستندسازی فرایند کسب‌وکار(وضعیت موجود) چیست؟

بهترین شیوه‌های مورد استفاده در عملیات مستند‌سازی فرآیند، مدل‌سازی فرایند مبتنی بر استاندارد BPMN است. این استاندارد مدل‌سازی فرایند می‌بایست در کنار سایر ابزارهای مورد استفاده در حوزه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار و دیگر منابع فناوری مشابه مورد استفاده قرار گیرند تا بیشترین کمک را به فرایند مستندسازی کند.

از فعالیت‌های اساسی که در دوره مستندسازی می‌بایست صورت پذیرد می‌توان به تعیین چارچوب فرایند کنونی، تبیین تفاوت‌های فعالیت‌هایی که فرایند را تشکیل می‌دهند و افراد مشارکت‌کننده و مسئولیت‌های هرکدام اشاره نمود.

معمولاً، مصنوعات تولید شده در طول دوره مستندسازی فرآیند، عبارتند از مدرک توصیف‌کننده فرایند، فعالیت‌ها و دیاگرام فرایند(نقشه فرایند) وضع موجود.

نمونه فرایندهای مستندسازی تولید شده

مدل فرایند وضع موجود یکی از اصلی‌ترین مستندات فرایندی تولید شده است اما برای دسترسی به آن، مستندات دیگری نیز بسیار مفید واقع خواهند شد که در ادامه مورد بررسی قرار خواهند گرفت.

۱- مشروحی از هدف فرایند

۲- تحلیل کلی محیط کسب‌وکار

۳- صفحات گسترده

۴- دلایل فکر کردن به بهبود فرایند

۵- شرحی از فعالیت‌های اصلی فرایند

۶- فهرست شرکت‌کنندگان در فرایند

۷- مشروحی از مسئولیت‌های اعضای مشارکت‌کننده در فرایند

مستندسازی فرایند جدید(وضع مطلوب)

نوع مهم دیگری از مستندسازی فرایند کسب‌وکار، مستندسازی بعد از طراحی فرایند جدید است.

مدل فرایندی جدید کمک خواهد کرد تا مستندسازی فرایند مبتنی بر جنبه‌های ذیل صورت پذیرد:

۱- جزئیات فعالیت‌های فرایند

۲- قوانین کسب‌وکار به‌کار گرفته شده در فرایند

۳- محصولات خروجی فرایند

۴- نقطه‌های تماس با مشتریان و تعامل با آن‌ها

به‌طور خلاصه، تمام این ملاحظات درخصوص مستندسازی فرایند عاملی کلیدی است که در مراحل مختلف بهبود فرایند وجود داشته و با مقایسه‌ آن‌ها می‌توان به بهترین نتیجه دست یافت. به‌علاوه، این موضوع به حفظ دانش در این حوزه کمک خواهد کرد.

ابزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار چابک و شهودی که از استاندارد مدل‌سازی فرایند BPMN استفاده می‌کنند و قابلیت اجرای طراحی‌های بیشتر و ایجاد گزارش را نیز در اختیار کاربران‌شان قرار می‌دهند، می‌توانند به فرایند مستندسازی کمک قابل‌توجهی نمایند.

بهترین روش های مستندسازی فرایند

 استفاده از بهترین روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌وکار می‌تواند عامل تعیین‌کننده‌ای در رسیدن به موفقیت در پیاده‌سازی BPM در سازمان‌ها باشد.

برخلاف تفکر برخی از افراد، کاربرد مستندسازی فقط ایجاد دفترچه‌های راهنما یا یادبودهای طراحی فرایند بهبودیافته یک مجموعه یا به عبارتی دیگر توده‌ای کاغذ بی‌استفاده نیست.

مستندسازی کسب و کار، بخش جدایی‌ناپذیر و فعال پروژه‌های BPM است که به تحلیل، جمع‌آوری داده، طراحی، نگاشت و طراحی مجدد فرایند کمک می‌کند و تنها راه قابل قبول برای مؤثر و بهره‌ور کردن زنجیره تأمین در سازمان است که بهبود و کسب نتایج مورد انتظار مدیران ارشد را امکان‌پذیر می‌نماید.

باید توجه کنید که روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌وکار در سه مقطع، نقشی محوری در پیاده‌سازی BPM دارند.

۱ – در تعریف شفاف زنجیره ارزش؛

۲- در تعریف فرایند موجود (وضعیت فعلی)؛

۳- در تعریف فرایند بهبودیافته (وضعیت آینده).

Bulb iconمطالعه این مطلب نیز مفید استنرم افزار شرکتی

برای آن‌که بتوان در این وظیفه مهم، عملکرد خوبی داشت، برخی از اصول مستند سازی و بهترین روش های فرایندهای مستندسازی  که متخصص‌های بازار اغلب از آن‌ها استفاده می‌کنند به شرح ذیل معرفی شده است:

مراحل مستندسازی فرایند + بهترین روش ها

۱. برای مستند سازی از زنجیره ارزش منحرف نشوید.

ستون اصلی فرایند مستندسازی، زنجیره ارزش (Value Chain) است.

ازاین‌رو، اولین مرحله تمام پروژه‌های مستندسازی باید تهیه زنجیره ارزش باشد. زنجیره ارزش باید مطالعه، درک و به نحوی جریانی از فعالیت‌ها را ارائه نماید که محصولات و خدمات تولیدشده و فرایندهای دخیل در آن‌ها را به‌ وضوح نشان دهد.

۲. روی کار واحدها تمرکز نکنید.

سازمانی که در آن برداشت واضحی از زنجیره ارزش وجود نداشته باشد، مدیرت فرایندها بر روی واحدها متمرکز می‌شود و ارتباط بین واحدها را درنظر نخواهد گرفت. مستندسازی باید زنجیره ارزش را به‌صورت کلی در نظر بگیرد و ارزش به‌دست آمده (یا عدم موفقیت در به‌دست آوردن ارزش) را در هر گام فرایند تا ارائه نهایی به مشتری نشان دهد.

 ۳. اهداف پروژه را در فرایند های مستندسازی بشناسید.

عامل مهم دیگر این است که اهداف پروژه مورد نظر را به درستی شناخته شود.

روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌وکار به تحلیلگران هشدار اخطار انحراف از مقاصد و اهداف پروژه را همواره گوش‌زد می‌نماید.

به نحوی که در انتهای زنجیره ارزش، محصولی ارائه شود که از نظر مشتری ارزشی بیش از همه تلاش‌ها و منابع استفاده‌شده در طول فرایند داشته باشد.

۴. شاخصه‌های خوبی برای مستند سازی  انتخاب کنید.

انتخاب شاخص‌ها برای اندازه‌گیری بهره‌وری فرایندها یک مساله کلیدی دیگر است.

با انتخاب شاخص‌هایی که به‌شکل مناسب هدف‌های واقعی دلخواه پروژه و سازمان را اندازه‌گیری نمی‌کنند، شرایط ناخواسته بدتر می‌شود. شاید در نهایت بهبودی ایجاد شود که عملکرد موثری است اما با پارامترهای نادرست اندازه‌گیری می‌شود.

۵. فرصت‌های بهبود را مستندسازی کنید.

برای شناسایی نقاط بهبود احتمالی باید مشکلات و نقاط ضعف هر کدام از مراحل فرایند شناسایی و مستندسازی شود.

چگونه؟

از جدولی  که به‌طور ویژه برای این‌کار(مستندسازی فرصت‌های بهبود) ایجاد شده استفاده و در آن فرصت‌های بهبود مکتوب شود.

حتی بهتر است برای مدیریت بهبودها از یک نرم‌افزار استفاده شود!

در زیر قابل مشاهده است، که چگونه فردی که در یک فرایند نقش‌آفرینی می‌کند، می‌تواند به مستندسازی فرایند دسترسی داشته باشد و پیشنهادی ارسال کند؛

Bulb iconمطالعه این مطلب نیز مفید است

بهبود فرایند کسب‌وکار (Business Process Improvement) چیست؟ 

۶. مراقب انتظارات ایجادشده باشید.

بهترین روش در مراحل مستندسازی فرایند کسب‌وکار توصیه می‌کنند حواستان به انتظارات ایجادشده باشد.

اگر برای مستندسازی چیزی تلاش می‌شود، به این دلیل است که در برنامه بهبودهای آتی وجود دارد.

با مدیریت ارشد سازمان به‌خوبی هماهنگی قبلی و حین کار باشد تا از بروز نتایج ناامیدکننده جلوگیری شود؛ یکی از مهمترین کارکردهای مستندسازی همین مساله است.

۷. فرایندهای مستندسازی با اندازه مناسب را بررسی کنید.

به تحلیل مجموعه‌ای از فرایندها پرداخته شود که می‌توان آن‌ها را در مدت زمان معقولی مستندسازی نمود.

انگشت گذاشتن روی پروژه‌های بزرگ می‌توان کار را آن‌قدر طولانی نماید که نتایج به موقع ارائه نشوند و در نهایت تلاش‌های تیم تحلیل‌گر بی‌اعتبار شوند.

۸. افراد مناسب را به جلسات مستندسازی بیاورید.

در جلسات ترسیم و طراحی فرایندها باید صرفاً افرادی حضور داشته باشند که در تیم(محدوده فرایند)  کار می‌کنند یا بخشی از فرایند گزارش‌دهی هستند. این افراد می‌توانند تجربه‌هایشان را به اشتراک بگذارند و نظرات مربوط و شایسته‌ای ارائه بدهند.

۹. عمق اطلاعات را در مراحل مستندسازی مشخص کنید.

در عمق بخشیدن به مستندسازی مراقبت شود که زیاده‌روی رخ ندهد.

یک‌بار دیگر اهداف مورد نظر پروژه را به‌عنوان مبنا در نظر گرفته و توجه شود که اطلاعات باید به اندازه لازم و کافی باشد و بیشتر از آن، فایده‌ای برای فرایند و مستندسازی ندارد.

روش‌های برتر مستندسازی فرایند کسب‌وکار توصیه می‌کنند که بهترین راه برای رسیدن به نتیجه رضایت‌بخش در این مورد، کوتاه کردن و تمام کردن بحث در یک جلسه نیست، بلکه بهتر است تیم(ذی‌نفعان فرایند) را در جلسات متعدد و به میزان مورد نیاز دور هم جمع شوند تا به توافق مطلوب حاصل شود.

۱۰. برقراری ارتباط در اصول مستندسازی ضروری است.

باید کانال‌های ارتباط ایجاد شود، تا جریان اطلاعات به همه حوزه‌های دخیل(ذی‌نفع) برسد و همه از گام‌هایی که برداشته و پیشرفتی که حاصل می‌شود کاملاً آگاه باشند. استفاده از تکنیک‌های بازاریابی درونی با کمک منابع انسانی و واحدهای روابط عمومی به‌شدت توصیه می‌شوند!

۱۱. پشتیبانی سطوح استراتژیک را جذب کنید.

بدون تعهد مدیریت ارشد شرکت به پشتیبانی از پروژه، استفاده از افراد تیم‌های دخیل، اتاق‌های جلسه، تجهیزات، منابع و غیره‌ امکان‌پذیر نخواهد بود.

نکته مهم آن است که همه افرادی که در مستندسازی فرایند همکاری می‌کنند، وظایف روزانه‌ای هم در شرکت  یا سازمان دارند و ممکن است در تطبیق دادن برنامه کاری خود با مشکلاتی مواجه باشند.

۱۲. از ابزار مدرن BPM در فرآیند های مستندسازی استفاده کنید.

در نهایت، یکی از مهمترین اقدام‌ها در مستندسازی فرایند، استفاده از ابزارهای مدرن BPMN است. این ابزارها به‌شدت کار مستندسازی را آسان می‌کنند و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها، تصورها و نمودارها کمک می‌کنند.

Bulb iconمطالعه این مطلب نیز مفید استچرخه عمر BPM

برای تغییر این متن بر روی دکمه ویرایش کلیک کنید. لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است.

eBPM در شبکه های اجتماعی

یک پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *