مدل سازی فرآیند چیست؟

مدل سازی فرآیند به معنای نمایش تصویری و منطقی از روند یک فرآیند است که اجزای آن و روابط بین آنها به صورت گرافیکی یا متنی نمایش داده میشود. این ابزار برای درک، تجزیه و تحلیل، بهبود و بهینهسازی فرآیندها استفاده میشود.

چرا استاندارد مدل سازی فرآیند مهم است؟

رعایت استانداردهای مدل سازی فرآیند اهمیت بسیاری دارد. این استانداردها به سازمانها کمک میکنند تا فرآیندهای خود را به شکلی استاندارد و قابل فهم نمایش دهند که ارتباط و هماهنگی بین اعضای سازمان را تسهیل کند و باعث افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد شود.

چگونه میتوان استانداردهای مدل سازی فرآیند را پیاده کرد؟

برای پیادهسازی استانداردهای مدل سازی فرآیند، ابتدا باید استانداردهای مربوطه را شناخت و با آنها آشنا شد. سپس با همکاری اعضای مختلف سازمان، مدلهای فرآیند مورد نیاز را ایجاد و اجرا کرد تا استفاده مؤثری از آنها را تضمین کند.

چه فرصتهایی از استفاده از استانداردهای مدل سازی فرآیند به دست میآید؟

استفاده از استانداردهای مدل سازی فرآیند به سازمانها این امکان را میدهد تا بهبودهای مداوم در عملکردها، کاهش هزینهها، افزایش کیفیت، افزایش سرعت و واکنشگری به سریعترین تغییرات را تجربه کنند.

صفحه اصلی
مشاهده همه مقالات
نقشه فرایند چیست

eBPM | مرجع تخصصی آموزش های مدیریت فرایند کسب و کار | 100+ مقاله آموزشی رایگان

eBPM
۰۳/اردیبهشت/۱۴۰۳

نقشه فرایند چیست؟

در مقاله نقشه فرایند چیست از وبسایت آموزشی خدماتی eBPM به طور کامل و جامع تعریف و مفهوم نقشه فرایند را به صورت گام به گام توضیح داده‌ایم . پس از مطالعه این مقاله در مورد نقشه فرایند، می‌توانید درک بهتری از آن داشته و در حوزه کاری خود از آن استفاده کنید. پیشنهاد می‌شود مقاله مدیریت فرایند چیست را نیز مطالعه کنید.

تعریف نقشه برداری فرایند کسب‌ و کار

نقشه فرایند، که گاهی اوقات به عنوان نقشه جریان فرایند نیز شناخته می‌شود، یک ابزار مدیریتی است که برای تجزیه و تحلیل بیزینس، طراحی فرایند، و بهبود کسب و کار و فرایندهای سازمانی استفاده می‌شود. این نقشه‌های فرآیندی به صورت گرافیکی فرایندها را نمایش می‌دهند و شامل مراحل مختلف، تصمیم‌گیری‌ها، و جریان اطلاعات درون یک سازمان هستند. هدف از نقشه فرایند این است که به سازمان‌ها کمک کند تا درک بهتری از فعالیت‌های کاری خود داشته باشند، نقاط ضعف و قوت فرایندها را شناسایی کنند، و راه‌هایی برای بهبود بهره‌وری و کارآمدی پیدا کنند.

نقشه‌های فرایند می‌توانند در اشکال مختلفی طراحی شوند، مانند:

نقشه‌های جریان داده‌ها: که نشان‌دهنده جریان اطلاعات در سازمان هستند.
نقشه‌های جریان کار: که مراحل و وظایف مختلف در یک فرایند کاری را نمایش می‌دهند.
نقشه‌های مرحله‌ای: که تمرکز بر توالی اقدامات و تصمیم‌گیری‌ها دارند.

استفاده از نقشه فرایند به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به طور موثری فرایندهای خود را مدیریت کنند، ارتباطات بین بخش‌های مختلف را بهبود بخشند و در نهایت به کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتریان کمک کنند.

نقشه برداری فرآیند کسب و کار چیست؟

نقشه‌برداری از فرآیند کسب‌ و کار، روشی برای نمایش گرافیکی مراحل یک فرآیند تجاری است که نحوه انجام آن را از ابتدا تا انتها نشان می‌دهد. این نوع نقشه‌برداری، تصویری مختصر و مفید از مراحل لازم برای ارائه یک محصول، خدمات یا فرآیند دیگر از ابتدا تا انتها و ترتیب مراحلی که باید انجام شود، ارائه می‌دهد.

نمودارهای جریان(فلوچارت) ابزاری کارآمد برای تجسم بصری مراحل و ترتیب آن‌ها در یک فرآیند هستند. این نمودارها که معمولاً از سمت چپ به راست یا گاهی از بالا به پایین ترسیم می‌شوند، از نمادهای استاندارد برای نشان دادن بخش‌های کلیدی فرآیند مانند شروع، توقف، ورودی و داده استفاده می‌کنند.

با استفاده از این نمایش‌های تصویری، همه افراد در یک سازمان می‌توانند نحوه انجام یک فرآیند کسب‌ و کار را به طور کامل یاد بگیرند. این نمایش‌ها همچنین به ذینفعان خارجی مانند مقامات نظارتی کمک می‌کنند تا نحوه عملکرد فرآیندهای کسب‌ و کار یک سازمان را به طور شفاف درک کنند. به این ترتیب، نقشه‌برداری از فرآیند کسب‌ و کار به رعایت دقیق فرآیندها و قوانین مربوطه کمک می‌کند.

نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار بخشی از مدیریت کلی گردش کار است که شامل مدل‌سازی فرآیند کسب‌ و کار نیز می‌شود. مدل‌سازی فرآیند کسب‌ و کار، نمایش دقیق‌تر و جامع‌تری از یک فرآیند ارائه می‌دهد و شامل اطلاعات سازمانی بیشتری نیز می‌شود.

نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار، که در گذشته با عنوان نمودارسازی فرآیند شناخته می‌شد، از اوایل قرن بیستم تاکنون به عنوان ابزاری ارزشمند برای مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار مورد استفاده قرار گرفته است.

تاریخچه نقشه فرایندی و نقشه برداری فرآیند کسب و کار

زمینه نقشه‌ فرایند به اوایل دهه 1920 باز می‌گردد. فرانک بانکر گیلبرت، مهندس و متخصص بهره وری صنعتی آمریکایی، در سال 1921 در ارائه ای با عنوان “نمودارهای فرآیند “اولین گام‌ها برای یافتن بهترین روش” به انجمن مهندسان مکانیک آمریکا(ASME) این موضوع را معرفی کرد.

مهندسان صنایع دیگر ایده‌های گیلبرت را ادغام، اصلاح و در دهه‌های بعد آموزش دادند. در سال 1947، انجمن مهندسان مکانیک آمریکا (ASME) با ایجاد “استاندارد ASME برای نمودارهای فرآیند”، نسخه‌ای از مفهوم و مجموعه نمادهای اصلی گیلبرت را به رسمیت شناخت.

این استاندارد به ترویج استفاده گسترده از نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار در سراسر صنایع مختلف کمک کرد و به عنوان پایه‌ای برای روش‌های مدرن نقشه‌برداری فرآیند امروزی عمل کرد.

فرانک بانکر گیلبرت، علاوه بر فعالیت‌هایش در زمینه مهندسی صنعتی و نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار، به عنوان “پدر” در خاطرات خانوادگی “ارزان‌تر با دوازده” که توسط دو تن از 12 فرزندش نوشته شده، شناخته می‌شود.

این کتاب به تلاش‌های گیلبرت برای ترویج کارایی و بهره‌وری در محیط کار و همچنین تلاش‌های او برای اعمال این ایده‌ها در زندگی خانوادگی می‌پردازد.

گیلبرت در این کتاب به عنوان یک پدر سخت‌گیر و متعهد به اصول علمی، اما در عین حال مهربان و دلسوز به تصویر کشیده شده است. او با استفاده از روش‌های علمی و مدیریت زمان، سعی می‌کند زندگی خانوادگی خود را به روشی کارآمد و اقتصادی اداره کند.

اهداف نقشه برداری فرآیند کسب‌ و کار چیست؟

سازمان‌ها معمولاً نقشه‌برداری از فرآیند کسب‌ و کار را با اهداف زیر انجام می‌دهند:

انطباق: با استفاده از نقشه‌برداری فرآیند، سازمان‌ها می‌توانند از انطباق فعالیت‌های خود با بهترین روش‌ها، مقررات و استانداردهای مربوطه اطمینان حاصل کنند.

ارتباط: نقشه‌برداری فرآیند، ارتباط جزئیات یک فرآیند به اعضای تیم و سایر ذینفعان را آسان‌تر می‌کند. به عنوان مثال، کارکنان جدید می‌توانند به راحتی فرآیند کسب‌ و کاری که در آن نقش دارند را درک کنند.

شفافیت: نقشه‌برداری فرآیند، به طور قابل توجهی ارائه دیدگاه شفاف و روشنی از مراحل و گام‌های لازم برای انجام یک گردش را افزایش می‌دهد.

استانداردسازی: نقشه‌برداری فرآیند به استانداردسازی و یکسان‌سازی عملکرد فرآیند کمک می‌کند.

ممیزی: نقشه‌برداری فرآیند، ممیزی داخلی فرآیندها را ساده‌تر و به بهینه‌سازی عملکرد فرآیند کمک می‌کند.

آموزش: نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار، آموزش کارکنان را سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند.

بهبود مستمر: نقشه‌برداری فرآیند، ارزیابی و بهبود مستمر فرآیندها را امکان‌پذیر می‌کند.

بسیاری از سازمان‌ها از ابزارهای نقشه‌برداری از فرآیندهای کسب‌ و کار برای تجزیه و تحلیل فرآیندها و معیارهای کسب‌ و کار به عنوان بخشی از بازمهندسی یک فرآیند یا برای بهبود مراحل خاص در آن استفاده می‌کنند.

انواع مختلف نقشه فرآیندی چیست؟

روش‌های مختلفی برای نقشه‌برداری از فرآیندهای کسب‌ و کار وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. در ادامه به برخی از رایج‌ترین این روش‌ها می‌پردازیم:

نمودار جریان ساده، ابزاری عالی برای ایجاد شفافیت در مورد فرآیندهای اولیه است. این نوع نمودار، مراحل اصلی یک فرآیند را به صورت گام به گام و از ابتدا تا انتها نشان می‌دهد. با گروه‌بندی وظایف و فعالیت‌های مشابه در کنار هم، این نمودار به مدیران این امکان را می‌دهد که به سرعت گلوگاه‌ها و موارد غیرضروری را شناسایی کنند. با حذف مراحل زائد و ساده‌سازی کارها، سازمان‌ها می‌توانند فرآیند را روان‌تر کرده و کارایی آن را افزایش دهند

یک نمودار جریان ساده از نمادهای مستطیل شکل برای نمایش نقاط شروع و پایان و از نمادهای لوزی شکل برای نمایش نقاط تصمیم‌گیری استفاده می‌کند.

نمودار جریان تفصیلی، نوعی نمودار جریان است که جزئیات بیشتری از فرآیند را نسبت به نمودار جریان ساده نشان می‌دهد. این نوع نمودار برای ترسیم و درک فرآیندهای پیچیده‌تر مناسب است.

نقشه جریان ارزش، نوعی نمودار جریان تفصیلی است که به طور خاص برای تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندها در چارچوب روش‌های “تولید ناب” و “شش سیگما ناب” استفاده می‌شود.

نمودار مدل‌سازی فرآیند کسب‌ و کار، نوعی نمودار فرآیند رسمی‌تر است که از زبان و نمادهای استاندارد مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار (BPMN) برای نمایش وظایف تشکیل‌دهنده فرآیند استفاده می‌کند. این نوع نمودار، با ارائه جزئیات دقیق‌تر و استفاده از زبان و نمادهای مشخص، به درک عمیق‌تر از فرآیند و نحوه انجام آن کمک می‌کند.

نمودار جریان داده، نوعی نمودار است که مسیر حرکت داده را در طول یک فرآیند، از ابتدا تا انتها، به تصویر می‌کشد. این نمودار نشان می‌دهد که چگونه داده‌ها از حالت خام و پردازش نشده به داده‌های پردازش شده و نهایی تبدیل می‌شوند.

تصویر بالا نمونه‌ای از نمودار جریان داده را نشان می‌دهد که نحوه عملکرد سیستم اطلاعاتی در یک مدرسه آشپزی را به تصویر می‌کشد

نمودار جریان خطوط شنا (Swim-lane diagram) که به نمودار خطوط وظایف نیز معروف است، نوعی نمودار فرآیند است که از خطوط افقی برای نمایش وظایف و فعالیت‌های مربوط به هر بخش یا نقش در فرآیند استفاده می‌کند. این نوع نمودار به وضوح نشان می‌دهد که چه کسی، چه کاری را، چه زمانی و چگونه در فرآیند انجام می‌دهد.

نمودار SIPOC (تامین‌کنندگان، ورودی‌ها، فرآیند، خروجی‌ها و مشتریان) نوعی نمودار بصری است که اجزای کلیدی یک فرآیند را از ابتدا تا انتها به تصویر می‌کشد. این نمودار به وضوح نشان می‌دهد که چه کسانی(تامین‌کنندگان) چه چیزهایی(ورودی‌ها) را به فرآیند ارائه می‌دهند، چه کاری در فرآیند انجام می‌شود(فرآیند)، چه چیزی از فرآیند به دست می‌آید(خروجی‌ها) و چه کسانی از نتایج فرآیند بهره‌مند می‌شوند (مشتریان).

نمودارهای SIPOC گاهی اوقات نقشه فرآیند سطح بالا نامیده می‌شوند.

نحوه ترسیم نقشه فرآیند کسب و کار

ترسیم نقشه فرآیند کسب و کار شامل پنج مرحله زیر است:

1.شناسایی فرآیند مورد نظر برای مستندسازی

نقاط مهم فرآیند را مستند کنید، مانند: نقاط شروع و پایان فرآیند. تک تک وظایف بین این دو نقطه به عنوان بخشی از مستندسازی فرآیند، نقاط تصمیم‌گیری را مشخص کنید. این نقاط، محل‌هایی هستند که در آن‌ها تصمیم “بله” یا “خیر” نیاز است و هر پاسخ، فرآیند را به یکی از دو جهت در سند هدایت می‌کند.
برای ایجاد درکی دقیق از وظایف و فعالیت‌های کارکنان درگیر در فرآیند و ترتیب انجام آن‌ها، مدیران باید فرآیند را به طور مستقیم مشاهده کنند یا از کارکنان اطلاعات جمع‌آوری کنند. این گام، پایه و اساس مستندسازی دقیق فرآیند را تشکیل می‌دهد.
در فرآیند مستندسازی، مشارکت ذینفعان و مشارکت‌دهندگان نقشی حیاتی در شناسایی ناکارآمدی‌ها و موارد زائد ایفا می‌کند. این افراد، با دانش و تجربه‌ای که از فرآیند دارند، می‌توانند دیدگاه‌های ارزشمندی ارائه دهند و به شما در یافتن نقاطی که می‌توان آن‌ها را بهبود بخشید یا حذف کرد، کمک کنند.
5. نقشه‌برداری از فرآیند، گامی ضروری برای مستندسازی دقیق و قابل فهم فرآیندهای کسب‌ و کار است. در این مرحله، باید اطلاعات مربوط به فرآیند را به طور واضح و ساده ارائه دهید تا درک آن برای ذینفعان مختلف آسان باشد.

مزایا و چالش‌های نقشه برداری از فرآیندهای کسب‌ و کار

نقشه‌برداری فرآیندهای کسب‌ و کار، مزایای متعددی برای کاربران و سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد:

دستورالعمل‌های واضح برای هر ذینفع در مورد نحوه انجام فرآیند
شفافیت در مورد تمام مراحل و وظایف داخل فرآیند و ترتیب انجام آن مراحل و وظایف
افزایش کنترل فرآیند و بهبود انطباق با مراحل آن
بهبود مستمر به عنوان نقشه‌برداری فرآیند، امکان شناسایی موارد زائد و ناکارآمدی و تشویق به بهبود فرآیندهای کسب‌ و کار را فراهم می‌کند.
کاهش پیچیدگی: با نقشه‌برداری از فرآیند، می‌توان گره‌ها و موانعی که مانع از انجام روان و کارآمد فرآیند می‌شوند را شناسایی و حذف کرد و در نتیجه، پیچیدگی فرآیند را کاهش داد.
کاهش هزینه‌ها: نقشه‌برداری از فرآیند به شناسایی و حذف مراحل غیرضروری و زائد کمک می‌کند، که در نتیجه منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود.
کاهش احتمال خطا: زمانی که همه افراد درگیر در فرآیند درک روشنی از نحوه انجام آن داشته باشند، احتمال خطا به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد. نقشه‌برداری از فرآیند به ایجاد این درک کمک می‌کند.
بهبود و یکنواختی در آموزش و ادغام کارکنان: نقشه‌برداری از فرآیند یک روش استاندارد برای انجام فرآیند ارائه می‌دهد که می‌توان از آن برای آموزش و ادغام کارکنان جدید استفاده کرد. این امر به نوبه خود منجر به بهبود و یکنواختی در عملکرد کارکنان می‌شود.

نقشه‌برداری از فرآیند، علی‌رغم مزایای متعددی که برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد، با چالش‌هایی نیز همراه است. برخی از این چالش‌ها عبارتند از:

تعریف ناقص دامنه فرآیند: گنجاندن فعالیت‌ها و وظایفی در نقشه که واقعاً بخشی از فرآیند جاری نیستند.
ایجاد نقشه‌ای بیش از حد پیچیده: ارائه سطحی از جزئیات در نقشه‌برداری که فراتر از حد نیاز است.
انتظارات غیر واقعی: مانند برآورد بیش از حد زمان قابل صرف برای تکمیل یک وظیفه.
عدم بازنگری و به‌روزرسانی نقشه فرآیند: این امر باعث می‌شود نقشه با نحوه انجام فرآیند در دنیای واقعی بی‌ربط یا ناسازگار شود.
عدم یکپارچه‌سازی نقشه‌ها: به نحوی که نتوان از آن‌ها برای بهبود فرآیندها و مدیریت کلی فرآیندهای کسب‌ و کار (BPM) استفاده کرد.

نمادهای نقشه فرایندی

نقشه‌برداری فرآیند کسب و کار از نمادهای مختلفی برای نشان دادن بخش‌های مختلف فرآیند استفاده می‌کند. برخی از این نمادها عبارتند از:

بیضی: معمولا نشان‌دهنده شروع و پایان فرآیند است.
مستطیل که نماد فعالیت است که مراحل یا وظایف خاصی را که باید تکمیل شوند نشان می‌دهد و ممکن است شامل این موارد باشد: چه کسی وظیفه را انجام می‌دهد و چقدر طول می‌کشد.
لوزی: نشان‌دهنده یک نقطه تصمیم‌گیری در فرآیند است که در آن به پاسخ بله یا خیر(یا درست یا غلط) نیاز است.
پیکان یا اتصال‌دهنده: نشان می‌دهند که چگونه یک نقطه در فرآیند به نقطه دیگر منجر می‌شود.

فرض کنید می‌خواهیم فرآیند رسیدگی به سفارش‌های تلفنی در یک مرکز تماس را نقشه‌برداری کنیم. شکل 4 نمونه‌ای از این نقشه‌برداری را نشان می‌دهد.

نقطه شروع فرآیند دریافت تماس تلفنی است که داخل یک بیضی نشان داده شده است.

ثبت سفارش توسط کارمند: کارمند سفارش مشتری را در سیستم ثبت می‌کند و شماره کارت اعتباری مشتری را برای پرداخت دریافت می‌کند. هر یک از این وظایف در یک مستطیل جداگانه با یک پیکان نشان داده شده است که از بیضی شروع به اولین مستطیل، سپس به مستطیل بعدی و به همین ترتیب حرکت می‌کند.

پس از ثبت سفارش و بررسی موجودی، یک لوزی در نمودار ظاهر می‌شود که در آن عبارت “تأیید پرداخت” نوشته شده است. دو پیکان از این لوزی خارج می‌شود که به دو مستطیل دیگر منتهی می‌شوند.

پیکان اول: با عنوان “بله” نشان‌دهنده تایید پرداخت است. این پیکان به مستطیلی که عنوان “پردازش پرداخت” دارد، اشاره می‌کند و نشان می‌دهد که در صورت تأیید پرداخت، فرآیند به مرحله پردازش پرداخت منتقل می‌شود.
پیکان دوم: با عنوان “خیر” نشان‌دهنده نیاز به بررسی مجدد است. این پیکان به مستطیلی که عنوان “بررسی مجدد” دارد، اشاره می‌کند و نشان می‌دهد که در صورت عدم تایید پرداخت، فرآیند به مرحله بررسی مجدد باز می‌گردد.

مسیری که از پیکان “بله” در لوزی “تایید پرداخت” شروع می‌شود، به وظایف بعدی که باید برای تکمیل فروش و ارسال محصول به مشتری انجام شود، منتهی می‌شود.

مسیری که از پیکان “خیر” در لوزی “تایید پرداخت” شروع می‌شود، به فرآیندهای بعدی که شرکت در صورت عدم تایید پرداخت می‌خواهد انجام دهد، منتهی می‌شود. هر دو مسیر به یک نقطه پایان ختم می‌شوند که در داخل یک بیضی نشان داده شده است.

علاوه بر نمادهای پایه که در توضیحات قبلی به آن‌ها اشاره شد، نمادهای دیگری نیز در نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار استفاده می‌شوند. این نمادهای اضافی برای نشان دادن موارد خاص به کار می‌روند که شامل: نمادهای نشان‌دهنده داده، ورودی، سند واحد و چند سند در نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار هستند.

تصویر بالا یک نقشه‌برداری ساده از فرآیند سفارش تلفنی را نشان می‌دهد. این نقشه‌برداری مراحل مختلف فرآیند را، از زمانی که تلفن زنگ می‌خورد تا زمانی که سفارش تکمیل می‌شود، به صورت بصری نشان می‌دهد

ابزارها و نرم‌ افزارهای نقشه برداری فرآیند

نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار را می‌توان با استفاده از روش‌های سنتی مانند کاغذ و تخته وایت‌برد انجام داد. با این حال، نرم‌افزارهای کاربردی دارای ابزارهایی برای نقشه‌برداری هستند که باعث ایجاد یکنواختی در این فرآیند می‌شوند.

ابزارهای مدیریت فرآیند به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که برای فرآیندهای مختلف، نقشه‌برداری فرآیند ایجاد کنند. این ابزارها همچنین از همکاری بین ذینفعان درگیر در این فرآیند پشتیبانی می‌کنند و اغلب سطحی از خودکارسازی را به فرآیندها اضافه می‌کنند.

بسیاری از شرکت‌های نرم‌افزاری، قابلیت‌های نقشه‌برداری را به عنوان بخشی از یک مجموعه بزرگ‌تر از محصولات BPM سازمانی ارائه می‌کنند. همچنین، نرم‌افزارهای مستقل نقشه‌برداری فرآیند کسب‌ و کار نیز در دسترس هستند.

این نرم‌افزارها اغلب دارای قالب‌های آسان برای استفاده هستند که کاربر می‌تواند با یک کلیک ساده روی یک دکمه یا آیتم خاص، یک شیء یا عنصر جدید را در آن نرم‌افزار ایجاد کند. در نتیجه این قابلیت باعث سهولت و سرعت کار با نرم‌افزار شده و به کاربر نیازی به طی کردن مراحل پیچیده برای ایجاد عناصر جدید نمی‌دهد و استفاده از این نرم‌افزارها را در سراسر سازمان تشویق می‌کند و باعث می‌شود که افراد بیشتری از آن استفاده کنند.

اهمیت نقشه فرایند در سازمان‌ ها

اهمیت نقشه فرایند در سازمان‌ها و کسب‌ و کارها ناشی از توانایی آن در فراهم آوردن بینش‌های عمیق در مورد چگونگی عملکرد فعالیت‌های روزمره است. این ابزار قدرتمند به مدیران و تیم‌ها کمک می‌کند تا درک دقیق‌تری از فرایندهای جاری داشته باشند و این درک می‌تواند در بهبود مستمر سازمان نقش کلیدی داشته باشد. در زیر به برخی از جنبه‌های کلیدی اهمیت نقشه فرایند اشاره می‌کنیم:

شفاف‌سازی فرایندها: نقشه فرایند به شفاف‌سازی جریان کار و تعاملات بین بخش‌های مختلف کمک می‌کند. این شفافیت موجب می‌شود تا هر عضو تیم به راحتی بتواند درک کند که چه وظایفی باید انجام دهد و چگونه این وظایف به اهداف کلی سازمان کمک می‌کنند.
شناسایی نقاط ضعف: با استفاده از نقشه فرایند، سازمان‌ها می‌توانند نقاط ضعف، گلوگاه‌ها و تاخیرها در فرایندها را به راحتی شناسایی کنند. این بینش امکان دست‌یابی به راه‌حل‌هایی برای بهینه‌سازی و افزایش کارایی را فراهم می‌آورد.
کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری: نقشه‌برداری از فرایندها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای غیرضروری یا تکراری را حذف و منابع را به شکل مؤثرتری تخصیص دهند. این کار نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد بلکه بهره‌وری کلی را نیز افزایش می‌دهد.
بهبود ارتباطات: وقتی تمامی اعضای تیم دقیقا می‌دانند که فرایندها چگونه کار می‌کنند، ارتباطات بین بخش‌های مختلف بهبود می‌یابد. این امر به ویژه در سازمان‌های بزرگ با واحدهای متعدد که نیازمند هماهنگی اطلاعات هستند، بسیار مهم است.

مراحل تهیه نقشه فرایند

قبل از بررسی مراحل تهیه نقشه فرایند ، مفهوم آن را متوجه شدیم . در ادامه به بررسی دقیق مراحل تهیه نقشه فرآیند می‌پردازیم.

تهیه نقشه فرایند یک فعالیت دقیق و مرحله‌ای است که شامل چندین گام اساسی می‌شود. در زیر مراحل کلیدی تهیه نقشه فرایند آورده شده است:

تعریف هدف: قبل از شروع به کار، لازم است که هدف از تهیه نقشه فرایند مشخص شود. این هدف می‌تواند بهبود فرایندها، تحلیل گردش کار، یا شناسایی نقاط ضعف و قوت باشد.
جمع‌آوری اطلاعات: در این مرحله، اطلاعات مرتبط با فرایندهای مورد نظر از طریق مصاحبه با کارکنان، مشاهده فرایندها، و بررسی مستندات جمع‌آوری می‌شود.
ترسیم نقشه اولیه: با استفاده از اطلاعات جمع‌آوری شده، نقشه اولیه فرایند ترسیم می‌گردد. این نقشه شامل تمام مراحل فرایند، تصمیم‌گیری‌ها و جریان اطلاعات است.
بررسی و تحلیل نقشه: نقشه ترسیم شده باید توسط تیم‌های مرتبط و ذینفعان بررسی شود تا از دقت و کامل بودن آن اطمینان حاصل شود. در این مرحله، ممکن است نیاز به تجدید نظر و اصلاحات در نقشه باشد.
استانداردسازی و تایید نهایی: پس از اتمام بررسی‌ها و اعمال تغییرات لازم، نقشه فرایند باید به صورت استاندارد درآید و توسط مدیریت بالادست تایید شود.
پیاده‌سازی و نظارت: نقشه فرایند تایید شده باید در سازمان پیاده‌سازی شود. مراقبت و نظارت مستمر بر اجرای فرایند برای تضمین رعایت استانداردها و دستیابی به نتایج مطلوب ضروری است.
بازنگری و بهبود مستمر: نقشه‌های فرایند باید به طور مرتب مورد بازبینی قرار گیرند و با توجه به تغییرات در فرایندها و نیازهای کسب‌ و کار به‌روزرسانی شوند.

مثال‌ نقشه فرایند در صنایع مختلف

در ادامه به مثال‌های نقشه فرایند در سازمان‌ها و حوزه‌های کاری مختلف می‌پردازیم. نقشه فرایند در صنایع مختلف کاربردهای گوناگونی دارد که به بهبود فرایندها و افزایش کارایی کمک می‌کند. در اینجا به چند مثال از استفاده نقشه فرایند در صنایع مختلف اشاره می‌کنیم:

صنعت تولید: در این صنعت، نقشه فرایند می‌تواند برای نمایش جریان تولید از مرحله تهیه مواد اولیه تا محصول نهایی استفاده شود. این نقشه‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا نقاط گلوگاه تولید را شناسایی کرده و راه‌حل‌هایی برای افزایش بهره‌وری ارائه دهند.
بخش خدمات مالی: نقشه‌های فرایند در این صنعت می‌توانند جریان کاری معاملات مالی، اعتبارات، وام‌ها و سایر خدمات بانکی را ترسیم کنند. استفاده از نقشه فرایند در این صنعت به بهبود شفافیت، کاهش خطاها و افزایش رضایت مشتریان کمک می‌کند.
صنعت بهداشت و درمان: نقشه فرایند در این صنعت برای بهبود فرایندهای مراقبت از بیماران و جریان دارویی استفاده می‌شود. این نقشه‌ها به کارکنان کمک می‌کنند تا فرایندهای درمانی را به دقت دنبال کنند و خطر خطاهای پزشکی را کاهش دهند.
صنعت فناوری اطلاعات: در این صنعت، نقشه فرایند برای مدیریت پروژه‌های توسعه نرم‌افزار و عملیات شبکه استفاده می‌شود. نقشه‌های فرایند به تیم‌ها کمک می‌کنند تا مراحل توسعه، تست و پیاده‌سازی را به خوبی مدیریت کنند.
صنعت حمل و نقل: نقشه فرایند در این صنعت می‌تواند برای بهبود جریان حمل و نقل و لجستیک استفاده شود. نقشه‌ها به شرکت‌ها امکان می‌دهند تا بهترین مسیرها را برای کاهش زمان و هزینه‌های حمل و نقل شناسایی کنند.

نقشه فرایند ابزاری برای مدل‌سازی

قبل از ضرورت مدلسازی فرایندهای کسب و کار سازمانی و اشتباهات رایج در آن، شاید مناسب باشد که مدل تعریف‌ گردد.

مدل، ارائه‌ای انتزاعی از یک واقعیت است. با توجه به پیچیدگی دنیای اطراف، انسان تمایل به ساده‌سازی واقعیت‌ها ازطریق مدل‌ها دارد. مدل‌سازی راهی است که انسان با کمک آن، خود را با پیچیدگی‌های واقعیت وفق می‌دهد.

نقشه فرآیند (Business Process Diagram) یکی از ابزارهای شناسایی و مدل‌سازی فرایندهای پیچیده سازمانی است. مدل‌سازی به مدیران سازمان کمک می‌نماید تا با شناخت دقیق گام‌‌های ارزش آفرینی برای ذینفعان و اتلاف‌های رخ‌داده در مسیر فرایندی را شناسایی نمایند.

اما برای شناسایی فرایند و ترسیم وضع موجود نیاز به دانش و مهارت است. این دانش شامل آشنایی با مفاهیم مدیریت فرایندها و استانداردهای مدل‌سازی مانند استاندارد BPMN می‌شود. اما پیرامون مهارت، به گفته اي.آر.گاترى (E.R. Guthrie) مهارت قابليتى است که با اطمينان معيّن و صرف حداقل انرژى يا زمان به نتيجه مطلوب برسد. در صورتی که دانش استاندارد BPMN و ابزارهای ترسیم آن وجود داشته باشد اما تحلیل‌گر مهارت کافی برای انجام نداشته‌ باشد در مراحل مختلف مانند ترسیم وضعیت موجود و بهبود یافته دچار مشکل خواهد شد.

این کلیپ به تحلیل‌گران کسب‌وکار کمک خواهد کرد تا از اشتباهات رایج در ترسیم نقشه فرایندی پرهیز و نکات ضروری آن را به کار بگیرند.

ترسیم نقشه فرایند در نرم افزار ویژوال پارادایم

اگر آموزش نرم افزار ویژوال پارادایم را دیده اید در ادامه قصد دارید تا نحوه ترسیم نقشه فرایند در ویژوال پارادایم را به شما آموزش دهیم . برای اجرای مرحله به مرحله این قسمت ابتدا پیشنهاد میشود تا مقاله ویژوال پارادایم چیست را مطالعه کنید و دانلود ویژوال پارادایم را از صفحه eBPM داشته باشید.

برای مدلسازی فرایند با ویژوال پارادایم” فرایند مرخصی ساده‌ی” را در نظر می‌گیریم:

-درخواست‌دهنده درخواست مرخصی خود را ثبت نموده و برای مقام مافوق خود ارسال می‌نماید.

-مقام مافوق درخواست دهنده پس از بررسی درخواست، درصورت نیاز به اصلاح برای درخواست‌دهنده ارسال می‌نماید و یا درصورت تایید/عدم تایید نتیجه را برای درخواست‌دهنده ارسال می نماید.

برای مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم، با باز کردن نرم‌افزار ویژوال پارادایم طبق تصویر، BPMN را انتخاب می‌کنیم:

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم - انتخاب دیاگرامbpmn

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم – نام فرآیند

برای ترسیم فرآیند، عنوان فرآیند “درخواست مرخصی” را اضافه می‌نمایم و سپس ok می‌کنیم در صفحه باز شده Pool را با موس انتخاب می‌کنیم، و به داخل صفحه می‌کشیم.( drag-and-drop) در این قسمت با کلیک روی Pool می‌توانید Lane را اضافه و یا در کادر سمت چپ با کشیدن و رها کردن Lane درون Poll آن را ایجاد کنید.

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم – نام فرآیند

در مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم می‌توان با کلیک روی عنوان Pool و Lane، عنوان را عوض کرد.

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم -نامگذاریPool, Lane

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم -تغییرفونت و سایز

برای شروع ترسیم فرآیند، ازکادر سمت چپ Start Event را با گرفتن و کشیدن به صفحه می‌آوریم.

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم - Start Event

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم-استفاده از نمادهایbpmn

در مدلسازی فرآیند ویژوال پارادایم با کلیک کردن روی فلش کادر سایر نمادها برای شما باز می‌شود همچنین شما از کادر سمت چپ نیز می‌توانید نمادهای مد نظرتان را انتخاب کنید.

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم-انتخاب تسک

با اضافه کردن تسک” تکمیل فرم درخواست مرخصی” در ترسیم فرآیند، نیاز است که نشان دهیم این تسک حاوی فرم است که باید تکمیل گردد برای نشان دادن آن از Data Object استفاده می‌کنیم.

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم-ایجاد فرم

برای اتصال فرم به تسک از Association استفاده می‌کنیم. و برای مشخص نمودن جهت آن روی مدلسازی فرآیند با ویژوال Associationکلیک می‌کنیم گزینه Direction انتخاب و to را انتخاب می‌کنیم.

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم -اتصال فرم به تسک

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم-اتصال فرم به تسک بصورت یکطرف

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم-ایجاد تسک

مدلسازی فرآیند با ویژوال پارادایم-ایجاد Gateway

برای انتخاب Gateway در ویژوال پارادایم، با کلیک کردن روی فلش کادر سایر نمادها برای شما باز می‌شود همچنین شما از کادر سمت چپ نیز می‌توانید Gateway را انتخاب کنید. و شرط‌های “تایید/عدم تایید و یا نیازمند اصلاح” را ایجاد می‌کنیم.برای اتصال فرم به تسک از Association استفاده می‌کنیم. و برای مشخص نمودن جهت آن روی مدلسازی فرآیند با ویژوال Associationکلیک می‌کنیم گزینه Direction انتخاب و to را انتخاب می‌کنیم.

در ترسیم فرآیند، تسک” مشاهده نتیجه درخواست” را نیز اضافه می‌کنیم. و برای اتمام فرآیند از End Event استفاده می‌کنیم. برای سایر تسک‌های ایجاد شده در ویژوال پارادایم فرم مربوطه نیز اضافه می‌شود.