پیشرفت سازمانی چیست ؟ اهمیت توسعه سازمان
پیشرفت سازمان یا همان توسعه سازمانی به معنای بهبود عملکرد و کارایی سازمان است که منجر به رشد و توسعه آن میشود. این بهبودها ممکن است در زمینه‌های مختلفی از جمله فرآیندهای کاری، فناوری، منابع انسانی و مالی، روابط عمومی و … رخ دهد.(پیشنهاد میشود مقاله بهبود فرآیند BPI را مطالعه کنید.)
5 دلیل اهمیت توسعه سازمانی
- افزایش رقابت‌پذیری: با بهبود عملکرد و کارایی، سازمان می‌تواند در مقایسه با رقبا، بهترین خدمات و محصولات را ارائه دهد.
- افزایش سودآوری: پیشرفت سازمان منجر به کاهش هزینهها، افزایش فروش و در نهایت افزایش سودآوری میشود.
- جذب و حفظ نیروی انسانی ماهر: سازمان‌هایی که بهبود مستمر داشته باشند، جذابیت بیشتری برای جذب نیروهای متخصص دارند و همچنین نیروهای موجود نیز تمایل بیشتری برای باقی‌ماندن در سازمان دارند.
- ارتقاء سطح خدمات: با بهبود فرآیندها و فناوری‌ها، سازمان می‌تواند خدمات بهتری به مشتریان و مشارکت‌کنندگان خود ارائه دهد.
- افزایش رضایتمندی مشتریان: سازمان‌هایی که به پیشرفت دست یافته‌اند، معمولاً مشتریان خود را بهتر خدمت می‌دهند و این امر منجر به افزایش رضایتمندی مشتریان و افزایش وفاداری آنها میشود.
مزایای توسعه سازمانی چیست؟
توسعه سازمانی می‌تواند به انواع مزایای مختلف منجر شود، مزایای پیشرفت سازمان شامل موارد زیر میشود:
- افزایش بهرهوری: با بهبود فرآیندها، سیستم‌ها و ساختار سازمانی، بهرهوری و کیفیت خدمات یا محصولات افزایش می‌یابد.
- افزایش انعطاف‌پذیری: سازمان‌های توسعه‌یافته، قادرند به سرعت واکنش نشان دهند و تطبیق‌پذیری بیشتری داشته باشند.
- افزایش رقابت‌پذیری: با بهبود فرآیندها و افزایش کیفیت، سازمانها می‌توانند رقابت‌پذیری خود را افزایش دهند.
- ایجاد محیط کار موثرتر: توسعه سازمانی می‌تواند باعث بهبود فرهنگ سازمانی، افزایش مشارکت کارکنان و ایجاد محیط کار سالم‌تر شود.
- بهبود ارتباطات: با توسعه سازمانی، فرصت‌های بیشتری برای ارتباطات موثر و هماهنگی بین اعضای سازمان ایجاد میشود.
- جذب و نگهداشت نیروی کار ماهر: سازمان‌های توسعه یافته، محیط کاری جذاب‌تری ارائه می‌دهند که باعث جذب و نگهداشت نیروی کار ماهر میشود. به طور کلی، توسعه سازمانی می‌تواند بهبود و توسعه سازمان در جهت‌های مختلف را تسهیل و تسریع کند.
هدف توسعه سازمانی و پیشرفت سازمان چیست؟
توسعه سازمانی اهداف متعددی را دنبال می‌کند که میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش بهرهوری: هدف اصلی توسعه سازمانی افزایش بهرهوری و بهینهسازی عملکرد سازمان است.
- ارتقاء کیفیت: توسعه سازمانی بهبود کیفیت محصولات یا خدمات را تضمین می‌کند.
- افزایش رقابت‌پذیری: با توسعه سازمانی، سازمان قادر خواهد بود تا رقابتی‌تر در بازار عمل کند.
- افزایش انعطاف‌پذیری: هدف از توسعه سازمانی، ایجاد یک سازمان انعطاف‌پذیر و قابل تطبیق با تغییرات محیطی است.
- بهبود فرهنگ سازمانی: توسعه سازمانی می‌تواند منجر به ایجاد یک فرهنگ سازمانی مثبت و سالم شود.
- ارتقاء مهارت‌ها و دانش: توسعه سازمانی به ارتقاء مهارت‌ها و دانش کارکنان و افزایش سطح توانمندی‌های سازمان کمک می‌کند.
- جذب و نگهداشت نیروی کار ماهر: هدف دیگر توسعه سازمانی، جذب و نگهداشت نیروی کار ماهر و متعهد است.
- بهبود ارتباطات و هماهنگی: توسعه سازمانی می‌تواند بهبود ارتباطات داخلی و هماهنگی بین اعضای سازمان را فراهم کند. به طور کلی، توسعه سازمانی بهبود و توسعه سازمان در جهت‌های مختلف را تسهیل و تسریع می‌کند تا به اهداف و موفقیت بیشتری دست یابد.
آیا همه کسب و کار ها به توسعه سازمانی نیاز دارند؟
همه کسب و کارها به طور کلی به توسعه سازمانی نیاز دارند، اما اهمیت و نیاز به توسعه سازمانی برای هر کسب و کار ممکن است متفاوت باشد.
کسب و کارهای جوان و در حال رشد به طور ویژه به توسعه سازمانی نیاز دارند تا بتوانند رشد و پیشرفت خود را حفظ کرده و بازار رقابتی را به خوبی مدیریت کنند. این امر شامل بهبود فرآیندها، افزایش بهرهوری، جذب نیروی کار ماهر و ایجاد استراتژی‌های مناسب برای رشد و توسعه است.
به عنوان مثال، کسب و کارهایی که در صنایع فناوری، فضایی، یا خدمات مرتبط با فناوری فعالیت میکنند، به دلیل تغییرات سریع در بازار و نیاز به نوآوری مداوم، به توسعه سازمانی بیشتری نیاز دارند.
از سوی دیگر، کسب و کارهای کوچک و متوسط که در صنایع سنتی و استوار فعالیت میکنند، نیز به توسعه سازمانی نیاز دارند تا بتوانند با تغییرات محیطی و رقابت در بازار مراکز خود را حفظ کرده و رشد پایداری داشته باشند.
بنابراین، هر کسب و کاری به توسعه سازمانی نیاز دارد، اما نیاز و اهمیت این موضوع بستگی به نوع فعالیت، اندازه کسب و کار، صنعت و شرایط بازار دارد.
پیشرفت سازمان را چطور بسنجیم ؟
برای سنجش پیشرفت‌های سازمان ابزار و تکنیک‌های متفاوتی از جمله ارزیابی فرایند و ارزیابی خروجی‌ها وجود دارد که در ادامه به معرفی برخی از آنان می‌پردازیم:
مقیاس‌های ارزیابی فرایند در سنجش توسعه سازمانی
شاخص‌های اندازه‌گیری پیشرفت سازمان دو دسته‌اند:
- مقیاس‌های مربوط به نتایج و محصولات
- مقیاس‌های ارزیابی فرایند
مقیاس‌های خروجی‌گرا بر نیازهای مشتریان متمرکز هستند و مقیاس‌های داخلی فرایند اغلب نیازهای خود سازمان را نشان می‌دهند.
برخی مقیاس‌هایی که برای سنجش نیاز مشتری تعریف می‌شوند عبارتند از:
- ذهنیت مشتری در باب اطمینان
- پاسخگو بودن شرکت، ارتباط سازمان با محیط زیست و جامعه
- مطلوبیت محصول
- تناسب کیفیت و قیمت محصول
این دسته از مقیاس‌ها میزان اثربخشی فرایندهای سازمان را مورد سنجش قرار می‌دهند.
برخی مقیاس‌های درونی فرایند نیز عبارتند از:
- زمان چرخه تولید کالا یا خدمت
- زمان مابین زیرفرایند‌ها
- زمان پاسخگویی فرایند
- حجم مواد اولیه
این دسته از مقیاس‌ها کارایی فرایندهای سازمان را می‌سنجند.
بیشتر بخوانید: مالک فرایند کیست ؟
هزینه‌ی کیفیت یکی از مقیاس سنجش توسعه سازمان
آیا مقیاس‌هایی که در سازمان برای ارزیابی فرایند در نظر گرفته شده است، دوباره‌کاری‌ها، اتلاف و اعتراض مشتری را نشان میدهد؟
ارزیابی فرایند را با کدام مقیاس میتوان سنجید؟
مقیاس‌ها توسط مجموعه متوازنی از جنبه‌های کمی و کیفی تعریف شده است؟
مقیاس‌های درونی فرایند تعریف شده است؟
در ارزیابی باید دقت شود فرایندها به گونه‌ای نظام‌مند طراحی و مدیریت شوند. بهبود فرایندها باید در راستای کسب رضایت کامل و ایجاد ارزش فزاینده برای مشتریان و ذینفعان باشد.
بازبینی فرایند
مدیران ارشد و میانی مسئول پشتیبانی از رویکردهای مدیریت فرایند و یکی از فناوری اطلاعات، مدیریت سیستم‌ها و روش‌ها، واحد مدیریت فرایند یا کمیته مدیریت فرایندها متولی بهبود مستمر و بازبینی فرایندها می‌باشند.
با ایجاد یک نظام اعطای پاداش که بر اساس حسن عملکرد فرایند و پس از ارزیابی فرایند اقدام کند، روند بهبود فرایند خود به خود شکل می‌گیرد. همچنین در این نظام، پاداش به گروه تعلق گیرد نه به فرد. شاخص‌های ارزیابی فرایند نیز باید به طور مناسب و در زمان مناسب تعریف و برجسته شوند.
در بازبینی فرایندها میتوان از ابزارهایی مانند ISO 9000 و یا ISO 14000 و نیز فنون کنترل آماری فرایند، تحلیل تاثیر از کار افتادگی و یا مدل شش سیگما استفاده کرد.
بیشتر بخوانید: فرایند استخدام در سازمان ها
شش سیگما یک شیوه ارزیابی فرآیند محور
حرف یونانی سیگما، در علم آمار به عنوان علامت انحراف از استاندارد به کار می‌رود. شش سیگما به عنوان شیوه‌ی ارزیابی فرایند محور به مشتری نگاه کرده و بر تولید محصول عاری از نقص پا می‌فشارد و شعار آن کاهش وقوع عیب است. در این فن، معایب احتمالی در هر یک میلیون تولید را برمی‌شمارند که اختصارا DPMO نامیده میشود.
| سیگمای فرایند | DPMO |
| ۶ | ۴.۳ |
| ۵ | ۲۳۳ |
| ۴ | ۶۲۱۰ |
| ۳ | ۶۶۸۰۷ |
| ۲ | ۳۰۸۵۳۷ |
در جدول بالا تناسب کاهش خطا با افزایش تعداد سیگما را مشاهده می‌نمایید. استفاده از تکینیک سیگما در ارزیابی فرایند موثر است.
برخی از علائم انحراف از فرایند عبارتند از:
- زمان اضافه
- کار اضافه
- مصرف مواد اولیه اضافه
بیشتر بخوانید: فرایندکاوی چیست
خطای بهبود فرایند
دو محقق به نام راملز و براش در کتابی با عنوان عملکرد بهبودیابنده، فهرستی از اشتباهات عمده سازمانها در خصوص مدیریت و بهبود فرایند تهیه کرده‌اند:
- بهبود فرایند با موضوعات راهبردی که سازمان با آن رو در روست، گره نخورده است.
- تلاش برای بهبود فرایند شامل به کارگیری کارکنان مناسب، به ویژه مدیریت ارشد شیوه‌ای درخور، نیست.
- گروه‌های بهبود فرایند دستور کار شفاف و مناسبی دریافت نکرده و مسئول اجرای دستور کار نمی‌باشد.
- گروه مدیریت ارشد فکر میکنند برای بهبود عمده حتما باید از مهندسی مجدد و تغییرات عمده استفاده کرد.
- طراحان فرایند(مقاله طراحی فرایند را مطالعه کنید.) به اندازه‌ی کافی نحوه‌ی تاثیرگذاری تغییرات را بر کارکنانی که مجبور به کار در فرایند جدید هستند، در نظر نمی‌گیرند.
- سازمان بیشتر بر طراحی مجدد متمرکز میشود تا پیاده سازی طرح موجود.
- گروه‌ها در استفاده درست و به موقع از سیستم ارزیابی عملکرد و ارزیابی فرایند و دیگر زیرساختارهای مورد نیاز برای بهود مستمر قصور میکنند.
استمرار بهبود فرایند
بهبود فرایندها با خط مشی و راهبرد سازمان رابطه‌ی منطقی و قوی دارد. بهبود فرایندها، ناگریز به نقش رهبری در تعهد به فرایندگرایی وابسته است. فرایندها را قطعا از زاویه نتایج حاصل باید نگاه کرد. در پیشبرد جریان بهبود فرایندها، باید از چرخه PDCA تبعیت کرد. در چرخه دمینگ به ارزیابی فرایند پرداخته میشود.
