روش اجرایی
روش اجرایی یکی از مؤلفه‌های اصلی در مدیریت و اجرای موفق فرآیندها در سازمان‌ها است و در این مقاله از eBPM در مورد آن صحبت خواهیم کرد که با تحلیل کسب و کار و فرآیندهای آن، نقشی حیاتی در تضمین کیفیت، بهبود عملکرد، و دستیابی به اهداف سازمانی ایفا می‌کند. این مفهوم به مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و گام‌های مشخص اشاره دارد که برای انجام فعالیت‌ها به‌صورت دقیق، استاندارد و قابل‌پیگیری تدوین می‌شود. روش اجرایی با ایجاد ساختاری منظم، به بهبود کارایی، کاهش دوباره‌کاری و افزایش شفافیت در وظایف سازمانی کمک می‌کند. همچنین از آن به‌عنوان ابزاری برای اطمینان از تحقق اهداف کیفی و استانداردهای سازمانی یاد می‌شود. امروزه، با رشد سازمان‌ها و پیچیده‌تر شدن فرآیندها، نیاز به روش‌های اجرایی بیش از پیش احساس می‌شود. در این مقاله، هدف این است که درک جامعی از این مفهوم ارائه شود و مخاطب بتواند آن را به‌عنوان ابزاری کاربردی در سازمان خود به‌کار گیرد.
روش اجرایی چیست
روش اجرایی به مجموعه‌ای مستند از دستورالعمل‌ها و گام‌های مشخص گفته می‌شود که برای انجام فعالیت‌ها به شکلی دقیق، منظم و استاندارد طراحی می‌شود. این مفهوم در سازمان‌ها به‌عنوان یک ابزار کلیدی برای تضمین کیفیت، هماهنگی و شفافیت فرآیندها شناخته می‌شود. هدف اصلی روش اجرایی این است که هر فعالیت در سازمان مطابق با استانداردها و به‌طور یکپارچه انجام شود تا از بروز اشتباهات و دوباره‌کاری‌ها جلوگیری شود.
تفاوت روش اجرایی و دستورالعمل
مستندات سازمانی به سطوح مختلفی از جزئیات پرداخته و هر یک هدف خاصی را دنبال می‌کنند. در اینجا، روش اجرایی را با دستورالعمل، آیین‌نامه، نظام‌نامه و فرآیند مقایسه کرده و ویژگی‌های هر یک را توضیح می‌دهیم:
۱. روش اجرایی (Procedure)
تعریف: روش اجرایی، نحوه انجام یک فعالیت یا فرآیند خاص را به‌صورت گام‌به‌گام و مشخص توضیح میدهد.
سطح جزئیات: متوسط (جزئیات کلی درباره نحوه انجام کار).
هدف: مشخص کردن نحوه اجرای یک فعالیت در سازمان.
مخاطب: کارمندان و مدیران اجرایی.
شامل: مسئولیت‌ها، مراحل انجام کار، ارتباطات بین بخش‌ها.
۲. دستورالعمل (Work Instruction)
تعریف: دستورالعمل، جزئی‌ترین سطح مستندات است که نحوه انجام یک کار خاص را با جزئیات دقیق و فنی ارائه میدهد.
سطح جزئیات: بسیار زیاد (کاملاً دقیق و گام‌به‌گام).
هدف: نحوه انجام یک وظیفه یا فعالیت خاص در سطح عملیاتی را تعیین می‌کند.
مخاطب: کارکنان اجرایی و اپراتورها.
شامل: گام‌های عملیاتی، ابزارها و تجهیزات موردنیاز، نکات ایمنی.
۳. آیین‌نامه (Regulation or Bylaw)
تعریف: آیین‌نامه مجموعه‌ای از قوانین و مقررات است که چارچوب کلی و الزام‌آور برای فعالیت‌ها را مشخص می‌کند.
سطح جزئیات: کلی (تمرکز بر قوانین و چارچوب‌ها).
هدف: تعیین خط‌مشی‌ها و قوانین الزامی برای اجرای فرآیندها.
مخاطب: تمامی اعضای سازمان (مدیران، کارکنان، سهامداران).
شامل: قوانین، مقررات، الزامات حقوقی و انضباطی.
مثال: آیین‌نامه انضباطی کارکنان در یک سازمان.
۴. نظام‌نامه (Manual or Policy Manual)
تعریف: نظام‌نامه سندی است که ساختار کلی یک سیستم مدیریتی را تعریف کرده و اصول، خط‌مشی‌ها و تعاریف کلان را مشخص می‌کند.
سطح جزئیات: کلی (تمرکز بر ساختار و سیاست‌های سازمانی).
هدف: ارائه دیدگاه کلی و چارچوب مدیریتی برای سازمان.
مخاطب: مدیران ارشد، بازرسان، مشاوران.
شامل: تعاریف، مسئولیت‌ها، خط‌مشی‌های سازمانی.
۵. فرآیند (Process)
تعریف: فرآیند یک سلسله فعالیت‌های به‌هم‌پیوسته است که به ایجاد یک خروجی مشخص منجر می‌شود.
سطح جزئیات: متوسط تا کلی (تمرکز بر ارتباط فعالیت‌ها و خروجی).
هدف: توصیف چگونگی انجام یک فعالیت سازمانی و ارتباط بین واحدها.
مخاطب: مدیران، کارشناسان و کارکنان اجرایی.
شامل: ورودی‌ها، خروجی‌ها، مراحل کلی، تعامل بین بخش‌ها.
اهمیت روش اجرایی در سازمان ها
در ادامه در مورد اهمیت روش اجرایی در سازمان ها صحبت خواهیم کرد.
1. شفاف‌سازی فرآیندها
روش اجرایی با مستندسازی دقیق تمامی گام‌های لازم برای انجام فعالیت‌ها، مسئولیت‌ها و وظایف هر فرد را به‌وضوح مشخص می‌کند. این شفافیت از بروز ابهام، سوءتفاهم و تضاد میان اعضای تیم جلوگیری کرده و باعث می‌شود که همه افراد سازمان، نقشه‌ای روشن برای انجام کارها در اختیار داشته باشند.
2. استانداردسازی فعالیت‌ها
استانداردسازی یکی از مهم‌ترین مزایای روش اجرایی است. با استفاده از این ابزار، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که تمامی فرآیندها به یک شیوه مشخص و هماهنگ اجرا می‌شوند. این موضوع به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ یا آن‌هایی که در صنایع حساس فعالیت می‌کنند، از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا باعث می‌شود کیفیت خروجی‌ها همواره در یک سطح مطلوب باقی بماند.
3. بهبود بهره‌وری
روش اجرایی با ارائه یک نقشه دقیق از تمامی مراحل کاری، به حذف فعالیت‌های اضافی، جلوگیری از دوباره‌کاری و استفاده بهینه از منابع سازمان کمک می‌کند. این بهبود در بهره‌وری باعث می‌شود که سازمان‌ها بتوانند با کمترین هزینه، بیشترین بازدهی را به دست آورند.
4. تضمین کیفیت
یکی از اهداف اصلی روش اجرایی، تضمین کیفیت در فرآیندها و خروجی‌های سازمان است. با اجرای یک روش اجرایی دقیق و استاندارد، می‌توان از صحت و دقت تمامی مراحل اطمینان حاصل کرد و ریسک بروز خطاهای احتمالی را به حداقل رساند.
تسهیل در نظارت و کنترل
روش اجرایی این امکان را فراهم می‌کند که مدیران بتوانند فرآیندها را به‌طور دقیق ارزیابی و کنترل کنند. با مستند بودن تمامی گام‌ها، نظارت بر پیشرفت کارها ساده‌تر شده و انحراف از مسیرهای تعیین‌شده به‌راحتی قابل شناسایی و اصلاح است.
ارتقای هماهنگی سازمانی
در سازمان‌های بزرگ، هماهنگی بین بخش‌های مختلف یکی از چالش‌های اصلی است. روش اجرایی با ایجاد یک چارچوب مشترک، ارتباط و هماهنگی میان تیم‌ها و واحدهای مختلف را بهبود می‌بخشد و از بروز تضادها و ناسازگاری‌ها جلوگیری می‌کند.
کمک به انطباق با قوانین و استانداردها
در بسیاری از صنایع، رعایت قوانین و استانداردهای مشخص الزامی است. روش اجرایی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا الزامات قانونی و استانداردهای کیفی مورد نیاز را به‌صورت کامل رعایت کنند و از تبعات ناشی از عدم انطباق جلوگیری شود.
بهبود یادگیری و آموزش
روش اجرایی به‌عنوان یک مرجع مستند، می‌تواند فرآیند آموزش کارکنان جدید را ساده‌تر و سریع‌تر کند. همچنین، این مستندات به حفظ دانش سازمانی کمک می‌کنند و انتقال تجربیات و دانش به نسل‌های بعدی کارکنان را تسهیل می‌کنند.
کاهش ریسک‌های عملیاتی
با وجود یک روش اجرایی دقیق و مدون، سازمان‌ها می‌توانند ریسک‌های عملیاتی خود را کاهش دهند. این مستندات تمامی سناریوهای احتمالی و نحوه مدیریت آنها را مشخص می‌کنند و احتمال بروز اشتباه یا نقص در فرآیندها را به حداقل می‌رسانند.
تقویت قابلیت انطباق و انعطاف‌پذیری
روش اجرایی، در عین استانداردسازی فرآیندها، این امکان را فراهم می‌کند که سازمان‌ها بتوانند در صورت تغییر شرایط محیطی یا نیازهای داخلی، تغییرات لازم را به‌سادگی اعمال کنند. این انعطاف‌پذیری باعث می‌شود که سازمان بتواند همواره در مسیر بهبود و توسعه حرکت کند.
چرا سازمان‌ها بدون روش اجرایی دچار مشکل می‌شوند؟
- نبود روش اجرایی باعث بروز آشفتگی و بی‌نظمی در فرآیندها می‌شود.
- عدم وجود استانداردها منجر به کاهش کیفیت خروجی‌ها خواهد شد.
- سردرگمی در میان کارکنان افزایش می‌یابد و این موضوع می‌تواند باعث اتلاف زمان و منابع شود.
- نظارت و کنترل بر فرآیندها دشوارتر شده و انحراف از اهداف سازمانی افزایش می‌یابد.
تدوین روش اجرایی
پس از بررسی روش اجرایی بهتر است تا در مورد تدوین روش اجرایی نیز صحبت خواهیم کرد. در ادامه به این موضوع میپردازیم که چه مواردی در تدوین روش اجرایی ضروری هستند؟
- هدف : هدف بخشی است که به‌طور دقیق بیان می‌کند چرا این روش اجرایی تدوین شده است و به چه نیازی پاسخ میدهد. این بخش باید مشخص کند که نتیجه مورد انتظار از اجرای روش چیست و چه مشکلاتی قرار است با آن حل شود.
- چکیده : چکیده خلاصه‌ای کوتاه از کل روش اجرایی است که نکات کلیدی و اصلی را در چند جمله بیان می‌کند. این بخش برای افرادی که زمان کافی برای مطالعه کامل ندارند، مفید است پس در نتیجه باید کوتاه و جامع باشد، به موضوعات کلیدی روش اجرایی اشاره کند، به خواننده یک دید کلی درباره محتوا بدهد.
- دامنه کاربرد : این بخش محدوده و حوزه‌ای را که روش اجرایی در آن قابل‌اجرا است، مشخص می‌کند. دامنه کاربرد شامل توضیح فرآیندها، واحدها یا پروژه‌هایی است که تحت پوشش این روش قرار دارند و محدودیت‌های آن را نیز بیان می‌کند پس باید در آن تعریف واضحی از اینکه کدام فعالیت‌ها یا فرآیندها ( مدیریت فرایند کسب و کار BPM ) تحت پوشش این روش هستند، اورده شود. همچنین استثناها یا شرایط خاص و محدودیت ها را توضیح دهد.
- جدول مشخصات : این جدول حاوی اطلاعاتی است که نشان میدهد تهیه کننده و تاییدکننده و تصویب کننده روش اجرایی چه مشخصاتی دارند مانند حوزه، نام و نام خانوادگی، تاریخ ایجاد و محل امضای آنها است. این بخش به مدیریت و پیگیری روش کمک می‌کند این اطلاعات کمک می‌کند که افراد یا تیم‌های دخیل در تهیه یا بازنگری مشخص شوند و پس از هر تغییری به روز رسانی می‌شود و کاملا دقیق است.
- تاریخچه گزارش : این بخش تاریخچه‌ای از تغییرات و به‌روزرسانی‌های اعمال‌شده در روش اجرایی را ارائه میدهد. این اطلاعات برای بررسی روند پیشرفت و اصلاحات مفید است. پس هر تغییر باید به‌طور دقیق توضیح داده شود، تاریخ انجام هر تغییر ذکر شود و دلیل هر به‌روزرسانی به صورت شفاف ذکر شود.
- فهرست : فهرست شامل عناوین و بخش‌های مختلف روش اجرایی است که به خواننده کمک می‌کند به‌سرعت به بخش موردنظر دسترسی پیدا کند و تمامی بخش‌ها و زیرعنوان‌ها را به ترتیب ارائه دهد.
- قوانین و آیین‌نامه‌ها یا شرایط : این بخش قوانین، مقررات و آیین‌نامه‌هایی را که باید در اجرای این روش رعایت شوند، ذکر می‌کند. این موارد ممکن است شامل الزامات قانونی یا استانداردهای سازمانی و یا شرایطی باشد که هر شرکت مختص به کار و فعالیتش باید انجام دهد. پس باید قواعد به‌طور دقیق ذکر شود و به اجرای صحیح روش کمک کند.
- تعاریف : در این بخش، تمامی اصطلاحات فنی و تخصصی مرتبط با روش اجرایی تعریف می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که همه کاربران مفاهیم را به‌درستی درک می‌کنند پس تعاریف باید برای تمامی کاربران قابل‌درک باشند، تمامی اصطلاحات کلیدی باید توضیح داده شوند و باعث کاهش ابهام در اجرای روش شود.
- گردش کار یا نقشه فرآیند : در این بخش، فرآیندها و گام‌های روش اجرایی را به‌صورت نمودار یا نقشه نشان میدهد. گردش کار باعث درک بصری بهتر از فرآیندها می‌شود پس باید تمامی گام‌ها و ارتباطات بین آنها به‌وضوح نشان داده شود، تمامی مراحل فرآیند را پوشش دهد و : از نمودارها یا فلوچارت‌های ساده و گویا مانند BPMN استفاده شود. آموزش رایگان BPMN در eBPM را از دست ندهید.
- شرح فعالیت‌ها : در این بخش، تمامی فعالیت‌ها و گام‌هایی که باید برای اجرای فرآیند انجام شوند، به‌طور دقیق شرح داده می‌شود بنابراین باید مراحل به ترتیب و به‌صورت شماره‌گذاری شده ارائه شوند، تمامی جزئیات لازم برای انجام هر فعالیت ذکر شود و برای همه کاربران قابل‌درک و قابل‌اجرا باشد.
- شاخص‌های اندازه‌گیری و پایش : این بخش معیارها و شاخص‌هایی را مشخص می‌کند که برای سنجش عملکرد و موفقیت فرآیند و کارکنان استفاده می‌شوند از این رو شاخص‌ها باید کمّی و دقیق باشند، شاخص‌ها باید با اهداف روش اجرایی همسو باشند و امکان پایش و گزارش‌دهی دوره‌ای داشته باشند.
- گام‌های اصلی فرآیند : این بخش مراحل کلیدی و ضروری فرآیند را که برای اجرای موفق روش اجرایی لازم است و بسیار مورد استفاده قرار میگیرند، مشخص می‌کند پس در فرآیند، گام‌های کلیدی باید برجسته شوند، گام‌ها به ترتیب منطقی ارائه شوند و قابل‌اجرا برای تمامی کاربران باشد.
- ماتریس RACI Chart
این جدول نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد یا واحد را در اجرای روش اجرایی مشخص می‌کند. RACI مخفف Responsible (مسئول)، Accountable (پاسخگو)، Consulted (مشاور)، و Informed (آگاه یا مطلع) است. نکته ای که باید در نظر گرفته شود این است که اطمینان حاصل شود که هیچ مرحله‌ای بدون مسئول باقی نمی‌ماند
اجرای روش های اجرایی
در ادامه در مورد چالش ها و موانع در اجرای روش های اجرایی صحبت خواهیم کرد و راهکار هر کدام را نیز برای شما ارائه داده ایم.
. مقاومت در برابر تغییرات
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در اجرای روش‌های اجرایی، مقاومت کارکنان در برابر تغییرات است. وقتی که یک روش جدید یا فرآیند اصلاح شده معرفی می‌شود، کارکنان ممکن است از این تغییرات هراس داشته باشند یا با آنها راحت نباشند، به‌ویژه اگر با روش‌های قدیمی راحت‌تر بوده‌اند زیرا ممکن است احساس کنند که روش‌های جدید باعث از دست دادن امنیت شغلی یا جایگاه آنها می‌شود یا از تأثیر تغییرات جدید بر روند کاری و روزمره خود می‌ترسند و یا به روش قبل عادت کردند.
راهکارها:
- آموزش و آگاهی‌بخشی به کارکنان درباره مزایای روش‌های جدید.
- ایجاد فضا برای بازخورد و مشارکت کارکنان در فرآیند تغییر.
- استفاده از راهنمایی و پشتیبانی‌های مستمر در طی فرآیند تغییر.
- 2. کمبود منابع و ابزارهای مناسب
برای اجرای مؤثر یک روش اجرایی، سازمان‌ها به منابع خاصی از جمله نیروی انسانی، تجهیزات، نرم‌افزارها، و فناوری‌های خاص نیاز دارند و ممکن است سازمان‌ها فاقد ابزارهای لازم برای پیاده‌سازی روش‌های اجرایی باشند و یا نیروی انسانی آموزش‌دیده و متخصص برای اجرای روش‌های اجرایی پیچیده ممکن است در دسترس نباشد.
راهکارها:
- ارزیابی دقیق منابع مورد نیاز برای اجرای روش‌های اجرایی و تخصیص منابع به‌طور مؤثر.
- استفاده از فناوری‌های نوین و ارتقای سیستم‌های موجود.
برگزاری دوره‌های آموزشی برای توانمندسازی کارکنان و استفاده بهینه از منابع.
- پیچیدگی فرآیندها
در برخی سازمان‌ها، فرآیندها بسیار پیچیده هستند و پیاده‌سازی یک روش اجرایی کارآمد برای آنها چالش‌برانگیز است.
راهکارها:
- تقسیم فرآیندهای پیچیده به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت.
- استفاده از مدل‌های ساده‌سازی و استانداردسازی فرآیندها.
- شفاف‌سازی وابستگی‌ها و پیاده‌سازی فرآیندهای خودکار برای کاهش پیچیدگی.
- عدم شفافیت در مسئولیت‌ها و نقش‌ها
عدم تعیین واضح و دقیق مسئولیت‌ها و نقش‌ها در اجرای روش‌های اجرایی یکی از چالش‌های مهم است. وقتی که هر فرد یا تیم مسئولیت‌های خود را به‌طور شفاف نمی‌داند، ممکن است به نتایج نهایی روش اجرایی آسیب برسد.
راهکارها:
- تدوین واضح و دقیق مسئولیت‌ها و نقش‌ها در مستندات روش اجرایی.
- استفاده از ابزارهای نظارتی مانند RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) برای تعیین مسئولیت‌ها.
- اطمینان از اطلاع‌رسانی کامل و مداوم به تمامی اعضای تیم درباره مسئولیت‌ها.
- عدم مستندسازی و نظارت مداوم
اگر فرآیندها به‌طور مستمر نظارت نشوند و تغییرات لازم اعمال نشود، ممکن است روش اجرایی ناکارآمد شود.
راهکارها:
- انجام ممیزی‌های دوره‌ای و بررسی فرآیندها برای شناسایی نواقص و بهبود آنها.
- ایجاد سیستم‌های بازخورد و گزارش‌دهی برای ارزیابی نتایج.
در نهایت، روش‌های اجرایی ابزارهای ضروری و مؤثری برای مدیریت فرآیندها و دستیابی به اهداف سازمان‌ها هستند. این روش‌ها با استانداردسازی فعالیت‌ها، افزایش شفافیت، و بهبود هماهنگی میان بخش‌های مختلف، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بهره‌وری و کیفیت را ارتقا دهند. اگرچه اجرای صحیح روش‌های اجرایی ممکن است با چالش‌هایی روبه‌رو شود، اما با تدوین دقیق و نظارت مستمر، می‌توان از مزایای آنها بهره‌برداری کامل کرد. به‌طور کلی، استفاده از روش‌های اجرایی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌طور مؤثری فرآیندهای خود را مدیریت کنند و در دنیای پیچیده و رقابتی امروز به موفقیت دست یابند.
