امیر مشایخیدر ادامه‌ی مطالب آموزشی پیرامون پیاده‌سازی موفق BPMS در سازمان، بهتر است به منظور داشتن دید مناسب از یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS)، اجزای تشکیل‌دهنده‌ی آن را نیز شناخته و دید مناسبی برای پیاده‌سازی آن داشت.
هرچند تعریف یکسانی از اجزا و معماری استاندارد در میان ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای BPMS وجود ندارد، اما با جمع‌بندی مشخصات نرم‌افزارهای ارائه‌شده توسط این شرکت‌ها می‌توان چارچوبی مشخص برای BPMS تعیین نمود. در ادامه به شرح اجزای مختلف مجموعه ابزار مدیریت مکانیزه فرایند کسب‌وکار که به تفکیک در شکل شماره‌ی (۱) نشان داده شده‌اند، پرداخته می‌شود.
- موتور گردش کار (Work Flow Engine): از آن به عنوان موتور تنظیم (Orchestration) هم نام‌برده می‌شود و در واقع قلب یک بسته BPMS است که وظیفه‌ی اجرای واقعی فرایندها را بر عهده دارد. ابزاری که زمینه ایجاد ارتباط بین سیستم‌های مختلف را فراهم می‌نماید و در آنها جستجو می‌کند. با استفاده از الگوهای گردش کار، پایه‌ای ایجاد می‌شود که از طریق آن تعیین می‌گردد که چگونه فعالیت‌ها یا عملیات در خلال یک فرایند حرکت کنند. موتور گردش کار به عنوان موتور تنظیم نیز نامیده شده و تعیین می‌کند که قدم‌های کاری سیستمی و غیرسیستمی چگونه و بر چه اساس با هم هماهنگ می‌شوند.
تمامی موتورهای گردش کار به صورت سرویس‌دهنده پیاده‌سازی شده و در معماری خادم-مخدوم یا چندلایه اجرا می‌شوند.
- ابزار مدل‌سازی گرافیکی (Graphical Modeling Notation): ابزار مدل‌سازی گرافیکی همانند ابزار مدل‌سازی در BPM، مانند مدل‌ساز BPMN، یک روش گرافیکی است که با استفاده از آن یک نمای گرافیکی از گردش فیزیکی کار ایجاد می‌شود. این ابزار بهترین روش برای نمایش وضعیت فیزیکی فرایندها برای تحلیلگران و مالکان فرایندها بوده و آنها را قادر به مشاهده وضعیت موجود فرایند طراحی شده می‌سازد. توانایی این ابزار به نحوی است که بهترین وجه نمایش گرافیکی از وضعیت فرایندها را در سازمان ایجاد می‌نماید تا عملیات بهبود در چرخه حیات فرایندها با سرعت و درجه اطمینان بالاتری صورت پذیرد. این بخش امکان نمایش تصویری فرایندها را در مرحله اول برای تحلیلگران و در مرحله دوم برای متخصصین فراهم می‌نماید تا به بهترین شکل بتوانند نسبت به بهبود بخشیدن چرخه حیات فرایندها اقدام کنند.
این ابزار باید قادر باشد به ساده‌ترین وجه ممکن، امکان طراحی فرایند به صورت فیزیکی را فراهم نماید. همچنین ممکن است یک فرایند به صورت گروهی از فرایندهای زیرمجموعه طراحی شود، و یا گاهی لازم است ارتباطات فرایند با سایر فرایندها ایجاد شود و امکان اصلاح فرایند به صورت به‌هنگام فراهم باشد. کلیه این امکانات باید در این ابزار دیده شوند و نیز این ابزار باید امکان ذخیره ویرایش‌های مختلف از یک فرایند را میسر سازد. همچنین قابلیت‌های لازم برای گزارش‌گیری از فرایند موجود بایستی در آن لحاظ شود.
شکل ۱: تصویر کلی از اجزای تشکیل‌دهنده یک نرم‌افزار BPMS
به طور کلی ابزارهای مدل‌سازی فرایند به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:
- ابزارهایی که به همراه بسته‌های BPMS ارائه می‌شوند و به عنوان جزئی از این بسته‌ها طراحی شده‌اند. به عنوان مثال Aqua logic BPM Designer از شرکت BAE یا Process Modeler از شرکت Savvion
- ابزارهای مدل‌سازی مستقل که به تنهایی یا به عنوان جزئی از یک بسته ابزار مدل‌سازی سازمانی ارائه می‌شوند. به عنوان مثال Visio از شرکت Microsoft یا Provision از شرکت Performa یا System Architect از شرکت Popkin
- مهندسی رفت و برگشت (Round-trip Engineering): این ابزار یکی از مهم‌ترین ابزارها در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌باشد. کاربرد آن در این است که پس از تهیه و تدوین مدل گردش کار فرایند و ایجاد اجزای فیزیکی گردش اطلاعات، ممکن است لازم باشد، تغییراتی در فرایند اعمال شود که می‌بایستی این تغییرات در مدل گرافیکی و در کمترین زمان اعمال گردد. این قابلیت در تعداد کمی از فروشندگان مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار موجود است.
- ابزارهای یکپارچه‌سازی کاربردها: در خلال اجرای بسیاری از فرایندهای کاری، علاوه بر عوامل انسانی، برخی از نرم‌افزارها هم مورد استفاده قرار می‌گیرند. به عنوان نمونه در یک بانک، در فرایند درخواست و پرداخت وام به یک متقاضی، از سیستم حساب‌های سپرده‌ی بانک، متوسط موجودی متقاضی در یک سال اخیر فرد تعیین می‌شود. از آنجا که برخی از این نرم‌افزارها ممکن است خارج از محیط BPMS تولید شده باشند، دخالت دادن سیستم‌های اطلاعاتی در جریان فرایندها از طریق ابزارهای یکپارچه‌سازی کاربردها (Enterprise Application Integration-EAI) صورت می‌گیرد که معمولاً یکی از اجزای اصلی BPMSها محسوب می‌گردد. این قابلیت به یکی از روش‌های زیر پیاده‌سازی می‌شود:
- استفاده از امکانات یک سرویس‌دهنده کاربردی و امکانات پیام‌رسانی آن
- استفاده از پروتکل‌های وب سرویس
- فراخوانی مستقیم نرم‌افزار میهمان
- استفاده از واسط‌های فراخوانی API
- استانداردسازی پنجره‌های ورود اطلاعات سیستم: این امر به عنوان یک روش مدل‌سازی پذیرفته شده است و نه تنها در مرحله‌ی طراحی صفحات ورود اطلاعات مورد توجه قرار می‌گیرد، بلکه در مراحل تغییرات و اصلاحات نیز می‌بایستی در نظر گرفته شود. درحال حاضر پنجره‌های ورود اطلاعات سیستمی می‌توانند با عناصر فرایندهای گرافیکی آمیخته شوند.
- لایه ارائه‌ی مدل: این لایه که همان پنجره ورود اطلاعات کاربر است، مانند فرم عمل می‌کند و این ابزار همواره در مواقعی که محل تقاطع منابع انسانی با فرایند است، مورد نیاز می‌باشد. به همین دلیل بیشتر ارائه‌کنندگان محصولات BPMS اقدامات لازم را برای ارائه‌ی یک ابزار مدل‌سازی و پنجره‌های ورود اطلاعات به صورت گرافیکی انجام می‌دهند. محصولات پیشرفته‌تر در بازار دنیا جهت تعامل با کاربر طراحی این قسمت‌ها را به صورت گرافیکی انجام داده‌اند، بطوری‌که به کاربر اجازه داده می‌شود تا با کمک‌گرفتن از نمادها و پنجره‌های گرافیکی نسبت به تعریف اطلاعات اقدام نموده و در صورت نیاز اطلاعات و داده‌ها را تغییر دهد. به‌علاوه، کاربر باید قادر باشد تا به صورت متناوب نسبت به تغییر اطلاعات اقدام نماید. این امر بدون در نظر گرفتن تغییراتی است که فناوری‌اطلاعات بر روی داده‌ها اعمال می‌کند. شایان ذکر است این قابلیت در مرحله مدل‌سازی جزء الزامات محسوب می‌شود.
- ابزار تعریف و ایجاد اجزای کسب‌وکار به صورت گرافیکی: با توجه به این که نرم‌افزارهای هر فرایند، اطلاعات و داده‌های کسب‌وکار را به صورت ساختار یافته در درون خود جریان می‌دهند، ابزارهای BPMS، با قابلیتی تحت عنوان تعریف گرافیکی اجزای کسب‌وکار (یا متغیرهای فرایند) ساخته می‌شوند. این قابلیت سبب خواهد شد که کاربر قادر به تعریف انواع داده‌های مورد نیاز در یک فرایند باشد.
- تعریف اطلاعات مهم و مورد نیاز در جریان هر فرایند: از آن‌جایی که از یک روش فرایندی برای تشریح نرم‌افزارهای سیستم استفاده می‌شود، به همین سبب این نیاز احساس می‌گردد که نرم‌افزار BPMS باید قابلیتی را برای ایجاد گزارشا‌های خاص مربوط به فرایندها داشته باشد. اطلاعاتی مانند زمان ورود در فرایندها و یا تاخیرات بین دو عملیات مربوط به یک فرایند، مشخصاتی هستند که بدون نیاز به ایجاد بانک اطلاعاتی (مانند SQL) می‌توانند، توسط این ابزار ایجاد شوند.
- ابزار تعریف و ایجاد ارتباط بین رخدادهای خارجی: عوامل مهم دیگری که به صورت سیستماتیک بر روی فرایندها اثرگذارند، رویدادها و موجودیت‌های خارجی هستند. سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار پیشرفته، ورودی‌های منابع انسانی و سیستم‌های اطلاعاتی را دریافت کرده و خروجی‌هایی در قبال رخدادهای بوجود آمده ایجاد می‌کنند. لذا یک محیط جهت تعریف و ایجاد ارتباط بین رخدادهای خارجی در یک محیط گرافیکی الزامی است که این ابزار نیز یکی دیگر از قابلیت‌های نرم‌افزارهای BPMS است.
- ابزار ساخت درگاه (Portal): به منظور فراهم‌کردن امکان تعامل بین موتورهای گردش کار و سایر اجزای محصولات با کاربران BPMS، تولیدکنندگان این نرم‌افزار به فکر واسط کاربری و یکپارچه‌سازی عناصر آن در قالب پرتال‌های سازمانی هستند. در این حالت هر مولفه واسط کاربر به عنوان یک Portlet پیاده‌سازی شده و در هر پرتال سازمانی قابل استفاده خواهد بود.
- ابزار شبیه‌سازی و بهینه‌سازی (Simulation and Optimization): این ابزار، امکاناتی را فراهم می‌نماید که در آن طراحی جدید فرایندها با وضعیت موجود مقایسه شده و سایر تاثیرات ناشی از اعمال تغییر در روند کارها مشخص شود. این ابزار در مدل‌سازی فرایندها و تجزیه و تحلیل آنها کاربرد دارد و قسمتی از اجزای تشکیل‌دهنده مدیریت فرایند کسب‌وکار، محسوب می‌گردد.
منابع و ماخذ
- انجمن متخصصین مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، مترجمین: فتح‌اله، م.، ناجدی، ب.، (۱۳۹۱)، پیکره‌ی عمومی دانش مدیریت فرایند فرایندهای کسب‌وکار، شرکت چاپ و نشر بازرگانی
- حاجی‌صادقی، ب.، (۱۳۸۷)، پایان نامه دوره‌ی کارشناسی‌ارشد طراحی روشی جهت سنجش میزان آمادگی پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار در سازمان‌ها (مطالعه‌ی موردی شرکت برق تهران)، دانشکده‌ِ علوم اجتماعی و اقتصاد، دانشگاه الزهراء (س)
- Brudaru, P., Naftanaila, L. ,(2012), Successfully introduction the Methods and instruments for flexible business process automation into Romanian companies, Review of International Comparative Management, Vol. 10, Issue 4, October
- Harmon, P., (2003), Business Process Change-A manager’s guide to improving-Redesign and Automating processes, San Francisco: Morgan Kaufmann Publishers
اضافه کردن نظر