مراحل اصلی اتوماسیون فرایند سازمانی

اگر در مورد اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار مطالعه کرده‌اید و یا در این زمینه فعالیت می‌کنید الان وقت آن رسیده است که مراحل اتوماسیون فرایندهای سازمانی و شرکتی را باهم بررسی کنیم تا پس از خواندن این مقاله دیگر سوالی برای مرحله و گام‌های اتوماسیون شرکتی نداشته باشید.

در هر پروژه مدیریت فرایند (BPM چیست) بنا به سطح مورد نظر کارفرما، گام‌های اصلی اتوماسیون فرایند، به شرح ذیل محقق می‌شود:

• مدلسازی نقشه فرایند تحلیلی وضع موجود

در اولین گام، گردش کار فرایند مبتنی بر استاندارد BPMN ترسیم می‌شود. این سطح نقشه شامل وظایف، رویداد‌ها، درواز‌ه‌های تصمیم، قوانین کسب‌ و کار برای وضع موجود فرایند است.

• عارضه‌یابی وضع موجود و ارائه راهکارهای بهبود فرایند

پس از آنکه نقشه فرایندی وضع موجود در اولین گام از اتوماسیون فرایند ترسیم شد؛ در گام بعدی، عارضه‌ها و مشکلات وضع موجود در فرایند شناسایی می‌شود. این شناسایی از طریق برگزاری جلسات با کارشناسان و مدیران مشارکت‌کننده در فرایند و مشتریان فرایند مذکور، خواهد بود. همچنین مطالعه بر اساس مدل‌های مرجع مانند APQC، ITIL، COBIT، eTOM و غیره صورت خواهد گرفت. سپس راهکارهای عملیاتی برای رفع مشکلات(اعم از فرایندی و غیر فرایندی) طراحی خواهد شد.

• مدلسازی نقشه فرایند تحلیلی وضع مطلوب

در این مرحله به ترسیم گردش کار فرایند وضع مطلوب مبتنی بر استاندارد BPMN پرداخته می‌شود. با توجه به راهکارهای بهبود طراحی شده، در وظایف، رویدادها، دروازه‌های تصمیم و قواعد کسب‌ و کار، تغییرات لازم ایجاد خواهد شد. در نهایت نقشه فرایند وضع موجود به نقشه فرایند وضع مطلوب تبدیل می‌شود.

• تدوین مستندات فرایندی وضع مطلوب(شناسنامه فرایند و شرح فرایند)

پس از آنکه نقشه فرایند وضع مطلوب ترسیم شد، در گام بعدی برخی ویژگی‌های فرایند مانند مالک، دامنه، وظایف، نقاط تصمیم تبیین می‌شود. شرح فرایند باتوجه به نیاز سازمان و با زبانی ساده به منظور آشنایی مشارکت‌کنندگان و کارشناسان و مدیران بهره‌بردار از فرایند، تدوین خواهد شد.(مطالعه بیشتر در مورد تدوین مستندات سازمانی)

• طراحی و ترسیم نقشه‌های فرایند اجرایی

در این گام، در نقشه تحلیلی که شامل جزئیات غیرسیستمی یک فرایند برای فهم و درک بیشتر مخاطبین است، تغییرات لازم اعمال می‌شود. همچنین ملزومات اجرایی در نقشه فرایند اجرایی تعیین خواهد شد.

• طراحی فرم‌های اجرایی

حال، کار به تعریف فرم متناظر با هر یک از وظایف تعریف شده در نقشه فرایندهای اجرایی، می‌رسد. ضمن آنکه قواعد کسب‌ و کار مورد نیاز در سطح اجرا را نیز شامل می‌شود.

• طراحی موجودیت‌ها (Entity) و نمودار روابط موجودیت‌ها (ERD)

می‌توان گفت در این گام، پس از طی مراحل قبل، پروژه به آغاز عملی طراحی سیستم می‌رسد. نخست باید موجودیت‌ها بعنوان اجزای اصلی شکل‌دهنده یک سیستم نرم افزاری طراحی شود. سپس جزئیات در نمودار روابط موجودیت‌ها، به‌صورت دقیقی تعریف گردد.

• طراحی قواعد کسب‌ و کار

پس از آنکه روابط میان موجودیت‌ها تعریف شد؛ در این گام از پروژه باید محدودیت‌ها، الزامات، قوانین و قواعدی ضروری در پیاده‌سازی در سطوح نقشه‌های فرایندی، فرم‌ها و موجودیت‌های سیستم طراحی شود. حتی در سطح کلان کسب‌ و کار نیز باید این قواعد تعریف شوند.

• معماری فرایند

مرحله معماری فرآیند از پروژه حائز اهمیت بسیاری است که باید با دقتی بسیار انجام شود. پس از به پایان رساندن مراحل طراحی، باید به تحلیل ارتباطات یک فرایند با سایر فرایندهای سازمانی و سایر سیستم‌های اطلاعاتی پرداخته شود. ضمن آن‌که در پی آن باید مستندسازی صورت گیرد.

• تعریف کاربران سیستم

حال باید در این گام از پروژه، کاربران ایفا کننده وظیفه در فرایند مربوط یا همان مفهوم lane در استاندارد مدل‌سازی BPMN، را تعریف نمود. این تعریف کاربران باید شامل پست سازمانی، نقش و (نام و نام خانوادگی) کاربر باشد.

• طراحی گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی

در آخرین گام‌ها از طراحی عملی سیستم، باید داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های مرتبط به هر فرایند طراحی و فراهم شود تا تصمیم‌گیری مدیران تسهیل گردد.

• تعیین سطوح دسترسی

در پایان پروژه باید سطوح دسترسی و یا به عبارت دیگر میزان اختیارات کاربران به فیلدهای اطلاعاتی، فرم‌ها و گزارش‌های مرتبط به هر فرایند، تعیین گردد.