اجرای bpm | پیادهسازی موفق مدیریت فرایند کسب و کار در سازمانها
در این مقاله در مورد صفر تا صد اصول اجرای موفق bpm صحبت خواهیم کرد. قبل از خواندن این مقاله پیشنهاد میشود تا در مورد bpm چیست به طور کامل مطالعه داشته باشید.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک مفهوم بزرگ است. این مفهوم تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، سیستم سازی کسب و کار، بهینه سازی و بهبود bpi، طراحی گردش کار و استراتژی کسب و کار را شامل میشود. درک BPM و طراحی یک طرح، پیش از اجرای موفقیت‌آمیز BPM ضروری است اما هنگامی که به درستی آن را اجرا می‌کنید، مزایای فوق العاده‌ای برای شما به ارمغان می‌آورد.
سازمانها برای بهبود فرآیندهای کسب و کار از BPM استفاده میکنند و قدم به قدم bpm را اجرا میکنند تا به مدل دلخواه خود برسند. پیادهسازی BPM شخصی‌سازی شده معمولا با تعریف مراحل موجود در یک فرآیند کار شروع میشود. بنابراین شما میتوانید تعیین کنید که چه چیزی می‌تواند بهبود یابد، چه چیزی می‌تواند به صورت خودکار انجام شود و چگونه میتوان آن را ردیابی کرد.
با کمک نرم‌افزار میتوان BPM را به طور کامل شخصی‌سازی(اجرای bpm با نرم‌افزار) کرد که این موضوع برای برخی سازمانها بسیار مهم است. زیرا هیچ سازمانی دقیقا همان کاری را انجام نمی‌دهد که بقیه سازمان تجربه میکنند و تمایز سازمانها کلیدهای رقابتی هستند که به آنها برتری خاصی میدهد. در ادامه ۵ توصیه کلیدی برای اجرای مدیریت فرایند کسب و کار BPM بیان شده است. لطفا تا پایان همراه ما باشید.
مراحل اجرای BPM چیست؟ گام‌های پیادهسازی
1.اهداف خود را قبل از اجرای bpm تعیین کنید
قبل از اجرای BPM، شما باید بپرسید: «چرا ما این کار را انجام می‌دهیم؟» پاسخ باید مانند مواردی زیر باشد:
- بر روی چه فرآیندی (ES) باید تمرکز کنیم؟
- برای اجرای فرآیندها چه مواردی لازم است آماده شود؟
- آیا این روند اهداف ما را برآورده میکند؟
- چه جنبه‌های فرآیندی نیاز به بهبود دارد؟
- چه تغییراتی این جنبه‌های فرآیند را بهبود می‌بخشد؟
بسیاری از سازمانها قدم به قدم تغییرات را شروع میکنند تا اصلاح فرآیندی را تجربه کنند. موفقیت با پیادهسازی BPM انرژی خاصی به روند حرکتی هر سازمانی تزریق میکند تا در مسیر رقابت یک سر و گردن از بقیه بالاتر باشند.
2.از بالا به پایین نمودار سفر مشتری را بررسی کنید
بدیهی است که خرید مشتری اولویت هر سازمانی است و اجرای آن باید طبق فرآیند سازمان صورت پذیرد تا به اهداف دست پیدا کنید. بنابراین از پرسونای مخاطب شروع کنید که هر روز با این روند سروکار دارند. هر کس درگیر این روند است، باید اهداف BPM را درک و در طول برنامه‌ریزی و پیادهسازی راحت باشد.
آموزش و برقراری ارتباط با کارمندان سازمان می‌تواند اجرای موفقیت‌آمیز BPM را تحت تاثیر قرار دهد زیرا آنها احساس میکنند وضعیت موجود در خطر است، احساس تهدید میکنند. شما می‌بایست نگرانی‌های آنها را درک کنید و برای آنها توضیح دهید اجرای موفقیت‌آمیز BPM چه مزیت‌هایی به همراه دارد.
از ابتدا با تیم IT سازمان ارتباط برقرار کنید و یک جلسه آموزشی دوستانه برگزار کنید. حتی اگر آنها مستقیما مسئول طراحی گردش کار نیستند، باید بدانند که آیا تغییرات در زیرساخت‌های فناوری اطلاعات مورد نیاز است یا خیر.
3.نرم افزار BPM را برای پیادهسازی انتخاب کنید
در نهایت، شما و تیم خود تنها کسانی هستید که میتوانید تعیین کنید، کدام نرم‌افزار BPM مناسب نیازهای سازمان است. نرم‌افزار انتخابی شما باید همکاری و ارتباطات آسان را فراهم کند و به شما اجازه دهد تا کارها را به سادگی و بدون نیاز به استخدام برنامه‌نویس یا فردی از تیم IT سازمان جلو ببرید. به عبارت دیگر، اجرای موفقیت‌آمیز BPM به سادگی و سهولت انجام می‌گیرد، هر چند در طول مسیر با چالش‌هایی رو به رو شوید.
همچنین باید گزینه‌های سفارشی‌سازی گسترده را به شما ارائه دهد، زیرا فرآیندهای شما منحصر به فرد هستند و راه حل BPM شما باید به صورت منحصر به فرد اجرا شود. به عنوان مثال، سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بیزاجی فارسی سازی شده و دارای تقویم شمسی گزینه‌ای مناسب برای کسب و کارهای ایرانی است که به آن نیاز دارند.
4.نظارت و اندازه گیری پس از پیادهسازی bpm
BPM بر پایه و اساس تعهد به بهبود مستمر ساخته شده است. به این معنی که شما نمی‌توانید فقط BPM را اجرا کنید و دیگر نیازی به بهبود مستمر نباشد. قبل از اجرای BPM، عملکرد پایه خود را درک کنید، بنابراین شما چیزی را برای اندازه‌گیری عملکرد خود خواهید داشت. نظارت بر اسناد پیادهسازی BPM را از ابتدا برنامه‌ریزی کنید. دقیقا بدانید که کدام یک از مرحله‌ها را در یک فرآیند تحت تاثیر قرار میدهد و از بازخورد آنها چه نکته‌ای نصبیب‌تان میشود.
اگر شما نظارت، بررسی، اندازه‌گیری و تنظیم دقیق در یک روند قابل کنترل، تاکتیکی را به درستی برنامه‌ریزی کنید، به طور خودکار روند اجرایی BPM خود را بهتر میکند و سازمان برای گسترش BPM به فرآیندهای دیگر آماده میشود.
5.به عنوان یک پروژه به فرایند پیادهسازی BPM نگاه نکنید
توصیه آخر ما این است که BPM را به عنوان یک پروژه با شروع و پایان مشخص در نظر نگیرید. مراحل قابل تعریفی وجود دارد اما BPM بیشتر در مورد سفر مشتری به سمت بهینهسازی فرآیند و رویکردی برای تحقق آن است.
در واقع یک «پروژه» بسیار محدود کننده است، درحالی که BPM سیستمی برای پیش‌بینی و مدیریت تغییرات با تغییر شرایط یا بهره‌بردن از تکنولوژی است. پیادهسازی BPM نیازمند برنامه‌ریزی، ارتباط و کار سخت است، اما زمانی که کارکنان سازمان ببینند ایده‌هایشان به واقعیت می‌پیوندد و فرآیندها بهینه می‌شوند، متوجه می‌شوند که چرا BPM وجود دارد و واقعا چه میکند.
هر سازمانی به اجرای موفقیت‌آمیز BPM نیاز دارد
BPM طراحی شده است تا به سازمان شما کمک کند تا ارزش کسب و کار خود را به طور مناسبی اجرا کنید و از رقبای خود پیشی بگیرید. این موضوع نیاز به کار سخت و برنامه‌ریزی دارد اما همیشه تلاش‌های ارزشمند نتیجه دلپذیری به همراه دارند.
پیاده سازی فرایند کسب و کار
پیاده سازی فرآیند های زیر در کسب و کارها
فرهنگ‌سازی مدیریت فرآیند
پیاده سازی پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار علاوه بر نیازمندی‌های علمی در حوزه فرآیندهای سازمانی ضرورت‌های دیگری نیز خواهد داشت که مهمترین این الزامات آمادگی ذهنی مدیران ارشد و همچنین کارکنان سازمان خواهد بود.برخی از مدیران سازمانها با توجه به مواجهه با مشکلات و عارضه‌های فعالیت‌ها و فرآیندهای کاری بدون آماده‌سازی ذهنی و علمی کارکنان در این حوزه اقدام به اجرای پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار در سازمان می‌نمایند که این امر موجبات شکست اینگونه پروژه‌ها را فراهم خواهد آورد.پیشنهاد همیشگی گروه آموزشی و مشاوره مدیریت eBPM به مشتاقان فعالیت‌های فرآیندی، آموزش پیش از اقدام بوده و هست. ایجاد بستر فرهنگی در حوزه فرآیندی با طرح مفاهیم این حوزه برای تمامی مدیران و کارشناسان فعال در سازمان و همچنین آموزش مفاهیم تخصصی نظیر استاندارد مدلسازی فرآیند، ابزارهای شناسایی و تحلیل فرآیند و همچنین مزایای مستندسازی فرآیندی و اهداف آن، زمینه را برای ورود نرم به این حوزه و پیاده سازی هدفند پروژه مدیریت فرآیند کسب‌وکار برای مدیران ارشد سازمان فراهم خواهد آورد.
شناسایی فرآیندها
یک سازمان در هر ابعاد، اندازه و با هر سطح از بلوغ سازمانی با پیاده سازی فرآیندهای کاری خود در راستای تحقق اهداف و ماموریت‌های تعیین شده گام برمی‌دارد. لذا به منظور ساماندهی وضعیت فرآیندها، می‌بایست فرآیندهای آن سازمان در وضع موجود مورد بررسی قرار گرفته و فهرستی از عناوین فرآیندهای وضع موجود استخراج گردد. شناسایی و تهیه این فهرست گام ابتدایی برای اجرای پروژه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار می‌باشد. لازم به ذکر است شناسایی، نام‌گذاری و تهیه این فهرست از فرآیندهای سازمان یکی از مهمترین و مشکل‌ترین گام‌های پیاده سازی پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌باشد. فهرست اسامی فرآیندهای وضع موجود سازمان بستری برای طبقه‌بندی، گروه‌بندی، ترسیم نقشه کلان فرآیند (ارتباطات فرآیندهای شناسایی شده) و همچنین تطبیق این فرآیندها با مدلهای مرجع فرآیندی و شناسایی فرآیندهای خلا برای سازمان خواهد بود. به بیان ساده‌تر همین فهرست عناوین فرآیندها زیرساخت تعریف یک نقشه راه کلان برای پیاده سازی صحیح پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار خواهد بود.
شناسایی گلوگاه‌ها و بهبود فرآیندها
پیاده سازی پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار صرفا برای مدیریت مستندات فرآیندی وضع موجود صورت نمی‌پذیرد و هدف اصلی از پیاده سازی این قبیل پروژه‌ها تقویت نقاط قوت فرآیندهای کاری و شناسایی نقاط ضعف، عارضه‌ها و گلوگاه‌های کاری که موجب بروز خطا و افزایش هزینه و کاهش سود نهایی سازمانها میشود خواهد بود. لذا گروه آموزشی و مشاوره مدیریت eBPM با استفاده از تمامی توان و ابزارهای حرفه‌ای خود در راستای این هدف فعالیت خواهد نمود.
در حوزه مدیریت رویکردها و ابزارهای متفاوتی برای عارضه‌یابی و بهبود عملکرد تعریف شده و مورد استفاده مشاوران مدیریت قرار می‌گیرد. گروه آموزشی و مشاوره مدیریت eBPM بر آن است تا از بروزترین منابع و ابزارهای تعریف شده در حوزه تحلیل کسب‌وکار برای معاینه و درمان مشکلات و گلوگاه‌های کاری سازمانها استفاده نماید. لذا یکی از چارجوب‌های علمی مورد استفاده برای تحلیل کسب‌وکار بدنه دانش تحلیل کسب‌وکار یا BABOK می‌باشد که با شناسایی نیازها و نیازمندی‌های حقیقی سازمانها مبتنی بر ماموریت‌ها و اهداف تعریف شده برای آنها و با استفاده از ابزارهای رایج و بروز در این حوزه، سعی در شناسایی و رفع مشکلات فرآیندی و غیرفرآیندی سازمانها خواهد نمود.
در حوزه‌های فرآیندی یکی از شیوه‌های مناسب مراجعه به مدلهای مرجع فرآیندی و تطبیق وضع موجود سازمان با چارجوب‌های فرآیندی مطرح شده در این مدل‌ها خواهد بود. بهره‌گیری از این مدل‌ها علاوه بر شناسایی عارضه‌ها و مشکلات فرآیندی تحلیلگران کسب‌وکار را در تعیین فرآیندهای خلا و یافتن راهکارهای بهبود فرآیندها یاری خواهد نمود. لازم به ذکر است در این گام از پروژه نیز پس از تعیین راهکارهای بهبود فرآیند کار مستندسازی فرآیندهای وضع مطلوب مبتنی بر استانداردهای مطرح شده صورت خواهد پذیرفت.
مشاوره و مربی‌گری مدیریت فرآیند
پیاده سازی پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار با توجه به پیچیدگی‌های مضوع در بلندمدت محقق خواهد شد و مدیریت، نگهداشت و بروزرسانی مستندات و سیستم‌های سازمانی فرآیندی مربوط نیاز به فعالیت مستمر با بهره‌گیری از توان کارشناسان داخلی سازمانها خواهد داشت. لذا رویکرد گروه آموزشی و مشاوره مدیریت eBPM همواره توانمندسازی و انتقال مفاهیم و فناوری‌های مورد نیاز در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار از طریق آموزش و مربی‌گری به کارشناسان و مدیران حوزه فرآیندی سازمانها بوده است.
مربی‌گری مدیریت فرآیند به معنای آموزش تخصصی نیروهای فعال در حوزه مدیریت فرآیندهای سازمان (واحد سیستم‌ها و روش‌ها، طرح و برنامه، فناوری اطلاعات و سایر واحدهای سازمانی تعریف شده در این حوزه) و تجربه‌آموزی در این حوزه از طریق هدایت کارشناسان در خلال اجرای عملی پروژه مدیریت فرآیند کسب‌وکار در بازه زمانی میان مدت می‌باشد. گروه آموزشی و مشاوره مدیریت BPM این امکان را خواهد داشت تا برای سازمان‌های فعال در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار پس از توانمندسازی در این حوزه، در صورت نیاز به بهره‌مندی از خدمات مشاوره، جلسات کارشناسی برای پاسخگویی به سوالات و ابهامات در این حوزه برگزار نماید.
مستندسازی فرآیندها
مشکلات و ضعف‌های که در عملکرد سازمانها مشاهده میشود به معنای عدم وجود فرآیند نبوده و نیست. لیکن عدم مستندسازی فرآیندهای کاری موجب عدم شناخت صحیح از این فرآیندها و در نتیجه عدم ادراک مناسب از مشکلات، عارضه‌ها و معایب فعالیت‌های کاری در بین مدیران و کارشناسان فعال در سازمانها خواهد شد. لذا مستندسازی فرآیندها به عنوان ابزار شناسایی و بهبود فرآیندها در پروژه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد. مستندات فرآیندی متفاوتی بسته به نیاز و ضرورت‌های هر سازمان قابل تدوین و استفاده خواهد بود. مهمترین مستند فرآیندی که مبنای فعالیت تحلیلگران فرآیند قرار می‌گیرد، نقشه فرآیندی می‌باشد. از گذشته نقشه‌های فرآیندی با استانداردهای متفاوت قابل ترسیم بوده و هم اکنون نیز برخی از این استانداردها مورد استفاده قرار می‌گیرند که استاندارد مدلسازی فرآیند BPMN بروزترین و پرکاربردترین این استانداردها می‌باشد. از دیگر مستندات فرآیندی پر کاربرد میتوان به شناسنامه فرآیند، شرح فرآیند و نقشه کلان فرآیندی، فرم‌ها، قواعد کسب‌وکار، نمودار ارتباطات موجودیت‌ها، گزارش‌ها و داشبوردهای اطلاعاتی، ماتریس نقش-فرآیند، ماتریس اولویت‌بندی فرآیندهای سازمانی، مستندات تحلیل فرآیند مانند ماتریس RACI، شبیه‌سازی فرآیند و غیره نام برد که هر یک به تناسب و نیاز سازمان قابل تدوین و طراحی هستند.لازم به ذکر است مستندسازی فرآیندها برای فرآیندهای وضع موجود و مطلوب ممکن می‌باشد لذا توصیه می‌گردد تولید و نگهداری این مستندات پس از طی مراحل بهبود فرآیند برای فرآیندهای وضع مطلوب صورت پذیرد.
اتوماسیون فرآیندها
شناسایی، تحلیل، بهبود و مستندسازی فرآیندهای سازمانی گام‌های بسیار موثر در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار هستند که برای سازمان‌های با بلوغ فرآیندی پایین به عنوان گام‌های نخست پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار تعریف و انجام آنها ضروری خواهد بود. لیکن به منظور جاری‌سازی یک فرآیند در بین کارکنان یک سازمان و ایجاد ضمانت اجرایی برای جایگزینی فرآیندهای بهبود یافته با فرآیندهای وضع موجود، بهره‌گیری از زیرساخت‌های فناوری اطلاعات ضروری خواهد بود. به بیان ساده‌تر در صورتی میتوان انتظار بهبود حقیقی در حوزه فرآیندی و تحقق اهداف متعالی پروژه مدیریت فرآیند کسب‌وکار را داشت که از فناوری اطلاعات به عنوان ابزار هدفمند برای اجرای فرآیندها استفاده نماییم.
باید در نظر داشت پیادهسازی فرآیندها در بستر فناوری اطلاعات در هر زمانی ممکن می‌باشد لیکن پیادهسازی فرآیندهای کاری پیش از بهبود و با وجود مشکلات عدیده عملا سرعت اجرای ناصحیح و بروز خطا را در سازمان افزایش خواهد داد. لذا توصیه می‌گردد گام اتوماسیون فرآیندها بعد از آغاز بهبود در فرآیندهای سازمانی صورت پذیرد.
اتوماسیون فرآیندها با استفاده از ابزارهای گوناگون در حوزه فناوری اطلاعات ممکن می‌باشد. برخی از سازمانها برای اتوماسیون فرآیندهای خود از تولید نرم‌افزار با زیرساخت‌های قدیمی نظیر کدنویسی استفاده می‌نمایند ولی با توجه به تحولات صورت گرفته در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) نرم‌افزارهای بسیار توانمند برای تولید نرم‌افزارهای فرآیندی با نام BPMS تولید شده‌اند که روز به روز در حال توسعه و پیشرفت هستند. BPMS ها برای افزایش سرعت و کاهش هزینه در تولید نرم‌افزارهای فرآیندمحور طراحی و توسعه داده شده‌اند.
گروه آموزشی و مشاوره مدیریت eBPM نیز در راستای بهره‌گیری از علم روز در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار سیستم‌های فرآیندی مورد نظر مشتریان خود را مبتنی بر یکی از بهترین نرم‌افزارهای BPMS حال حاضر در دنیا (مطابق اعلام منابع رسمی بین‌المللی نظیر گارتنر) یعنی Bizagi BPMS تولید می‌نماید.
