بهبود مستمر فرایند کسب و کار: افزایش راندمان کسب و کار
بهبود مستمر فرایند

بهبود مستمر فرایند کسب و کار: افزایش راندمان کسب و کار

فهرست مطالب :

بهبود مستمر فرایند چیست؟

در این مقاله بهبود مستمر فرآیند به بررسی کامل این موضوع می‌پردازیم که بعد از مطالعه مقاله بهبود مستمر فرایند درک بهتری از تعریف بهبود مستمر و انواع آن و . . . پیدا خواهید کرد.

تعریف بهبود مستمر فرآیند

بهبود مستمر فرایند یعنی دائمی کردن تلاش برای بهبود عملکرد، فرآیندها و خدمات. این مفهوم، اعتقاد به این اصل مبتنی است که همیشه می‌توان کارها را بهتر انجام داد، حتی اگر به نظر برسد همه چیز به خوبی کار می‌کند.

بهبود مستمر فرایند یک مفهومی است که در زندگی روزمره و حرفه‌ای خود ممکن است به آن برخورد کنید، اما ممکن است عمیقاً نفهمیده باشید که دقیقاً چه معنایی دارد و چگونه می‌تواند به شما کمک کند. در این مقاله، با مفهوم بهبود مستمر فرایند آشنا می‌شویم، از اهمیت آن برای زندگی شخصی و کاری صحبت می‌کنیم و راه‌هایی را برای اجرای آن در زندگی هر روزه‌تان ارائه می‌دهیم.

اهمیت بهبود مستمر فرایند

1.عملکرد خود را بهبود بخشیده و به نتایج مطلوب نزدیک‌تر شوید.

2.به مشکلات روزمره پیشگیری کنید و آن‌ها را رفع کنید.

3.همکاران و مشتریان خود را بهبود دهید و رضایت آن‌ها را افزایش دهید.

چگونگی شروع به بهبود مستمر فرایند

شروع به بهبود مستمر فرایند به سادگی امری است. شما می‌توانید با تعیین یک هدف کوتاه مدت شروع کنید و مراحل کوچکی را برای رسیدن به آن هدف تعیین کنید.

مراحل اجرای بهبود مستمر فرایند

1.تعیین هدف: مشخص کردن اهدافی که می‌خواهید بهبود دهید.

2.اندازه‌گیری وضعیت فعلی: ارزیابی عملکرد و وضعیت فعلی فرایندها.

3.تحلیل علل: شناسایی علل موجب عملکرد ناپسند و مشکلات.

4.طراحی تغییرات: پیدا کردن راه‌حل‌های مناسب برای بهبود عملکرد.

5.اجرا و پیگیری: اعمال تغییرات و مدیریت فرآیند بهبود.

مزایای بهبود مستمر فرایند

  • بهبود عملکرد و کارایی.
  • کاهش هدر رفت منابع.
  • افزایش رضایت مشتریان.
  • افزایش انگیزه و رضایت همکاران.

ابزارهای بهبود مستمر فرایند

برای اجرای بهبود مستمر فرایند، می‌توانید از انواع ابزار و فرآیندهای مختلف استفاده کنید که به شما کمک می‌کنند تا به بهترین نتیجه برسید. در ادامه، به برخی از این ابزارها اشاره می‌شود:

۱. نمودارهای جریان کار (Flowcharts)

نمودارهای جریان کار، به شما کمک می‌کنند تا فرآیندها و گام‌های مختلف را به طور واضح و روشن مشخص کنید. این نمودارها می‌توانند در فهم بهتر فرایندها، شناسایی مشکلات و پیدا کردن راه‌حل‌های بهبود، بسیار مفید باشند.

۲. نظرسنجی و بازخورد مشتریان

با بررسی نظرات و بازخوردهای مشتریان، می‌توانید نقاط قوت و ضعف فرآیندهای خود را شناسایی کنید و بهبودهای لازم را اعمال کنید. استفاده از نظرسنجی‌ها و پرسشنامه‌ها می‌تواند به شما در بهبود مستمر فرایند کمک کند.

۳. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، مانند Trello، Asana یا Jira، می‌تواند به شما در مدیریت و پیگیری فرایندها و وظایف کمک کند. این نرم‌افزارها ابزارهای کارا برای هماهنگی تیم و انجام بهتر پروژه‌ها هستند.

۴. تجزیه و تحلیل داده‌ها

با تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به فرایندها و عملکرد، می‌توانید الگوها و روندهای موجود را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنید. استفاده از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده مانند Excel یا Google Sheets می‌تواند در این زمینه مفید باشد.

۵. کنترل کیفیت

استفاده از روش‌ها و فرآیندهای کنترل کیفیت می‌تواند به شما کمک کند تا محصولات و خدمات خود را با کیفیت بهتری ارائه دهید. مثلاً استفاده از ابزارهای مانیتورینگ و ارزیابی عملکرد می‌تواند به شما در این زمینه کمک کند.

استفاده از این ابزارها و فرآیندها، می‌تواند به شما در بهبود مستمر فرایند و بهبود عملکرد کمک کند و در نهایت، به رسیدن به اهداف مورد نظر شما کمک کند.

اجرای بهبود مستمر فرایند در سازمان ها

هر سازمانی، جدا از حوزه‌ی عمل و اهدافش، یک سیستم زنده‌ است که گونه‌های مختلفی در آن با هم زندگی می‌کنند و تعامل دارند: تأمین‌کنندگان، مشتری‌ها، کارمندان، محصولات، خدمات، و غیره، و شامل تعدادی وظایف حیاتی مانند تولید، بازاریابی، فروش، حسابداری، کار مالی، منابع انسانی و غیره است. هر یک از این وظایف، بخش‌های متعدد و فرایندهای تجاری مختلفی را درگیر می‌کند. همچنین، بهبود مستمر فرایند کسب‌وکار، شرکت را قادر می‌کند به نتایج بهتری دست پیدا کند.

فرایند کسب‌وکار، مجموعه‌ای از مراحل یا فعالیت‌های بهم‌ پیوسته است که نتایج داخلی یا خارجی برای یک سازمان به همراه دارد. به عبارت دیگر، فرایند کسب‌ و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات مرتبط به هم، به شیوه‌ای منطقی و سازگار، با هدف به دست آوردن یک خروجی مفید برای شرکت – کیفیت و رضایت مشتری – در هر دو جنبه‌ی داخلی و خارجی است.

ساختار نامناسب فرایند کسب‌ و کار می‌تواند از طریق مختل کردن محصولات و خدمات، هدر دادن زمان، تکرار وظایف، فقدان انگیزه و بهره‌وری، کارایی و سودمندی یک سازمان را به خطر بیندازد.

در نتیجه، فرایندهای کسب‌ و کار در مقایسه با دیگران و نسبت به ساختار سازمانی کل، باید به شیوه‌ای یکپارچه عمل کنند، چرا که فقط در این صورت است که در هر سازمانی ‌می‌توان به این اهداف دست یافت: کارایی محصول خروجی، بهره‌وری منابع و افزایش ارزش.

مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) – بهبود راندمان

BPM یک رویکرد سیستماتیک و منظم است که شامل اقدامات مرتبط به فرایند کسب‌ و کار، برای دستیابی به نتایج منسجم و هماهنگ با اهداف استراتژیک یک سازمان است.( مطالعه مقاله BPM چیست)

تکنیک‌ها و روش‌شناسی BPM می‌تواند یک سازمان را قادر کند تا فرایند‌ها را با استراتژی خود هماهنگ کند، که منجر به عملکرد بهتر در تمام سطوح(بهبود فرایند)، تمرکز بر فرایند پیوسته و سراسری، و تولید ارزش مشتری می‌شود.

توسعه‌ی دانش به شیوه‌ای جامع و یکپارچه، و نیز شیوه‌ها، اصول، مدل‌ها و ساختارهای لازم برای مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار، با ایجاد فرهنگ سازمانی لازم است تا از طریق فرایندهای بهینه و بهبود مستمر فرایندهای کسب‌ و کار، نتایج حاصل شود.

تفاوت بین فعالیت‌های کسب‌وکار و فرایند کسب‌وکار

فعالیت‌های کسب‌ و کار و فرایند کسب‌ و کار، با توجه به شباهت عناصرشان، مفاهیمی هستند که همیشه ایجاد سوال می‌کنند، چون هر دو «چیزهایی هستند که یک شرکت انجام می‌دهد»، اما باید تفاوت‌های آن‌ها را بدانید:

  • فرایند‌ها عملکرد-متقابل هستند(افقی) – چون آن‌ها از عرض چندین مرز و محدوده‌ی عملکردی در سازمان عبور می‌کنند، مثل پیشرفت کسب‌ و کار، افزایش فروش و استخدام کارمندان.
  • عملکردها یا فعالیت‌ها، که با همدیگر رسالت یک شرکت را توصیف می‌کنند، عمودی هستند، مثلاً لجستیک، فروش، حسابداری و غیره.

سه نمونه از شرکتهایی که از BPM برای بهبود مستمر فرایند کسب‌ و کار استفاده میکنند:

مدیریت مدرن با BPM در یک فرانچایز ورزشی (نمایندگی)

یک نمایندگی ورزشی بسیار بزرگ از ابزارهای BPM برای اتوماسیون فرایندهای کسب‌ و کار خودشان و رسیدن به کنترل اجرایی بیش‌تر استفاده کرد. بهبود ارتباطات و امکان و قابلیت نظارت بر فرایندها، اصلی‌ترین مزایایی هستند که شناخته شده‌اند.

کارشناس سیستم: «سیستم BPM به وسیله‌ی ارسال و دریافت مراودات، ارتباط بین نواحی درگیر را بهبود داد. پیاده‌سازی این سیستم به میزان قابل توجهی میزان ایمیل‌های ارسالی بین مناطق را کاهش داد. به علاوه، به ما این قدرت را داد تا زمان اجرای هر فعالیت را مشخص کنیم و بسنجیم، و همین منجر به توانایی بیش‌تر ما در مدیریت فرایندها شد.»

افتتاح فروشگاه زنجیرهای

شرکتی که فرایندها را برای ارائه‌ی خدمات ممیزی در افتتاح فروشگاه‌های زنجیره‌ای، خودکار کرد، الان یک پیشتاز جهانی در عرصه‌ی آزمون، بازرسی و صدور گواهینامه است. بهبود 50 درصدی در بهره‌وری کارمندان دیده شد.

مدیر: «در حال حاضر، همه‌ی اطلاعات فرایند افتتاح، با هر مرحله از فعالیت‌ها و پیشرفت زمانی افتتاح در ارتباط است و از همه مهم‌تر، می‌توانیم بر هر مجموعه وظایف و معاملات نظارت کنیم.»

فرایندهای اداری در سازمانهای زیرمجموعهی حکومت محلی

پس از ترسیم یک پروژه، یک واحد تجاری در یک سازمان اداری به دنبال ابزاری برای اتوماسیون فرایندها بود و این امکان با BPM برایش مهیا شد. در حال حاضر، آن‌ها با تکیه بر مدیریت منابع انسانی، فناوری اطلاعات، مدیریت و دیگر فرایندهای اداری، در چندین ناحیه کاربر دارند.

مسئول دفتر انجمن: «ما قصد داریم استفاده از فرایندهای اداری را به شیوه‌ای ساخت‌یافته به دیگر بخش‌ها گسترش دهیم، که نشان‌دهنده‌ی یکپارچه‌سازی ابزار با استفاده از استانداردسازی اتوماسیون و کنترل فرایند است.»

نوشته های مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

  • ویژوال پارادایم در مدیریت

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    ویژوال پارادایم در مدیریت
  • تدوین مستندات فرایندی

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    تدوین مستندات فرایندی
  • مدیریت فرایند کسب و کار

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    مدیریت فرایند کسب و کار
  • مدلسازی فرایندی

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    مدلسازی فرایندی
  • استاندارد bpmn

    با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

    دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

    شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

    استاندارد bpmn
    • ویژوال پارادایم در مدیریت

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      ویژوال پارادایم در مدیریت
    • تدوین مستندات فرایندی

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      تدوین مستندات فرایندی
    • مدیریت فرایند کسب و کار

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      مدیریت فرایند کسب و کار
    • مدلسازی فرایندی

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      مدلسازی فرایندی
    • استاندارد bpmn

      با شرکت در دوره های رایگان eBPM میتوانید اطلاعات و دانش زیادی در زمینه کاری خود کسب کنید و پس از پایان دوره با مشاورین و کارشناسان پیشگامان در ارتباط باشید و سوالات خود را برطرف کنید

      دوره های eBPM توسط مهندس امیرجسین حقیقت تدریس میشود . 

      شرکت پیشگامان با سابقه کار موفق بالای 10 سال در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار ، بهبود فرایند و تحلیل کسب و کار و آموزش های سازمانی فعالیت دارد که با ارگان ها  سازمان های مطرح همکاری میکند

      استاندارد bpmn