بهبود مستمر فرایند چیست؟

هر سازمانی، جدا از حوزه‌ی عمل و اهدافش، یک سیستم زنده‌ است که گونه‌های مختلفی در آن با هم زندگی می‌کنند و تعامل دارند: تامین‌کنندگان، مشتری‌ها، کارمندان، محصولات، خدمات، و غیره، و شامل تعدادی وظایف حیاتی مانند تولید، بازاریابی، فروش، حسابداری، کار مالی، منابع انسانی و غیره است. هر یک از این وظایف، بخش‌های متعدد و فرایندهای تجاری مختلفی را درگیر می‌کند. همچنین، بهبود مستمر فرایند کسب‌ و کار، شرکت را قادر می‌کند به نتایج بهتری دست پیدا کند.

فرایند کسب‌ و کار، مجموعه‌ای از مراحل یا فعالیت‌های بهم‌ پیوسته است که نتایج داخلی یا خارجی برای یک سازمان به همراه دارد. به عبارت دیگر، فرایند کسب‌ و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات مرتبط به هم، به شیوه‌ای منطقی و سازگار، با هدف به دست آوردن یک خروجی مفید برای شرکت – کیفیت و رضایت مشتری – در هر دو جنبه‌ی داخلی و خارجی است.

ساختار نامناسب فرایند کسب‌ و کار می‌تواند از طریق مختل کردن محصولات و خدمات، هدر دادن زمان، تکرار وظایف، فقدان انگیزه و بهره‌وری، کارایی و سودمندی یک سازمان را به خطر بیندازد.

در نتیجه، فرایندهای کسب‌ و کار در مقایسه با دیگران و نسبت به ساختار سازمانی کل، باید به شیوه‌ای یکپارچه عمل کنند، چرا که فقط در این صورت است که در هر سازمانی ‌می‌توان به این اهداف دست یافت: کارایی محصول خروجی، بهره‌وری منابع و افزایش ارزش.

مدیریت فرایند کسب‌ و کار (BPM) – بهبود راندمان

BPM یک رویکرد سیستماتیک و منظم است که شامل اقدامات مرتبط به فرایند کسب‌ و کار، برای دستیابی به نتایج منسجم و هماهنگ با اهداف استراتژیک یک سازمان است.(مطالعه مقاله BPM چیست)

تکنیک‌ها و روش‌شناسی BPM می‌تواند یک سازمان را قادر کند تا فرایند‌ها را با استراتژی خود هماهنگ کند، که منجر به عملکرد بهتر در تمام سطوح(بهبود فرایند)، تمرکز بر فرایند پیوسته و سراسری، و تولید ارزش مشتری می‌شود.

توسعه‌ی دانش به شیوه‌ای جامع و یکپارچه، و نیز شیوه‌ها، اصول، مدل‌ها و ساختارهای لازم برای مدیریت فرایندهای کسب‌ و کار، با ایجاد فرهنگ سازمانی لازم است تا از طریق فرایندهای بهینه و بهبود مستمر فرایندهای کسب‌ و کار، نتایج حاصل شود.

تفاوت بین فعالیت‌های کسب‌ و کار و فرایند کسب‌وکار

فعالیت‌های کسب‌ و کار و فرایند کسب‌ و کار، با توجه به شباهت عناصرشان، مفاهیمی هستند که همیشه ایجاد سوال می‌کنند، چون هر دو «چیزهایی هستند که یک شرکت انجام می‌دهد»، اما باید تفاوت‌های آن‌ها را بدانید:

• فرایند‌ها عملکرد-متقابل هستند(افقی) – چون آن‌ها از عرض چندین مرز و محدوده‌ی عملکردی در سازمان عبور می‌کنند، مثل پیشرفت کسب‌ و کار، افزایش فروش و استخدام کارمندان.
• عملکردها یا فعالیت‌ها، که با همدیگر رسالت یک شرکت را توصیف می‌کنند، عمودی هستند، مثلاً لجستیک، فروش، حسابداری و غیره.

سه نمونه از شرکت‌هایی که از BPM برای بهبود مستمر فرایند کسب‌ و کار استفاده می‌کنند:

مدیریت مدرن با BPM در یک فرانچایز ورزشی (نمایندگی)

یک نمایندگی ورزشی بسیار بزرگ از ابزارهای BPM برای اتوماسیون فرایندهای کسب‌ و کار خودشان و رسیدن به کنترل اجرایی بیش‌تر استفاده کرد. بهبود ارتباطات و امکان و قابلیت نظارت بر فرایندها، اصلی‌ترین مزایایی هستند که شناخته شده‌اند.

کارشناس سیستم:«سیستم BPM به وسیله‌ی ارسال و دریافت مراودات، ارتباط بین نواحی درگیر را بهبود داد. پیاده‌سازی این سیستم به میزان قابل توجهی میزان ایمیل‌های ارسالی بین مناطق را کاهش داد. به علاوه، به ما این قدرت را داد تا زمان اجرای هر فعالیت را مشخص کنیم و بسنجیم، و همین منجر به توانایی بیش‌تر ما در مدیریت فرایندها شد.»

افتتاح فروشگاه زنجیره‌ای

شرکتی که فرایندها را برای ارائه‌ی خدمات ممیزی در افتتاح فروشگاه‌های زنجیره‌ای، خودکار کرد، الان یک پیشتاز جهانی در عرصه‌ی آزمون، بازرسی و صدور گواهینامه است. بهبود 50 درصدی در بهره‌وری کارمندان دیده شد.

مدیر: «در حال حاضر، همه‌ی اطلاعات فرایند افتتاح، با هر مرحله از فعالیت‌ها و پیشرفت زمانی افتتاح در ارتباط است و از همه مهم‌تر، می‌توانیم بر هر مجموعه وظایف و معاملات نظارت کنیم.»

فرایندهای اداری در سازمان‌های زیرمجموعه‌ی حکومت محلی

پس از ترسیم یک پروژه، یک واحد تجاری در یک سازمان اداری به دنبال ابزاری برای اتوماسیون فرایندها بود و این امکان با BPM برایش مهیا شد. در حال حاضر، آن‌ها با تکیه بر مدیریت منابع انسانی، فناوری اطلاعات، مدیریت و دیگر فرایندهای اداری، در چندین ناحیه کاربر دارند.

مسئول دفتر انجمن:«ما قصد داریم استفاده از فرایندهای اداری را به شیوه‌ای ساخت‌یافته به دیگر بخش‌ها گسترش دهیم، که نشان‌دهنده‌ی یکپارچه‌سازی ابزار با استفاده از استانداردسازی اتوماسیون و کنترل فرایند است.»