مهندسی مجدد فرایند
باز مهندسی فرآیندها : راهکاری نوین برای ارتقای کارایی و سودآوری
در این مقاله مهندسی مجدد فرآیندها در سازمانها به صورت کامل و جامع در مورد این موضوع مهم صحبت خواهیم کرد تا پس از مطالعه این مقاله درک بهتری از مهندسی مجدد فرایندها داشته باشید. پیشنهاد میشود قبل از مطالعه این مقاله، در مورد مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM بیشتر بخوانید.
با رشد و توسعه کسب و کار، ایجاد تغییر در عملیات و فرآیندهای داخلی به دلیل عادت افراد به روشهای سنتی، دشوارتر میشود. با اینحال، مدیران ارشد فناوری اطلاعات باید به یاد داشته باشند که تنها راه بهبود فرآیندها، شناسایی گلوگاهها و زمینههای پیشرفت است. مهندسی فرآیند کسب و کار با تسهیل تجزیه و تحلیل و بازسازی سیستمی مداوم فرآیندهای موجود، به کسب و کارها در ارتقای کارایی و کاهش قابلتوجه هزینهها کمک میکند.
مهندسی مجدد عملا یک شبه از یک الگوی مدیریتی به صنعتی ۵۱ میلیارد دلاری تبدیل شد. ولی این صنعت در حال حاضر به آرامی در حال محو شدن است.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار چیست؟
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) یک استراتژی تحولآفرین است که به طور کامل عملیات کسب و کار را بازنگری میکند. این استراتژی به دنبال دستیابی به پیشرفتهای قابلتوجه در زمینه بهرهوری، زمانهای چرخه، کیفیت و رضایت کارکنان و مشتریان است. BPR با هدف بازسازی فرآیندهای کسب و کار برای ارتقای چشمگیر آنها دنبال میشود
تعریف BPR (مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار)
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR)، که گاه به آن مهندسی معکوس یا بازمهندسی فرآیند نیز گفته میشود، رویکردی نظاممند برای تجزیه و تحلیل کسب و کار ، طراحی فرایند و اصلاح سیستمهای نرمافزاری موجود است. هدف اصلی این فرآیند، ارتقای کیفیت، عملکرد و قابلیت نگهداری این سیستمها است. مهندسی مجدد فرایند میتواند منجر به پیشرفتهای قابلتوجهی در کارایی و اثربخشی نرمافزار شود و ابزاری ارزشمند در حوزه توسعه و نگهداری نرمافزار به شمار میرود. این کارکرد، دلیلی مهم بر اهمیت مهندسی مجدد فرایند کسب و کار می باشد.
آیا مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) با بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) یکسان است؟
در نگاه اول، تعریف مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار شباهت زیادی به بهبود فرآیند کسب و کار دارد.(مطالعه مقاله BPI چیست؟) با این حال، تفاوتهای بنیادی بین این دو رویکرد وجود دارد که آنها را از یکدیگر متمایز میکند. BPI ممکن است شامل تغییرات جزئی در برخی از قوانین و مقررات باشد،(مطالعه مقاله قوانین کسب و کار) اما مهندسی مجدد فرآیند یک رویکرد بدون محدودیت است که فراتر از مرزهای تعریف شده نگاه میکند و ساختار سازمانی پس از مهندسی مجدد فرایندها دستخوش تغییرات اساسی میشود.

بهبود فرآیند کسب و کار بر روی اصلاح و ارتقای فرآیندهای موجود تمرکز دارد، در حالی که مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار به کل سیستم نگاه میکند. BPI با ساختار موجود مخالفت نمیکند، بلکه گلوگاههای فرآیند را شناسایی کرده و تغییرات را در عملکردهای خاص توصیه میکند. در چارچوب BPI، ساختار کلی فرآیند به طور عمده بدون تغییر باقی میماند.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار در مقابل، قوانین موجود را رد میکند و اغلب از رویکردی غیرمتعارف برای بازسازی فرآیندها از دیدگاه مدیریت کلان استفاده میکند.
بهبود فرآیند کسب و کار مانند ارتقای سیستم اگزوز در خودروی شما است. در حالی که مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار به معنای بازنگری کامل نحوه مدیریت اگزوز است.
گامهای مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار

برای تضمین عدالت، شفافیت و کارایی در مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، ذینفعان باید درک عمیقتری از مراحل کلیدی این فرآیند داشته باشند.
اگرچه مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی ممکن است در هر سازمان متفاوت باشد، مراحل زیر به طور خلاصه این فرآیند را شرح میدهند:
در ادامه به طور خلاصه به پنج گام کلیدی مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار اشاره میکنیم.
1.نقشهبرداری از وضعیت فعلی فرآیندهای کسب و کار:
این امر به جمعآوری دادهها از تمام منابع، اعم از ابزارهای نرمافزاری و ذینفعان و تحلیل عملکرد فعلی فرآیندها نیاز دارد.
- تجزیه و تحلیل فرآیندها و شناسایی شکافها و ناهماهنگیها:
در این مرحله، باید تمام خطاها و تأخیرهایی که مانع از جریان آزاد فرآیند میشوند را شناسایی و برطرف کرد.
همچنین، باید اطمینان حاصل کرد که تمام جزئیات لازم در مراحل مربوطه به طور واضح و در دسترس ذینفعان قرار دارد تا بتوانند به سرعت و با اطلاعات کافی تصمیمگیری کنند.
- جستجوی فرصتهای بهبود و اعتبارسنجی آنها:
در این مرحله، بررسی دقیق تمام مراحل و شناسایی مراحل غیرضروری انجام میشود. با حذف مراحل غیرضروری و خودکارسازی وظایف (مانند مراحل صرفاً اطلاعرسانی) و جایگزینی آنها با ایمیلهای خودکار، میتوان فرآیندها را سادهتر، کارآمدتر و مقرون به صرفهتر کرد.
- طراحی نقشه فرآیند آیندهنگرانه و پیشرفته:
پس از تجزیه و تحلیل و رفع ناهماهنگیهای موجود در فرآیندها، نوبت به طراحی نقشه فرآیند آیندهنگرانه میرسد. در این مرحله، باید فرآیندی جدید طراحی شود که تمام مشکلات شناسایی شده در مراحل قبل را حل کند. در طراحی فرآیند جدید، باید جسارت به خرج داد و از خلاقیت و نوآوری استفاده کرد. نباید به فرآیندهای فعلی اکتفا کرد و به دنبال راهحلهای جدید و کارآمدتر بود.
همچنین، برای هر مرحله از فرآیند جدید، باید شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs) تعیین کرد تا بتوان کارایی فرآیند را به طور مستمر پایش و ارزیابی کرد.
- پیادهسازی تغییرات و پایش مستمر
در این مرحله تغییرات طراحی شده در مرحله قبل پیادهسازی میشود که شامل اطلاعرسانی به تمامی ذینفعان در مورد فرآیند جدید، آموزش آنها در مورد نحوه عملکرد فرآیند جدید و شروع پیادهسازی فرآیند جدید پس از جلب رضایت همه میشود.
پس از پیادهسازی فرآیند جدید، باید به طور مستمر شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را پایش کرد تا از کارایی و اثربخشی آن اطمینان حاصل شود.
نمونه مثال مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار
در ادامه مقاله مهندسی مجدد فرایند به یک مثال جالب از BPR میپردازیم که پیشنهاد میشود حتما این نمونه مثال مهندسی مجدد فرایند را مطالعه کنید.
یک شرکت مخابراتی آمریکایی برای رسیدگی به مشکلات فنی، صورتحساب، درخواستهای اتصال جدید، قطع سرویس و غیره، چندین بخش مجزا برای پشتیبانی از مشتریان داشت. هر بار که مشتری مشکلی داشت، مجبور بود با بخش مربوطه تماس بگیرد تا مشکلش حل شود. این شرکت میلیونها دلار برای جلب رضایت مشتریان هزینه میکرد، اما شرکتهای کوچکتر با منابع محدود، تهدیدی برای کسب و کار آنها بودند.
این غول مخابراتی پس از بررسی اوضاع، به این نتیجه رسید که برای سادهسازی فرآیندها به اقدامات اساسی نیاز دارد: یک راه حل واحد برای تمام پرسشهای مشتریان.
این شرکت تصمیم گرفت بخشهای مختلف را ادغام کند، تعدادی از کارمندان را برای به حداقل رساندن ارجاعات متعدد به بخشهای مختلف تعدیل و مرخص کند و یک مرکز عصبی برای پشتیبانی از مشتریان تشکیل دهد تا به تمام مشکلات رسیدگی کند.
چند ماه بعد، این شرکت یک مرکز مراقبت از مشتری در آتلانتا راهاندازی کرد و آموزش کارمندان تعمیرات را به عنوان«متخصصان فنی خط مقدم» برای انجام وظایف جدید و جامع آغاز کرد. شرکت، این تیم را به نرمافزاری جدید مجهز کرد که به تیم پشتیبانی اجازه میداد تا به صورت فوری به پایگاه داده مشتری دسترسی داشته باشند و تقریباً به تمام انواع درخواستها رسیدگی کنند.
حالا با ادغام بخشهای پشتیبانی، مشتریان میتوانستند در یک تماس تلفنی به تمام نیازهای خود رسیدگی کنند. به عنوان مثال، اگر مشتری برای پرسش در مورد صورتحساب تماس میگرفت، میتوانست مشکل نویز تلفن خود را نیز حل کند یا درخواست اتصال جدید خدمات را ثبت کند بدون اینکه نیاز به تماس با شماره دیگری داشته باشد.
علاوه بر این، مشتریان میتوانستند در حین تماس با فشار یک عدد از منوی تلفن، به طور مستقیم با بخش دیگری ارتباط برقرار کنند تا پرسش خود را مطرح کنند یا نظرات خود را در مورد کیفیت تماس بیان کنند.
با مهندسی مجدد فرآیندها در سازمان در بخش پشتیبانی از مشتریان و بازتعریف فرآیند ارتباط با مشتری، این شرکت به دستاوردهای قابل توجهی دست یافت که در ادامه به برخی از آنها اشاره میشود:
- بازسازی تیمها و صرفهجویی در هزینه و زمان
- تسریع گردش اطلاعات، به حداقل رساندن خطاها و جلوگیری از دوباره کاری
- ارتقای کیفیت تماسهای خدمات و افزایش رضایت مشتریان
- تعریف مالکیت واضح فرآیندها در تیم بازسازی شده
5. امکان ارزیابی عملکرد تیم بر اساس بازخورد فوری
چه زمانی باید به مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) فکر کنید؟
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار ابزاری قدرتمند برای ارتقای عملکرد و دستیابی به اهداف سازمانی است، اما چالش اصلی آن، هزینه اجرا است. هرچه شرکت بزرگتر باشد، هزینه BPR نیز به طبع آن افزایش مییابد.
با این حال، این موضوع نباید مانع استفاده شرکتهای نوپا از مزایای BPR شود. یک شرکت نوپا میتواند پنج ماه پس از راهاندازی، با صرف هزینههای اندک، BPR را در فرآیند تغییر مسیر خود به کار ببرد.
با رشد و توسعه یک سازمان، مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی آن دشوارتر و پرهزینهتر میشود، در حالی که این سازمانها به دلیل تشدید رقابت و تحولات غیرمنتظره بازار، بیش از هر زمان دیگری به تغییر نیاز دارند.
مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی فراتر از یک راهحل صرفاً صنعتی است و ضرورت آن براساس اهداف و آرمانهای هر سازمان تعیین میشود.
BPR زمانی به طور مؤثر عمل میکند که شرکتها برای دستیابی به اهداف بلندپروازانه، نیاز به دگرگونی و تحول اساسی داشته باشند.
در چنین شرایطی، اتخاذ سایر گزینههای مدیریت فرآیند، تنها به مثابه جابهجایی صندلیها در کشتی تایتانیک خواهد بود و هیچ تحول بنیادی به ارمغان نخواهد آورد.
سوالات متداول درمورد BPR
قبل از تصمیمگیری برای استفاده از مهندسی مجدد فرآیندها در سازمان در جهت بازآرایی عملکردی، باید به این پرسشها پاسخ دهید: اگر شرکتی به این نتیجه برسد که در رکود به سر میبرد، در این مسیر، میتواند با شناسایی دقیق موانع و چالشها، اقدام به رفع آنها و بهبود عملکرد نماید.
- مشتریان ما چه کسانی هستند؟ چه ارزشی به آنها ارائه میدهیم؟
- آیا فرآیندهای فعلی ارزشهای مورد انتظار را ارائه میدهند؟
- آیا فرآیندها نیاز به بازتعریف یا بازطراحی دارند؟
- آیا فرآیندها با رسالت و اهداف بلندمدت ما همسو هستند؟
- اگر یک شرکت جدید بودیم، چگونه با فرآیندهای موجود برخورد میکردیم؟
مدیریت بهتر فرآیند، کلید کاهش نیاز به مهندسی مجدد
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) رویکردی بنیادی و اساسی برای بازنگری و بازطراحی کامل فرآیندهای کسب و کار است. این روش در صورت اجرا به درستی، میتواند منجر به نتایج چشمگیری در زمینههای مختلف مانند بهبود زمان چرخه، کیفیت محصول، بهرهوری و … شود.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) علیرغم مزایای بلندمدتی که به ارمغان میآورد، در حین اجرا با چالشهایی همراه است.
یکی از این چالشها، افت موقتی بهرهوری کارکنان به دلیل دشواری مدیریت تغییرات ناشی از BPR است.
BPM با بهینهسازی فرآیندها در طول زمان، نیاز به مهندسی مجددهای پرهزینه و پرزحمت را در آینده کاهش میدهد. هزینههای مربوط به تحلیل، طراحی مجدد و مستندسازی فرآیندها نیز به طور قابل توجهی کم میشود.
با مدیریت مستمر و مؤثر فرآیندها در زمان اجرا، میتوان از بروز مشکلاتی که نیاز به مهندسی مجدد را ضروری میکنند، جلوگیری کرد.
نرمافزار بیزاجی پلتفرمی no-code است که به شما امکان میدهد بدون نیاز به دانش برنامهنویسی پیچیده، فرآیندهای کسب و کارتان را خلق، بهینهسازی و دیجیتالی کنید.
این پلتفرم به ویژه برای شرکتهایی که دانش برنامهنویسی محدودی دارند یا به دنبال راهحلی سریع و مقرون به صرفه هستند، مناسب است. با استفاده از ویرایشگر بصری کشیدن و رها کردن، میتوانید به سادگی مراحل و گامهای فرآیند جدید را بدون نیاز به کد نویسی، تعریف و طراحی کنید.
نرمافزار بیزاجی (Bizagi BPMS) به شما کمک میکند تا دید عمیقتری نسبت به فرآیندها و عملکرد آنها داشته باشید. با استفاده از ابزارهای گزارشدهی قدرتمند بیزاجی، میتوانید به طور کامل بر فرآیندهای خود تسلط داشته باشید و آنها را به طور مستمر بهبود ببخشید.
گزارشهای بیزاجی اطلاعات ارزشمندی را در اختیار شما قرار میدهد که میتوانید از آنها برای تصمیمگیریهای مبتنی بر داده در زمینه مهندسی مجدد فرآیندها استفاده کنید. با تجزیه و تحلیل این اطلاعات، میتوانید فرآیندهای خود را به طور هدفمند و کارآمد مهندسی مجدد کرده و بهینهسازی نمایید.
مزایای bpr
در این قسمت به 5 مورد از مزایای استفاده از مهندسی مجدد فرآیندها پرداخته شده است.
-
بهبود کارایی: با انجام مهندسی مجدد فرآیند، فرآیندهای کاری بهبود مییابند و کارایی سازمان افزایش مییابد. این بهبودها میتواند منجر به کاهش هزینهها، زمان و انرژی مصرفی شود.
-
افزایش کیفیت: با بهبود فرآیندهای کاری، کیفیت خدمات یا محصولات ارائه شده توسط سازمان افزایش مییابد و این میتواند به افزایش رضایت مشتریان و افزایش اعتبار سازمان منجر شود.
-
انعطافپذیری: با انجام مهندسی مجدد فرآیند، سازمان قابلیت انطباق و تغییر به راحتی با تغییرات در محیط خارجی را پیدا میکند. این انعطافپذیری به سازمان امکان میدهد بازدهی و عملکرد خود را بهبود بخشد.
-
افزایش توانایی رقابتی: با بهبود فرآیندهای کاری و افزایش کارایی، سازمان میتواند بهبود یابد و توانایی رقابت با سایر رقبا را افزایش دهد.
-
بهبود محیط کار: انجام مهندسی مجدد فرآیند میتواند بهبود محیط کار و افزایش رضایت کارکنان منجر شود، که این امر میتواند به افزایش بهرهوری و کاهش نرخ نیروی کار منجر شود.
آیا bpr واقعا منسوخ شده؟
خوب بستگی دارد. اگر به عنوان یک الگو تضمین شده برای موفقیت سازمان، یا ابزاری جادویی که به طرز معجزهآسایی تغییرات اقتصاد جهانی آشفته امروز را دور می زند در نظر گرفته شود، که اغلب همینطور است، پس مدتها از مرگ آن میگذرد. در واقع، هرگز زنده نبوده است. این روند حتی زمانی که طرفدارانش آن را میپرستیدند، مثل نوزادی مرده بوده که در دنیای مدیریت متولد شده بود.
از سوی دیگر، اگر مهندسی مجدد به عنوان مجموعهای از ایدههای رایج برای تجدید ساختار عملیات به منظور بهبود بهرهوری در نظر گرفته شود، به اندازه هر مداخلهای که تلاش میکند درهمریختگی و حماقت فرآیندهای سازمانی را حذف کند زنده است. اما حتی با این دیدگاه نسبتا متواضع و واقعبینانه، بیشتر سازمانهایی که مهندسی مجدد شدهاند موفق به نابود کردن آن شدهاند. در ادامه بیشتر در این مورد بحث می کنیم.
تاریخچه مهندسی مجدد فرایند های سازمانی
ابتدا، یک تاریخچه کوتاه را بررسی میکنیم. در تابستان سال 1990، توماس داونپورت و جیمز شورت مقالهای با عنوان «مهندسی صنایع نوین: طراحی مجدد فناوری اطلاعات و فرآیند تجارت» در مجله مدیریت اسلون منتشر کردند. این مقاله، همان طور که عنوان آن نشان میدهد، ابزاری را معرفی کرد که با استفاده از آن فرآیندها با سرمایهگذاری روی پیشرفتهای فناوری مجددا طراحی میشوند تا تلاشهای عملکردی علاوه بر مسائل دیگر بهبود پیدا کند. تابستان همان سال، مایکل همر مقالهای جالبتر در نشریه کسب و کار هاروارد منتشر کرد که عنوانی جذاب داشت: کار مهندسی مجدد: خودکار نکنید، معدوم کنید. این مقاله ادامه تفکرات داونپورت و شورت بوده و به طور خاص روی حذف بیدرنگ عملکردهای اختیاری و علاوه بر این بسیاری از مراحل مقدس شمرده شده در جریان کاری رایج متمرکز بود. این مقاله ایده استفاده از فنآوری اطلاعات برای ارتباط دادن فرآیندهای تقسیمشده بین گروههای عملکردی را ترویج میکرد، مانند توسعه محصول یا انجام سفارش، تا جریان کار، پیرامون فرآیندهای یکپارچه سازماندهی شود و نه به صورت جزیرهای عمل نمایند. از آنجایی که این مقاله به خوبی نوشته شده و عملگرا بود، بسیار قانعکننده بود و درخواستهای زیادی برای چاپ مجدد آن وجود داشت.
اما این درخواستها به اندازه واکنش به کتاب بعدی با عنوان مهندسی مجدد شرکت که توسط همر و همکارش جیمز چمپی نوشته شده بود زیاد نبود. این کتاب، منطق مفهومی برای مهندسی مجدد را گسترش داد و موارد مختلفی ارائه کرد که باعث جلب توجه شدید مدیران اجرایی شد. مانند قضیه دپارتمان صدور اعتبار IBM، که توانست با پرسنل کمتر موفق به کاهش زمان رفت و برگشت از هفت روز به چهار ساعت شده ! ! ! و همزمان حجم معاملات را با عامل صد(یعنی 100 برابر، نه صددرصد) افزایش دهد.
صفحات کتاب همر و چمپی سرشار از این نمونهها بود. آیا میتوانید هیجانی که ایجاد کردند را تصور کنید؟ صرف احتمالاتی که وجود داشت مدیران را شگفتزده کرد. خواندن این کتاب برای برخی یک تجربه مذهبی و برای برخی دیگر تجربهای هیجانانگیز بود. آنها احساس میکردند بالاخره به رستگاری رسیدهاند و گلوله جادویی یا درمان تمامی گرفتاریها پیدا شده است. فهرست گام به گام سادهای که میتوانست هر سازمانی را به مدلی از ناب بودن، بهرهوری و رهبری بازار تبدیل کند رویایی بود که به حقیقت پیوسته بود.
ولی این فقط یک رویا بود. همانند TQM و سایر مدلها، افرادی که بیشتر از بقیه از آنچه داونپورت حال به تمسخر «مهندسی مجدد مجموعه صنعتی» مینامید بهرهمند شدند، مشاوران و کارمندان درون سازمانی بودند. همانطور که داونپورت پرسید: “چگونه یک بینش متواضع به الگوی پیشروی مدیریت در جهان تبدیل شد؟ مهندسی مجدد چگونه از یک ایده مناسب به صنعتی 51 میلیارد دلاری (تاکید میکنم) تبدیل شد؟
بررسی واقعیتها در مورد BPR
حال که با مهندسی مجدد فرایندها آشنا شدیم در ادامه به بررسی واقعیتهایی در مورد BPR میپردازیم. آیا BPR مورد استفاده قرار میگیرد؟
پاسخ ساده است. تا زمانی که مردم مایل به پول دادن بابت درمانهای فوری و مهرهمار باشند همیشه کسی برای فروش آنها هست. در نهایت، واقعیت خود را نشان میدهد. امروزه صنعت 51 میلیارد دلاری به طرز چشمگیری در حال کوچک شدن است که طنز خندهداری است. شاخص CSC، تامینکننده اصلی خدمات مشاوره همر-چمپی در عمل مشتریانش را از دست داده است. شرکت مشاوره Gemini، یک مشاور مهندسی مجدد دیگر، در حال کنار زدن آنهاست. دلیل این امر این است که مشتریان به این واقعیت دست یافتهاند که وعدههای اصلی مهندسی مجدد(مانند حذف موانع سازمانی ضدمولد و مراحل فرآیند) فوق العاده معقول هستند ولی همیشه وجود داشتهاند. هیچ چیز محرمانه یا اختصاصی در مورد آنها وجود ندارد؛ فقط شرابی قدیمی در بطری جدید است. پس نیازی نیست بابت بستهبندی زیبا پول زیاد پرداخت کنیم. در حقیقت، بسته زیبا اغوا کننده است زیرا پیشنهاد میکند که تغییراتی که باید ایجاد شوند نسبتا خطی بوده و نسبتا بدون زحمت اجرا میشوند.
مهندسی مجدد آسان است؟
از این نادرستتر نمیشود. در حقیقت، فرضیههای مهندسی مجدد به آسانی قابل درک بوده ولی اجرا کردن آنها بسیار دشوار است. به همین دلیل یافتههای تحقیقات در مورد اثربخشی واقعی مداخلات مهندسی مجدد حداقل تاثیرگذار هستند. مجله اقتصاددان مطالعاتی را خلاصه کرده که نشان میدهند ۸۵ درصد از مداخلات بلافاصله و به سادگی شکست میخورند. حتی پیگیریهای CSC آنها را به این نتیجه رساند که حدود دو سوم از مداخلات نتایج متوسط، ناقص و یا شکست خورده حاصل کردهاند!
واقعیت این است: مهندسی مجدد به خاطر ایراد داشتن منسوخ نشد. بلکه کاملا برعکس، مهندسی مجدد یک راه منطقی(ولی نه تنها راه) برای تجدیدنظر مدیران در مورد کسب و کار خود و طراحی مجدد سازمان است. دلیل شکست مهندسی مجدد همان دلیلی است که هر گونه مداخله تغییر شکست میخورد: آمادهسازی ضعیف، ادامه دادن ضعیف، آیندهنگری ضعیف، هوش کسب و کار ضعیف و فقدان چشمانداز، شجاعت و پافشاری مدیران اجرایی. به طور خلاصه، اجرای ضعیف.
به جای پرحرفی در مورد این مسئله، اجازه بدهید سمت دیگر آن را برای پیدا کردن نکات مثبتتر بررسی کنیم. فرض کنید که شیفته امکانات مهندسی مجدد هستید و یا فرض کنید که سازمان شما قبلا به آن متعهد شده است. برای کمک به موفقیت آن، چه کاری میتوانید انجام دهید؟ من چهار مرحله را پیشنهاد میکنم که به ندرت با اشتیاق و تعهد دنبال میشوند، ولی در غیر این صورت مانع از مرگ زودهنگام مهندسی مجدد میشوند. در واقع، این چهار مرحله واقعا به شما و سازمان شما کمک میکنند تا پتانسیل واقعی مداخله را محقق کنید.
۱. تمام تلاشهای مهندسی مجدد را به طور کلی به بازار بیرونی و به طور خاص به مشتری ارتباط دهید
بسیاری از تلاشها شکست خواهند خورد زیرا افراد توجه خود را روی داخل متمرکز میکنند. آنها فراموش میکنند که نگرانی اصلی باید پاسخ به مسائل خارجی باشد. و بدون هیچ احساسی روی جزئیات کم اهمیت پروتکلهای مهندسی مجدد تمرکز میکنند، حتی زمانیکه اولویتهای مصرف کننده تغییر میکند و رقبای جدید با فنآوریهای جدید وارد میدان رقابت میشوند. بنابراین فعالیتهای مهندسی مجدد موثر نخواهند بود. تمام تلاشهای مهندسی مجدد در جهان یک خط تولید یا فنآوری منسوخ شده را احیا نمیکند.
در دنیای لوازم الکترونیکی مصرفی، اگر مهندسی مجدد سازمان با فنآوری آنالوگ اجرا شود، در حالیکه رهبران بازار به سمت تعامل دیجیتال حرکت میکنند، دستاورد زیادی حاصل نخواهد شد. در دنیای پخش موسیقی پاپ، اگر رقبای گمنام جدید امکاناتی برای هنرمندان فراهم کنند تا آهنگهای خود را ضبط کرده و در اینترنت به فروش برسانند، مهندسی مجدد در دراز مدت به سازمان شما کمکی نمیکند. در حوزه بانکداری خرد، اگر شرکتهایی مانند تولیدکننده نرمافزار اوراکل و غول صدور کارت اعتباری VeriFone که به طور مشترک در حال توسعه سامانههایی برای پرداختهای نقدی دیجیتال باشند که به خریداران و فروشندگان اجازه میدهد تا کل بخش بانکداری خرد را کنار بگذارند، مهندسی مجدد این سازمان فقط زمان کمی برای شما میخرد. در مجموع اگر در صنعت حملونقل هستید، مهندسی مجدد سیستم مسیریاب متمرکز به شما در برابر رقیبی مثل شرکت توزیعکننده بستههای صنعتیConifer Crent که در حال حذف کامل مسیرهای متمرکز است کمک نمیکند. Conifer Crent سیستمی را تصور میکند که در آن مجموعههای از کامیونداران توسط خود مدیریت شده، و کارمندان فروش و خدمات، مجموعهای از مشتریان را تحت نظر داشته و قادر به تحویل هر حجمی از بستهبندی صنعتی سفارشی به هر کس در هر زمان هستند.
نکته این است که اگر قصد مهندسی مجدد دارید مطمئن شوید که تلاشهای شما صرفا تداوم بخشیدن به یک سیستم در حال مرگ نیستند. یک چیز منسوخ حتی اگر به بهترین شکل تولید شود همچنان منسوخ است. هنگامی که مدیران روی بیرون سازمان تمرکز میکنند، متوجه میشوند که اجرای کدام مداخلات داخلی منطقی و کدام موارد غیرمنطقی است. در مورد مثالهای بالا، آنها تلاشهای مهندسیمجدد خود را روی راههایی برای سرمایهگذاری، فنآوریهای دیجیتال، توزیع اینترنتی، پول الکترونیکی، واحدهای حملونقل خودمدیریتشده تمرکز کردهاند، چرا که بازار خارجی به این سمت در حال حرکت بوده و این چیزی است که مشتریان دمدمی مزاج را راضی میکند. به طور خلاصه، بازار و مشتری مسیر تلاشهای مهندسی مجدد را هدایت میکنند، نه یک مشاور با مجموعهای از پروتکلهای استاندارد شده.
۲. نهایت تلاشتان را به کار بگیرید
در صورتی که مهندسی مجدد را تنها روی یک فرآیند اعمال کنید یا آن را به گونهای اجرا کنید که فرآیندهای فعلی صرفا کمی تغییر کنند تلاشهایتان نتایج متوسط حاصل کرده یا شکست میخورند. اجازه دهید روی برخی نظرات انتخابی که مایکل همر در کنفرانسی بزرگ در سال ۱۹۹۰ بیان کرد تاکید کنم:
“مهندسی مجدد تفکر افزایشی نیست. این کار شروع کردن از هیچ با طراحی میادین کشف شده، رد خرد مرسوم و خلاقیت به خرج دادن است”.
“در حالیکه برنامههای کیفیت روی بهبود روشهای موجود کار کردن تمرکز میکنند، مهندسی مجدد حالت اساسی کار را زیر سوال میبرد”.
“این دستور یک تغییر بزرگ است، ما قصد نداریم سازمان خود را درست کنیم. باید آن را دور ریخته و دوباره از اول شروع به ساختن آن کنیم”.
چه این لحن پنددهنده را قبول داشته باشید چه نه، نکته کلیدی «مایکل همر» منطقی است: صرفا بهبود بخشیدن به فرآیندهای جاری در بهترین حالت نتایج معمولی حاصل میکند. در واقع او عنوان میکند که حکمت تغییرات تدریجی فراهمسازی فضای مناسب برای مهندسی مجدد را دشوار میکند. به همین سبب است که «ری لارکین» مدیرعامل کارخانه «نلکور پوریتان بنت» (تولید کننده دستگاههای اکسیژنسنج خون) استدلال میکند که یک فرد عاقل از اهداف قابل دستیابی با فرآیندهای کنونی اجتناب میکند. وی پیشنهاد میکند که بهتر است اهدافی انتخاب کنیم که به وضوح با استفاده از فرایندهای جاری قابل دستیابی نباشند و افراد را مجبور کنند تا برای موفق شدن سیستمهای قدیمی را کنار گذاشته و سیستم جدیدی اختراع کنند.
چند سال پیش لارکین چند هدف به اصطلاح غیرممکن به این شرکت پیشنهاد کرد؛ برای مثال، افزایش گردش کالا از ۳ به ۲۰ درصد و کاهش زمان رفتوآمد یکی از محصولات اصلی از سه هفته به یک روز. به گفته او نکته کلیدی این است که ابتدا با هر عکسالعمل خشن غیرقابل اجتناب نسبت به غیرممکن بودن هدفها موافقت کنیم. سپس نوبت به بخش مهم میرسد: به افراد اختیار تشکیل تیمهای پروژه برای موشکافی فرآیندهای موجود را بدهید و یکی از فرآیندهایی که به تحقق اهداف کمک میکند را انتخاب کنید.
چه اتفاقی رخ میدهد؟ همانطور که در حال موشکافی عملیات هستند، ابتدا درمییابند که افزایش اثرگذاری آنچه اصلا نباید انجام شود هیچ فایدهای ندارد. سپس به این نتیجه میرسند که راههای کاملا جدیدی برای انجام دادن کارها وجود دارد که پرشهای بزرگی در عملکرد و اثرگذاری ایجاد خواهد کرد. لارکین به حدی به این فرآیند پایبند است که ادعا میکند تعیین اهداف متوسط برای افراد، کاری توهینآمیز و تحقیرکننده است.
۳. به جای بعد فناوری روی بعد انسانی مداخلهگر تمرکز کنید
مهندسی مجدد قطعا شامل خودکارسازی و فناوری است ولی معادل آنها نیست. داونپورت استدلال میکند مهندسی مجدد شاید مستلزم کاهش اندازه شرکت باشد ولی این هدف اصلی فرآیند نبوده و هیچ وقت هم قرار نبوده باشد.
به نقل از نشریه اقتصاددان: «بعد نرم مهندسی مجدد (راضی کردن کارکنان) حتی مهمتر از بعد سخت آن (مثل نصب کامپیوترهای جدید) است».
داونپورت یک دندهتر از این حرفهاست و ادعا میکند مهندسی مجدد تنها تا جایی ارزشمند است که به مردم کمک کند کارهایشان را بهتر و به شیوهای متفاوت انجام دهند. شرکتها هنوز هم در حال هزینه کردن برای فناوری هستند، به جای همکاری با افراد درون سازمان برای القای فناوری.
تلاشهایی که شانس موفقیت دارند مهندسی مجدد را به صورت یکجانبه به نیروی کار گیج و وحشتزده تحمیل نمیکنند. آنها به صورت سلسله مراتبی اصرار نمیکنند که افراد از متن دقیق یک مشاور یا یک فرد بیعرضه در زمینه فناوری پیروی کنند. آنها انتظار ندارند که با ترساندن افراد از کاهش اندازه اجتناب ناپذیر در آنها ایجاد اشتیاق کنند.
در عوض، افراد را از همان روز اول در فرآیند دخیل میکنند. آنها همزمان با فراهم آوردن فنآوری و اختیار برای افراد به منظور شروع مهندسی مجدد آنها را در آموزش غوطهور میکنند. آنها افراد را تشویق میکنند تا از ابزار و تکنیکهای جدید برای بهبود فرآیندها و حذف مراحل ضدمولد، با اهداف بزرگتر افزایش درآمد و کاهش هزینهها، استفاده کنند. در حقیقت، مداخلات موفقیتآمیز افراد را تشویق میکنند که مشاغل خود را منسوخ کرده و راههای جدیدی برای اضافه کردن ارزش پیدا کنند، در عمل، توسعه مهارتهای جدید و ایجاد شغلهای جدید برای خود در سازمان.
اخیرا داستان بسیار جالبی در مجله فورچون در مورد یک گروه کاری داوطلب در شعبه توزیع آمریکای شمالی شرکت هیولت-پاکارد خواندم. در یک بازه زمانی کوتاه نه ماهه، این گروه کاری موفق به مهندسی مجدد کامل یک فرآیند آهسته و قدیمی شد که محصول را به مشتری میرساند. این گروه همچنین فرآیندی را بازسازی کرد که به موجب آن ۷۰ سیستم کامپیوتری جداگانه و مراحل به شدت پیچیده وارد یک پایگاه اطلاعاتی واحد و یکپارچه شد که همه چیز از سفارش مشتری از طریق چک کردن اعتبار تا تولید، انبارداری، حملونقل کالا و صدور فاکتور را پوشش میداد.
اما علت منحصربهفرد بودن این گروه این بود که مهندسی مجدد روی خود آنها اعمال نشد. در واقع هیچ کاری روی آنها انجام نشد. رهبران تیم از سر راه کنار رفتند، پاسخهای به موقع فراهم نکردند و در کمال تعجب، هیچ نوع سازماندهی فراهم نکردند. یعنی اعضای تیم مسئولیتهای تعریف شده به صورت رسمی نداشتند؛ آنها باید به صورت فردی و به عنوان گروه، آن چه باید بررسی میکردند، آنچه باید میپرسیدند، کاری که باید انجام میدادند و هدف خود را کشف میکردند. به گفته جولی اندرسون، یکی از رهبران تیم: ما همه چیز را کنار زدیم: بدون سرپرست، بدون سلسله مراتب، بدون عنوان روی کارت کسب و کار، بدون برنامه، بدون نقاط عطف گام به گام پیشرفت.
رهبران تیم آموزش، ابزار، حمایت و تشویق فراهم کردند. ایده مورد نظر کاهش دادن نزدیکبینی و جبهه گرفتن ناشی از مسئولیتهای رسمی و ایجاد حس مالکیت فردی بود. افراد از هوش و دیدگاه خود برای به چالش کشیدن فرآیند و پیدا کردن یک جایگزین بسیار متفاوت استفاده کردند.
این مهندسی مجدد واقعی است. چند سازمان برای پیادهسازی آن به این شکل تلاش کردهاند؟ جای تعجب نیست که سوابق ناچیزی در این رابطه وجود دارد.
۴. روی مولفههای چشم انداز، اشتیاق، شجاعت، ثبات و پویایی رهبری تاکید کنید
اگر چیزی مستلزم رهبری باشد، آن چیز مهندسی مجدد است. وقتی همه چیز آرام و باثبات است، مدیریت کافی خواهد بود. هر زمان که تغییر بزرگی رخ میدهد، رهبری حیاتی میشود.
رهبران کارآمد پنج ویژگی اساسی دارند:
- چشمانداز
آنها میتوانند تصویر مهیج و جذاب از مهندسی مجدد، شامل کاری که میتواند برای شرکت و فرد انجام دهد، و معنای آن برای ساختار و فرهنگ سازمانی ترسیم کنند.
- اشتیاق
آنها واقعا به خاطر امکانات موجود هیجانزده هستند، این هیجان را هر روز نشان میدهند، و برای ایجاد احساس مشابه در دیگران تلاش میکنند.
- شجاعت
آنها از کنار زدن رویکردهای غیرقابلانتقاد، سوال پرسیدن، به چالش کشیدن رضایت، تحریک کردن دیگران، ایجاد نارضایتی از وضعیت کنونی و تحریک افراد به خارج شدن از محدوده آسایش خود، نمیترسند.
- ثبات
آنها استوار و مثل بولداگ مصر هستند و در مواجهه با تردیدهای اولیه و بیمیلی گروهها تسلیم نمیشوند و تلاش و تقلا میکنند، تعهد روزانه خود را در هر جلسه، هر سوال، هر گزارش و هر بررسی نشان میدهند. آنها تلاش میکنند الگو باشند زیرا میدانند که بدون نشان دادن تغییر در رفتارهای شخصی خود اعتبارشان به شدت به خطر میافتد.
- پویایی
آنها فرض میکنند مهندسی مجدد یک رویداد، برنامه یا یک اتفاق منفرد نیست. در عوض، میدانند که هیچ چیزی ثابت یا ایستا باقی نمیماند و زیر سوالبردن و بازسازی سرسختانه همه چیز که برای مهندسی مجدد ضروری است در حقیقت یکی از واقعیتهای همیشگی زندگی است. آنها با لذت اشاره میکنند که بازسازی هرگز تمام نمیشود.
بنابراین، رهبر نقشی اساسی در تجسم یک سازمان کاملا متفاوت دارد، این دیدگاه را برای دیگران بیان میکند، پیوسته این دیدگاه را دنبال میکند و به آمادهسازی دیگران برای پیوستن به این تلاش کمک میکند. بدون رهبری واقعی، مهندسی مجدد به یک تکنیک بیروح یا کوتاهمدت کاهش مییابد که چیزی به جز تاثیر جزئی حاصل نمیکند.
بنابراین نتیجه این شد: چهار دلیل برای موفقیت مهندسی مجدد وجود دارد. چهار دلیل شکست آن در بیشتر سازمانهایی که آن را امتحان کردهاند بیان شد. اگر میخواهید مرده را زنده کنید، واقعا امیدوارم که این چهار مسیر داروی خوبی برای سازمان شما باشد.